Построение текстового документа

Листы документа нумеруют в основной наКПиси, выполненной по формам 2 и 2а (ГОСТ 2.104-68) см. в Приложении 5.

Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы. Разделы нумеруются в пределах всего документа арабскими цифрами без точки и записываются с абзацного отступа. Нумерация подразделов производится в пределах каждого раздела и включает в себя номер раздела и порядковый номер подраздела, разделенные точкой. После номера подраздела точка не ставится. Разделы и подразделы могут состоять из одного или нескольких пунктов. Например:

3 Название третьего раздела документа

3.1 Название первого подраздела третьего раздела документа

3.2 Название второго подраздела третьего раздела документа

Если раздел или подраздел состоит из одного пункта, он также нумеруется. Если текст документа подразделяется только на пункты, они нумеруются по порядку в пределах документа.

Пункты при необходимости могут быть разбиты на поКПункты, которые также нумеруются в пределах каждого пункта, например: 4.2.1.1, 4.2.1.2, 4.2.1.3 и т.д. Внутри пунктов или поКПунктов могут быть приведены перечисления, причем перед каждым пунктом перечисления ставят тире, а при необходимости ссылки на него в тексте документа — строчную букву со скобкой. При дальнейшей детализации перечислений

используют арабские цифры со скобкой, а запись производят с абзацного отступа, например.

Разделы и подразделы должны иметь заголовки, которые должны четко отражать их содержание. Пункты, как правило, заголовков не имеют. Заголовки пишут с прописной буквы без точки в конце, не подчеркивая. Переносы в словах заголовков не допускаются. Если заголовок состоит из двух предложений, их разделяют точкой.

Расстояние между заголовком и текстом при выполнении документа машинописным способом должно составлять 3...4 интервала, а при выполнении рукописным способом — 15 мм. Расстояние между заголовком раздела и подраздела составляет 2 интервала, или 8 мм. Каждый раздел текстового документа рекомендуется начинать с нового листа (страницы).

Оформление иллюстрирующего и цифрового материала

Обязательной частью курсового проекта являются рисунки и таблицы. Они должны быть органически связаны с текстом курсового проекта и в наглядной форме характеризовать основные положения анализа, проекта и внедрения. При этом в тексте проекта должны быть ссылки на рисунки и таблицы. После рисунка или таблицы обязательно должны следовать пояснения к цифровому или иллюстративному материалу. Не рекомендуется располагать рисунки и таблицы подряд, один за другим.

Рисунки – это любые иллюстрации (графики, схемы, фотографии, диаграммы, формы документов и т.п.). В курсовом проекте рисунки следует располагать непосредственно после абзаца, в котором они упоминаются впервые, или на следующей странице, если размеры не позволяют разместить рисунок после текста. Номер и название рисунка пишутся под рисунком (например, Рис. 2. Название), выравниваются по центру, без абзацного отступа, без точки в конце названия.

Для создания нестандартной графической схемы используется программный продукт MS Word в следующей последовательности:

· в меню «Вставка» выбирается пункт «Объект»;

· из списка объектов выбирается объект «Рисунок «Microsoft Word»;

· созданный объект открывается для редактирования;

· внутри объекта «Рисунок «Microsoft Word» формируются графические символы.

Для создания стандартных графических схем (диаграмма, график, организационная структура и т.п.) студент должен использовать программу Microsoft Office Visio.

При ссылке на рисунок в скобках указывается его порядковый номер, а слово «рисунок» пишется сокращённо, например: (рис.1). При повторной ссылке добавляется сокращённое слово «смотри», например: (см. рис. 1).

Допускается нумерация иллюстраций в пределах всего документа.

Пример оформления рисунка приведен в приложении 6.

Таблицы содержат цифровой материал, используемый в анализе и проектировании. Таблицу следует располагать непосредственно после абзаца, в котором она упоминается впервые, или на следующей странице (если нет возможности разместить таблицу на одной странице). Над правым верхним углом таблицы помещают наКПись «Таблица» и указывается её порядковый номер (знак № не ставится). Ниже посередине страницы должен быть помещен тематический заголовок. Заголовок таблицы выполняется строчными буквами (кроме первой прописной). Название таблицы выравнивается по центру без абзацного отступа, без точки в конце названия таблицы. Таблицы нумеруются аналогично рисункам арабскими цифрами.

Примеры ссылок на таблицы в тексте работы: ….. в табл. 2, …. (табл. 2). Повторные ссылки на таблицы даются с сокращённым словом «смотри», например: (см. табл. 1).

Заголовки граф таблицы начинают с прописных букв, а подзаголовки - со строчных, если они составляют одно предложение с заголовком. Подзаголовки, имеющие самостоятельное значение, пишут с прописной буквы. В конце заголовка и подзаголовков таблиц знаки препинания не ставят.

Графу "№ п/п" в таблицу не включают. Строки таблицы нумеруются только при переносе таблицы на другую страницу. При необходимости нумерации показателей, параметров или других данных порядковые номера указывают в боковике таблицы перед их наименованием.

Для облегчения ссылок в тексте допускается нумерация граф. Если цифровые данные в графах таблицы выражены в различных единицах физических величин, то их указывают в заголовке каждой графы. Если все параметры выражены в одной и той же единице физической величины, ее сокращенное обозначение помещают над таблицей.

Повторяющийся в графе текст, состоящий из одного слова, допускается заменять кавычками, если строки в таблице не разделены линиями. Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, то при первом повторении его заменяют словом "То же", а далее - кавычками. Если цифровые или иные данные в таблице не приводятся, то в графе ставят прочерк. Если таблица заимствована или рассчитана по данным какого-нибудь источника, следует сделать ссылку на источник.

При переносе таблицы следует переносить ее шапку на каждую страницу. Тематический заголовок таблицы переносить не следует, однако над ее правым верхним углом необходимо указывать номер таблицы после слов «Продолжение» или "Окончание". Например: «Продолжение таблицы 2». Если таблица располагается на странице не вертикально, а горизонтально, то шапка таблицы должна располагаться с левого края страницы.

В таблице допустимо использовать более мелкие размеры шрифта (например, 10 или 12) и меньший междустрочный интервал. Примеры оформления таблиц приведены в приложении 7.

Оформление формул. Нумеровать следует только те формулы, на которые есть ссылки в тексте. Формула записывается по центру номер формулы ставится в круглых скобках справа от нее и состоит, как правило, из номера раздела (части) и порядкового номера формулы внутри раздела например (1.1), допускается сквозная нумерация в пределах всего документа.

Перед описанием формулы двоеточие не ставится. Непосредственно после формулы ставится запятая, а под формулой производится расшифровка символов и числовых коэффициентов, а также их единицы измерения, если они не были пояснены ранее в тексте. Первая строка расшифровки начинается со слова «где» со строчной буквы и без двоеточия после него. До и после каждой формулы должна быть оставлена одна свободная строка. Перед расчетом по описанной формуле обязательно делается ссылка на нее, в круглых скобках с двоеточием.

Формулы, следующие одна за другой и не разделенные текстом, разделяют запятой и свободной строкой.

Формулы, помещаемые в приложениях, должны нумероваться отдельной нумерацией арабскими цифрами в пределах каждого приложения, с добавлением перед цифрой обозначения приложения номера формулы, например (5. 1) первая формула в пятом приложении.

Пример оформления формулы приведен в приложении 8.

1.3.3. Оформление "Списка использованных источников"

В библиографический список включаются источники, на которые в дипломной работе есть ссылки, а также те, с которыми студент ознакомился при подготовке курсового проекта.

Список литературы располагается непосредственно за последним листом основного текста, т. е. после раздела "Заключение".

Список использованных источников оформляется с указанием требования ГОСТа 7. 1-2003 и формируется блоками со сквозной нумерацией.

Первый блок - нормативные документы, кодексы, законы, положения, указания, методические рекомендации, инструкции, располагают в указанном порядке.

Законодательные материалы

1. Конституция Российской Федерации. - М.: Маркетинг, 2001. -32с.

2. ГОСТ

3. СНиП

Второй блок - книги, журналы и газеты располагаются в алфавитном списке по первой букве фамилии автора или названия книги, статьи (если большая группа авторов, или она выполнена под редакцией). В списке литературы обязательно должны быть включены иностранные источники, которые располагаются перед сайтами.

При описании источника указывают

1. Автора.

2. Название книги, статьи.

3. Город, где изготавливалась книга.

4. Название издательства или организации, издавшей работу (слово «Издательство» и аббревиатура преКПриятия не пишется, и название указывается без кавычек).

5. Год издания.

6. Количество страниц в тексте.

Сокращение мест издания, т.е. городов допускается лишь по отношению к Москве (пишется сокращенное М.), Санкт-Петербургу (СПб), Ростову-на-Дону (Ростов н⁄Д), Нижнему Новгороду (Н. Новгород). Все остальные российские и зарубежные города пишутся полностью.

Если у документа (книги, статьи и т.д.) один, два или три автора, перед заглавием пишется только первый из них, после фамилии запятая, далее инициалы. После заглавия за косой чертой (⁄) записываются все авторы (включая первого), в той же последовательности, как в документе, как правило, инициалы перед фамилией.

Если у документа более трех авторов, то библиографическая запись начинается с заглавия, после которого за косой чертой (⁄) приводят инициалы и фамилию первого автора, остальные авторы, пишутся с добавлением сокращения [и др.] в квадратных скобках.

Третий блок - иностранные источники.

Четвертый блок - электронные ресурсы

1. Internet шаг за шагом [Электронный ресурс]: [интерактив. учеб.]. - Электрон. дан. и прогр. - СПб.: ПитерКом, 2001. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). Систем. требования: ПК от 486 DX 66 МГц; RAM 16 Мб; Windows 98; зв. палата; динамики или наушники.

2. Художественная энциклопедия зарубежного искусства [Электронный ресурс]. - Электрон. текстовые, граф., зв. дан. и прикладная прогр. (546 Мб). - М.: Большая Рос. энцикл. [и др.], 2001. - 1 электрон. опт. диск (CD-ROM). Систем. требования: ПК от 486 DX 66 МГц; RAM 16 Мб; Windows 98; зв. плата; динамики или наушники.

3. Российская государственная библиотека [Электронный ресурс] ⁄ Центр информ. технологий РГБ; ред. Власенко Т. В.; Web-мастер Козлова Н. В. - Электрон. Дан. - М.: Рос. гос. б-ка, 2002. - Режим доступа: http⁄⁄www.rsl.ru, свободный.

Оформление приложения

Приложения оформляются как продолжение курсового проекта на последующих ее страницах. В приложения следует помещать материалы, которые раскрывают положения курсового проекта: выдержки из устава, действующие локальные нормативные акты, документы организации, программу исследования, анкеты, методики, большие таблицы и схемы. Содержание приложений определяется студентом-дипломником по согласованию с руководителем. При этом в основном тексте работы целесообразно оставить только тот иллюстративный материал, который позволяет непосредственно раскрыть содержание излагаемой темы. Вспомогательный же материал выносится в приложения. Объем приложений не ограничивается, поэтому его можно регулировать за счет переноса иллюстративного материала в приложения или из приложений. В том случае, когда в работе содержатся приложения нескольких видов, они нумеруются последовательно арабскими цифрами: «Приложение 1», «Приложение 2» и т.д., (или обозначаются заглавными буквами русского алфавита по порядку, за исключением букв Е, З, Й, О, Ч, Ь, Ы, Ъ) кроме того каждое приложение может иметь свое тематическое название. Название выравнивается по центру без абзацного отступа. Каждое приложение следует начинать с нового листа. На каждое приложение в тексте работы обязательно должна быть хотя бы одна ссылка. Если на приложение нет ссылки, то тогда его использование просто бессмысленно и данный факт расценивается комиссией как недостаток курсового проекта.

Имеющиеся в тексте приложения иллюстрации, таблицы, формулы и уравнения следует нумеровать в пределах каждого приложения (пример: Рис. П.1.2 (второй рисунок первого приложения); Таблица П.3.2 (вторая таблица третьего приложения) и т.д.).

Перед всеми приложениями в центре отдельного листа печатается слово «ПРИЛОЖЕНИЯ».

Нумерация страниц

Материалы курсового проекта располагаются в следующем порядке:

1. Обложка титульного листа

2. Титульный лист

3. Задание по подготовке дипломной работы

4. Содержание (оглавление)

5. Непосредственно текст дипломной работы

6. Список использованных источников

7. Приложения

Все страницы дипломной работы, включая список литературы и приложения, должны иметь сквозную нумерацию арабскими цифрами. Номер страницы проставляют в правом нижнем углу без точки в конце. Первой страницей считается титульный лист, оформляемый на бланке стандартной формы. На нём цифра "1" не ставится. За титульным листом помещается задание по подготовке дипломной работы, которое не входит в нумерацию. На следующей странице печатается "Оглавление" и цифра "2" тоже не ставится. Нумерация начинается со страницы "Введение", на ней ставится цифра "3" (или "4", если оглавление занимает две страницы). Рисунки и таблицы, расположенные на отдельных листах, включаются в общую нумерацию страниц проекта

Проверка оформления. Перед переплетом и последующим предъявлением курсового проекта необходимо проверить:

· соответствие названия темы курсового проекта, указанной на титульном листе и в задании, названию, напечатанному в приказе;

· идентичность заголовков в оглавлении и в тексте курсового проекта, а также их общую редакционную согласованность;

· правильность подкладки листов (их последовательность и размещение относительно корешка);

· правильность нумерации рисунков, таблиц, приложений; общую редакционную согласованность таблиц и наКПисей;

· наличие ссылок на рисунки, таблицы, приложения, литературу;

· правильность ссылок;

· наличие всех поКПисей на титульном листе и бланке задания;

· отсутствие карандашных пометок и элементов оформления в карандаше;

· наличие сквозной нумерации страниц и соответствие ей содержания.

Отпечатанная дипломная работа переплетается в твёрдую обложку.

Оформление слайдов

После написания доклада (тезисов доклада) студент должен подготовить презентацию (слайды) с использованием программы Microsoft Office PowerPoint. Слайды призваны способствовать лучшему пониманию членами ГАК основных положений доклада студента-дипломника. Слайды готовятся в деловом стиле, без использования анимационных эффектов. Не следует перегружать слайды текстом. Нужно помнить, что основное назначение слайдов это отображение:

· маркированных списков;

· рисунков (графики, диаграммы, схемы);

· небольших таблиц (таблицы выполняются с использованием опций PowerPoint; таблицы, скопированные из документа, выполненного в текстовом редакторе Word, в слайдах выглядят неряшливо).

Не рекомендуется размещать на слайдах рисунки, которые не связаны с темой проекта, а лишь призваны украшать презентацию. Опытные преподаватели знают, что часто красивые слайды не столько иллюстрируют материал, сколько прикрывают бедность содержания...

Каждый слайд должен иметь порядковый номер и краткий содержательный заголовок. Рекомендуемый размер шрифта - 14 или больше.

С учетом того, что студенту отводится на выступление 10 минут, рекомендуется делать не более 10 слайдов. Рекомендуемые пропорции (соотношение) слайдов по назначению:

· 2 слайда - иллюстрация актуальности и результатов исследования теоретических вопросов;

· 3 слайда - иллюстрация результатов анализа проблемы в организации;

· 5 слайдов - иллюстрация проектных разработок студента.