Проведение инвентаризации товаров

Инвентаризация является основным способом контроля наличия имущественных ценностей и средств, заключающимся в сверке фактических товарных остатков с учетными данными, хранящимися в базе прикладного решения.

Процесс проведения автоматизированной инвентаризации товарно-материальных ценностей на предприятии состоит из следующих этапов:

· Пересчет товаров;

· Регистрация складских актов по результатам пересчета;

· Создание и печать инвентаризационных описей.

Инвентаризация проводится в рамках одного склада, без указания конкретной организации. Фиксация финансовых результатов проведения инвентаризации для конкретной организации происходит в момент оформления финансовых документов списания недостач товаров и оприходования излишков. В рамках одной инвентаризации могут быть зафиксированы финансовые документы по одному складу для нескольких организаций.

Задания на пересчет товаров оформляются с помощью документа Склад и доставка – Излишки, недостачи, порчи – Пересчет товаров. Задание на пересчет товаров можно оформить по любому складу. Это может быть, как оптовый склад, так и розничный.

В списке документов необходимо указать склад и далее по кнопке Создать добавить новый документ пересчета товаров. В документе можно произвести отбор по остаткам товаров, по конкретной группе номенклатуры и т.д. После указания параметров отбора в документе необходимо нажать кнопку Заполнить по отбору. Табличная часть документа будет заполнена всеми товарами, по которым имеются остатки на указанном складе в соответствии с установленными отборами (колонка По учету). Информация о товарах будет заполнена с детализацией по характеристикам и упаковкам. Учетное количество товаров перезаполняется в момент проведения документа Пересчет товаров.

Предусмотрена возможность вести пересчет товаров как с использованием статусов, так и без использования статусов. Использование статусов при пересчете товаров определяется параметром Статусы пересчеты товаров в форме карточки склада на закладке Ордерная схема и структура. Статусы пересчета товаров обеспечивают более детальный контроль действий при пересчете товаров.

В статусе Подготовлено документ используется для подбора товаров к пересчету и выступает в качестве распоряжения о готовности к процессу пересчета товаров на складе.

В статусе В работе документ отражает процесс фактического пересчета товаров на складе и является источником задания на пересчет товаров на складе в виде печатной формы.

В статусе Внесение результатов документ выступает в качестве распоряжения на внесение фактического количества товаров, выявленных по результату пересчета на складе.

Информация о количестве товаров, которое было зарегистрировано в процессе пересчета, вводится в поле По факту. Если в процессе пересчета не было выявлено никаких расхождений, то фактическое количество можно заполнить по учетному.

Если в процессе пересчета был обнаружен товар, который не был зарегистрирован в выданном задании, то информация об этом товаре добавляется в табличную часть документа с помощью кнопки Добавить и для товара указывается только его фактическое количество.

После заполнения информации результатах пересчета товаров и проверки этих результатов ответственным сотрудником необходимо в документе установить статус Выполнено. Зарегистрированные результаты пересчета товаров не изменяют остатки товаров на конкретном складе.

 

 

По результатам выявленных в процессе работы недостач, излишков и порч товаров оформляются финансовые документы (складские акты):

· Оприходование излишков товаров;

· Списание недостач товаров;

· Пересортица товаров.

Если на складе используется ордерная схема документооборота при отражении излишков, недостач и порчи товаров, то на форме списка документов Пересчеты товаров будет отображаться сообщение Есть выявленные пересчетами расхождения, по которым не оформлены складские акты и будет доступна гиперссылка Оформить, по которой можно перейти к процессу оформления складских актов (к помощнику оформления складских актов).

 

На первом шаге работы помощника оформления складских актов необходимо указать склад, по которому ранее проводилась инвентаризация, и указать даты формирования складских актов и инвентаризационной описи.

 

На втором шаге отображается перечень номенклатуры к списанию и к оприходованию. С целью оптимизации количества списаний и оприходования товаров рекомендуется произвести зачеты по пересортице или порче товаров. Для этого необходимо выделить списываемый и приходуемый товар и нажать на кнопку Зачесть выделенные строки или Зачесть все пересортицы.

 

Если нет позиций, которые можно зачесть по пересортице или порче, то необходимо сразу перейти на третий шаг.

На третьем шаге необходимо распределить товары по организациям. Для этого необходимо нажать на кнопку Распределить согласно остаткам товаров организаций и задать настройку приоритетности организаций, в соответствии с которой далее система распределит товары по организациям. Либо выделить нужную строку и прямо отнести ее на выбранную организацию (Отнести на выбранную организацию).

 

При нажатии на кнопку Далее будет сформированы и заполнены складские акты и инвентаризационная опись. При необходимости сформированные документы нужно дозаполнить.

 

Если на складе не используется ордерная схема документооборота при отражении излишков, недостач и порчи товаров, то складские акты оформляются непосредственно на основании документа Пересчет товаров или из списка Склад и доставка – Излишки, недостачи, порчи – Складские акты.

Документ Оприходование излишков товаров является финансовым документом, который фиксирует финансовые условия оприходования товаров. Документ может быть оформлен после проведения пересчета товаров или как свободный документ в случае оформления факта оприходования товаров на склад. При проведении документа будет изменяться информация о наличии товаров на складах.

В документе заполняется информация о количестве товаров и об их стоимости. Информация о стоимости товаров вводится в валюте управленческого учета. Финансовый документ Оприходование излишков товаров оформляется отдельно по каждому складу и организации предприятия. В документе указывается статья, на которую должны относиться доходы при оприходовании товаров и аналитика доходов.

 

 

Документ Списание недостач товаров является финансовым документом, который фиксирует финансовые условия списания товаров. Документ может быть оформлен после проведения пересчета товаров или как свободный документ в случае оформления факта списания товаров со склада. При проведении документа изменяться информация о наличии товаров на складах.

В документе заполняется информация о количестве товаров. Стоимость списанного товара определяется автоматически при списании соответствующей партии товара. Финансовый документ Списание недостач товаров оформляется отдельно по каждому складу и организации предприятия. В документе указывается статья расходов, на которую должны относиться расходы по списанию товаров и аналитика расходов, соответствующая выбранной статье расходов.

 

 

Документ Пересортица товаров предназначен для фиксирования факта пересортицы товаров. В документе фиксируется информация о списанном товаре и об оприходованном товаре. Документ оформляется по конкретной организации, складу и подразделению.

 

 

Документ Инвентаризационная опись предназначен для получения регламентированных печатных формИнвентаризационная опись (ИНВ-3) и Сличительная ведомость (ИНВ-19). Генерируется автоматически помощником оформления складских актов для каждой организации, для которой оформляются складские акты.

 

 

Перемещение товаров

Заказы на перемещение

Заказы на перемещение оформляются при возникновении потребности перемещения товаров между складами предприятия. Данная операция выполняется документом Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Заказ на перемещение. Использование документа доступно только в том случае, если установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Заказы на перемещение.

 

В новом документе выбирается та организация, от имени которой оформляется заказ на перемещение. В поле Склад-получатель из списка складов выбирается тот склад, на который необходимо переместить товар. Информация о складе, с которого необходимо переместить товар заполняется в поле Склад-отправитель.

На закладке Товары табличная часть заполняется теми номенклатурными позициями, которые требуется переместить.

Статусы в заказах на перемещение можно применять только в том случае, если включена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Статусы документов – Статусы заказов на перемещение.

В заказе на перемещение можно указать два статуса: К обеспечению и
К выполнению. Если по заказу существует потребность и ее необходимо обеспечить к определенной дате, то устанавливается статус К обеспечению.

В документе по каждому товару необходимо указать следующие даты:

· Начало отгрузки – дата, когда товар должен быть отгружен со склада-отправителя.

· Окончание поступления – дата, когда товар должен поступить на склад-получатель.

Если потребность по заказу уже обеспечена: товар есть в наличии на складе-отправителе и его можно переместить на склад-получатель к указанной дате поступления, то устанавливается статус К выполнению. Заказ на перемещение в статусе К выполнению является распоряжением на оформление документа Перемещение товаров.

Перемещение товаров

Непосредственное перемещение товара оформляется документом Перемещение товаров. Использование документа доступно только в том случае, если установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Перемещение товаров.

Документы Перемещение товаров хранятся в общем реестре документов Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Внутренние документы (все). В общем журнале внутренних документов предусмотрена настройка списка показываемых документов. Можно отобрать определенные виды документов или документы, относящиеся к определенной хозяйственной операции (команда Настроить).

В рабочем месте Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Накладные к оформлению показывается список распоряжений (заказов) в соответствии с которыми необходимо оформить финансовые документы перемещения товаров. В качестве распоряжения на оформление выступает заказ на перемещение в статусе К выполнению, если хотя бы для одной позиции в заказе установлено действие Отгрузить.

 

 

Обязательными реквизитами для заполнения являются организация, склад-получатель и склад-отправитель.

Список товаров, которые необходимо переместить между складами заполняется в табличной части на закладке Товары.

Если в качестве склада-отправителя используется склад, на котором предусмотрена ордерная схема отгрузки, то фиксируется только оформление финансового документа, фактическая отгрузка товаров со склада оформляется документом Расходный ордер на товары.

Если в документе указан склад-отправитель, на котором не предусмотрена ордерная схема отгрузки, то при проведении документа происходит фактическое списание товара со склада. При проведении такого документа контролируется наличие в свободном остатке товаров в том количестве, которое указано в документе.

Аналогичным образом фиксируется поступление товаров на склад-получатель. Если в качестве склада-получателя используется склад, на котором предусмотрена ордерная схема поступления товаров, то при проведении документа фиксируется только оформление финансового документа, фактическое поступление товаров на склад оформляется документом Приходный ордер на товары.

При оформлении документа можно устанавливать различные статусы. Использование статусов в документе регулируется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Статусы документов – Статусы перемещений товаров. Проведение документа с указанием различных статусов позволяет контролировать процесс отгрузки товаров со склада-отправителя и процесс приема товаров на склад-получатель. Фактическая отгрузка со склада-отправителя и поступление на склад-получатель зависит от того используется ли на складах ордерная схема поступления (отгрузки) товаров. Порядок установки статусов зависит от того, используется ли на складах отправителя или получателя ордерная схема.

Ордерная схема не используется:

· Отгружено. Товар отгружен со склада-отправителя.

· Принято. Товар принят на складе-получателе.

Ордерная схема используется:

· Отгружено. Документ Перемещение товаров, проведенный в этом статусе, будет являться распоряжением на прием товаров на склад-получатель. Фактический прием товаров на склад-получатель оформляется документом Приходный ордер на товары.

· Принято. После приема товаров на склад-получатель в документе устанавливается статус Принято.

 

38. Сборка (разборка) товаров и наборы при продаже

Варианты комплектации

Если планируется использовать конкретную позицию номенклатуры в качестве комплекта, то спецификацию комплекта можно создать в списке Варианты комплектации номенклатуры. Перейти в список можно с помощью команды Варианты комплектации из карточки номенклатуры. Варианты комплектации используются для быстрого заполнения спецификаций комплекта в документах Заказ на сборку (разборку) и Сборка (разборка) товаров. Для каждого комплекта (товара) можно создавать неограниченное количество спецификаций.

 

Табличную часть варианта комплектации нужно заполнить спецификацией комплекта. В поле Доля стоимости нужно указать вес каждой позиции, входящей в комплект, в стоимости всего комплекта. Доля стоимости используется в операциях разборки для расчета себестоимости комплектующих. Для заполнения по умолчанию используется тот вариант комплектации, который отмечен как основной.

Заказы на сборку (разборку)

Заказы на сборку (разборку) формируются при возникновении потребности сборки комплектов из комплектующих или разборки готового комплекта на комплектующие. Данная операция выполняется документом Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Заказ на сборку (разборку). Использование документа доступно только в том случае, если установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Заказы на сборку (разборку).

Какое именно действие будет происходить в результате проведения заказа определяется выбором соответствующей операции в поле Операция: сборка из комплектующих или разборка на комплектующие.

 

 

Статусы в заказах на сборку (разборку) можно применять только в том случае, если включена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Статусы документов – Статусы заказов на сборку (разборку).

При проведении заказа на сборку со статусом К обеспечению выдается распоряжение службе логистики на обеспечение необходимого количества комплектующих (комплектов) для обеспечения процесса сборки (разборки). При этом указываются даты начала сборки (разборки) товаров и даты окончания сборки (разборки). Эти даты могут быть заполнены автоматически в соответствии с графиком движения товаров.

При проведении заказа на сборку со статусом К выполнению контролируется наличие необходимого количества комплектующих (комплектов) для проведения операции сборки (разборки). Заказ на сборку (разборку) в статусе К выполнению является распоряжением на оформление документа Сборка (разборка) товаров.

Сборка (разборка) товаров

Документ Сборка (разборка) товаров предназначен для отражения операций по сборке (разборке) комплектов. Использование документа доступно только в том случае, если установлена функциональная опция НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Сборка (разборка).

Документы Сборка (разборка) товаров хранятся в общем реестре документов Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Внутренние документы (все). В общем журнале внутренних документов предусмотрена настройка списка показываемых документов. Можно отобрать определенные виды документов или документы, относящиеся к определенной хозяйственной операции (команда Настроить).

В рабочем месте Склад и доставка – Внутреннее товародвижение – Накладные к оформлению показывается список распоряжений (заказов) в соответствии с которыми необходимо оформить финансовые документы сборки (разборки) товаров. В качестве распоряжения на оформление выступает заказ на сборку (разборку) в статусе К выполнению, если хотя бы для одной позиции в заказе установлено действие Отгрузить.

 

Если в документе выбран вид операции Сборка из комплектующих, то из комплектующих, которые указаны в табличной части документа, будет собран комплект, который указан в шапке документа.

Если в документе выбран вид операции Разборка на комплектующие, то комплект, указанный в шапке документа, будет разобран на комплектующие, указанные в табличной части документа.

 

Документ может быть оформлен на основании документа Заказ на сборку (разборку) или как отдельный документ. Документ Сборка (разборка) товаров является финансовым документом. Будут ли производиться реальные движения по поступлению (отгрузке) комплектующих (комплектов) со склада зависит от того, какие статусы установлены в документе и применяется ли на складе, указанном в документе, ордерная схема отгрузки (поступления) товаров. При оформлении документа можно устанавливать различные статусы. Использование статусов в документе регулируется функциональной опцией НСИ и администрирование – Настройка НСИ и разделов – Склад и доставка – Статусы документов – Статусы сборок (разборок).

Ордерная схема не используется:

· В работе. Комплектующие (комплект) списываются со склада.

· Собрано (разобрано). На склад поступает готовый комплект или комплектующие, которые получены в процессе разборки комплекта.

Ордерная схема используется:

· В работе. Документ Сборка (разборка) товаров, проведенный в этом статусе, будет являться распоряжением на прием комплекта (комплектующих) на склад. Фактический прием на склад оформляется документом Приходный ордер на товары.

· Собрано (разобрано). После приема готового комплекта (комплектующих после разборки комплекта) на склад в документе устанавливается статус Собрано (разобрано).