Систематизация данных о результатах контроля исполнения документов

 

Служба ДОУ обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов, как правило, один раз в месяц и по завершении года. Данные о результатах контроля представляются руководителю организации и в каждое структурное подразделение.

 

Служба контроля периодически обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем, но не реже одного раза в месяц.

Данные о результатах контроля представляются руководителю организации.

Данные контроля исполнения должны содержать сведения ходе и сроках выполнения документов и быть средством обратной связи (исполнитель - руководитель) в управлении.

Эти данные необходимы для повышения исполнительской дисциплины, для принятия решений руководством о поощрении работников, не допускающих неисполнения документов в установленные сроки, и, в свою очередь, для принятия мер по наказанию работников, систематически допускающих такие нарушения.

 

Данные о контроле исполнения должны содержать сведения о ходе и сроках выполнения документов, являются средством обратной связи (исполнитель – руководитель) и необходимы для повышения исполнительской дисциплины.

Для обобщения данных о контроле используются различные формы сводок (справок, отчетов). Сводка (справка, отчет) может содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и т.д. (Примеры 3, 4).

Пример 3

СВОДКА

Об исполнении документов

По состоянию на _____________________________

 

Наименование подразделения	Документы на контроле		Из них
	Всего	Поступило в предыдущем месяце	Исполненные в срок	Исполняемые в срок	С продленным сроком исполнения	Не исполненные в срок
1	2	3	4	5	6	7

 

Пример 4

СВОДКА

Документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)

По состоянию на _____________________________

 

Вид, № и дата документа	Кроткое содержание документа	Срок исполнения	Фамилия исполнителя	Причины неисполнения в срок	Состояние исполнения	Когда будет исполнено
1	2	3	4	5	6	7

 

Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

- общее количество документов на исполнении;

- количество исполненных документов в срок (%);

- количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

- причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

Как подвести итоги контроля

 

Полезный совет

Если согласование документа контролировалось, то никаких отметок на документе ставить не нужно.

Секретарь должен проследить, чтобы согласование было выполнено в срок, а подготовка документа не задерживалась.

 Периодически секретарь должен готовить отчет о выполнении/невыполнении заданий в компании.

На основании отчета по выполнению заданий будет подготовлено предложение о мотивировании работников:

- выплате премий;

- раздаче бонусов или, наоборот, выплате премий в неполном объеме.

Задача секретаря — подготовить отчет в установленный срок.

Форма отчета устанавливается на уровне организации и напрямую зависит от избранной системы мотивации.

Если учитывается исполнительская дисциплина каждого работника, то и отчет будет поименный.

Если бонусы распределяются по отделам, то приводится статистика по подразделениям.

Как снять задачу с контроля

 

Задание считается исполненным после того, как исполнитель направит секретарю отчет о том, что было сделано.

Если исполнено поручение, которое было дано устно, секретарь должен доложить руководителю.

Если задание контролировалось по документу, то на документе заполняется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Реквизит включает ссылку на регистрационный номер и дату документа, свидетельствующего о его исполнении.

Если такого документа нет — краткие сведения об исполнении, надпись «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Например: «Направлен ответ от 13.03.2018 исх. № 1524. В дело № 21–12».

Оформляет отметку тот работник, у которого находится бумажный оригинал документа.