Каким документом внедрить систему контроля

Урок 161-162

 

Контроль исполнения документов – один из важнейших этапов работы любой организации.

 

Контроль исполнения документов нужен для обеспечения своевременного и качественного выполнения поручений, имеющихся в документах организации.

Также с помощью правильной организации каждый руководитель может проанализировать деятельность подразделений и исполнителей, что также немаловажно для оценки эффективности работы.

 

Контроль исполнения документов (поручений) в организации, как правило, ведется на нескольких уровнях: контроль исполнения решений по существу ведут руководитель организации, руководители подразделений и ответственные исполнители, а контроль за сроками исполнения ведет служба делопроизводства.

 

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в делопроизводстве, является инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) организации.

Каким документом внедрить систему контроля

 

Внедрение системы контроля исполнения заданий происходит при помощи локального нормативного акта. Лучшее решение — Инструкция по делопроизводству. Инструкция является локальным нормативным актом, обязательным для исполнения всеми работниками компании.

Содержание раздела Инструкции «Контроль исполнения заданий» может быть таким:

- сроки исполнения документов;

- порядок направления заданий исполнителям;

- порядок приема заданий, их исполнения и отчета;

- порядок формирования отчета о состоянии исполнительской дисциплины в компании.

 

Инструкция должна определять:

- кем (имеется в виду подразделение или специалист) осуществляется контроль исполнения документов в организации и в структурных подразделениях;

- какие документы ставятся на контроль;

- этапы контроля исполнения документов;

- типовые сроки исполнения документов;

- формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

- отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках (электронных карточках, если используется СЭД);

- ведение (основные этапы) контроля исполнения документов;

- порядок работы исполнителя с документами; обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов (поручений).

 

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые скажутся и на всей деятельности организации.

Кто в организации контролирует исполнение

 

Контроль исполнения заданий тесно связан с общей стратегией управления организацией, конкретно — с системой поощрений работников.

Каждый исполнитель должен знать: если он выполнит задания в срок, то получит бонус — например, премию.

Процесс контроля исполнения поручений включает шесть этапов (схема 1).

Реквизит «Отметка о контроле»

Реквизит 29 (в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016) «Отметка о контроле» является разновидностью служебных отметок на документах.

Задачи контроля исполнения документов

 

Основными задачами контроля исполнения документов являются:

- отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении входящих, исходящих и внутренних документов, а также устных распоряжений руководства;

- обобщение данных о ходе исполнения документов и его результатах, доведение этих сведений до руководства учреждения;

- выработка предложений об улучшении организации работы с документами в учреждении и повышении исполнительской дисциплины.

Обязанности, права и ответственность работника, осуществляющего контроль исполнения документов, должны быть закреплены в должностной инструкции.

 

Пример 1

 

1. Автор (корреспондент)	Наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – автора документа. При контроле исполнения обращений граждан это: имя, отчество, фамилия гражданина и его адрес. Если на контроль ставится отправляемый документ, записывается наименование организации, структурного подразделения или должностного лица – корреспондента.
2. Наименование вида документа	Заполняется в соответствии с наименованием вида контролируемого документа.
3. Дата документа	Записывается дата, присвоенная документу организацией – автором документа.
4. Регистрационный номер документа	Переносится регистрационный номер документа, присвоенный организацией – автором документа.
5. Дата поступления	Переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
6. Регистрационный номер поступления	Номер, присвоенный документу при поступлении в организацию, переносится в контрольную форму из отметки о поступлении документа (регистрационного штампа).
7. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)	Переносится из документа; при его отсутствии формулируется работником, ведущим контроль исполнения документа. Краткое содержание может записываться ключевыми словами.
8. Резолюция	Переносятся содержание поручения, исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции.
9. Срок исполнения	Проставляется дата, содержащаяся в резолюции. При регистрации отправляемого документа может записываться дата ожидаемого ответа.
10. Отметка об исполнении документа	Переносятся регистрационный номер и дата созданного документа, ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа или краткая запись решения вопроса по существу.
11. Номер дела	Переносится номер дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения, в которое помещен исполненный документ.

 

В службе ДОУ должна быть сформирована общая контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения.

Исполненные документы снимаются с контроля.

На копии документа проставляется отметка о выполнении документа и направлении в дело, включающая краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер), отметку "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ, дату и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

 

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, ставится подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), и дата.

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении.

 

Если в организации имеется система электронного документооборота, то контроль исполнения документов (поручений) осуществляется с помощью системы, поскольку для контроля за сроками исполнения документов (поручений) используются регистрационно-учетные данные о документах, которые вводятся в систему (в электронную карточку документа) в процессе регистрации документа и его рассмотрения руководством, однако базовые положения по организации контроля исполнения документов (поручений) не зависят от применяемой технологии.

 

Сроки исполнения документов

 

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

 

Типовые сроки устанавливаются законодательными или иными нормативными правовыми актами.

Перечень типовых сроков исполнения документов включается в Инструкцию по делопроизводству организации.

Типовой срок исполнения документа может быть изменен руководителем организации только в сторону его уменьшения.

Индивидуальные сроки исполнения документов указываются в тексте документа или в резолюции руководителя.

Изменить индивидуальный срок исполнения документа может только руководитель, установивший его.

Продление срока исполнения документа должно быть серьезно обосновано, что входит в обязанности ответственного исполнителя.

Срок исполнения документа исчисляется в календарных днях (исключая нерабочие праздничные дни): внутренних - с даты подписания (утверждения) или регистрации документа, поступивших из других организаций - с даты их поступления, обращений граждан – с даты их регистрации в организации, на которую законом отведено три дня с момента поступления обращения.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять его исполнение имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

 

Урок 163-164

 

Этапы контроля

Схема 1. Этапы процесса контроля исполнения поручений в организации

 

Контроль сроков исполнения документов (поручений) осуществляется в несколько этапов:

- постановка документов на контроль;

- проверка своевременности доведения контролируемых документов до исполнителей;

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

- снятие документа с контроля;

- направление исполненного документа в дело;

- учет, обобщение и анализ результатов контроля исполнения документов;

- информирование руководства о ходе и результатах исполнения документов.

 

На контроль поступают только зарегистрированные документы.

Контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль, поэтому служба делопроизводства должна, прежде всего, обеспечить доведение документа до исполнителя, что осуществляется под роспись работника, а также в электронном виде - по системе электронного документооборота.

Если у документа несколько исполнителей, подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальным исполнителям направляются копии документа.

Как правило, за 3-5 дней до срока исполнения служба делопроизводства напоминает исполнителям о приближении срока исполнения документа, для этого исполнителям рассылаются напоминания о приближении срока исполнения документа (документов).

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее трех дней до окончания этого срока направляет руководителю обоснование в форме докладной или служебной записки о необходимости продления срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа.

В противном случае документ считается неисполненным.

Решение руководителя о продлении срока исполнения сообщается в службу делопроизводства.

После исполнения документы снимаются с контроля.

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу.

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении.

Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело и составляют единый комплекс документов.

Служба делопроизводства обобщает и систематизирует данные о ходе и результатах исполнения документов в сроки, установленные руководителем (по завершении месяца, полугодия, года).

Данные о результатах контроля представляются руководителю организации в виде справок (сводок, отчетов) о ходе и результатах контроля исполнения документа, которые могут содержать данные по организации в целом, по отдельным подразделениям, исполнителям и др.

Данные о результатах контроля используются руководством для принятия решений, направленных на совершенствование деятельности организации.

 

При ведении контроля с помощью РКК следует иметь в виду, что в этом случае потребуется два экземпляра карточки: один – для службы ДОУ, второй – для структурного подразделения – исполнителя. По второму экземпляру карточки будет вестись контроль исполнения документа в подразделении. Таким образом, в службе ДОУ формируется общая по организации контрольно-справочная картотека, в подразделении – контрольно-справочная картотека подразделения. При наличии в организации локальной сети электронный вариант карточки удобнее всего направлять по электронной почте непосредственно исполнителю и секретарю подразделения (для контроля).

Единой унифицированной формы РКК не установлено, но поскольку определен перечень сведений о документе, необходимых для ведения контроля документов, каждая организация может разработать собственную РКК.

Из РКК формируется контрольная картотека, которая имеет два раздела: «Контролируемый массив» и «Исполненные документы».

В первом разделе РКК расставляются по срокам исполнения с 1-го по 31-й день месяца. В дополнительную ячейку помещаются карточки документов, срок исполнения которых наступит в следующем месяце. В начале каждого месяца карточки документов этого месяца расставляются в соответствии с датой их исполнения.

Для контроля за инициативными исходящими документами, на которые ожидается ответ к определенному сроку, или особо важными документами можно применять отдельные карточки и, соответственно, формировать отдельную ячейку контрольного раздела. На исходящий документ заполняется отдельная карточка (когда, кому направлен, исходящий номер, краткое содержание, срок получения ответа). В этом разделе картотеки РКК на документы целесообразно расставлять по предполагаемым датам получения ответа.

Второй раздел картотеки «Исполненные документы» формируется по мере исполнения документов. В него помещаются РКК исполненных документов (т.е. после того, как документ исполнен и передан в дело). Этот раздел картотеки может формироваться по любому признаку, удобному для работы, с учетом специфики организации: по корреспондентам, видам документов, подразделениям-исполнителям и др.

 

При организации контроля важно, чтобы исполнитель получил документ вовремя, поскольку контроль исполнения документа начинается с момента его постановки на контроль.

Для того чтобы служба контроля была уверена в том, что документ передан исполнителю, последнему необходимо расписаться в получении документа на РКК, предназначенной для контрольной картотеки.

Для этого работник, который несет ответственность за передачу документов исполнителям, направляет исполнителю документ с двумя экземплярами РКК; один экземпляр остается в подразделении, другой (экземпляр службы контроля) с росписью исполнителя возвращается в службу контроля и ставится в первый раздел контрольной картотеки.

Если исполнителю документ передается в виде электронного файла по локальной корпоративной сети, должна быть предусмотрена отправка в службу ДОУ уведомления о прочтении. Получение такого уведомления будет означать, что исполнитель получил документ.

В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

В подведомственную организацию вместе с документом на исполнение пересылаются два экземпляра РКК. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с указанием даты и содержания исполнения.

 

Пример 2

 

ООО «Прогресс» Служба ДОУ

Напоминание Ответственному исполнителю Рябцеву Н.Н.   Напоминаем Вам, что до срока исполнения письма-запроса от 12.08.2020 № 01-15/918 «О заключении договора на поставку передвижных электростанций», поступившего из ОАО «Стройтрансгаз», осталось 3 дня. Срок исполнения документа – 26.11.2020. В случае задержки исполнения поручения предлагаем Вам согласовать продление срока с Павловым С.С. (тел. [phone]).

23.11.2020

 

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти устанавливает порядок проверки хода исполнения документов с длительными сроками исполнения (предварительного контроля):

- задания последующих лет – не реже одного раза в год;

- задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

- задания текущего месяца – каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Все напоминания исполнителям и информация о них фиксируются в регистрационно-контрольной форме.

При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель не позднее 3 дней до истечения этого срока обращается к руководителю, вынесшему резолюцию, с докладной запиской, содержащей обоснованную просьбу о продлении срока исполнения документа с указанием планируемого срока исполнения документа. В противном случае документ будет считаться неисполненным.

Продлить срок исполнения документа может то должностное лицо или учреждение, которое этот срок установило.

Обо всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в регистрационно-контрольную форму (новый срок, дата изменения, основание).

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем задачи и корреспонденту дан ответ по существу. Если исполнение не документировалось, то сведения о характере исполнения записываются на входящем документе и вносятся в регистрационно-контрольную форму.

После исполнения документы снимаются с контроля. На копии документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении в дело, включающая:

- краткие сведения об исполнении или ссылку на документ-ответ (дата и номер);

- отметку "В дело";

- номер дела, в котором будет храниться документ;

- дату;

- подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

В регистрационно-контрольную форму также вносятся сведения об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата. Если контроль велся с помощью РКК, карточка исполненного документа переставляется во второй раздел картотеки.

Если служба ДОУ установит, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию, она вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения, даже если документ-ответ уже был подписан руководителем. В конфликтной ситуации вопрос о снятии с контроля решает руководитель, установивший срок исполнения документа, или руководитель организации.

Копия исполненного документа помещается в дело в соответствии с отметкой об исполнении. Если исполнялось поступившее в организацию письмо (от организации или физического лица), входящий документ и документ-ответ помещаются в одно дело по дате ответа и составляют единый комплекс документов.

 

Пример 3

СВОДКА

Об исполнении документов

По состоянию на _____________________________

 

Наименование подразделения	Документы на контроле		Из них
	Всего	Поступило в предыдущем месяце	Исполненные в срок	Исполняемые в срок	С продленным сроком исполнения	Не исполненные в срок
1	2	3	4	5	6	7

 

Пример 4

СВОДКА

Документов, исполняемых в (название и индекс подразделения)

По состоянию на _____________________________

 

Вид, № и дата документа	Кроткое содержание документа	Срок исполнения	Фамилия исполнителя	Причины неисполнения в срок	Состояние исполнения	Когда будет исполнено
1	2	3	4	5	6	7

 

Примечание. Графы 5-7 заполняются в подразделении.

Сводки о ходе и результатах контроля исполнения документов подписываются руководителем службы ДОУ организации.

Данные о ходе и результатах контроля, обобщенные в сводках, представляются руководству организации. Для анализа исполнительской дисциплины по подразделениям и принятия решений по совершенствованию работы с документами руководству необходимы сводки, в которых указываются:

- общее количество документов на исполнении;

- количество исполненных документов в срок (%);

- количество неисполненных документов или исполненных с превышением срока (%);

- причины задержек исполнения документов.

На основе анализа этих данных руководство принимает меры по улучшению исполнительской дисциплины, ускорению документооборота организации и повышению общей культуры работы с документами.

Как подвести итоги контроля

 

Полезный совет

Если согласование документа контролировалось, то никаких отметок на документе ставить не нужно.

Секретарь должен проследить, чтобы согласование было выполнено в срок, а подготовка документа не задерживалась.

 Периодически секретарь должен готовить отчет о выполнении/невыполнении заданий в компании.

На основании отчета по выполнению заданий будет подготовлено предложение о мотивировании работников:

- выплате премий;

- раздаче бонусов или, наоборот, выплате премий в неполном объеме.

Задача секретаря — подготовить отчет в установленный срок.

Форма отчета устанавливается на уровне организации и напрямую зависит от избранной системы мотивации.

Если учитывается исполнительская дисциплина каждого работника, то и отчет будет поименный.

Если бонусы распределяются по отделам, то приводится статистика по подразделениям.

Как снять задачу с контроля

 

Задание считается исполненным после того, как исполнитель направит секретарю отчет о том, что было сделано.

Если исполнено поручение, которое было дано устно, секретарь должен доложить руководителю.

Если задание контролировалось по документу, то на документе заполняется реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело».

Реквизит включает ссылку на регистрационный номер и дату документа, свидетельствующего о его исполнении.

Если такого документа нет — краткие сведения об исполнении, надпись «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Например: «Направлен ответ от 13.03.2018 исх. № 1524. В дело № 21–12».

Оформляет отметку тот работник, у которого находится бумажный оригинал документа.

Урок 161-162

 

Контроль исполнения документов – один из важнейших этапов работы любой организации.

 

Контроль исполнения документов нужен для обеспечения своевременного и качественного выполнения поручений, имеющихся в документах организации.

Также с помощью правильной организации каждый руководитель может проанализировать деятельность подразделений и исполнителей, что также немаловажно для оценки эффективности работы.

 

Контроль исполнения документов (поручений) в организации, как правило, ведется на нескольких уровнях: контроль исполнения решений по существу ведут руководитель организации, руководители подразделений и ответственные исполнители, а контроль за сроками исполнения ведет служба делопроизводства.

 

Основным нормативным документом, регламентирующим организацию контроля исполнения документов в делопроизводстве, является инструкция по документационному обеспечению (делопроизводству) организации.

Каким документом внедрить систему контроля

 

Внедрение системы контроля исполнения заданий происходит при помощи локального нормативного акта. Лучшее решение — Инструкция по делопроизводству. Инструкция является локальным нормативным актом, обязательным для исполнения всеми работниками компании.

Содержание раздела Инструкции «Контроль исполнения заданий» может быть таким:

- сроки исполнения документов;

- порядок направления заданий исполнителям;

- порядок приема заданий, их исполнения и отчета;

- порядок формирования отчета о состоянии исполнительской дисциплины в компании.

 

Инструкция должна определять:

- кем (имеется в виду подразделение или специалист) осуществляется контроль исполнения документов в организации и в структурных подразделениях;

- какие документы ставятся на контроль;

- этапы контроля исполнения документов;

- типовые сроки исполнения документов;

- формирование и использование массива данных, необходимых для контроля;

- отражение данных о контроле в регистрационно-контрольных карточках (электронных карточках, если используется СЭД);

- ведение (основные этапы) контроля исполнения документов;

- порядок работы исполнителя с документами; обобщение и анализ данных о результатах контроля исполнения документов (поручений).

 

От того, насколько детально и полно будет описана система контроля исполнения документов в инструкции по ДОУ, зависит организация этой работы и ее результаты, которые скажутся и на всей деятельности организации.