Порядок составления, учета и хранения документов лаборатории.

24.1. Основанием для составления документации лаборатории является распоряжение (приказ) руководства организации.

24.2. Порядок составления документации состоит из следующих этапов:

- сбор информации и ее анализ;

- подготовка чернового варианта документации;

- согласование чернового варианта с руководством;

- выполнение корректирующих мероприятий по устранению замечаний руководства (если замечания имеются);

- оформление документации;

- утверждение документации у руководства.

24.3. Руководитель лаборатории ведет учет и регистрацию имеющихся экземпляров составленной документации.

24.4. Учёт документации обеспечивается наличием следующей информации:

- наименование и обозначение (шифр) документа;

- срок действия (срок хранения);

- принадлежность документа лаборатории;

- дату регистрации (утверждения) документа.

24.5. Хранение документации лаборатории осуществляется в течение установленного периода времени на полках запираемого шкафа в сухом отапливаемом помещении.

Порядок учета, ведения и хранения документов системы менеджмента качества.

25.1. К использованию допускаются только учтенные экземпляры документов системы менеджмента.

25.2. Каждый экземпляр документов системы менеджмента имеет регистрационный номер, устанавливающий принадлежность или местонахождение данного экземпляра.

25.3. Учет и регистрацию имеющихся экземпляров документов системы менеджмента ведет руководитель лаборатории или сотрудник, ответственный за функционирование системы менеджмента.

25.4. Экземпляры документов системы менеджмента лаборатории выдаются под роспись. Пользователь, получивший экземпляр документа, несет ответственность за его сохранность и обеспечение конфиденциальности информации, содержащейся в этом документе.

25.5. Ведение документов осуществляется руководителем лаборатории посредством проведения систематических проверок, согласно утвержденным графикам проведения внутреннего аудита, разработки плана мероприятий по устранению выявленных несоответствий и принятия на этой основе корректирующих и предупреждающих действий с целью обеспечения функционирования системы менеджмента.

25.6. Хранение документов системы менеджмента осуществляется в соответствии с п. 24 настоящего Руководства по качеству.

Описание системы информационного обеспечения.

26.1. Система информационного обеспечения лаборатории направлена на своевременное извещение органа оценки соответствия, проводившего оценку лаборатории обо всех структурных и качественных изменениях, связанных с деятельностью организации и лаборатории, а также изменениях юридического адреса, платежных реквизитов и контактной информации, а также других изменениях.

26.2. Начальник лаборатории следит за всеми указанными изменениями.

26.3. При выявлении соответствующих изменений, руководитель лаборатории в срок, не превышающий 10 рабочих дней, информирует орган, проводивший аккредитацию лаборатории об этих изменениях.

26.4. Все изменения регистрируются в соответствующих документах лаборатории и/или организации.

26.5. Копии документов, в которые были внесены изменения, направляется в орган по аккредитации по почте вместе с сопроводительным письмом за подписью руководства организации.

26.6. Для оперативной передачи информации о соответствующих изменениях сопроводительное письмо направляется в орган по аккредитации, в том числе факсимильной связью и/или по электронной почте.

26.7. Внешняя информация, поступающая в лабораторию, доводится до сведения сотрудников.

26.8. Начальник лаборатории определяет необходимость, форму ознакомления работников с документацией и способы подтверждения ознакомления с ней.