Нормативное регулирование учета расчетов с подотчетными лицами

 

Подотчетным лицом называют сотрудника организации, которому работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило на приобретение канцтоваров, хозяйственных принадлежностей, ГСМ, а также на командировочные и представительские расходы.

Регламентируются отношения участников данных правоотношений следующими основными нормативными актами:

- указанием Банка РФ от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых  операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства»;

- приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению»;

- законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;

- КоАП РФ (Кодекс об административных правонарушениях РФ);

- Трудовым кодексом РФ.

Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует применять письма разъяснительного характера, изданные структурами финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером такого разъяснения могут служить письма Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме) и от 25.08.14 №  03-11-11/4228 (о необходимости оформления заявлений на выдачу подотчетных безналичных средств).

Расчеты с подотчетными лицами и указание Банка РФ № 3210-У [1].

Данный документ является основным актом, устанавливающим правила выдачи подотчетных средств. В соответствии с п. 6.3 указания № 3210-У руководитель фирмы (или ИП) вправе выдать работнику наличные средства в целях осуществления расходов, связанных с деятельностью этой фирмы (или предпринимателя). Это означает, что физлицо, не являющееся сотрудником данного хозсубъекта, деньги под отчет получить не сможет.

При этом понятие «работник» указание № 3210-У трактует несколько иначе, чем другие нормативные акты, в частности ТК РФ. Согласно п. 5 указания № 3210-У под работником подразумевается физлицо, с которым у хозсубъекта имеется договор трудовой или гражданско-правовой направленности. 

Эта же позиция Банка РФ по отношению к трактовке понятия «работник» прослеживается и в его письме от 02.10.2014 № 29-Р-Р-6/7859.

Таким образом, наличность под отчет вправе получить не только сотрудник, осуществляющий трудовые функции, но и подрядчик, с которым у данного хозяйственного субъекта заключен гражданско-правовой договор.

Перечислим другие важные правила выдачи подотчетной наличности, закрепленные в п. 6.3 указания № 3210-У:

- выдача средств под отчет разрешается на совершение расходов, связанных с хозяйственной деятельностью лица, работником которого является подотчетное лицо;

- выдача подотчетных сумм производится на основании оформленного сотрудником заявления, в котором он указывает: размер необходимой для покупки суммы и срок, который потребуется для совершения этой покупки. На оформленном таким образом заявлении необходимо проставить дату и далее  отдать его на визу руководителю;

- передача из кассы денежных средств сотруднику сопровождается оформлением расходного кассового ордера формы ОКУД 0310002;

- выдача следующей суммы подотчетному лицу возможна только при условии погашения долгов по предыдущим отчетным суммам; 

- по истечении 3 дней, отсчитываемых от последнего дня периода, на который выдавались подотчетные суммы, работник обязан представить авансовый отчет о произведенных им расходах, сопроводив его подтверждающей первичной документацией.

Представленная работником отчетная документация проверяется главбухом или бухгалтером, а при их отсутствии – руководителем (он же утверждает отчет, а также устанавливает сроки, в течение которых производятся окончательные расчеты с подотчетным лицом).

Указание 3210-У не приводит предельной суммы, которая может быть выдана под отчет, так же как и сроков, на которые выдаются подотчетные средства: такие критерии компании и предприниматели устанавливают самостоятельно.

Следующим документом, который стоит рассмотреть, говоря об отношениях с подотчетными лицами, является План счетов бухучета (утвержден приказом Минфина РФ от 31.10.2000 № 94н). И хотя сам Минфин не причисляет его к нормативным актам в силу его рекомендательного характера (письмо от 15.03.2001 № 16-00-13/05 «О применении нового Плана счетов бухгалтерского учета»), однако данный документ имеет прямое отношение к отражению хозяйственных операций с подотчетными суммами в бухгалтерском учете.

Нормативно-правовое регулирование расчетов с подотчетными лицами: закон 402-ФЗ.

Рассмотрим перечень основных положений закона о бухучете, которые имеют отношение к оформлению локальных распорядительных документов, авансовых отчетов и подтверждающей расходы подотчетного лица первичного документа:

- каждый факт хозяйственной деятельности предприятия должен быть подтвержден первичным документом. К бухучету не принимается документация, оформленная на не произведенные хозяйственные операции (п. 1 ст. 9 закона № 402-ФЗ);

- вся первичная документация должна включать реквизиты, перечисленные в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ;

- первичные документы составляются непосредственно при совершении того или иного факта хозяйственной деятельности или сразу по его завершении. Ответственные лица, оформляющие первичную документацию, обязаны своевременно ее передавать сотрудникам, осуществляющим учет хозяйственных операций на предприятии (п. 3 ст. 9 закона № 402-ФЗ);

- предприятию вменяется обязанность по организации действенного внутреннего контроля совершаемых им фактов хозяйственной деятельности (п. 1 ст. 19 закона № 402-ФЗ).

Во исполнение последней в приведенном выше списке обязанности на предприятии оформляется, в частности, приказ руководителя, утверждающий перечень сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Мы вам  советуем оформлять перечень подотчетных сумм  именно приказом, но не перечислять указанных лиц в учетной политике. Объясняется это тем, что список сотрудников, утвержденный приказом, можно изменить в любое время. А вот вносить изменения в учетную политику можно далеко не всегда (п. 6 ст. 8 закона № 402-ФЗ).

Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:

- распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей  деньги под отчет (ст. 16–19 ТК РФ);

- определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии (ст. 137 ТК РФ);

- устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника (ст. 138 ТК РФ);

- обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).

Кодекс об административных правонарушениях РФ: ответственность за нарушение порядка работы с наличными.

Напрямую ответственность за несоблюдение порядка выдачи подотчетных средств, установленного указанием № 3210-У, не предусмотрена. Однако некоторые ситуации (например, выдача денег под отчет без заявления работника) могут повлечь за собой претензии контролирующих органов, связанные с не оприходованием денежной наличности в кассе или с нарушением порядка ее хранения. А вот за эти правонарушения уже предусмотрена совершенно конкретная ответственность – по ст. 15.1 КоАП.