Методика усовершенствования описи

Усовершенствование описи проводится в тех случаях, когда заголов­ки не раскрывают содержание единиц хранения, отсутствуют необходи­мые элементы справочного аппарата к описи.

Под усовершенствованием описи понимается комплекс работ, направленных на повышение ее информационно-поискового уровня. Задачи усовершенствования описи заключаются в увеличении объема и качест­ва информации, содержащейся в единицах хранения и документах, пу­тем квалифицированного описания и составления справочного аппарата высокого уровня.

Усовершенствование описи включает следующие виды работ: уточнение заголовков и их редактирование (без изменения систематизации единиц хранения), составление необходимого справочного аппарата к описи.

При усовершенствовании описей применяется дифференцированный подход, который заключается в определении очередности работы по их усовершенствованию, установлении необходимой степени повышения информационного уровня конкретной описи и состава справочного ап­парата к ней, в определении допустимой степени обобщения первичной информации в заголовках единиц хранения.

Уточнение заголовков (редактирование) можно проводить как с просмотром, так и без просмотра единиц хранения. Вначале проводится анализ качества заголовков, а затем решается вопрос о целесообразности просмотра единицы хранения. Единицы хранения не просматриваются, если в заголовках имеются все необходимые элементы описания. В этом случае заголовок подвергается лишь литературному редактированию. Если в заголовке единицы хранения отсутствуют какие-то реквизиты описания, то заголовок необходимо дополнить недостающими элемента­ми описания, изучив состав и содержание единицы хранения.

Повышение информативности описи проводится за счет дополнительного раскрытия в заголовке содержания единицы хранения.

Прежде всего, раскрытию содержания документов подлежат едини­цы хранения с «глухими» заголовками, которые включают лишь назва­ние разновидностей документов, их номера и даты. Например:

Протокол №51 пленума обкома КПСС Дата 27 ноября 1982 г. Подлинник

Раскрытию состава и содержания подобных заголовков поможет использование «Перечней вопросов», обсуждавшихся на заседаниях пленумов, бюро и др. органов КПСС. Они включает следующие сведения: но­мер протокола заседания, дату заседания, содержание вопроса. «Перечни вопросов» раскрывают содержание единиц хранения с «глухими» заголовками, повышают информативность описей.

Способом раскрытия «глухих» заголовков единиц хранения является составление структурированных заголовков, которые дают возможность передать основное содержание единицы хранения с необходимой степе­нью детализации информации. Например, заголовок «Документы о вы­ полнении поручений ЦК КПСС и Совета Министров СССР по капиталь­ номустроительству и проектно-изыскательским работам в отрасли (поручения, записки, заключения, обзоры, расчеты)» можно дополнить следующей информацией:

О корректировке плана капитального строительства, п. 5; О проведении изыскательских работ..., п. 25; О проектировке промышленного комплекса, п. 3 и т.д. Составление структурированного заголовка можно рассматривать как метод раскрытия содержания единицы хранения путем выявления и отражения основных тематических блоков информации единицы хранения. Введение структурированного заголовка дает возможность раскрыть основное содержание единицы хранения, что наиболее целесообразно для единиц хранения со сложными заголовками.

Заголовок можно представить в распространенном виде, он может создаваться на основе расчленения содержания единицы хранения на отдельные тематические группы. При таком расчленении заголовка снижается вероятность объективных потерь информации, неизбежных при тра­диционной методике составления заголовка, и значительно повышается уровень информативности описи.

Аннотирование единиц хранения, давно применяемое в архивной практике, распространяется на отдельные документы и не передает содержания всей единицы хранения. Составление структурированного заголо­вка позволяет более полно раскрыть содержание наиболее информатив­ных и сложных для описания единиц хранения.

Информация структурированного заголовка может использоваться при составлении различных указателей к описи.

Целесообразность просмотра единиц хранения при редактировании определяется в ходе предварительного анализа заголовка (для установления его авторов и корреспондентов, места события, датировки, вида или разновидности документов и др.). Единицы хранения не просматриваются, если в заголовках присутствуют все необходимые реквизиты описания, т.е. соблюден стандарт описания на уровне единицы хранения, в таком случае проводится литературное редактирование заголовка. После редактирова­ния заголовков опись перепечатывается и необходимые изменения вносят­ся на обложку единицы хранения. В том случае, если отсутствуют какие-то элементы справочного аппарата, проводится работа по их составлению.

Для того, чтобы редактирование заголовка было более качественным, необходимо ознакомиться с историей фондообразователя, установить или уточнить его основные функции и направления деятельности и подчиненность. Далее требуется выявить недостающие элементы заголовка. Редактирование можно проводить как на карточках, так и непосредст­венно в компьютере.

В процессе анализа заголовков, а затем при их редактировании устраняются недостатки расположения в заголовке реквизитов описания. На первое место выносится название видов или разновидностей документов единицы хранения.

Например, заголовок «О проверке торговли и промышленности» мало информативен, не дает представления о видах документов, содержа­щихся в единице хранения, и их содержании.

После редактирования заголовок той же единицы хранения приобрел следующий вид:

«Переписка податного инспектора Осинского уезда с Пермской казенной палатой, волостными правлениями и журналы проверки торго­вых и промышленных заведений по волостям 2-го податного участка. Списки владельцев торгово-промышленных предприятий»

Обновленный заголовок представляет не только основные виды документов, составляющих единицу хранения и их основное содержание, но также выделяет конкретные учреждения, должности. Этот пример демонстрирует возможности повышения информативности описей путем редактирования.

При редактировании заголовков следует оставлять названия видов документов, присущих конкретной исторической эпохе.

Например: «доклад», а не «докладные записки», «журнал заседания», а не «.протокол» и т.д.

При редактировании заголовков единиц хранения фондов финансо­выхучреждений следует учитывать, что они содержат большое количе­ство специфических финансовых документов: «гросбух, контрольная книга, наблюдательная книга, краткий реестр, свод податных сведений» и т.д., которые в отредактированных заголовках должны сохраниться без изменений.

Если единица хранения сформирована из документов по одному вопросу в пределах одного года (иногда нескольких лиц) и связанных последовательностью делопроизводства, то эти документы описываются как «Дело». В таком случае необходимо изучить состав и содержание единицы хранения и выявить присущие «Делу» особенности. Например:

старый заголовок:

О выдаче права на жительство швецкому солдату Е. Филиппову в городе Юрьевце.

Новый заголовок после редактирования:

Дело о выдаче права на жительство в г. Юрьевец беглому солдату Филиппову Егору, вернувшемуся из Швеции.

В данном заголовке не только установлен вид единицы хранения, но и уточнено ее содержание.

Следующим этапом уточнения заголовка единицы хранения является определение или уточнение авторов и корреспондентов документов.

В отредактированном заголовке при указании автора документов, ес­ли им является фондообразователь, его название либо вовсе не приводит­ся, или дается в сокращенном виде. Например: полное название — « по­датнойинспектор 1-го участка Осинского уезда Пермской казенной па­латы», а в заголовке можно написать «податной инспектор».

Для некоторых единиц хранения, содержащих переписку, характерно большое разнообразие как авторов, так и корреспондентов. Если послед­ние однотипны, то в заголовке указывается их обобщенное название.

Например:

Переписка податного инспектора с волостными правлениями.

Если корреспонденты слишком разнородны, то в заголовке перечисляются два-три наиболее важных из них с добавлением и др. Например:

Переписка уездного исправника с канцелярией Пермского губернато­ ра, Шадринским уездным исправником, становыми приставами и др. об административно-ссыльном Иванове С.Н.

В том случае, если автором документов является частное лицо (характерно для фондов учреждений, существовавших до 1917 г.), то в заголовке указывается его социальное положение, чин, титул, звание, местожи­тельство (территориальная принадлежность), фамилия, имя, отчество.

Например:

Дело по прошению грайворонского помещика подполковника Григоросуло П.Д. о возмещении недостатка земли с торгов в имении губер­ского секретаря Шишкова И.Д. в д. Мощеная, Грайворонского уезда.

Если автором документов является конкретное лицо, а документ но­сит служебный характер, автор, как правило, не указывается; в этом слу­чае можно указать лишь должность автора. Например:

Служебные записки заместителя министра строительства элек тростанций СССР... о состоянии снабжения предприятий министер­ства топливом.

Для фондов личного происхождения деятелей литературы и искусст­ва указание автора (в том случае, когда им является частное лицо) предусмотрено. Например:

Договоры Афиногенова А.Н. с государственными издательствами...

При уточнении или определении содержания документов необходи­мо предварительно тщательно изучить их.

Иногда встречаются личные дела, которые не содержат информации о приеме и увольнении лица. В таких случаях, при усовершенствовании описи, оговаривается отсутствие важных документов.

Если усовершенствуются описи фондов, относящиеся к периоду до 1917 г., например, полицейских учреждений, и содержание документов касается конкретного лица, в том числе административно-ссыльного, то при редактировании необходимо указать его фамилию, имя, отчество, социальное положение или сословную принадлежность, место, откуда данное лицо было выслано, и в чем обвинялось. Например:

Переписка об административно-ссыльном Сергееве Илье Феоктистовиче, сельском обывателе г. Кунгура, высланном за принадлежность к группе социалистов-революционеров.

Аннотирование единиц хранения и документов применяется для повышения информативности описи. Необходимость составления аннота­ции выявляется при просмотре единиц хранения. Например,

заголовок единицы хранения:

Дело об отдаче в аренду Царицынскому купцу Иванову И. И. пусто порожней земли в 4 части.

аннотация:

План участка земли. Л. 2

Аннотация расширяет и уточняет содержательную часть заголовка.

Если в единице хранения имеются документы, относящиеся к документам по личному составу, то их наличие необходимо отразить в аннотации. Например:

заголовок:

Дело о разделе недвижимого имущества Костылева Николая Михайловича, деревня Бородино, Тысяцкой волости

  аннотация:

Имеется выписка из метрической книги о смерти Костылева Ми­ хаила Михайловича 29 апреля 1906 г., л. 7.

При описании управленческой документации в аннотации к заголов­ку единицы хранения приводится краткая характеристика отдельных документов, групп документов единиц хранения.

Аннотировать можно приложения к приказам и протоколам (напри­мер, коллегий министерства).

При описании директивной, планово-отчетной документации в заголовок выносится сначала сам документ, а затем материалы к этому документу. Например:

Отчет Тамбовского торгового отдела губернского совета народно­ го хозяйства за 1922 г. и заключения по отчету отдела надзора за тор­говлей управления регулирования торговли ВСНХ.

Если в заголовках единиц хранения встречаются редко употребляе­мые сокращения, например, учреждений, их структурных частей и др., то их следует при редактировании раскрывать.

При наличии в заголовке наименований населенных пунктов и административно-территориальных единиц их следует расположить в порядке возрастания административно-территориальных единиц: село (дерев­ня, сельцо), уезд, город, губерния. Волость в заголовке можно не указы­вать, так как волостное административно-территориальное деление час­то менялось. Написание населенных пунктов проверяется по различным справочникам по административно-территориальному делению.

Хронологические данные указываются в заголовке, если необходимо уточнить время события, которого касается содержание документов еди­ницы хранения, и эти данные не совпадают (или не полностью совпада­ют) с крайними датами документов. Например:

Отчет за 1913 год. Раскладочные приговоры сельских обществ на 1907г.

Крайние даты устанавливаются при уточнении заголовков описи в том случае, если они отсутствовали в описательной статье описи. Данное выявление возможно лишь при просмотре единицы хранения.

При редактировании заголовков проводится унификация различных понятий, терминов, упомянутых фамилий, имен, отчеств. К таким разночтениям относятся названия фондообразователей, которые иногда приводятся в разных вариантах, то полностью, то сокращенно. В некоторых заголовках вначале указывается фамилия, затем инициалы, в других на первое место выносятся инициалы. На первое место следует выносить фамилию, а затем — имя и отчество. Подобные разночтения устраняют­ся и составляется унифицированный заголовок.

Усовершенствование описи включает и составление необходимого справочного аппарата, каждый элемент которого выполняет определен­ную задачу.

Методику создания справочного аппарата см. Раздел 4.

После завершения работ по усовершенствованию описи составляется новый, усовершенствованный вариант этой описи.

Методика переработки описи

Задачи переработки описи заключаются в составлении новой описи взамен ранее составленной и не отвечающей требованиям учета, поиска и необходимого качества описания единиц хранения и документов. Дифференцированный подход при переработке описи будет выражаться в определении целесообразности переработки описи. Переработка допус­кается лишь в крайних случаях: если значительная часть заголовков не отражает содержание единиц хранения (что характерно для кратких опи­сей); если описи имеют суммарное описание единиц хранения, группо­вую нумерацию единиц хранения; если большая часть документов фонда погибла (пожар, наводнение и т.д.) или была передана в другой фонд или архив, в связи с чем произошло значительное уменьшение объема фон­да; если значительно увеличился объем фонда (рассекречивание доку­ментов, новые поступления, в том числе покупка или дарение и т.д.).

Переработка описи включает уточнение или составление заголовков единиц хранения, их пересистематизацию и составление необходимого справочного аппарата к описи.

Процесс переработки предусматривает просмотр единиц хранения с проведением экспертизы их ценности, уточнением фондовой принадлежности. Разрабатывается новая схема систематизации единиц хранения в описи, что приводит в свою очередь, к изменению их шифров, в связи с чем к переработанным фондам составляется переводная таблица шифров дел. Переводные таблицы отсылают от старых шифров (так как многие единицы хранения введены в научный оборот под прежними номерами) к новым. Методику составления переводной таблицы шифров см. Раздел 4.

При переработке допускается объединение нескольких описей в од­ну, если имеется несколько небольших по количеству единиц хранения описей за близкие хронологические периоды или близкие по содержа­нию описи, каждая из которых нуждается в переработке.

При переработке составляется историческая справка к фонду, если она отсутствовала ранее. Методику составления исторической справки см. Приложение № 16.

Методика составления заголовков единиц хранения при переработке описи такая же, как при составлении описи или при ее усовершенство­вании.

Переработанная опись должна быть снабжена необходимым справочным аппаратом в полном объеме.

Переработанная опись не должна содержать дел по личному составу. на них составляется самостоятельная опись.

Ранее составленные описи после их переработки не уничтожаются, а учитываются на правах единицы хранения в новой описи и помещаются в конце ее под последним номером, со своим заголовком и с отметкой «Опись пересоставлена. См. оп. №...».

Раздел 6

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ АРХИВНОЙ ОПИСИ В ЭЛЕКТРОННОМ ФОРМАТЕ

6.1. Общие требования

Использование персональных компьютеров (ПК) при работе с архивными описями способствует существенному сокращению трудозатрат на подготовку описей, одновременно формируя основу для создания электронного научно-справочного аппарата в архиве. При работе с архивными описями ПК используется для ввода данных (создания описи в элек­тронном формате); для вывода на печать текста описи (создания бумажной описи в качестве учетного документа архива); поиска и обработки информации (создания электронного НСА).

Подготовка архивной описи в электронном формате осуществляется с помощью текстовых редакторов и систем управления базами данных (СУБД). Необходимо учитывать, что подавляющее большинство персональных компьютеров в архивах, учреждениях, организациях России явля­ются IBM-совместимыми ПК, работающими под управлением различных версий Windows и ДОС, а наиболее распространенное программное обеспечение — это программы из пакета Microsoft Office различных версий.

Текстовые редакторы целесообразно применять для создания описи, ее корректировки, редактирования. Текстовые редакторы позволяют бы­стро ввести данные, проверить орфографию, распечатать черновик описи для ее выверки, а при необходимости подготовить текст для конвертиро­вания в базу данных. Для ввода можно использовать любой редактор под Windows (MS Word), позволяющий работать с таблицами (как основными элементами форматирования описи). Не рекомендуется использовать редакторы под ДОС, поскольку созданные в них таблицы потребуют в дальнейшем трудоемкой ручной обработки при преобразованиях. При конвертировании подобной таблицы в формат баз данных каждую стро­ку таблицы придется править вручную.

Системы управления базами данных (СУБД) могут использоваться и при первоначальном вводе данных и при оцифровке уже подготовлен­ных описей (при конвертировании электронных описей в текстовом формате) для создания электронного НСА. В случае с СУБД столь критич­ного деления на программы под ДОС или Windows не существует, однако программы под Windows являются наиболее популярными и удобны­ми в работе.

При подготовке архивной описи в электронном формате необходимо заранее предусмотреть ее совместимость с программным комплексом «Архивный фонд».

Количество полей описания при подготовке описи в электронном формате каждый архив может устанавливать самостоятельно, учитывая, что перечень обязательных полей описания должен присутствовать в ба­зе данных «Архивная опись» в обязательном порядке. Дополнительные поля описания включаются в БД по решению руководства архивного уч­реждения.

Подготовка архивной описи в текстовом редакторе

Для подготовки архивной описи в электронном формате могут использоваться любые текстовые редакторы, позволяющие корректно работать с таблицами, например, Microsoft Word для Windows. Корректная работа с таблицами является обязательнымтребованием к текстовому редактору, так как основу архивной описи составляет таблица из строк и столбцов:

№№ п/п	Делопроизв. индекс	Заголовки единиц хранения	Крайние даты документов ед. хр.	Кол-во листов в ед. хр.	Приме­чания
1	2	3	4	5	6

Для подготовки архивной описи в электронном формате рекоменду­ется использовать Microsoft Word для Windows, позволяющие формиро­вать программой-редактором каждый элемент таблицы как отдельный па­раграф. При этом элементы таблицы автоматически делятся на столбцы и строки, в каждой ячейке содержится одна единица текста (состоящая из одного и более абзацев), что позволяет легко менять формат текста (изменение ширины столбцов, перемещение всего содержимого строки, изменение размеров и начертания шрифтов и пр.). Подобные таблицы требуют минимума усилий при работе с ними, легко обеспечивают кон­вертирование в другой формат, а также преобразование в базу данных. Кроме того, программа позволяет отображать текст в том виде, в каком он будет выглядеть на бумаге, что важно при распечатывании бумажных описей в соответствии с требованиями «Основных правил работы госу­дарственных архивов».

Подготовка описи с использованием ПК включает следующие этапы:

1.ввод (набор) описи;

2.распечатка черновиков, корректировка описи;

3.оформление описи и распечатывание готовой описи.

Ввод описи начинается с формирования таблицы, в 6 граф которой будут вводиться отдельные элементы описания. При этом следует сразу установить оптимальную ширину каждой графы описи с тем, чтобы на каждую строку таблицы вводился только один элемент описания. Напри­мер, крайние даты должны размещаться строго раздельно на двух стро­ках: на одной — начальная дата, на второй — конечная дата.

Ввод описи в подготовленную таблицу практически не отличается от обычной работы с текстом: каждый элемент описания занимает свое стро­го определенное место.

При этом следует учесть, что названия разделов и подразделов описи должны размещаться в графе «заголовки дел» на пустых строках, каждое из названий — в разных строках. Не допускается размещение названий разделов и подразделов описи на одной строке.

После ввода всей описи производится распечатка черновиков для уточнения систематизации дел, редактирования отдельных заголовков, уточнения написания фамилий, имен, названий учреждений, организа­ций, печатных изданий и т.д., географических объектов и объектов административно-территориального деления и др.

После выверки всех данных производится корректировка описи, ее окончательное оформление и распечатка готовой архивной описи. Текст вне таблицы в начале и в конце описи печатается обычным способом.

На печать опись выводится стандартным способом, однако перед этим необходимо проверить, как текст размещается в столбцах и на страницах, и, при необходимости, отформатировать текст. Особое внимание необходимо уделить названиям разделов и подразделов описи, не допус­кая их размещения в конце страницы. Заголовки дел не должны перено­ситься на новую страницу, оставляя на прежней странице первую строку или перенося на новую страницу только последнюю строчку, даты долж­ны размещаться на одной странице.

Следует учесть, что форматирование текста описи должно производиться на том компьютере, на котором будет осуществляться печать этой описи.

После утверждения архивной описи на ЭПК в электронный вариант описи должны быть внесены все исправления, дополнения, коррективы, если они имели место в бумажном варианте описи.

Архивная опись, утвержденная на ЭПК и должным образом оформ­ленная и подписанная, должна быть аутентична электронному варианту этой же описи.

6.3. Порядок заполнения примерного перечня элементов описания (полей) баз данных «Архивная опись»

Определение примерного перечня обязательных и дополнительных полей описания баз данных «Архивная опись», содержащих информа­цию на уровне единицы хранения (дела), их типов и размеров, а также порядка заполнения, имеет целью предусмотреть их унификацию и со­вместимость в единой информационно-поисковой системе (см. Прило­жение № 17).

Порядок заполнения полей описания баз данных «Архивная опись» устанавливает единые требования к оформлению однотипной информа­ции ираспределению ее по соответствующим полям базы данных:

1. НОМЕР ФОНДА — это обязательное поле БД «Архивная опись».
Тип поля — числовое, длина поля — 7 знаков. Основное назначение
данного поля — сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается цифровая часть номера фонда, используются арабские цифры.

  Примеры: 501 12 10027

2. ЛИТЕРА ФОНДА — это обязательное поле БД «Архивная опись».
Тип поля — символьное, длина поля — 2 знака. Основное назначение
данного поля — сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается буквенная часть номера фонда, используются прописные буквы (кириллица), после указания буквы не ста­вится дефис. Если буквенная часть номера фонда отсутствует, то это по­ле остается свободным.

Примеры: А Р

3. НОМЕР ОПИСИ — это обязательное поле БД «Архивная опись».
Тип поля — числовое, длина поля — 5 знаков. Основное назначение
данного поля — сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается цифровая часть номера описи, при заполнении используются арабские цифры.

Примеры:

  22

243

4. ЛИТЕРА ОПИСИ — это обязательное поле БД «Архивная опись».
Тип поля — символьное, длина поля — 4 знака. Основное назначение
данного поля — сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается буквенная часть номера описи, при заполнении используются строчные буквы (кириллица). Если бук­венная часть номера описи отсутствует, то это поле остается свободным.

Примеры:

а

доп.

 

5. НОМЕР ДЕЛА — это обязательное поле БД «Архивная опись».
Тип поля — числовое, длина поля — 5 знаков. Основное назначение
данного поля — сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается цифровая часть номера дела (тома, части) из графы описи «Порядковый номер», используются арабские цифры.

Примеры:

1

234

 

6. ЛИТЕРА ДЕЛА — это обязательное поле БД «Архивная опись».
Тип поля — символьное, длина поля — 2 знака. Основное назначение
данного поля — сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается буквенная часть номера дела (то­ма, части) из графы описи «Порядковый номер», используются строчные буквы (кириллица). Если буквенная часть номера дела отсутствует, то это поле остается свободным.

Примеры:

а

в

7. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ НОМЕР (ИНДЕКС) ДЕЛА — это обязательное поле БД «Архивная опись». Тип поля — символьное, дли­на поля — 50 знаков. Основное назначение данного поля — сортировка, поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается делопроизводственный номер (ин­декс) дела, если он имеется в описи.

Для описей, составленных в период до 1917 г. заполнение этого поля является обязательным, т.к. отсутствует порядковый номер дела по опи­си и данное поле является основным поисковым элементом. При этом обязательно указываются все особенности индекса дела.

Примеры:

23-1

10-10-10

1276/2

302/19

186

18, т.2а, ч.1, продолжение 1

 

8. НАЗВАНИЕ ФОНДА — это обязательное поле БД «Архивная
опись». Тип поля — мемо, длина поля — без ограничения количества
знаков. Основное назначение данного поля — поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается принятое в архиве название фонда (в строгом соответствии с учетными данными и названием, приведенном в путеводителе архива) в именительном падеже. Поле заполняется стро­чными буквами.

Примеры:

Совет Министров СССР

Департамент полиции Министерства внутренних дел

9. НАЗВАНИЕ ОПИСИ — это обязательное поле БД «Архивная
опись». Тип поля — мемо, длина поля — без ограничения количества
знаков. Основное назначение данного поля — поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается название описи. При этом назва­нием описи может быть наименование структурного подразделения учреждения-фондообразователя, документы которого составляют отдель­ную опись, или наименование разновидности документов, также вклю­ченных в самостоятельную опись.

Если в описи представлены все или большая часть структурных подразделений учреждения-фондообразователя, то указывается название учреждения, документы которого представлены в описи, и их крайние даты (годы).

Примеры:

Отдел народного образования 1945-1949 гг.

7-е делопроизводство 1915 г.

Всеподданнейшие доклады Департамента полиции 1881-1917 гг.

Документы по личному составу 1936-1957 гг.

10-13. РАЗДЕЛЫ ОПИСИ — это дополнительные поля БД «Архив­ная опись». Тип полей — мемо, длина полей — без ограничения количе­ства знаков. Основное назначение данных полей — поиск, печать инфор­мации.

При заполнении полей указываются названия разделов и подразде­лов описи, в соответствии с принятой для данной описи схемой система­тизации. Возможно наличие 2-х, 3-х, 4-х уровневой систематизации. Ка­ждый уровень (раздел, подразделы) составляет отдельное поле. Примеры:

Структурно-хронологическая схема систематизации
Секретариат                 — 1 уровень(поле 10)

         1945г.                             — 2 уровень(поле 11)

         1946г.                             —2 уровень (поле 11)
Бюджетный отдел                — 1 уровень (поле 10)

1945г.                               —2 уровень (поле 11)

1946г.                               —2 уровень (поле 11)

Хронологически-структурная схема систематизации

  1983 г.                           — 1 уровень (поле 10)

Управление делами                          — 2 уровень (поле 11)

Главное управление физического

воспитания и спортивных резервов — 2 уровень (поле 11)

Отдел массовой физкультуры и комплекса ГТО — 3 уровень (поле 12)

Отдел физич. воспитания студентов

и учащейся молодежи                               — 3 уровень (поле 12)

Управление зимних видов спорта — 2 уровень (поле 11)

Документы по лыжному спорту                    — 3 уровень (поле 12)

   Документы по лыжным гонкам                      — 4 уровень (поле 13)

   Документы по прыжкам на лыжах с трамплина— 4 уровень (поле 13)

   Документы по горнолыжному спорту           — 4 уровень (поле 13)

14. ЗАГОЛОВОК ДЕЛА — это обязательное поле БД «Архивная
опись». Тип поля — мемо, длина поля — без ограничения количества
знаков. Основное назначение данного поля — поиск, печать информации.

При заполнении поля указывается заголовок дела (тома, части). При этом следует учесть, что если для листовой описи при перечислении од­нородных единиц хранения допускается формулировка «То же», то в данном поле БД «Архивная опись» заголовок должен воспроизводиться полностью.

Если вместо заголовка дела в описи значится «Номер пропущен», в данном поле электронной описи также обязательно воспроизводится эта формулировка.

Примеры:

Документы к протоколу № 1 заседания Совета от 23.01.81, т. 1

Документы к протоколу № 1 заседания Совета от 23.01.81, т. 2

Номер пропущен

Отчеты, справки, информации и переписка с уполномоченными Со­вета по вопросам деятельности религиозных организаций в Винницкой области

Отчеты, справки, информации и переписка с уполномоченными Со­вета по вопросам деятельности религиозных организаций в Волынской области

15. АННОТАЦИЯ — это дополнительное поле БД «Архивная опись».
Тип поля — мемо, длина поля — без ограничения количества знаков.
Основное назначение данного поля — поиск, печать информации.

При заполнении поля вводятся сведения, уточняющие, детализиру­ющие, раскрывающие состав и содержание документов дела (структури­рованный заголовок). Уровень детализации информации для заполнения данного поля определяется целевым назначением конкретной БД «Ар­хивная опись». Это могут быть крупные тематические группы информа­ции, содержащейся в документах дела; перечень вопросов, содержащих­ся в документах дела или перечень названий основных документов и т.д.

Примеры:

1 вариант:

Сведения о деятельности в 1966 г. духовных учебных заведений, спи­ски учащихся и преподавателей, учебные планы и программы, правила приема.

2 вариант:

Сведения о деятельности в 1966 г. Московской и Ленинградской Духовных Академий, Московской, Ленинградской и Одесской Духовных Семинарий, Пастырско-Богословских курсов Грузинской Православной Церкви: списки учащихся и преподавателей духовных учебных заведе­ний, учебные планы и программы, правила приема.

3 вариант:

Сведения о деятельности в 1966 г. Московской Духовной Академии (МДА) (л. 1-36), Московской Духовной Семинарии (МДС) (л. 73-75), Ленинградской Духовной Академии (л. 131-147), Ленинградской Духов­ной Семинарии (л. 37-56), Одесской Духовной Семинарии (л. 61-62, 91-100), Пастырско-Богословских курсов Грузинской Православной Церкви (л. 76-90): списки учащихся и преподавателей духовных учебных заве­дений, учебные планы и программы, правила приема.

16. КРАЙНИЕ ДАТЫ — это обязательное поле БД «Архивная опись».
Тип поля — символьное, длина поля — 50 знаков. Основное назначение
данного поля — поиск, печать информации.

При заполнении поля указываются крайние даты документов в деле (самого раннего и самого позднего документа в деле через тире). Если дата дела отсутствует, то в поле проставляется обозначение Б/Д (без даты).

Примеры:

1990

1991-1992

13 марта 1918

12-15 апреля 1920

17 июня 1918—18 марта 1919

01.01.45

01.11.1918 — 30.12.1918

17. ДАТА ДЕЛА СОРТИРОВОЧНАЯ — это обязательное поле БД
«Архивная опись». Тип поля — дата, длина поля — 10 знаков. Основное
назначение данного поля — сортировка информации.

Поле предназначено для систематизации по хронологии. В связи с тем, что при машинной обработке информации не воспринимается непол­ная дата или дата, установленная приблизительно, при заполнении дан­ного поля применятся некоторая условность.

В данном поле: 15.05.1918 28.06.1917 15.10.1975

Поле заполняется в соответствии со сведениями, указанными в поле «КРАЙНИЕ ДАТЫ». Если в поле «КРАЙНИЕ ДАТЫ» указаны начальная иконечная даты или несколько дат, то в данном поле указывается только начальная дата или наиболее ранняя:

В поле «КРАЙНИЕ ДАТЫ»:

15 мая 1918— 17 июля 1918

между 28 июня — 3 июля 1917

15 октября 1975

Если дата не полная и представляет собой только обозначение года,
то условно проставляются последние число и месяц года:
      1940                              31.12.1940

1917-1918                      31.12.1917

1936                               31.12.1936

Если дата не полная и представляет собой только месяц и год, то ус­ловно проставляется последнее число месяца.

Октябрь 1917                31.10.1917

сентябрь 1920               30.09.1920

18. КОЛИЧЕСТВО ЛИСТОВ — это обязательное поле БД «Архивная опись». Тип поля — числовое, длина поля — 3 знака. Основное на­
значение данного поля — поиск, печать информации.