Особенности систематизации документов по личному составу

К документам по личному составу относятся: в учреждениях, организациях, на предприятиях различных отраслей и форм собственности: приказы (распоряжения) руководителя о приеме, увольнении, перемеще­нии, поощрении, премировании работников; учетные документы: списки работников организации (личного состава); книги (журналы) учета при­казов по личному составу, приема, перемещения и увольнения работни­ков; алфавиты приказов по личному составу, карточки по учету личного состава (ф. Т-2); личные дела (в т.ч. личные дела лиц, представленных к присвоению почетного звания, аттестационные дела, дела командно-на­чальствующего и политического состава, персональные дела); трудовые соглашения, договора, заменяющие личные дела; бухгалтерские докумен­ты: лицевые счета работников по заработной плате (в том числе — табу­ляграммы) (при их отсутствии подлежат описанию расчетно-платежные ведомости заработной платы); документы об аттестации и тарификации: тарификационные ведомости (списки); документы о проведении аттеста­ции и установлении квалификации; наградная документация; документы о несчастных случаях, связанных с производством: акты, протоколы, до­кладные записки; невостребованные личные документы работников (тру­довые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образова­нии, трудовые книжки, дипломы, аттестаты и др.).

Кроме того, к документам по личному составу относятся:

- в представительных органах власти и местного самоуправления:
персональные карточки учета депутатов;

- в сельских администрациях: домовые книги для прописки граждан;

- на предприятиях сельского хозяйства: книги учета труда и расчетов
с работниками;

- в негосударственных организациях, на предприятиях, не являющихся источниками комплектования: протоколы общих собраний учре­дителей, акционеров, работников, решавших кадровые вопросы;

- в комитетах, отделах администраций городов, районов по образованию: документы по патронированию и опеке;

- в центрах занятости населения и миграционных службах: личные
дела безработных, карточки учета и обследования беженцев и вынужденных переселенцев.

Признак систематизации единиц хранения в описи документов по личному составу устанавливается по выбору составителя, исходя из со­става и объема документов.

Основной признак систематизации — хронологически-структурный в описях фондов действующих организаций. При большом объеме, ши­рокой хронологии документов, а также при описании дел ликвидирован­ных предприятий допускается структурно-хронологический, а для бесструктурных учреждений — номинально-хронологический признаки систематизации дел. Не допускается изменение признака систематизации единиц хранения в продолжающейся описи.

Внутри структурного подразделения учреждения или года докумен­ты располагаются в соответствии с номенклатурой дел данного учреж­дения (организации) или по степени значимости. Например:

Отдел кадров

- приказы (распоряжения) по личному составу;

- алфавитные книги (списки) личного состава;

- личные карточки (формы Т-2) уволенных работников;

- личные дела уволенных работников;

-домовые книги для прописки граждан.
Бухгалтерия

- лицевые счета по заработной плате рабочих и служащих (при их
отсутствии — ведомости начисления заработной платы); книги учета
труда и расчетов с работниками;

- тарификационные списки.
Главный инженер

- акты о несчастных случаях, связанных с производством.

При малом объеме документов целесообразно формировать родственные виды документов одного структурного подразделения за несколько лет в одно дело. Если общий объем документов по личному составу ликвидированных предприятий (ИЧП, ТОО и др.) не превышает объема (ориентировочно) 5-10 листов, то допускается формирование их в одно Дело.

Ниже приводятся образцы систематизации единиц хранения в описях Дел и документов по личному составу в организациях и учреждениях, имеющих и не имеющих структуру. Например:

Организации, имеющие структуру

1) Фрагмент описи документов (единиц хранения) по личному со­ставу колхоза «Восход», Петровского сельсовета, Озерского района Тамбовской области за 1992 г.

№ п /п	Делопр. индекс		Название структурного подразделения и заголовок ед. хр.		Край. даты док-тов ед. хр.		Кол-во листов ед. хр.	Срок хранения до 01.01.			Приме­ чание
1	2		3		4		5	6			7
			03. Бухгалтерия
50	03.06.		Книга учета труда и расче­тов с членами колхоза		1992 г.		90	2068 г.
			06.Главный инженер
51	06.07.		Журнал регистрации несча­стных случаев		1992 г.						Перехо­ дящее
52	06.08.		Акты №№ 1-4 о расследова­нии несчастных случаев		1992 г.		10	2068 г.
			09. Отдел кадров
53	09.01.		Книга учета членов колхоза и их семей		1992 г.		75	2068 г.
54	09.02.		Журнал регистрации всту­ пивших в колхоз и выбывших членов колхоза		1992 г.		65	2068 г.
55	09.03.		Личные карточки уволенных членов колхоза (форма Т-2) с фамилиями с буквы А по букву К		1992 г.		130	2068 г.
56	09.03.		То же с буквы Л по букву Я		1992 г.		58	2068 г.
			Личные дела уволенных специалистов
57	09.04.		Петров Сергей Иванович		4 апреля 1980 г. 20 января 1985 г.		10	2068 г.
58	09.04.		Зимина Анна Павловна		23 мая 1984 г. 6 сентября 1992 г.		20	2068 г.
2) Фрагмент описи документов (единиц хранения) по личному со­ставу Акционерного общества открытого типа (АООТ) «Алтайкни-га» за 1966-1968 гг.
м п /п	Делопр. индекс	Название структурного подразделения и заголовок ед. хр.		Крайн.. даты док-тов ед. хр.		Кол-во листов ед. хр.			Срок хра­ нения до 01.01.	Приме­ чание
1	2	3		4		5			6	7
		Магазин № 13 «Букинист»
		Отдел кадров
1		Приказы №№ 1-150 заве­дующего магазином по личному составу		5 ноября  1968 г.— 12 сентября 1972 г.		24			2048 г.
2		То же, №Мя 1-200		10 января 1990 г.— 25 декабря 1996 г.		68			2072 г.
3		Личные карточки уволенных работников (форма Т-2)		1991-1996 гг.		13			2072 г.
		Бухгалтерия
4		Расчетно-платежные ведо­ мости по заработной плате работников магазина		январь 1969 г.— де­кабрь 1969 г.		22			2045 г.
5		То.же		январь 1970 г.—де­кабрь 1970 г.		40			2046 г.
6		Лицевые счета работников по заработной плате		1990 г.		16			2066 г.
7		То.же		1991 г.		13			2067 г.

 

 

3) Фрагмент описи документов Государственной налоговой инспекции по Баевскому району Алтайского края
№ п /п	Делопр. индекс	Название структурного подразделения и заголовок ед. хр.	Крайн. даты док-тов ед. хр.	Кол-во листов ед. хр.	Срок хра­нения до 01.01.	Приме­чание
1	2	3	4	5	6	7
	3. Отдел налогообложения граждан
17	03.01.	Список граждан, подлежа­щих налогообложению 1991 г.	1991 г.	15	2067 г.
18	03.02.	Журнал регистрации лиц, за­пятых предпринимательской деятельностью без права юри­дического лица	1991-1992 гг.	52	2068 г.
19	03.05.	Личные дела налогоплатель­щиков с фамилиями с буквы «А» по букву «Л»	1991 г.	115	2067 г.
20	03.05.	То.же, с буквы «М» по букву «С»	1991 г.	81	2037 г.

4) Фрагмент описи документов по личному составу отдела по патронированию и опеке Комитета по образованию администрации г. Мурома Владимирской области

№ п /п	Делопр. индекс	Название структурного подразделения и заголовок ед. хр.	Крайн. даты док-тов ед. хр.	Кол-во листов ед. хр.	Срок хра­нения до 01.01.	Приме­чание
1	2	3	4	5	6	7
		1990
		06. Патронирование и опека
22	06.02.	Акты о передаче детей на патронат, опеку и усыновление	1990 г.	13	2066 г.
23	06.03.	Документы (справки, сводки, докладные записки, переписка) по вопросам патронирования, опеки и усыновления несовер­ шеннолетних	1990 г.	40	2066 г.
24	06.04.	Книга записи усыновленных детей	1990-1994 гг.	50	2070 г.
25	06.06.	Личные дела усыновленных несовершеннолетних детей	1990 г.			Перехо­дящее
		1991
		06. Патронирование и опека
		Аналогично №№ 22—25 за 1990 г.

Невостребованные личные документы уволенных работников (тру­довые книжки, военные билеты, свидетельства о рождении, об образова­нии, аттестаты и др.) в зависимости от объема систематизируют либо по видам документов, либо в одно дело (несколько дел) по алфавиту фами­лий граждан.

В описях документов по личному составу бесструктурных организа­ций систематизация документов производится по хронологическо-номинальной схеме. Документы систематизируются и описываются по номи­нальному признаку (приказы, личные дела безработных), но располага­ются в описи по хронологии их происхождения. Внутри своей группы личные дела безработных группируются по годам рождения последних с соблюдением в пределах года рождения алфавита фамилий безработных. Например:

Организация, не имеющая структур:

Фрагмент описи документов по личному составу центра занято­ сти населения Бийекого района Комитета по занятости населения Алтайского края, Бийск.

№ п/п	Делопр. индекс	Заголовок ед. хр.	Крайн. даты док-тов ед. хр.	Кол-во листов ед. хр.	Срок хра­нения до 01.01.	Приме­чание
1	2	3	4	5	6	7
		1994 г.
13	01-07	Приказы №№ 1-200 дирек­тора центра по безработным	10 января 1994 г.— 29 декабря 1994 г.	215	2070 г.
	Личные дела безработных 1940 г.р.
14	01-29	Акелькина Марья Андреевна	1994 г.	12	2016 г.
15	01-29	Крохова Лидия Степановна	1993-1994 гг.	10	2016 г.
	Личные дела безработных 1950 г.р.
16	01-29	Петров Иван Трофимович	1994 г.	9	2026 г.
17	01-29	Петухов Сергей Ильич	1994 г.	8	2026 г.
		1995 г.
18	01-07	Приказы №№ 1-220 дирек­тора центра по безработным	1995 г.	250	2071 г.
	Личные дела безработных 1946 г.р.
19	01-05	Борисов Виктор Михайлович	1994-1995 гг.	12	2022 г.
20	01-05	Лукьянова Вера Петровна	1995 г.	16	2022 г.
	Личные дела безработных 1949 г.р.
21	01-05	Дедкова Валентина Юрьевна	1994-1995 гг.	11	2025 г.
22	01-05	Сигарев Андрей Филиппович	1995 г.	13	2025 г.

 

 

Особенности систематизации дел и документов личного происхождения

Систематизация дел, документов личного происхождения определя­ются составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), харак­тером их деятельности, составом и объемом документов фонда.

Общие, наиболее типичные признаки систематизации этих докумен­тов представлены в пп. 1.5.7, 1.5.8. Свои особенности имеет системати­зация единиц хранения фондов личного происхождения внутри групп типовой схемы систематизации этих документов.

Документы творческой деятельности систематизируются в зависимо­сти от основного рода деятельности фондообразователя. В фондах писа­телей на первое место помещаются рукописи художественных произве­дений, затем — статьи, публицистика, эссе; в фондах критиков и публи­цистов сначала располагаются рукописи статей, эссе, затем — художест­венных произведений. В фондах деятелей науки на первое место поме­щают рукописи их научных работ, затем — все остальные (т.е. рукописи выступлений, общественно-политических статей, публикаций по пробле­мам литературы, искусства и т.д.). В фондах композиторов на первом месте помещаются нотные рукописи их произведений; в фондах актеров, режиссеров — документы, связанные с их работой над ролью, спектак­лем; в фондах художников, скульпторов, архитекторов — рисунки, чер­тежи, планы, архитектурные проекты и т.д. Рукописи статей, рецензий, эссе, общественных выступлений композиторов, актеров, режиссеров, художников, скульпторов, архитекторов в их фондах располагаются по­сле документов творческой деятельности.

В фондах писателей рукописи художественных произведений груп­пируются по жанрам произведений, внутри каждого жанра— по хроно­логии. Также по хронологии располагается небольшое количество руко­писей. В отдельных случаях допускается группировка рукописей по те­матическому признаку.

Нотные рукописи композиторов систематизируются аналогичным образом.

В фондах научных работников рукописи, относящиеся к творческим документам, могут систематизироваться по тематическому признаку. В ряде случаев целесообразно располагать рукописи по одной теме по вре­мени их написания (статьи, монографии); можно располагать работы по одной теме по алфавиту названий.

Документы по каждому произведению систематизируются в соответствии с последовательностью работы автора над ними (наброски, замет­ки, планы, черновики, беловые тексты, гранки, верстки); рукописи каж­дого этапа работы располагаются по хронологии.

Подготовительные материалы, собранные фондообразователем для своих творческих работ, группируются по каждой работе отдельно и помещаются вслед за рукописями или другими документами, относящими­ся к этой работе. Подготовительные материалы к каждому произведению располагаются по видам документов: выписки и конспекты фондообразователя, документы (подлинники и копии), рукописи и оттиски работ дру­гих авторов, вырезки из газет и журналов, изобразительные материалы.

Дневники, записные книжки и воспоминания группируются по видам документов, а внутри одного вида документы располагаются по хроно­логии.

Творческие документы в фондах актеров и режиссеров систематизируются по театрам и другим зрелищным организациям, в которых рабо­тал фондообразователь, а внутри — по постановкам, которые, в свою очередь, располагаются по хронологии или по алфавиту названий.

Документы каждой постановки систематизируются в следующем порядке: режиссерские экземпляры постановки, режиссерские разработки и монтировки; тексты ролей и концертный репертуар, изобразительные материалы (эскизы костюмов, декораций, грима, фотографии фондообразователя в ролях и др.).

В фондах кинорежиссеров сначала помещается написанный фондообразователем литературный сценарий, затем — режиссерские разработки, далее могут идти планы и дневники съемок и т.д.

Творческие изобразительные материалы в фондах художников, скульпторов, архитекторов группируются по жанрам, технике выполнения или же тематически и по произведениям, которые иллюстрировал худо­жник. Возможен также и хронологический порядок. В пределах каждой группы произведения могут располагаться по хронологии или по алфа­виту названий. Фотокопии и репродукции помещаются вслед за подлин­никами.

Если в творческих документах фондообразователя отсутствуют подлинники, то замещающие их копии на правах подлинника систематизи­руются наравне с подлинниками.

«Записные книжки» фондообразователя систематизируются в хронологической последовательности. Раздел создается лишь при наличии зна­чительного количества записных книжек и в том случае, когда в них содержатся записи различного характера. Если в записных книжках содержатся лишь творческие записи, их следует относить к разделу «Рукописи». Если записных книжек немного, они размещаются в конце раздела «Мемуары».

Переписка в фондах личного происхождения делится на две группы: а) письма фондообразователя (черновики, не отправленные или возвра­щенные письма и др.); б) письма к фондообразователю.

Письма фондообразователя располагаются по алфавиту фамилий адресатов, письма к фондообразователю — по алфавиту фамилий корреспондентов.

Письма фондообразователя располагаются перед письмами корреспондентов.

К разделу «Дарственные надписи фондообразователя разным лицам и дарственные надписи разных лиц фондообразователю» относятся дарственные надписи, сделанные на титульных листах, вырезанных из книг, нотах и других бумажных носителях творческого содержания.

Единицы хранения с дарственными надписями разных лиц фондообразователю систематизируются по алфавиту фамилий этих лиц. При не­большом количестве дарственные надписи не составляют особого разде­ла, а помещаются в конце раздела писем. Фотографии с дарственными надписями относятся к разделу «Изобразительные материалы».

Документы к биографии фондообразователя делятся на личные документы и документы профессиональной, служебной, общественной деятельности и др.

Личные документы систематизируются по содержанию и виду документов, по хронологии и располагаются в следующем порядке: свидетельства о рождении, браке, смерти, паспорт, удостоверения и мандаты, документы об образовании и награждении, патенты на чины, орденские книжки, дипломы о присвоении ученых степеней и почетных званий и т.п.; формулярные и послужные списки; анкеты, автобиографии, запис­ные книжки (не принадлежащие к творческим и мемуарным); приветст­венные адреса; документы юбилеев и прочих чествований (прижизнен­ные), ученические тетради и студенческие конспекты (для выдающихся лиц); переписка с учреждениями по личным и бытовым делам.

Документы служебной и общественной жизни группируются по ви­дам деятельности и с учетом значения ее для данного лица. На первом месте должны располагаться документы по основному роду занятий фондообразователя, затем — документы, характеризующие другие заня­тия фондообразователя, располагаемые по степени важности для данно­го лица.

Документы одного вида деятельности группируются по учреждени­ям и организациям, в которых работал фондообразователь, и располага­ются по хронологии. Документы, относящиеся к одному месту работы, группируются по занимаемым должностям или объектам деятельности.

Документы, собранные фондообразователем по вопросам, тесно связанным с его работой в определенном учреждении, помещаются с группой документов, относящихся к этому учреждению, независимо от того, что эти документы выходят за хронологические рамки деятельности фо­ндообразователя в этом учреждении.

Имеющиеся в фонде документы о деятельности фондообразователя в различных учреждениях систематизируются по группам, относящимся к работе фондообразователя в каждом учреждении. Группировка по учреждениям предпочтительнее, чем группировка по тематическому при­знаку.

Единицы хранения в разделе «Документы к биографии фондообразователя» внутри подразделов систематизируются в хронологической по­следовательности.

К документам имущественно-хозяйственного и бытового характера относятся документы о покупке и продаже фондообразователем имуще­ства, описи имущества, купчие, хозяйственные договоры, вексели, дол­говые обязательства, счета и разного рода квитанции, решения судебных органов по имущественным делам фондообразователя, записи расходов. планы имений, заключения врачей о состоянии здоровья фондообразова­теля и другие медицинские документы. При незначительном количестве эти документы могут присоединиться к разделу «Документы к биогра­фии фондообразователя». Единицы хранения этой группы систематизи­руются по хронологии.

К разделу «Документы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам» относятся художественные и на­учные труды, доклады, статьи и др. различных авторов в подлинниках и копиях, с пометками фондообразователя или тематически связанные с его трудами, подборки различных документов по интересующим фондо­образователя вопросам, альбомы с записями, стихотворениями, автогра­фами, рисунками разных лиц.

Единицы хранения в этом разделе систематизируются по темам. При невозможности установить связь с определенной темой или работой — по видам документов в следующем порядке: рукописи — по алфавиту фами­лий авторов; письма — по алфавиту фамилий корреспондентов; другие документы — по хронологии. При незначительном количестве докумен­тов в этом разделе единицы хранения систематизируются по хронологии.

К разделу «Документы о фондообразователе» относятся воспомина­ния о фондообразователе, рецензии на его труды, книги отзывов о вы­ставках фондоообразователя, стихотворения, ему посвященные, прото­колы обсуждений его произведений, некрологи, документы об увекове­чении памяти, переписка издательств о посмертном издании его произ­ведений, стенограммы вечеров памяти о фондообразователе, письма к родным с выражением соболезнования по поводу его смерти, библиогра­фия работ о фондообразователе.

При незначительном количестве дел в отдельном разделе описи, единицы хранения в этом разделе систематизируются по хронологии, при значительном — по группам: воспоминания, статьи — по алфавиту фа­милий авторов, письма — по корреспондентскому признаку, другие до­кументы — по хронологии.

К разделу «Изобразительные документы» относятся фотографии и рисованные портреты (в том числе — шаржи, карикатуры) фондообразо­вателя, членов его семьи и знакомых; фотографии разных лиц с дарст­венными надписями; иллюстрации к произведениям фондообразователя; фотографии помещений и местностей, рисунки, гравюры разных лиц и репродукции с них, открытки и вырезки из газет и журналов с различны­ми изображениями, собранные фондообразователем. Единицы хранения этого раздела систематизируются по хронологии, тематике, алфавиту фа­милий художников или изображаемых лиц.

К разделу «Документы членов семьи фондообразователя» относятся рукописи, письма и другие документы родственников фондообразовате­ля. Единицы хранения, содержащие эти документы, распределяются по группам документов в соответствии со степенью родства (жена, дети, родителя, братья, сестры). Внутри этих групп единицы хранения распо­лагаются в соответствии со схемой систематизации фонда личного про­исхождения (рукописи, письма, материалы к биографии и т.д.).

К разделу «Документы разных лиц, отложившиеся в фонде» относят­ся рукописи, письма и другие документы разных лиц, которые не могут быть отнесены к документам других разделов. В зависимости от состава документы могут быть систематизированы по авторскому, тематическо­му, хронологическому и другим признакам.

К разделу «Коллекции» относятся документы, собранные фондообразователем. В зависимости от состава они могут быть систематизированы по авторскому, номинальному, тематическому и другим признакам.

Документы семейных и родовых фондов следует систематизировать вначале по фондообразователям, документы каждого фондообразовате-ля — по разделам схемы систематизации фонда личного происхождения.

В семейных фондах, объединяющих документы не более трех поко­лений, на первое место выносятся документы основного фондообразова-теля, за которыми следуют документы членов семьи в порядке степени родства (жена, дети и т.д.).

В родовых фондах, объединяющих документы не более трех поколе­ний, документы располагаются в порядке генеалогической последова­тельности поколений и членов семьи. Документы, относящиеся ко всему роду (генеалогические таблицы, имущественно-хозяйственные докумен­ты) располагаются в начале всего фонда. При наличии в имущественно-хозяйственных документах большого количества документов, относя­щихся к определенным объектам хозяйственной деятельности (имениям, заводам и т.д.), допустима систематизация документов по каждому объ­екту в отдельности.

Каждый из перечисленных разделов фонда личного происхождения может быть создан лишь при наличии достаточного количества докуме­нтов, относящихся к данному разделу. В небольших фондах (не свыше 30 единиц хранения) разделы не создаются, а единицы хранения систе­матизируются согласно схеме систематизации фонда личного происхож­дения.

Единицы хранения, содержащие документы надзорных производств прокуратуры, систематизируются по номинально-хронологической схе­ме и состоят из следующих групп:

- надзорные производства по уголовным делам;

- надзорные производства по прекращенным следствиями делам;

- надзорные производства по жалобам.

Единицы хранения, содержащие документы государственной налого­вой инспекции, систематизируются по номинапьно-хронологической схе­ме и группируются по видам документов:

1.Список граждан, подлежащих налогообложению;

2.Журнал регистрации лиц, занятых предпринимательской деятельностью без права юридического лица;

3.Документы по налогообложению частных предпринимателей, лиц свободных профессий, лиц без гражданства (личные дела плательщиков
налогов — физических лиц).

Единицы хранения, содержащие документы Центра занятости насе­ления, систематизируются по двум группам:

1.Приказы директора по вопросам, связанным с безработными (срок хранения— 75 лет);

2.Личные дела безработных, период безработицы которых включа­ется в трудовой стаж.

Схема систематизации единиц хранения — номинально-хронологи­ческая.

Единицы хранения, содержащие документы долговременного срока хранения (75 лет) по патронированию и опеке, систематизируются по хронологическо-номинальной схеме, по следующим видам документов:

1.Акты о передаче детей на патронат, опеку и усыновление;

2.Документы (справки, сводки, докладные записки, переписка) по вопросам патронирования, опеки и усыновления несовершеннолетних;

3.Книга записи усыновленных детей;

4.Личные дела на усыновленных детей и другие документы, не вошедшие в первые три группы.

Систематизация единиц хранения, содержащих документы органов государственной безопасности, которые были переданы на хранение в государственные архивы, определяется составом этих документов.

Переданные из архивов КГБ СССР документы состоят из трех групп:

- историческая часть документов органов ЧК, ВЧК, ГПУ, ОГПУ,
МГБ, КГБ СССР;

- фильтрационно-проверочные дела и трофейные документы на репатриированных советских граждан и бывших военнопленных Совет­ской армии;

- прекращенные следственные дела на реабилитированных граждан.

Историческая часть документов органов государственной безопасно­сти систематизируется в соответствии с требованиями «Основных пра­вил работы государственных архивов».

Фильтрационные документы систематизируются по их видам:

1.фильтрационно-проверочные дела репатриированных граждан;

2.фильтрационно-проверочные дела бывших военнопленных Советской армии;

3.журналы регистрации фильтрационно-проверочных дел;

4.фильтрационные карточки репатриированных граждан;

5.карточки немецких трофейных документов по учету военноплен­ных Советской Армии;

6.трофейные карты военнопленных Советской Армии;

7.журналы регистрации немецких трофейных документов.

Архивно-следственные дела на реабилитированных граждан систематизируются с учетом присущих им особенностей: сначала они распределяются по группам репрессий (репрессированных в одной отрас­ли производства, на одном предприятии и т.п.), по социальному призна­ку и др., затем — внутри этих групп — по алфавиту фамилий репресси­рованных.

При систематизации церковных документов, находящихся на хране­нии в государственных архивах, необходимо учитывать, что существуют различные способы организации этих документов, которые представле­ны следующими фондами и коллекциями:

1.Фонды церквей, соборов, монастырей, архиерейских домов, духовных консисторий (управлений), духовных епархиальных правлений, управ благочиния, духовных академий, семинарий, училищ и др.;

2.Объединенные фонды церквей по станицам, округам, уездам;

3.Объединенные фонды церквей по городам и уездам;

4.Объединенные фонды церквей по городам, губерниям и епархиям:

5.Объединенные фонды церквей и духовных консисторий;

6.Коллекции церковных документов;

7.Коллекции метрических книг;

8.Фонды и коллекции документов личного происхождения церковных деятелей, служителей церкви и др.

Целесообразно составлять отдельные описи на метрические книги, поскольку они содержат ценную генеалогическую информацию, которая широко используется в научных и справочных целях.

Обязательным требованием к систематизации метрических книг является их систематизация по церквям одного и того же уезда, села, горо­да, в пределах одного и того же года; в единице хранения должны быть метрические книги церквей одного уезда (города).

Так как церкви не имели структуры, то наиболее удобной является номинально-хронологическая схема систематизации единиц хранения, содержащих церковные документы. Ее можно применять и при систематизации документов в объединенных фондах. При систематизации цер­ковных документов, наряду с номинально-хронологическим признаком систематизации, должен учитываться географический признак, который необходимо применять как при систематизации документов в описях, содержащих разнообразную церковную документацию, так и при составлении описей на отдельные виды церковных документов.

Систематизация единиц хранения, содержащих документы бывших партийных архивов, определяется структурой партийных органов и организаций и видовым составом документов.

Систематизация единиц хранения по группам и подгруппам структу­ры партийных органов и организаций проводится с учетом общих при­знаков систематизации (см. п. 1.5).

Единицы хранения систематизируются по структурным подразделе­ниям (отделам, подотделам, секторам т.д.) фондообразователя в соответ­ствии со структурой партийного органа. При этом необходимо уточнять структуру фондоообразователя за каждый год, т.к. она часто менялась.

В рамках структурных подразделений единицы хранения организационно-распорядительной документации систематизируются по хронологии. Внутри разделов описи единицы хранения располагаются по видам доку­ментов с учетом иерархии партийных (комсомольских) органов и значи­мости видов документов. Например, внутри раздела описи «Общий отдел» единицы хранения могут располагаться в такой последовательности:

- протоколы областных (районных, городских) партконференций и
приложения к ним;

- анкеты и списки делегатов областных (районных, городских) партконференций;

- материалы к протоколам областных (районных, городских) партконференций;

- протоколы пленумов, заседаний бюро, секретариатов партийного
органа и приложения к ним;

- материалы к протоколам пленумов, заседаний бюро, секретариатов
партийного органа;

- протоколы комиссий, собраний партийно-хозяйственного актива и
приложения к ним;

- материалы к протоколам комиссий, собраний партийно-хозяйственного актива;

- решения, постановления пленумов, бюро, секретариатов партийных
органов, их проекты, документы по контролю за их исполнением;