Общие понятия об описи. Этапы ее составления

СОСТАВЛЕНИЕ АРХИВНЫХ ОПИСЕЙ

Методические рекомендации

 

 

Москва 2003

ББК79.3

Сост 667

 

Составление архивных описей: Методические рекомендации / Росархив. ВНИИДАД. — М., 2003. — 144 с.

В методических рекомендациях представлена методика подготовки архивных описей на основе стандартизированных и унифицированных элементов описания всоответствии с современными нормативными тре­бованиями.

В рекомендациях предложена методика составления структурирован­ного заголовка дел (единиц хранения), дана методика организации дел и документов в пределах описи и составления справочного аппарата к ней, рассмотрена методика усовершенствования и переработки описи как со­ставная часть задачи повышения ее информативности, сформулированы основные требования к составлению архивной описи в электронном фор­мате и разработан порядок заполнения примерного перечня полей базы данных «Архивная опись».

В рекомендациях имеется 17 приложений.

Методические рекомендации предназначены работникам архивов, ру­кописных отделов библиотек и музеев, а также могут использоваться в учебных целях.

Составители (сотрудники ВНИИДАД):

с. н. с. Н. М. Андреева; с. н. с/7. И. Белянина (ответственный исполнитель);

зав. сектором, канд. ист. наук В. Г. Ларина

(руководитель темы, ответственный составитель);

с. н. с. А. В. Панова; с. н. с. Е. Н. Сахарова ответственный исполнитель)

Компьютерная верстка и техническое редактирование: М. Г. Нефёдова

ISBN 5-902258-09-Х

 

© Федеральная архивная служба России. 2003

© Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. 2003

СОДЕРЖАНИЕ

Введение............................................................. ……….…………………..4

Раздел 1. Общие понятия об описи. Этапы ее составления……………….6

Раздел 2. Методика описания дел (единиц хранения) на основе

стандартизированных элементов описания………………………………….18

Раздел 3. Организация дел и документов в пределах описи……………...60

Раздел 4. Составление описи и справочного аппарата к ней……………..88

Раздел 5. Усовершенствование и переработка описи как

составная часть задачи повышения информативности……………………116

Раздел 6. Основные требования к составлению архивной

описи в электронном формате...................... …………………………..126

Заключение.................................................... …………………………..139

Приложения.................................................. …………………………..140

Список источников и литературы …………………………………………..167

 

ВВЕДЕНИЕ

Политические и социально-экономические изменения жизни россий­ского государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов.

Обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Фе­дерации на современном этапе. Эффективность функционирования на­учно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России на­прямую зависит от качества составления архивных справочников.

Особое место в системе НСА занимает архивная опись — базовый справочник российских архивов. Значение описи определяется тем, что архивная опись, будучи учетным документом и справочником по содер­жанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, явля­ется основой для составления других типов архивных справочников: ка­талогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информа­ции. В связи с этим актуальной является задача подготовки методиче­ских рекомендаций по составлению архивных описей на основе стандар­тизированного описания.

Цель настоящих методических рекомендаций — разработать единые современные требования к составлению архивной описи в соответствии с новой редакцией «Основных правил работы государственных архивов России», методику подготовки архивной описи на основе стандартизи­рованных и унифицированных элементов описания.

Положения рекомендаций распространяются, в основном, на управ­ленческую документацию на бумажной основе, на документы по лично­му составу и личного происхождения.

Они рассчитаны на применение в государственных, муниципальных архивах, архивах организаций, могут использоваться в учебном процес­се, при повышении квалификации архивных работников.

Методические рекомендации состоят из введения, 6 разделов, заклю­чения, 17 приложений и списка источников и литературы.

В разделе 1 даны общие понятия об архивной описи и этапах ее со­ставления. Раздел 2 рассматривает методику описания единиц хранения на основе стандартизированных элементов описания. В разделе 3 пред­ставлена организация дел и документов в пределах описи. Раздел 4 по­священ составлению описи и справочного аппарата к ней. В разделе 5 рассмотрены целесообразные пути повышения информативности описи при ее усовершенствовании и переработке. В разделе 6 сформулированы основные требования к составлению архивной описи в электронном формате и представлен порядок заполнения примерного перечня полей баз данных «Архивная опись».

Рекомендации подготовлены сектором государственного учета и НСА Отдела архивоведения и археографии ВНИИДАД в соответствии с планом НИР.

Руководитель темы, ответственный составитель — к. и. н. Ларина В.Г.

Составители: с. н. с. Андреева Н.М. (разд. 4, п. 4.3, приложения №№ 2-15), с. н. с. Белянина Л.И. (ответственный исполнитель) (разд. 1, п. 1.5; разд. 2, 3; разд. 4, пп. 4.1, 4.2, общее редактирование), к. и. н., зав. секто­ром Ларина В.Г. (введение, разд. 6, заключение, приложение № 17, об­щее редактирование), с. н. с. Панова А.В. (техническое оформление тек­ста), с. н. с. Сахарова Е.Н. (ответственный исполнитель) (разд. 1, пп. 1.1-1.4; разд. 4, п. 4.3; разд. 5; приложения № 1, 16).

Выражаем искреннюю благодарность сотрудникам федеральных ар­хивов за помощь при подготовке данных рекомендаций, особенно специ­алистам ГАРФ (Копыловой О.Н., Котловой Т.Н., Олейникову О.В. и др.) и РГАСПИ (Иванову Ю.П., Розенталь СМ.) за предоставленные методи­ческие разработки для составления раздела 6.

Под общей редакцией канд. ист. наук Лариной В.Г.

Раздел I

Объект описания описи

Объектом описания в описи выступает единица хранения. Опись пред­ставляет собой одноуровневое описание. В некоторых случаях в описи могут включаться описания на уровне группы документов, одного доку­мента или части документа, если выявлена потребность в составлении аннотации к заголовку единицы хранения.

Опись содержит информацию и обеспечивает поиск информации на уровне единицы хранения.

Описательная статья описи

Опись — это перечень описательных статей, расположенных в по­рядке их валовой нумерации в соответствии со схемой систематизации.

Описательная статья представляет собой набор обязательных и до­полнительных элементов (реквизитов) описания единицы хранения (еди­ницы учета): 1) порядковый номер; 2) делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер; 3) заголовок единицы хранения; 4) крайние даты документов в единице хранения (число, месяц, год); 5) количество листов в единице хранения (для единиц хранения, содержащих письма и фотографии — количество документов). В случае необходимости в опи­сательную статью могут включаться: 6) указание на подлинность (копийность) документов; 7) способ воспроизведения документов; 8) степень полноты документов; 9) внешние особенности; 10) аннотация докумен­тов единицы хранения.

К обязательным реквизитам описания относятся: №№ 1, 3, 4, 5; к до­полнительным — №№ 2, 6. 7, 8, 9, 10.

Для идентификации объекта описания на уровне единицы хранения состав элементов описания должен включать: архивный шифр (сокращен­ное наименование архива, номер фонда, номер описи, номер единицы хранения), заголовок единицы хранения, крайние даты документов еди­ницы хранения, объем единицы хранения (количество листов в единице хранения). Таким образом, минимально необходимая совокупность рек­визитов описания, позволяющая установить полное соответствие между объектом описания и его архивным описанием, входит в число обяза­тельных элементов описания.

Реквизиты описательной статьи описи можно также разделить на идентификационные и интеллектуальные. К идентификационным отно­сятся: порядковый номер, делопроизводственный индекс, крайние даты документов, количество листов в единице хранения. Составление этих реквизитов не представляет особой сложности и требует лишь внима­ния.

При установлении крайних дат документов единицы хранения, сле­дует иметь в виду следующее: начальной датой единицы хранения явля­ется дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конеч­ной — дата составления (регистрации) самого последнего документа.

Крайняя дата (число, месяц, год), как правило, указывается при опи­сании распорядительной документации, творческой документации, дел по одному вопросу, а также документов, для которых это имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма и т.д.).

Даты декретов, указов, грамот, договоров, постановлений, распоря­жений, приказов и т.п. указываются по времени их подписания; если до­кументы не датированы, даты указываются по времени их опубликова­ния или введения в действие.

Если единица хранения была начата в одной организации, а законче­на в другой, то выявляются три даты: дата заведения единицы хранения в делопроизводстве первой организации, дата поступления ее во вторую организацию, дата завершения ее в делопроизводстве этой организации, первые две даты объединяются в виде дроби.

При обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год. В том случае, если даты единицы хранения определяются приблизитель­но, то они заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные элементы дат, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопроси­тельными знаками. Например:

[Не ранее 1955 г.]

[Не ранее мая? — не позднее июля] 1960 г.

При подготовке описи в электронном варианте, реквизит «крайние да­ты» желательно разбить на два поля: «начальная дата» и «конечная дата».

Реквизит «количество листов» заполняется на основании заверитель-ной надписи в единице хранения.

Интеллектуальные реквизиты раскрывают историю формирования и хранения единицы хранения, ее состав и содержание. К ним относятся заголовок дела и указание на подлинность, способ воспроизведения, сте­пень полноты документов и внешние особенности единицы хранения, аннотация документов. Для составления этих реквизитов требуется вы­сокая квалификация, серьезные общие и профессиональные знания.

Основную информацию о составе и содержании документов едини­цы хранения несет заголовок. Главное требование к заголовку единицы хранения: обеспечить полное соответствие информации заголовка дей­ствительному содержанию единицы хранения.

Содержание единицы хранения в заголовке должно передаваться в кратком, сжатом виде, с соблюдением конкретности описания. Заголовок единицы хранения должен отражать особенности времени, места собы­тий, социальной среды, воспроизводить названия учреждений, форм соб­ственности и правовых отношений, обычаев, географических наименова­ний, видов документов, присущих периоду возникновения документов.

При составлении заголовка не допускается модернизация лексики, но в то же время необходимо избегать архаизации выражений и оборотов. Содержание документов следует передавать в заголовке единицы хране­ния современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы.

Подлинность или копийность документов обязательно указывается в том случае, когда описываются особо ценные документы. Например:

Письмо Давыдова Дениса Васильевича Бахметьеву Алексею Николае­вичу о жизни в деревне, поездке в Москву. Подлинник.

Если данные о подлинности или копийности относятся к части доку­ментов или одному документу, то они вносятся в заголовок вслед за ука­занием видов этих документов или одного документа в скобках со строч­ной буквы. Например:

Программа, справки, сценарий (копия) праздника, посвященного Дню работников сельского хозяйства и перерабатывающей промыишенности.

Способ воспроизведения документов указывается в том случае, если он необычен для данного вида (разновидности) документов. Указание на способ воспроизведения особенно важно для фондов художников, скульп­торов, архитекторов, так как находящиеся в них рисунки и чертежи тре­буют специфического описания. Например:

Репродукции картин русских художников XVIII — нач. XX вв. Фото­копии, цв. литографии.

При наличии в деле особо ценных документов, не полностью сохра­нившихся, указывается степень их полноты: «отрывок», «разрозненные места», «без начала», «без конца» и т.д. Например:

Симонов К.М. «Русский вопрос». Пьеса в 3-х действиях. Отрывок из 2-го действия.

К внешним особенностям единиц хранения и документов относятся: особый материал обложки или переплета (кожа, дерево, ткань), особый материал, на котором составлен документ (пергамент, шелк и т.п.). на­личие украшений на обложке (в т.ч. из драгоценных металлов и камней), иллюстраций или украшений текста и т.д.

Аннотация документов единицы хранения составляется в том случае, если в ней имеются уникальные, важные, распорядительные документы, документы организаций-предшественниц, сведения по личному состав}. имеющие значение для выполнения социально-правовых, генеалогичес ких и других запросов, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.

Этапы составления описи

Составление описи начинается с изучения истории фондообразова­теля и истории фонда, предварительного просмотра документов фонда. Для этого рекомендуется: изучить литературу и источники о фонде и Лондообразователе, обстановку, в которой протекала деятельность фондообразователя; ознакомиться с имеющимся в государственном, муници­пальном и др. архивах справочным аппаратом к фонду (сдаточной опи­сью, делом фонда и др.); просмотреть документы фонда с целью ознаком­ления с их составом, содержанием, степенью полноты и упорядоченнос­ти, выявления структуры, определения компетенции, функций фондооб­разователя.

Следующим этапом работы является разработка первоначальной схе­мы систематизации единиц хранения в фонде, которая является основа­нием для внутренней организации архивного фонда.

Схема систематизации единиц хранения архивного фонда управлен­ческой документации может отражать исторически сложившуюся струк­туру фондообразователя, его функции, направления деятельности, состав документов фонда (виды и разновидности документов или важнейшие темы (вопросы), отраженные в документах фонда).

Схема систематизации единиц хранения архивного фонда личного происхождения определяется составом фондообразователей (отдельное лицо, семья, род), характером их деятельности, составом и объемом до­кументов фонда.

Распределение единиц хранения внутри фонда по делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих признаков:

структурного (в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям); хронологического (по периодам и датам, к которым относятся документы); функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций, отраслей и направ­лений деятельности организации, тем или вопросов, которых касается содержание документов); номинального (по делопроизводственной фор­ме — родам дел, видам и разновидностям документов); корреспондент­ского (по организациям и лицам, в результате переписки с которыми об­разовались документы); географического (в соответствии с определенны­ми территориями, населенными пунктами и др. географическими объек­тами, с которыми связаны содержание документов, их авторы, коррес­понденты); авторского (по названиям организаций или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, единицы хранения группируются не по одному, а по нескольким признакам, последовательное применение которых окажется наиболее целесообразным для всех или отдельных групп документов фо­нда. При выборе признаков группировки единиц хранения управленче­ской документации в пределах названных схем систематизации учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонд;] и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

В особые группы необходимо выделять, систематизировать и вно­сить в отдельные описи единицы хранения по личному составу, а также отчеты по научным темам в научно-исследовательских организациях, ру­кописи в издательствах, акты проверок в контрольных органах и т.д.

При систематизации единиц хранения фондов личного происхожде­ния применяются тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки, характерные для данных фондов (например, группиров­ка рукописей по жанрам произведений).

Единицы хранения фондов личного происхождения чаще всего систе­матизируются по типовой схеме, которая состоит из следующих групп:

Творческие документы.

Записные книжки, дневники.

Мемуары.

Переписка (письма фондообразователя и письма фондообразователю).

Дарственные надписи фондообразователя разным лицам и дарствен­ные надписи разных лиц фондообразователю.

Документы к биографии фондообразователя (личные документы, документы профессиональной, служебной, общественной и др. деятельности).

Документы имущественно-хозяйственного и бытового характера.

Документы, собранные фондообразователем для своих работ и по интересующим его темам.

Документы о фондообразователе (статьи, воспоминания о фондообразователе, документы об увековечении его памяти и др.).

Изобразительные документы (в том числе — фотографии).

Документы членов семьи фондообразователя.

Документы разных лиц, отложившиеся в фонде.

Коллекции.

При систематизации документов фондов личного происхождения по типовой схеме желательно закрепить хронологическую структуру фонда с помощью хронологического указателя (для фондов, имеющих свыше 100 единиц хранения).

Единицы хранения, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии создания фондов и алфавиту их названий. В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, возможно применение разных схем систематизации, выбор которых определяется характером деятельности фондообразователей, составом и объемом документов. Для фондов однотипных организаций используется общая схема систематизации.

Систематизация единиц хранения коллекций определяется тематикой и составом документов. При систематизации единиц хранения в коллек­циях могут применяться тематический, номинальный, географический, авторский и др. признаки.

В пределах коллекции, состоящей из единиц хранения одного вида (одной разновидности), возможна группировка по авторскому признаку с расположением групп в алфавитном порядке названий организаций и (или) фамилий авторов. В пределах коллекции, созданной по тематическо­му признаку, могут быть образованы группы по более общим темам или вопросам, располагаемым в порядке их значимости или по хронологии. Внутри тематических подгрупп единицы хранения могут быть объедине­ны по различным признакам, исходя из состава и объема документации.

Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи, осуществляется в следующем порядке: определяются фондовая принадлежность документов россыпи и структурные части фондов, к которым долж­ны быть отнесены документы; при отсутствии ранее сформированных единиц хранения или невозможности их восстановления формируются новые единицы хранения на основе определенных признаков системати­зации; если в россыпи сохранились отдельные единицы хранения или есть возможность их восстановить, то документы россыпи включаются в единицы хранения, к которым они относятся.

Перед началом работы со значительным количеством документов, находящихся в состоянии россыпи, целесообразно составление рабочей инструкции, в которой должен быть определен весь комплекс работ с россыпью, в т.ч. даны сведения о состоянии россыпи, перечислены основ­ные виды работ и порядок их проведения, приведен ориентировочный расчет бюджета рабочего времени. При систематизации листовой россы­пи и формировании из нее единиц хранения необходимо обращать внима­ние на содержание документов, пометы, регистрационные записи на до­кументах, внешние особенности документов (цвет и качество чернил, бу­маги, машинописной ленты, шрифт машинки, почерк и др.), помогаю­щие установить взаимосвязь между отдельными документами россыпи.

Далее в процессе составления описи осуществляются: группировка документов по единицам хранения, систематизация документов внутри единиц хранения, формирование единиц хранения. Единица хранения мо­жет состоять из одного документа или группы документов. Формирова­ние единиц хранения может быть произведено только на основании точ­ного определения документов или групп их. Документы внутри единицы хранения должны быть систематизированы также на основе признаков, применяемых для систематизации единиц хранения документов в описи. Выбор схемы систематизации определяется составом документов едини­цы хранения.

Внутри единицы хранения документы располагаются с учетом взаим­ной связи и в хронологической последовательности. Документы-прило­жения располагаются вслед за документами, к которым они относятся, независимо от их даты. В переписке документ-ответ должен следовать за инициативным документом. Для закрепления порядка расположения до­кументов в единице хранения и обеспечения их сохранности необходимо все ее листы (кроме чистых и листа-заверителя) пронумеровать простым карандашом порядковой нумерацией в правом верхнем углу листа. Ко­личество листов единицы хранения отражается в листе-заверителе.

После систематизации документов внутри единиц хранения следует описание этих единиц хранения на карточках. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку едини­цы хранения и является ее временным рабочим номером до окончатель­ной систематизации единиц хранения в описи и фонде (для фондов, име­ющих несколько описей).

По завершении описания составляется и утверждается окончательная схема систематизации единиц хранения внутри описи, в соответствии с которой карточки и единицы хранения систематизируются иполучают архивный шифр. Все сведения с карточек переносятся на обложки еди­ниц хранения (как правило, в перепечатанном виде); шифр единицы хра­нения проставляется на лицевой стороне обложки в нижнем левом и в верхнем правом углах. Шифр состоит из названия архива, номера фонда, номера описи и порядкового номера единицы хранения. На обложку вы­носится количество листов единицы хранения, отраженное в листе-заве­рителе.

Работа над описью завершается составлением описательных статей описи и справочного аппарата к ней. Заголовок единицы хранения переносится в опись с обложки без изменений и сокращений. Кроме того, опись содержит итоговую запись, лист-заверитель и справочный аппарат.

В справочный аппарат описи входят: титульный лист; содержание (оглавление); предисловие; список сокращений; переводные таблицы шифров (в случае переработки описи); указатели.

На документы каждого фонда составляется одна или несколько описей.

Каждая опись должна быть оформлена на бланках утвержденной фор­мы (см. Приложение № 1). Все экземпляры описи подшиваются, на обло­жке описи воспроизводятся сведения, размещенные на титульном листе.

Раздел 2

МЕТОДИКА ОПИСАНИЯ ДЕЛ

(ЕДИНИЦ ХРАНЕНИЯ) НА ОСНОВЕ

Требования к методике составления заголовка. Пути повышения его информативности в условиях функционирования ААТ

Требования к методике составления заголовка базируются на основополагающих принципах теории описания. В архивоведении ведущим прин­ципом теории описания является критерий историзма, который требует подхода к ретроспективной информации как к явлению, закономерно возникшему в определенной обстановке. Он предполагает правильное применение в заголовке единицы хранения понятий и терминологии историче­ской науки, терминов той или иной эпохи, блокирование тенденциозных характеристик и выражений. Он не допускает модернизации, искажающей объективный смысл документов, сохраняет термины, имевшие реальное историческое значение в соответствующей исторической обстановке.

Критерий достоверности раскрытия в заголовке состава и основного смыслового содержания единицы хранения предполагает достоверность описания на уровне внешней критики документов, которая представлена следующими свидетельствами: в данной единице хранения действитель­но имеются документы определенного происхождения, состава, содержа­ния и т.п., отвечающие характеристикам описательной статьи.

При составлении заголовка единицы хранения должен учитываться один из частных принципов архивоведческой теории описания — кон­кретность архивного описания, которая заложена в самое существо опи­сательных работ и вытекает из принципа историзма. В заголовке вос­производятся названия учреждений и других социальных институтов, особенности времени, места, социальной среды, правовых отношений, географических наименований и т.д., существовавших в то время, когда создавались документы.

При составлении заголовка единицы хранения необходимо учиты­вать также критерий адекватности, который в теории описания выступа­ет как общенаучный критерий истинности и применительно к архивному описанию имеет свою специфику: адекватность как соответствие реаль­ной действительности в архивном описании приложима не к действитель­ности, а к первичной информации об объектах, явлениях и фактах, зафик­сированных в архивных документах. Адекватность в архивном описании означает соответствие вторичной информации, в данном случае — заго­ловка единицы хранения, первичной информации, содержащейся в опи­сываемом объекте (документах единицы хранения).

Критерии необходимости и достаточности также следует учитывать при составлении заголовка единицы хранения. При этом под необходи­мостью понимается минимальный объем информации (минимальное ко­личество элементов описания), без которого не может быть создана аде­кватная информационная модель описываемого объекта; под достаточ­ностью понимается такой объем информации (такое количество элемен­тов описания), превышение которого привнесет в создаваемую информа­ционную модель искажения: избыточную, несущественную, дублетную информацию и др. При конкретном решении вопросов о структуре заго­ловка и элементах описания, используемых в нем, следует соотносить объем сведений с критериями необходимости и достаточности.

При составлении заголовка единицы хранения следует руководствоваться описательным методом, занимающим в теории описания главное место среди других методов. Описательный метод архивоведения суще­ствует в нескольких формах, из которых самая главная форма — метод информационного анализа и синтеза. Этот метод лежит в основе состав­ления заголовка. Он заключается в расчленении ретроспективной доку­ментной информации на составные части и в последующем сжатии их в обобщающую характеристику. Являясь важнейшей частью описания, аналитико-синтетическая переработка первичной документной информации включает последовательно два этапа: первый — информационный ана­лиз текста документов (комплекса документов), второй — свертывание документной информации. Пока содержание текстов документов едини­цы хранения не изучено, оно, как правило, не понято и не оценено, т.к. невозможно адекватно изложить при описании (составлении заголовка) (во вторичной информации) содержание первичной информации, не про­анализировав его. Анализ и синтез как взаимосвязанные стороны изучения и оценки содержания документа (ов) единицы (единиц) хранения не­отделимы друг от друга. Информационный анализ представляет собой из­учение документа (комплекса документов) посредством расчленения тек­ста на составные части для их раздельного изучения и оценки с целью от­бора наиболее существенных элементов для включения их в заголовок единицы хранения.

Свертывание информации при составлении заголовка единицы хранения заключается в уменьшении исходного объема первичной документной информации при сохранении наиболее существенных элементов со­держания, выявленных в процессе информационного анализа, для представления содержания документов в заголовке единицы хранения. Это ведет к использованию в заголовке обобщающих понятий, универсальных слов, стандартных словосочетаний. Лексические штампы снижают информативность заголовков и повышают уровень поисковых потерь, поэтому следует их избегать.

С другой стороны, сжатие исходного объема первичной информации, осуществляемое в ходе архивного описания, неизбежно ведет к потере ее части, поэтому уплотнение информации должно иметь разумный предел, несоблюдение которого может привести к обессмысливанию описания, потере информативности описательной статьи, когда она перестанет раскрывать состав и содержание исходного объема первичной информации. При этом краткость описания понимается как наиболее возможная, предельная для описания единицы хранения степень обобщения.

Повышение информативности заголовков единицы хранения может осуществляться с помощью внедрения структурированного распространенного (подробного) описания, которое в условиях функционирования автоматизированных архивных технологий может найти широкое распро­странение. Новые информационные технологии позволяют вводить наря­ду с минимальным числом признаков, характеризующих какое-либо яв­ление, какой-либо объект и т.п. (в архивоведении эти признаки объеди­нены в элементах заголовка единицы хранения), любое число дополни­тельных признаков, слов-признаков, характеризующих состав и содер­жание документов, что (для архивоведения) означает возможность создания развернутых характеристик документов единиц хранения, т.е. распространенных заголовков, которые можно определить как структурированные заголовки.

Структурированный заголовок представляет собой совокупность подзаголовков единицы хранения, более подробно раскрывающих состав и содержание ее документов путем структурирования информации по основным группам в предметно-аспектном разрезе.

Структурированные заголовки целесообразно создавать для единиц панения, сформированных по номинальному признаку (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов, стенограмм), содержание которых скрыто в так называемых «глухих» заголовках, а также для единиц хранения содержащих разнообразные документы, содержание которых в заго­ловках отражается недостаточно (отчетов, обзоров, докладов, справок, докладных записок). Структурированные заголовки могут быть также ис­пользованы при описании единиц хранения, содержащих «Переписку».

Вслед за кратким заголовком, составление которого требуют «Основные правила работы государственных архивов», вводятся подзаголовки, которые более подробно раскрывают содержание единиц хранения, стру­ктурируя его в предметно-аспектном разрезе по основным группам ин­формации. Совокупность подзаголовков передаст информацию о составе и содержании документов единицы хранения более глубоко, детализиро-ванно. Например, в описи на документы Министерства угольной про­мышленности СССР за 1972 г. содержание единицы хранения, имеющей заголовок: Поручения Совета Министров СССР по капитальному стро­ительству, проектно-изыскательским работам и материалы к поруче­ ниям (показатели плана, перечни объектов и др.), раскрывается в сле­дующих подзаголовках:

Уточненные показатели плана капитального строительства на 1972 г.; лл. 8-10.

О строительстве очистных сооружений в г. Ленинск-Кузнецком, Ке меровской области; лл. 11-12.

О вводе в эксплуатацию гидроэлектростанции на шахте им. В.И. Ле нина в г. Ткварчели; лл. 13 и т.д.

Подобных подзаголовков, в совокупности составляющих структурированный заголовок, можно вводить столько, сколько необходимо для полного отражения основного предметно-вопросного содержания документов единицы хранения.

Таким образом, введение структурированного заголовка единицы хранения в архивной описи, позволит значительно увеличить информативность описей, усилить их значение в качестве базового архивного спра­вочника, одновременно оставив без изменения роль и значение описи как учетного документа.

Личные документы

БОБРОВИЧ Мария Михайловна, 1881 г.р.

31 марта 1938 г. — 25 июля 1939 г. Паспорт, трудовая книжка, профсоюзный билет, фотографии.

Персональное дело

Иванова Татьяна Алексеевна

На обложку персонального дела выносятся начальная и конечная даты: начальной датой является дата инициативного документа, который послужил основанием для заведения дела (заявление, письмо, информа­ция или др.). При этом берется самая ранняя дата — дата составления до­кумента, а при ее отсутствии — дата регистрации или визирования доку­мента. Конечной датой персонального дела является дата последнего по времени документа, которым дело было завершено. Даты более ранних приложений к документам дела не влияют на определение крайних дат единицы хранения.

Если по делу проходит несколько лиц, то все их фамилии, имена и отчества указываются в заголовке дела в алфавитном порядке.

Заголовок дела по приему в партию (комсомол) составляются также, как и заголовок персонального дела, но вместо крайних дат на обложке указывается дата (число, месяц, год) рассмотрения (приема). Например:

Дело по приему в члены КПСС

Сидоров Петр Алексеевич

12 апреля 1962 г.

Особым образом описываются учетные карточки членов КПСС и ВЛКСМ, хранящиеся в архивах. За единицу хранения принимается картотечный ящик или папка с учетными карточками.

Единица хранения описывается на ярлыке, вкладываемом в ящик (в 1 экз.), затем ее описание переносится в опись. Заголовки единиц хране­ния с учетными карточками составляются с учетом специфики их орга­низации в делопроизводстве бывших органов КПСС и ВЛКСМ.

Заголовки единиц хранения с карточками членов КПСС, состоявших на учете в РК, ГК партии, которые были систематизированы по первич­ным организациям, имевшим номера, содержат начальный и конечный номера партийных организаций. В пределах организаций карточки рас­полагаются по алфавиту фамилий. Например:

Учетные карточки членов КПСС первичных партийных организаций

Бауманский РК КПСС, г. Москва

№№ ед. хр. Заголовок единицыхранения (№№ парторганизаций)

№№ 1-10

№№ 11-15

Заголовки единиц хранения с карточками членов КПСС, состоявших на учете в РК, ГК, парткомах КПСС с правами райкомов, но систематизированных по алфавиту фамилий членов партии, содержат начальные бук­вы первой и последней фамилий, занесенных на учетные карточки. При необходимости набор указанных в заголовке единицы хранения началь­ных и конечных букв фамилий