Регистрация и оперативное хранение личных дел

Личные дела подлежат регистрации. Регистрационный номер Личного дела указывается на обложке и вносится в регистрационную учетную форму согласно Приложению 5 к Методическим рекомендациям (карточная, журнальная или база данных в автоматизированной информационной системе).

Согласно п. 509 Перечня со сроками хранения журналы учета (электронные базы данных) личных дел, личных карточек, трудовых договоров (контрактов), трудовых соглашений хранятся 75 лет в формате хранения электронные документы, при наличии соответствующих информационных систем. При отсутствии системы электронного документооборота оформляется документ на бумажном носителе.

Личные дела являются документами строгой отчетности, за сохранность которых ответственность несет кадровая служба, либо лица, на которых непосредственно возложено ведение личных дел.

Личные дела хранятся в специальных шкафах или сейфах в изолированных помещениях (кабинетах). Личные дела располагаются на полках в вертикальном положении и в порядке удобном для использования.

Кадровая служба обеспечивает хранение личных дел уволенных работников в течение двух лет до передачи данных дел в частный архив.

В целях обеспечения контроля за сохранностью личных дел в организации ежегодно не позднее 1 квартала года, следующего за отчетным, производится проверка их наличия и состояния. Выявленные в ходе проверки недостатки фиксируются в акте, составляемом в произвольной форме, который представляется руководителю организации.

Передача личных дел при реорганизации

 и ликвидации организации

При реорганизации юридических лиц документы по личному составу (ими являются и личные дела) передаются в упорядоченном виде правопреемникам.

При ликвидации юридических лиц документы по личному составу (ими являются и личные дела) передаются в упорядоченном виде на хранение в соответствующий государственный или специальный государственный архив по согласованию с уполномоченным органом (ст. 8 Закона Республики Казахстан от 22 декабря 1998 года № 326-1 «О Национальном архивном фонде и архивах», в редакции от 02.11.2020).

В соответствии со ст. 509 Кодекса Республики Казахстан от 05 июля 2014 года № 235-V ЗРК «Об административных правонарушениях» уничтожение документов Национального архивного фонда, документов по личному составу без согласования с уполномоченным органом либо местным исполнительным органом области, города республиканского значения, столицы – влечет штраф на должностных лиц, субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации – в размере десяти, на субъектов среднего предпринимательства – в размере двадцати, на субъектов крупного предпринимательства – в размере сорока месячных расчетных показателей.

Деяние, совершенное повторно в течение года после наложения административного взыскания, – влечет штраф на должностных лиц, субъектов малого предпринимательства или некоммерческие организации – в размере двадцати, на субъектов среднего предпринимательства – в размере сорока, на субъектов крупного предпринимательства – в размере восьмидесяти месячных расчетных показателей.

 

Сроки хранения личных дел

 

Личные дела работников имеют длительный срок хранения – 75 лет (пп. 4) п. 485 Перечня со сроками хранения). Формат хранения личных дел – документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

По истечении данного срока хранения проводится экспертиза ценности документов, включенных в состав личных дел.

Личные дела, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, определяются на постоянный срок хранения и будут переданы на хранение в государственный архив.

 

Оформление личных дел