Рекомендуем руководствоваться:

Рекомендуем руководствоваться:

· Методическими рекомендациями по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих (далее – Методические рекомендации);

· п. 485 приказа и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» (далее – Перечень со сроками хранения);

· п. 165 постановления Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях».

Состав личного дела

В Личном деле документы располагаются в следующей последовательности:

1) Дополнение к Личному листку по учету кадров;

2) Личный листок по учету кадров;

3) копии удостоверения личности, личных документов;

4) копии документов об образовании, сертификатов;

5) документы, подтверждающие трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);

6) резюме;

7) характеристики;

8) трудовой договор;

9) копии приказов о приеме на работу, переводе, расторжении трудового договора или выписки из указанных приказов;

10) заявление о приеме на работу, переводе, увольнении;

11) копия аттестационного листа (если проводите аттестацию);

12) обязательство о неразглашении коммерческой тайны;

13) внутренняя опись документов личного дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением (п. 165 постановления Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»).

 

Личный листок по учету кадров

Личный листок по учету кадров (далее – Личный листок) заполняется работником собственноручно (Приложение 2 к Методическим рекомендациям). На все указанные в Личном листке вопросы даются полные ответы без сокращений, прочерков, исправлений и помарок, в строгом соответствии с записями, которые содержатся в документах, имеющих отношение к работнику.

 

При заполнении Личного листка используются следующие документы:

· удостоверение личности;

· трудовая книжка (иной документ, подтверждающий трудовой стаж работника, перечисленный в ст. 35 Трудового кодекса Республики Казахстан от 23 ноября 2015 года № 414-V, далее – ТК РК);

· военный билет;

· документ об образовании.

Кадровая служба проверяет полноту заполнения Личного листка и правильность указанных в нем сведений в соответствии с предъявляемыми работником документами.

 

Дополнение к Личному листку по учету кадров

Дополнение к Личному листку по учету кадров (далее – Дополнение к Личному листку) располагается в личном деле перед Личным листком по учету кадров (Приложение 1 к Методическим рекомендациям).

В Дополнении к Личному листку указываются данные о работнике и изменения в его учетных признаках, произошедших после заполнения им Личного листка по учету кадров при приеме на работу.

В Дополнении к Личному листку вносятся записи об изменениях персональных данных работника, характеризующих его профессиональные, деловые и личностные качества, в том числе в случаях:

1) изменения наименования должности, переводе, расторжении трудового договора;

2) награждения работника;

3) наложения на работника дисциплинарного взыскания, снятия взыскания.

 

Внутренняя опись

Для учета документов личного дела составляется Внутренняя опись документов личного дела (далее – внутренняя опись).

Внутренняя опись составляется на отдельном листе (Приложение 4 к Методическим рекомендациям).

Внутренняя опись ведется с момента формирования Личного дела. В ней указывается дата начала формирования Личного дела (дата заявления о приеме на работу) и дата завершения формирования Личного дела (дата расторжения трудового договора с работником).

К внутренней описи составляется Итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

При изменении состава документов Личного дела (изъятии, включении документов, замены их копиями) эти изменения отражаются в графе № 5, 6 и при необходимости составляется новая Итоговая запись к внутренней описи.

При подготовке личных дел для передачи в частный архив, внутренняя опись располагается в начале Личного дела.

 

Сроки хранения личных дел

 

Личные дела работников имеют длительный срок хранения – 75 лет (пп. 4) п. 485 Перечня со сроками хранения). Формат хранения личных дел – документы на бумажном носителе и идентичные им электронные документы.

По истечении данного срока хранения проводится экспертиза ценности документов, включенных в состав личных дел.

Личные дела, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение, определяются на постоянный срок хранения и будут переданы на хранение в государственный архив.

 

Оформление личных дел

Рекомендуем руководствоваться:

· Методическими рекомендациями по оформлению, хранению и учету личных дел государственных служащих (далее – Методические рекомендации);

· п. 485 приказа и.о. Министра культуры и спорта Республики Казахстан от 29 сентября 2017 года № 263 «Об утверждении Перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием срока хранения» (далее – Перечень со сроками хранения);

· п. 165 постановления Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях».

Состав личного дела

В Личном деле документы располагаются в следующей последовательности:

1) Дополнение к Личному листку по учету кадров;

2) Личный листок по учету кадров;

3) копии удостоверения личности, личных документов;

4) копии документов об образовании, сертификатов;

5) документы, подтверждающие трудовую деятельность (для лиц, имеющих трудовой стаж);

6) резюме;

7) характеристики;

8) трудовой договор;

9) копии приказов о приеме на работу, переводе, расторжении трудового договора или выписки из указанных приказов;

10) заявление о приеме на работу, переводе, увольнении;

11) копия аттестационного листа (если проводите аттестацию);

12) обязательство о неразглашении коммерческой тайны;

13) внутренняя опись документов личного дела.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке в соответствии с их поступлением (п. 165 постановления Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 года № 703 «Об утверждении Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях»).