II. Общая технология принятия и реализации (исполнения) решения.

Общая технологическая схема принятия и реализации решения рис. 1.

 

Выбор цели и формирование задач.

       Главной целью любой социальной системы является максимальное удовлетворение потребностей и интересов человека, коллектива и общества. В рамках этой главной цели формируются технократические и социальные цели и задачи.

       К технократическим целям относятся технические, технологические и другие цели.

       К социальным целям относятся: Охрана окружающей среды, важная для всего общества или отдельных его составляющих (города, района и т.д.)., достижение социальной справедливости, положительной мотивации труда (отрицательная – преступная мотивация), развитие личности и т.д.

       Приемы достижения этих целей чаще всего трудно формализовать, по крайней мере в полном объеме, т.к. всегда будут недовольные.

       На основании поставленной цели формализуются конкретные задачи.

       Причины постановки задач могут быть внутренние, например, причины общегосударственного характера – не полная занятость населения, бедность определенной его части, отставание в технологиях, экология, импортозамещение, оборона и т.д. И причины предприятий и организаций – низкая производительность труда, неудовлетворительное качество продукции, перерасход сырья, фонда заработной платы и т.д.

       Внутренние причины требуют решения тактических задач.

А могут быть внешние – требующие решения стратегических задач.

       При рассмотрении конкретных задач формируются конкретные цели., тип задач и срочность решения.

Сбор информации

       Это следующий этап. Он необходим для уточнения задач и последующего анализа ситуаций. Объем информации зависит от сложности задач.

       Информация может быть объективной и субъективной. Разработчики Решения или субъект (коллектив) управления в процессе работы для принятия Решения должны:

- выделить наиболее важную информацию.

- Отделить ценную информацию от «шумов».

- Научиться управлять необходимой информацией (слухами).

       Управление слухами необходимо в первую очередь на нижнем уровне управления, т.е. в организациях, на предприятиях в учреждениях. Там под управлением слухами следует понимать:

1. Воспитание лояльных сотрудников.

2. Установление ответственности за распространение ложной информации.

3. Информирование сотрудников об интересующих их вопросах, при чем объем этой информации может быть избыточным, достаточным или минимальным. Избыток информации может увеличивать время, необходимое для его принятия.

Информация бывает достоверная и недостоверная, ценная и бесполезная, открытая и закрытая.

Открытая информация – публичная и предназначена для всеобщего и неограниченного пользования.

Закрытая информация бывает секретная (государственная тайна) и конфиденциальная (для служебного пользования (ДСП)). Таким образом, информация, используемая при разработке Решений любого уровня, должна быть полной, достоверной и своевременной. Источники информации могут быть самые разные.

Анализ ситуации

Анализ ситуации разработчиками Решения заключается в обработке и осмыслении информации, сравнении реальных значений контролируемых параметров Решения с прогнозируемыми, с предпочтительными, с проектными и т.д. значениями.

Идентификация проблемы

Идентификация выполняется в процессе диагностирования ситуации и объекта управления (страны, отрасли, объединения, предприятия, цеха и т.д.).

       Под проблемой понимается расхождение между желаемым и реальным состоянием управляемого объекта.

       Правильное формирование проблемы – залог успешного ее решения. При диагностировании объекта управления на основе собранной информации исследуются основные симптомы, определяющие состояние объекта. Например, для предприятия и любого другого хозяйствующего субъекта исследуется уровень прибыли, объем продукции, производительность труда, качество продукции или товаров, услуг/работ, издержки, текучесть кадров, возникающие конфликты.

       При идентификации проблем, структур и объектов, страны в целом, имеющих юрисдикцию, требующую государственных решений, исследуются крупные показатели симптомов. Выявление и изучение симптомов помогает определить проблемы в общем виде.

Определение показателей

       На этом этапе определяются и выделяются основные показатели, влияющие на характер и параметр принимаемого решения. По этим показателям выполняется сравнение каких-либо вариантов, которые делают структуры разрабатывающие Решения или руководитель. Например, для предприятия при анализе технологии и оборудования являются – цена, производительность, эксплуатационные расходы и т.д.

       При Решении назначения на должность руководителей органов власти разного уровня имеют место другие показатели: Образование, опыт работы в данном направлении, возраст, личные качества и т.д.

Разработка альтернатив Решения проблемы

При формировании набора вариантов решения проблемы любого масштаба следует учитывать опыт решения сложных задач в прошлом. Далее выбираются варианты, в реальном выполнении которых нет сомнений. Следует учитывать, что очень большое число вариантов затрудняет решение задач или проблемы, если сложившаяся ситуация и возникшая проблема (задача) ранее не встречались, то альтернативные решения могут быть неизвестны. Их необходимо предварительно сформулировать.

Выбор наилучшего решения

Наилучшим решением из нескольких вариантов является оптимальное решение. Но оптимальное решение требует большого объема информации, иногда сложной процедуры обработки, может занять много времени. Так при разработке оптимальных государственных решений (например, бюджета страны) требуются коллективы высококлассных специалистов-экономистов, политиков, программистов, математиков, аналитиков и т.д.

       Часто идет поиск не оптимальных решений, а достаточно хороших, т.е. приемлемые варианты.

       Для поиска приемлемого решения необходима оценка и сравнение достоинств и недостатков каждой альтернативы, и объективный анализ вероятных результатов их реализации.

       Выбор приемлемого варианта решения всегда носит характер компромисса. Кроме того, при выборе из альтернатив приходится иметь дело с прогнозными оценками, которые всегда носят вероятностный характер. Поэтому всегда необходимо учитывать фактор риска.

       Могут быть сложные, многофакторные задачи, требующие расчетов, основанных на теории вероятности, статистике, теории полезности.

Согласование решений

       В современной практике управления, решения разрабатывают одни структуры, коллективы, работники, принимают и утверждают – другие, а выполняют – третьи.

       Так очень часто руководитель любого ранга утверждает и несет ответственность за выполнение решения, которого сам не разрабатывал. Специалисты, готовившие решение и проводившие его анализ, сами не участвуют в его реализации, а исполнители не принимают участие в подготовке и обсуждении готовящегося решения.

       Поэтому всегда должна быть стадия согласования, если нет возможности привлечения исполнителей к процессу принятия решения.

                   Отказ руководителя от практики согласования, систематическое игнорирование мнения подчиненных ведёт к авторитарному стилю руководства, который в большинстве случаев неэффективен, т.к. парализует инициативу.

Управление реализацией решения

       Для получения реального эффекта принятое решение должно быть реализовано. А для этого необходимо определить – какая организация, структура, кто, что, где и когда должен сделать и на какие ресурсы.

       Любой руководитель, в том числе и высшее руководство должен следить за тем, как выполняется решение, оказывать в случае необходимости помощь и вносить определенные коррективы.

Контроль и оценка выполнения решения и полученных результатов

       Любое разумное и полезное решение без хорошей системы контроля его реализации может не принести положительного результата. На этом этапе проводятся измерение и оценка последствий реализации решения, сопоставление фактических и запрограммированных результатов. Если полученный результат не удовлетворяет, возможно новое решение, направленное на изменение цели и весь процесс принятия решения и его реализации запускается снова.