На тему «Организация успешной пресс-конференции»

Реферат

ПО «Психологии общения»

На тему «Организация успешной пресс-конференции»

 

 

ВЫПОЛНИЛ:

Студент группы ИСП-О-18

Кукушкин А.А.

 

ПРОВЕРИЛ:

Банцекин Сергей Игоревич

Оценка ___________________

 

 

п. Электроизолятор

2020 г.

 

Содержание:

1. Введение……………………………………………………………………3

2. Что такое пресс-конференция…………………………………………...4

3. Требования к проведению пресс-конференции……………………….5

4. Требования к пресс-секретарю………………………………………….9

5. Наилучшее время организации пресс-конференции……………….10

6. Заключение……………………………………………………………….11

7. Список литературы……………………………………………………...12

8. Вопросы…………………………………………………………………...13

Введение

Для достижения высокой результативности практически в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения предпринимательского дела, о принципах делового общения.

Деловое общение - Самый массовый вид общения людей в обществе.

Современный человек должен владеть наукой деловых отношений, уметь устанавливать и поддерживать цивилизованные отношения с людьми, должен уметь обращать свою деятельность во благо других людей, а также своей работы, своего дела.

Главной спецификой делового общения является его регламентированность.

Владение всеми жанрами делового общения, в том числе и в форме пресс-конференций, входит в профессиональную компетенцию современного руководителя или менеджера.

Что такое пресс-конференция

Пресс-конференция - специально организованное мероприятие, встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т.п.), с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам (сообщить важную новость, познакомить с важной информацией или сделать важное заявление).

Это деловое мероприятие является великолепным инструментом привлечения внимания общественности к самой компании, к ее деятельности, продуктам или услугам.

 Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений).

Чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема.

Инициатором проведения пресс-конференции являются руководители и специалисты различных структур организация и компаний, но иногда работники СМИ, желающие получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующие общественные вопросы.

цель пресс-конференции — это информационно-управленческая направленность, то есть представление точки зрения фирмы (организации) на некоторую общественно значимую проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а также для поддержки имиджевых и рекламных целей.

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

Требования к проведению пресс-конференции

Есть ряд обязательных формальных требований, которые надо соблюсти для успешного проведения пресс-конференции. В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяется этапы (подготовительный, этап непосредственно перед мероприятием, сама пресс-конференция и этап по окончании мероприятия), каждый из которых имеет характерные особенности.

Подготовка предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария.

Первый этап — это планирование и оповещение.

Примерно за неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить людей, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции.

Это делается путём рассылки пресс-релизов, по электронной почте или по факсу.

После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону. Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию. За сутки до пресс-конференции целесообразно обзвонить ключевые СМИ с целью выяснить, получено ли приглашение? планируется ли явка? не нужна ли какая-то дополнительная информация? В рассылаемом приглашении следует указать:

· место, день и время проведения пресс-конференции, ее примерную продолжительность;

· общую тематику пресс-конференции и перечень основных вопросов, предполагаемых к рассмотрению;

· фамилии и должности основных участников пресс-конференции со стороны ее организаторов. В приглашении не рекомендуется подробно перечислять и комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему событию.

 

Приглашения рассылаются по редакциям, естественно, заранее. Если в нем будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль. (Кстати, если коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом).

Аккредитация (время и место) объявляется также в приглашении.

Информационный пакет документов (пресс-кит) готовится заранее - на подготовительном этапе определяется перечень документов, подбор их в папки. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей пресс-конференции с указанием исполнителей и времени (в минутах!), отводимого на каждую из этих частей единого мероприятия:

· открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;

· вступительное слово ведущего;

· выступления (информационные сообщения);

· вопросы и ответы;

· закрытие;

· неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

Допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, имеющих отношение к обсуждающей проблеме(теме).

Определяются роли на пресс-конференции, их три:

· ньюсмейкер - носитель новости, имеющий опыт публичного выступления

· эксперт - специалист в данной области

· ведущий (или модератор)

Продолжительность конференции составляет в среднем от 30-60 мин.

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь.

Вступительное слово пресс-секретаря — это объявление темы пресс-конференции и знакомство (поименное, с указанием должности, титула, звания и пр.) с каждым из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами.

Регламент оглашается ведущим пресс-конференцию, в дальнейшем он же следит за его соблюдением.

Ведущий пресс-конференции должен:

1. Не допускать преувеличений, называя вещи своими именами.

2. Проявлять уважение к своим конкурентам, политическим противникам, недоброжелателям.

3. Не стремиться убедить других в том, что успех - ваше личное достижение, помнить о своей команде и всех тех, кто работал на успех.

4. Избегать вступать в споры, а также давать односложные ответы типа «ДА», «НЕТ».

5. Не касаться тем, освещение которых в прессе для вас нежелательно.

6. Не проявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из ваших гостей. Стараться замедлять темп задаваемых вопросов, давая более обстоятельные ответы на некоторые из них.

7. Отказаться от втягивания в спор или дебаты.

Пресс-конференция предполагает участие одного или нескольких представителей компании, ее клиентов, партнеров и представителей целевых СМИ.

Выступления представителей организации должны быть краткими (в расчете на последующие вопросы), с максимальной продолжительностью доклада или сообщения 10 минут для каждого выступающего. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.

Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях.

Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:

· микрофоны на столе и в зале;

· ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;

· телефонную связь;

· технические службы;

· система синхронного перевода;

· службы аккредитации;

· служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

Требования к пресс-секретарю

Пресс-секретарь обычно призывает присутствующих соблюдать тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретарь объявляет тему пресс-конференции и представляет каждого кандидата.

Довольно часто выступление сопровождается показом слайдов.

Пресс-секретарь должен быть хорошо осведомлен обо всех событиях, происходящих в организации, лицом которой он является.

§ Предоставление исчерпывающих и хорошо аргументированных ответов на вопросы представителей СМИ, участие в съемках и проведение интервью.

§ Наполнение корпоративного сайта актуальной информацией, участие в системе внутренних коммуникаций компании, ответы на вопросы посетителей сайта.

§ Мониторинг прессы и интернет-изданий, отслеживание публикаций, связанных с деятельностью компании. Подготовка аналитических отчетов для руководства.

Секретарь формирует протокол наиболее важных моментов проведения пресс-конференции:

· Краткое содержание обсуждаемого вопроса (Когда? и Где?)

· Присутствие/отсутствие

· Повестка дня

· Тема повестки дня

· Что обсудили и что решили

Заключение

Пресс-конференции - один из наиболее распространенных и эффективных способов организации связей с общественностью и передачи ей необходимой информации через посредника, роль которого в данном случае выполняет пресса и другие СМИ. Получив огромное распространение пресс-конференции, как метод общения со средствами массовой информации, дают весьма положительные результаты.

Список литературы

1. Степанова Л.М. Психология делового общения / Л.М. Степанова // Элитариум. - 2003.- №12.

2. Скаженик Е.Н. Практикум по деловому общению: Учебное пособие / Е.Н. Скаженик. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2005. - 96 с.

3. Стенюков М.В. Секретарское дело / М.В. Стенюков. - М.: Издательство ПРИОР, 2005. - 227 с.

4. Варакута С.А. Связи с общественностью: Учебное пособие / С.А.Варакута. - М.: ИНФАРА-М, 2009. - 207 с.

5. Круглянская Л.Я. Настольная книга секретаря. Справочник / Л.Я. Круглянская. - М.: Издательский дом Герда, 2003 - 320 с

 

Вопросы

Что такое деловое общение?

Деловое общение - Самый массовый вид общения людей в обществе.

Реферат

ПО «Психологии общения»

на тему «Организация успешной пресс-конференции»

 

 

ВЫПОЛНИЛ:

Студент группы ИСП-О-18

Кукушкин А.А.

 

ПРОВЕРИЛ:

Банцекин Сергей Игоревич

Оценка ___________________

 

 

п. Электроизолятор

2020 г.

 

Содержание:

1. Введение……………………………………………………………………3

2. Что такое пресс-конференция…………………………………………...4

3. Требования к проведению пресс-конференции……………………….5

4. Требования к пресс-секретарю………………………………………….9

5. Наилучшее время организации пресс-конференции……………….10

6. Заключение……………………………………………………………….11

7. Список литературы……………………………………………………...12

8. Вопросы…………………………………………………………………...13

Введение

Для достижения высокой результативности практически в любом виде коммерческой деятельности необходимо владеть определенным набором сведений, знаний, представлений о правилах, формах и методах ведения предпринимательского дела, о принципах делового общения.

Деловое общение - Самый массовый вид общения людей в обществе.

Современный человек должен владеть наукой деловых отношений, уметь устанавливать и поддерживать цивилизованные отношения с людьми, должен уметь обращать свою деятельность во благо других людей, а также своей работы, своего дела.

Главной спецификой делового общения является его регламентированность.

Владение всеми жанрами делового общения, в том числе и в форме пресс-конференций, входит в профессиональную компетенцию современного руководителя или менеджера.

Что такое пресс-конференция

Пресс-конференция - специально организованное мероприятие, встреча официальных лиц (руководителей, политических деятелей, представителей государственной власти, специалистов по связям с общественностью, бизнесменов и т.п.), с представителями прессы, телевидения, радио с целью информирования общественности по актуальным вопросам (сообщить важную новость, познакомить с важной информацией или сделать важное заявление).

Это деловое мероприятие является великолепным инструментом привлечения внимания общественности к самой компании, к ее деятельности, продуктам или услугам.

 Важное преимущество пресс-конференций состоит в том, что всегда возможна проверка и уточнение версий, получение дополнительного пакета новостей, помимо предусмотренных (пресс-релизы, фотографии, тексты речей и выступлений).

Чтобы созвать пресс-конференцию необходим повод, важная тема.

Инициатором проведения пресс-конференции являются руководители и специалисты различных структур организация и компаний, но иногда работники СМИ, желающие получить развернутые, квалифицированные и официальные ответы на интересующие общественные вопросы.

цель пресс-конференции — это информационно-управленческая направленность, то есть представление точки зрения фирмы (организации) на некоторую общественно значимую проблему в контексте стратегической коммуникативной политики, а также для поддержки имиджевых и рекламных целей.

Подготовка пресс-конференции предусматривает согласование ряда организационно-технических и творческих вопросов.

Требования к проведению пресс-конференции

Есть ряд обязательных формальных требований, которые надо соблюсти для успешного проведения пресс-конференции. В процессе подготовки и проведения пресс-конференции выделяется этапы (подготовительный, этап непосредственно перед мероприятием, сама пресс-конференция и этап по окончании мероприятия), каждый из которых имеет характерные особенности.

Подготовка предполагает определение круга участников и их ролей, состава приглашенных, разработку детальной программы и сценария.

Первый этап — это планирование и оповещение.

Примерно за неделю до ожидаемой пресс-конференции необходимо оповестить людей, чьё присутствие необходимо на пресс-конференции.

Это делается путём рассылки пресс-релизов, по электронной почте или по факсу.

После рассылки пресс-релизов необходимо убедиться в получении, позвонив по телефону. Накануне перепроверяется количество принявших приглашение, тех, кто посетит пресс-конференцию. За сутки до пресс-конференции целесообразно обзвонить ключевые СМИ с целью выяснить, получено ли приглашение? планируется ли явка? не нужна ли какая-то дополнительная информация? В рассылаемом приглашении следует указать:

· место, день и время проведения пресс-конференции, ее примерную продолжительность;

· общую тематику пресс-конференции и перечень основных вопросов, предполагаемых к рассмотрению;

· фамилии и должности основных участников пресс-конференции со стороны ее организаторов. В приглашении не рекомендуется подробно перечислять и комментировать основные вопросы пресс-конференции, чтобы не ослабить интерес представителей СМИ к предстоящему событию.

 

Приглашения рассылаются по редакциям, естественно, заранее. Если в нем будет обозначена просьба сразу подтвердить участие, то организаторы будут заранее знать, сколько журналистов будут присутствовать в зале, на сколько персон готовить фуршет или коктейль. (Кстати, если коктейль намечается, в приглашении принято упоминать об этом).

Аккредитация (время и место) объявляется также в приглашении.

Информационный пакет документов (пресс-кит) готовится заранее - на подготовительном этапе определяется перечень документов, подбор их в папки. Сценарий пресс-конференции содержит перечисление всех событий будущей пресс-конференции с указанием исполнителей и времени (в минутах!), отводимого на каждую из этих частей единого мероприятия:

· открытие, представление хозяев (устроителей) пресс-конференции;

· вступительное слово ведущего;

· выступления (информационные сообщения);

· вопросы и ответы;

· закрытие;

· неофициальная часть, включающая просмотр слайдов, видеороликов и т.п.

Допустимо приглашать на пресс-конференцию любое количество людей, имеющих отношение к обсуждающей проблеме(теме).

Определяются роли на пресс-конференции, их три:

· ньюсмейкер - носитель новости, имеющий опыт публичного выступления

· эксперт - специалист в данной области

· ведущий (или модератор)

Продолжительность конференции составляет в среднем от 30-60 мин.

Пресс-конференцию ведет пресс-секретарь.

Вступительное слово пресс-секретаря — это объявление темы пресс-конференции и знакомство (поименное, с указанием должности, титула, звания и пр.) с каждым из тех, кто устраивает данную встречу с журналистами.

Регламент оглашается ведущим пресс-конференцию, в дальнейшем он же следит за его соблюдением.

Ведущий пресс-конференции должен:

1. Не допускать преувеличений, называя вещи своими именами.

2. Проявлять уважение к своим конкурентам, политическим противникам, недоброжелателям.

3. Не стремиться убедить других в том, что успех - ваше личное достижение, помнить о своей команде и всех тех, кто работал на успех.

4. Избегать вступать в споры, а также давать односложные ответы типа «ДА», «НЕТ».

5. Не касаться тем, освещение которых в прессе для вас нежелательно.

6. Не проявлять пристрастия или неприязни к кому-либо из ваших гостей. Стараться замедлять темп задаваемых вопросов, давая более обстоятельные ответы на некоторые из них.

7. Отказаться от втягивания в спор или дебаты.

Пресс-конференция предполагает участие одного или нескольких представителей компании, ее клиентов, партнеров и представителей целевых СМИ.

Выступления представителей организации должны быть краткими (в расчете на последующие вопросы), с максимальной продолжительностью доклада или сообщения 10 минут для каждого выступающего. Характер этих выступлений, их структура зависят от целей пресс-конференции.

Регулярные пресс-конференции организуются в предварительно объявленное время в специально приспособленных для встречи помещениях.

Подобные помещения имеют стационарное оборудование, способствующее оптимальному режиму диалога журналистов с устроителями пресс-конференций:

· микрофоны на столе и в зале;

· ТВ камеры, осветительные приборы, ТВ приемники в зале и фойе;

· телефонную связь;

· технические службы;

· система синхронного перевода;

· службы аккредитации;

· служба безопасности, пожарная охрана, медпункт, буфет, киоск.

Требования к пресс-секретарю

Пресс-секретарь обычно призывает присутствующих соблюдать тишину и начинает выступление. Во вступительном слове пресс-секретарь объявляет тему пресс-конференции и представляет каждого кандидата.

Довольно часто выступление сопровождается показом слайдов.

Пресс-секретарь должен быть хорошо осведомлен обо всех событиях, происходящих в организации, лицом которой он является.

§ Предоставление исчерпывающих и хорошо аргументированных ответов на вопросы представителей СМИ, участие в съемках и проведение интервью.

§ Наполнение корпоративного сайта актуальной информацией, участие в системе внутренних коммуникаций компании, ответы на вопросы посетителей сайта.

§ Мониторинг прессы и интернет-изданий, отслеживание публикаций, связанных с деятельностью компании. Подготовка аналитических отчетов для руководства.

Секретарь формирует протокол наиболее важных моментов проведения пресс-конференции:

· Краткое содержание обсуждаемого вопроса (Когда? и Где?)

· Присутствие/отсутствие

· Повестка дня

· Тема повестки дня

· Что обсудили и что решили