Анализ «поглотителей» времени

Попытайтесь идентифицировать пять причин временных по­терь, которые повторяются.

Посмотрите следующий список, состоящий из 30 самых суще­ственных «поглотителей», или «ловушек», времени, и наметьте «свои» пять важнейших:

Нечеткая постановка цели.

Отсутствие приоритетов в делах.

Попытка слишком много сделать за один раз.

Отсутствие полного представления о предстоящих задачах И
путях их решения.

Плохое планирование трудового дня.

Личная неорганизованность, «заваленный» письменный стол-

Чрезмерное чтение.

Скверная система досье.

Недостаток мотивации (индифферентное отношение к работе)-

 

Поиски записей, памятных записок, адресов, телефонных
номеров.

Недостатки кооперации или разделения труда.

Отрывающие от дел телефонные звонки.

Незапланированные посетители.

Неспособность сказать «нет».

Неполная, запоздалая информация.

Отсутствие самодисциплины.

Неумение довести дело до конца.

Отвлечение (шум).

Затяжные совещания.

Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

Отсутствие связи (коммуникации) или неточная обратная связь.

Болтовня на частные темы.

Излишняя коммуникабельность.

Чрезмерность деловых записей.

Синдром откладывания.

Желание знать все факты.

Длительные ожидания (например, условленной встречи).

Спешка, нетерпение.

Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

Недостаточный контроль за перепорученными делами.

Таким образом, освободившись от «поглотителей» вашего вре­мени и выявив слабые места в самоорганизации, вы сможете вы­свободить значительные резервы времени для себя.

Специалисты по самоменеджменту выделяют шесть основных его функций: 1) постановка целей; 2) планирование; 3) принятие решений; 4) реализация и организация; 5) контроль; 6) информа­ция и коммуникация. Основное правило самоменеджмента заклю­чается в том, что вокруг шестой функции вращаются все остальные.

\ V^ J I   Круг правил самоменеджмента

Технику самоменеджмента кратко можно представить в виде таблицы, где выделены его функция, соответствующие ей рабочие Методы и приемы и достигаемый благодаря их использованию вы­игрыш во времени:

ТЕХНИКА САМОМЕНЕДЖМЕНТА Функция    Рабочие приемы, методы         Достигаемый результат (выигрыш во времени) 1. Поста-     Определение цели, ситуаци- Мотивация, устранение слабых новка це- онный анализ, целевые стра- сторон, распознавание преиму-лей          тегии и методы достижения ществ, концентрация усилий на успеха, формирование цели   узких местах, фиксация сроков и ближайших шагов 2. Плани- Годовое планирование, ме- Подготовка к реализации, оп--грование  сячное, декадное, планирова- тимальное распределение и ние дня, принципы временно- использование времени,   со-го менеджмента, метод «Аль- кращение сроков исполнения пы», менеджмент с помощью дневника времени 3. Приня- Установка приоритетов, принцип Приводящая к успеху органи-тие ре-     Парето (соотношение 80:20), зация труда, первоочередное шений     АБВ-анализ, принципы Эй- решение жизненно важных зенхауэра, делегирование дел проблем, упорядочение дел по (перепоручение)                       их важности, избавление от «тирании» неотложности, про­дуктивность трудовых затрат 4. Реали- Распорядок дня, график про- Применение самоменеджмен-зация и   дуктивности, биоритм, са- та, концентрация на значи-организа- мопроявление, дневной ра- тельных задачах, использова-ция              бочий план                                ние пика производительно­сти, учет периодических ко­лебаний, становление инди­видуального рабочего стиля 5. Кон-   Контролирование процесса Обеспечение запланирован-троль           работы (сравнение замысла с ных результатов, позитивное результатом), контролирова- воздействие на течение жизни ние итогов (контролирование достижения поставленных це­лей, промежуточных результа-- -              тов), обзор итогов истекшего дня (самоконтроль) 6. Инфор- Рациональное чтение, рацио- Быстрое чтение, лучшая орга-мация и  нальные  совещания,  ра- низация совещаний и конфе-коммуни- циональное ведение- беседы, ренций, выделение времени кации          рациональное использование для собеседований, отгоражи-телефона, рациональное веде- вание от возможных помех, ние корреспонденции, лист- меньше отвлечений, меньше ки-памятки и формуляры      «бумажной войны»

  Постановка целей требует выразить в виде четких намерений наши явные и скрытые потребности, интересы или задачи, а так­же сориентировать наши действия и поступки на эти цели и их выполнение.

Цель — это описание конечного результата.

Цель — представление о будущем.

Ежедневная работа должна приближать к цели.

Постановка целей — перманентный процесс.

Предпосылка успеха заключается в точном знании того, что,
когда, в каких масштабах необходимо достичь.

г----------------- Постановка целей ------------------

(Т) Нахождение целей (анализ целей) ______ I______ •

^{Чегояхоч}У^?                               .          (^Жизненные цели)

лично (жизненные цели)                 \______ "_______ у

профессионально (карьерные цели)

(2 J Ситуационный анализ             ________ I_________

Что я могу?                             /Сильные и слабые сторо^\

лично                                  1ны. Ситуация, окружение J

профессионально----------------------------------- 1------------- ^у

(3) Формулирование целей                            I_______

(планирование целей):                  (Практические цели)'

лично (план жизни)                у                         у

профессионально (план карьеры)

Чтобы иметь успех, надо знать:

— Каких целей вы хотите достичь?

— Согласуются ли они между собой?

— Есть ли высшая цель или промежуточные?

— Знаете ли вы, что сами можете сделать?

Набросайте общие представления о жизненных устремлениях (кривая жизни).

— Как протекала до сих пор ваша жизнь?

— В чем ваши крупные успехи и поражения (в личной, про­
фессиональной сфере)?

— Как вы представляете будущее?

— До какого возраста хотели бы дожить?

— Чего хотели бы достичь?

— Какие удары судьбы вы рассчитываете?

Кривая жизни Неудачи                                 _                            Успехи н            10 о             15 л             20 о.            25 «            30 о            35 со            40 +        45 50 55 60 65 70 75 Попробуйте провести ситуационный анализ своих успехов и неудач на жизненном пути: Способности,                               Способности, Мои успехи которые помогли Мои неудачи      которых недоставало Соотнеся желания и возможности, свой жизненный план, сфор­мулируйте для себя цели. ЖИЗНЕННЫЙ ПЛАН, ИЛИ ПЛАН КАРЬЕРЫ Сфера Оче- Жизнен- Значи- Срок Практические Срок Катего-жизни ред- ная цель мость (год) задачи по pea- (год)   рия гость                                              лизации                срочно­сти Иму-   4     Дача  Высо- 1998 Поиск вари-  1998 Средне-щест-                                кая                антов, поиск              срочная во                                                              средств Карье-  1  Высшая Высо- 1996 Подготовка ат- 1996, Средне-ра                катего-  кая               тестационной IV кв. срочная рия                                      работы Завершение  1996, эксперимента III кв.

 Для достижения любой цели необходимо планирование, кото­рое позволяет идти кратчайшим путем, концентрировать внима­ние на важных делах, устанавливать реалистичные сроки, созда­вать резервы времени, избавляться от холостых ходов, т. е. повы­шать эффективность и уменьшать стресс.

Планирование времени можно представить как закрытую систему:

СИСТЕМА ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

■

Приспособление                            

,................ -.............. -j План жизни |

—          

;

; Приспособление            1

j Планы на несколько |
!                                   лет вперед

i                '--------- Г--------- '

1             Подразделяется на
Годовой план          Годовой план------------------- ■

7       -----      I

Квартальные                                             ^ Квартальные

итоги                                                             планы

t          I----------- 1  I lJ_ I ' i

Сравнение                       т

~~—       I          план—факт,          I ~

Месячные..........    перепроверка    ........ * Месячные

"™ ^rH    I            результатов                 ^аны

(контроль)               II I I

I
_________ |_____________________________ i____

Итоги                                                         Декадные

недели                                                           планы

f           _________ I I i i

Итоги               Дневные планы

дня     "*     ~ | | "|   *

Необходимо учесть, что планируемые на любой период време­ни дела должны занимать только 60% времени, оставляя резерв. В Течение дня следует выделять приоритеты А Б В, которые лучше выполнять в наиболее плодотворное и удобное для вас время.

Успешно работать — значит точно и хорошо выполнять нуж­ные задачи. Принятие решений предполагает установление целео-риентированных и однозначных приоритетов. Для целесообраз-

1 П1

 ной и эффективной реализации ваших задач безусловно необходи­мо, чтобы вы лично установили их очередность. Установление приоритетов помогает вам:

— планомерно вести дела;

— выполнять срочную работу к установленному времени;

— регулировать перерывы в работе;

— проверять степень срочности;

— определять альтернативные решения, например, с помощью
вспомогательных вопросов;

— учитывать возможности делегирования ваших полномочий
другим.

Вы активно регулируете свой трудовой процесс (самоменеджмент):

— избегаете ненужных конфликтов со своими целями;

— избегаете конфликтов с подчиненными, коллегами и руко­
водителем;

— избегаете «переделывания» уже сделанного;

— избегаете ненужного стресса.

Принцип Парето (соотношение 80:20) применительно к рацио­нальному использованию времени гласит: «Если все рабочие функ­ции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80% конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога «поглоща­ют» 80% рабочего времени.

К немногочисленным «жизненно важным» проблемам следует всегда приступать в первую очередь.

С помощью анализа А Б В вы обеспечиваете упорядочение за­дач по их значимости и ориентацию результатов работы на дости­жение нужного эффекта.

Отдавайте себе отчет в том, что вы не можете делать сразу все, устанавливайте приоритеты и начинайте с самого главного (ос­новное правило эффективной организации труда)!

 

Задачи А                    Задачи Б                    Задачи В Весьма важные               Важные               Менее важные 15 % всех задач            20 % всех задач         65 % всех задач 65 % общей               20 % общей                15 % общей значимости               значимости               значимости Выполнять самому,   Частично поручать Поручать, сокращать, не перепоручать                                                    вычеркивать

 В соответствии с принципами Эйзенхауэра работайте последова­тельно, не бойтесь менее срочные (менее важные) дела переправ­лять либо в архив, либо в корзину.

Делегированием называется поручение рабочей задачи, а также передача компетенции и ответственности. Делегирование означа­ет саморазгрузку. Оно высвобождает время для выполнения руко­водящих функций (задач А) и предоставляет шансы сотрудникам для раскрытия своих способностей (мотивация). Делегирование в равной степени выгодно и для руководителя, и для подчиненных.

Успешное делегирование предполагает:

— готовность делегировать (желание);

— способность делегировать (возможность).

Важную задачу редко бывает необходимо выполнить сегодня или на этой неделе, в то время как со срочной задачей хотят разде­латься сразу.

Освобождайтесь от «тирании» спешности:

НИКОГДА НЕ ДОПУСКАЙТЕ ТОГО, ЧТОБЫ ВАЖНЫЕ ДЕЛА СТАНОВИЛИСЬ СРОЧНЫМИ!

СТАРАЙТЕСЬ СРОЧНЫЕ, НО МЕНЕЕ ВАЖНЫЕ ДЕЛА НЕ ВЫПОЛНЯТЬ ЛИЧНО, А ДЕЛЕГИРОВАТЬ!

Для приведения в действие всех важных планов попытайтесь воспользоваться следующими принципами:

Начало дня (1 — 8)

Начинать день с позитивным настроем.

Хорошо позавтракать и без спешки — на работу.

Начинать рабочий день по возможности в одно и то же время.

Перепроверять план дня.

Вначале — ключевые задачи.

Приступать к делу без раскачки.

Делегирование.

Согласовывать план дня с секретарем.

Основное время дня (9 — 20)

9. Хорошая подготовка к работе.

Влиять на фиксацию сроков.

Избегать действий, вызывающих обратную реакцию.

Отклонять дополнительно возникающие «неотложные» про­
блемы.

 Избегать незапланированных импульсивных действий.

Своевременно делать паузы (соблюдать размеренный темп)

Небольшие однородные задачи выполнять сериями.

Рационально завершать начатое.

Использовать временные «остатки».

Работать, учитывая колебания общей трудовой активности
в течение дня (график дневных «помех»).

Выкраивать спокойный час.

Контролировать время и планы.

Конец дня (2 1 —25)

Завершить несделанное.

Контроль за результатами и самоконтроль.

План на следующий день.

Домой — с хорошим настроением.

Каждый должен иметь свою кульминацию.

Функция самоменеджмента «Организация и исполнение» пред­полагает объединение вашей энергии и активности и направление их на достижение поставленных целей.

Организация рабочего дня означает, что вы подчиняете себе свою работу и свое время и не допускаете, чтобы было наоборот.

В форме на с. 193 сведены воедино важнейшие правила и прин­ципы распорядка дня.

Учитывайте в своем распорядке дня изменение вашей психоло­гической готовности, распределяйте с учетом этого свои задачи по отдельным периодам дня.

Выведите свой личный дневной ритм, для чего путем система­тических наблюдений определите свой график продуктивности.

Биоритм выявляет подъемы и спады наших жизненных сил в течение продолжительного периода: он указывает на то, что в фи­зической, психической и духовной сферах имеют место периоди­ческие колебания, но еще не проясняет, почему так происходит.

Биоритм указывает на тенденции, но сам по себе не является творцом событий; его можно учитывать при планировании своих задач на продолжительный период, что содействует достижению целей более рациональным путем.

Перепроверьте свой персональный рабочий стиль и усовершен­ствуйте его, для чего интегрируйте в него все новые побудительные импульсы, например, в целях избавления от мешающих привычек.

Постоянно имейте в виду использование нетрадиционных, лучших возможностей: всегда есть более простой путь для выполнения задачи.

Для того чтобы вам было легче сделать ваш рабочий стиль бо­лее гармоничным, попытайтесь оценить себя с помощью следую­щей анкеты:

 

Почти Ино- Часто Почти Мой личный рабочий стиль      нико- гда (1) (2)  всегда гда (0)                               (3) ]                                   2          3        4         5 Предрасположены ли вы к то­му, чтобы: I) откладывать выполнение не­приятных дел? 2) отодвигать во времени при­нятие срочных, но неприятных решений? 3) перестраховываться, зару­чаясь мнением других, при при­нятии неприятных или тяжелых решений? 4) все делать самому? 5) заниматься несколькими проб­лемами одновременно? 6) работать в суете и спешке? 7) приниматься за работу без предварительного поиска лучших подходов к делу? 8) прерывать начатую работу, чтобы заняться другими делами? 9) откладывать выполнение трудных задач после первоначаль­ной их обработки? 10) работать неконцентриро­ванно, несобранно? 11) работать по 2 ч и более без перерыва? 12) часто не доводить дело до конца из-за того, что вас постоян­но отвлекают? 13) расходовать ценное для вас время на отдельные специальные задачи или второстепенные дела? 14) заниматься чужими делами лишь потому, что они вас заинте­ресовали? 15) браться в любое время за любую задачу из-за того, что вы не можете сказать «нет»?

1                                2         3        4        5 16) заниматься почти безна­дежной конфронтацией, например поиском виновных в ошибке или борьбой с бюрократическим аппа­ратом предприятия? 17) стремиться к безупречному выполнению задач и в тех обла­стях, где этого не требуется? 18) стараться знать все факты? 19) проявлять инициативу лишь по принуждению? 20) стремиться всегда помочь другим при решении их проблем? Чем больше         Баллы за          0        12       3 сумма, тем           каждый-------------------------------------- больше вы    положительный               Общая сумма мешаете себе           ответ работать

Последней функцией во внешнем круге самоменеджмента яв­ляется контроль, который охватывает три задачи: Осмысление физического состояния. Что достигнуто к мо­ менту контроля? Сравнение запланированного с достигнутым. В какой степе­ ни достигнута цель? Какие есть отклонения? Корректировка по установленным отклонениям:   контроль процесса и осуществления деятельности; контроль результатов. Для подведения итогов конкретного дня применяйте метод «пяти пальцев», который ориентируется на начальные буквы названий пальцев. М (мизинец)             — мыслительный процесс: какие знания, опыт я сегодня получил? * Ц (безымянный палец) — близость цели: что я сегодня сделал и чего достиг? С (средний палец)   — состояние духа: каким было сегодня мое преобладающее настроение, расположе­ние духа? У (указательный палец) — услуга, помощь: чем я сегодня помог другим, чем услужил, порадовал или «поспособствовал»? Б (большой палец)   — бодрость, физическая форма: каким было мое самочувствие?

Систематические занятия самоменеджментом позволят вам изба­виться от текучки, вороха бумаг на столе, лишних страхов и тревоги. Сохраните свое время и здоровье для самосовершенствования.

ДИАГНОСТИКА И РАЗВИТИЕ

РОДИТЕЛЬСКОЙ КОМПЕТЕНТНОСТИ

В СЕМЬЯХ УЧАЩИХСЯ

Эффективность работы с родителями страдает прежде всего от того, что чаще всего мы не знаем проблем конкретной семьи, ее психологического состояния, особенностей родительского отно­шения к детям, типов нарушений семейного воспитания. Сущест­вует много способов и приемов диагностики семьи и семейного воспитания, которые описаны в других моих книгах, — от бесед с родителями до рисунков и сочинений детей о семье. Однако де­фицит времени и трудоемкость разнообразных методов затрудня­ют их использование учителем. И мы решили разработать метод экспресс-диагностики родителей, который можно проводить со всеми родителями сразу в течение 20—30 мин и получать из него основную информацию о семье.