Учет расчетов с подотчетными лицами

У предприятия возникает потребность в выдаче наличных денег под отчет своим работникам на командировочные, хозяйственные, представительские и другие расходы.

Аванс выдается по расходному кассовому ордеру. О фактических расходах подотчетное лицо составляет авансовый отчет с приложением к нему оправдательных документов: счетов, товарных чеков, справок, отрывных талонов, билетов, квитанций и т. д.

Законодательство РФ предусматривает следующие гарантии и компенсационные выплаты при командировке:

· за работником сохраняется средний заработок;

· оплата суточных на время нахождения в командировке в соответствии с законодательством РФ;

· оплата расходов по проезду к месту назначения и обратно;

· оплата расходов по найму жилья.

Днем отъезда в командировку считается календарные сутки (24 часа), а днем приезда считается дата прибытия транспортного средства в пункт назначения
(т. е. учитывается время поездки от аэропорта или железнодорожного вокзала).

По возвращению из командировки сотрудник составляет авансовый отчет в течение трех рабочих дней и к нему прилагает проездные билеты, счета гостиницы и др. На приобретенные подотчетным лицом материальные ценности прилагаются накладные, счета-фактуры, товарные чеки.

Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активно-пассивном сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами», по дебету которого отражаются выданные под отчет денежные средства, а по кредиту отражается списание израсходованных подотчетным лицом сумм на основании авансовых от чего и приложенных к нему документов.

Аналитический учет ведется по каждому подотчетному лицу и каждой выданной подотчетной сумме. Дебетовое сальдо показывает задолженность подотчетного лица перед предприятием, кредитовое сальдо – задолженность предприятия перед сотрудником.

На выданные под отчет суммы сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки, отражаются по кредиту сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

В дальнейшем эти суммы списываются со сч. 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет сч. 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

Содержание операции	Д	К
Выдано из кассы в подотчет	71	50
Списание командировочных расходов согласно авансовым отчетам по установленным нормам	20, 23, 25, 26, 29, 44	71
Поступление материальных ценностей, оплаченных за счет подотчетных сумм	08, 10, 41 19	71
Возврат (удержание) подотчетных сумм	50	71
Приобретение денежных средств	50	71
Списание судебных издержек и арбитражных сборов	91	71
Оплата нетоварных операций	76	71

 

Учет расчетов по претензиям

Расчеты по претензиям, предъявленным поставщикам, подрядчикам, транспортным и другим организациям, а также по предъявленным и признанным (или присужденным) штрафам, пеням и неустойкам отражаются на сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет 2 «Расчеты по претензиям».