Двойная запись и ее контрольное значение

Двойная запись обеспечивает взаимосвязь между счетами и представляет собой способ одновременного отражения хозяйственных операций по дебету одного и кредиту другого счета во взаимной логической связи и равновеликой сумме.

Для составления двойной записи (бухгалтерской записи) может быть использован следующий алгоритм:

1. По данным хозяйственной операции определяются два взаимодействующих между собой объекта бухгалтерского учета.

2. Каждому из объектов присваивается соответствующий счет.

3. Определяется тип хозяйственной операции и на основе знаний о том, в какой части счета (по дебету или кредиту) происходит рост (уменьшение) суммы, составляется запись:

– для первого типа хозяйственной операции:

Дебет Активного счета Кредит Активного счета;

– для второго типа хозяйственной операции:

Дебет Пассивного счета Кредит Пассивного счета;

– для третьего типа хозяйственной операции:

Дебет Активного счета Кредит Пассивного счета;

– для четвертого типа хозяйственной операции:

Дебет Пассивного счета Кредит Активного счета.

Пример. В кассу организации поступили денежные средства с расчетного счета на хозяйственные нужды в сумме 100 000 руб. Составить бухгалтерскую запись.

1. В данной хозяйственной операции между собой взаимодействуют два объекта – наличные денежные средства в кассе организации и безналичные денежные средства на расчетном счете.

2. Наличные денежные средства учитываются на счете 50 «Касса», безналичные – на счете 51 «Расчетные счета».

3. Оба объекта находятся в активе бухгалтерского баланса, следовательно, имеет место первый тип хозяйственной операции:

 Дебет счета 50 «Касса» Кредит счета 51 «Расчетные счета» 100000 руб.

 

5. Учетные регистры

Документы бухгалтерского оформления применяются для подготовки информации в учетных регистрах.

Учетные регистры в бухгалтерском учете используются для группировки данных в необходимых разрезах и подразделяются по:

– назначению;

– внешнему виду.

По назначению выделяют синтетические, аналитические и комплексные (комбинированные) регистры учета.

В синтетических регистрах записи осуществляются в обобщенном виде, кратко (без пояснительного текста), с указанием даты и номера бухгалтерской записи. В них проставляется только сумма (Главная книга, в которой отражаются итоговые данные по всем синтетическим счетам, ведущимся в организации, журналы-ордера, компьютерные распечатки).

В аналитических регистрах записи делаются по отдельным аналитическим счетам, с детализацией содержания записей того или иного синтетического счета, приводится пояснительный текст, в необходимых случаях указываются натуральные и трудовые измерители. Эти регистры позволяют контролировать наличие и движение каждого вида материальных ценностей, состояние расчетов с каждым поставщиком, покупателем, другими дебиторами и кредиторами (карточки учета основных средств, материалов, готовой продукции).

В организациях широко применяются учетные регистры, объединяющие синтетический и аналитический учет, что позволяет их называть комплексными регистрами. Использование комплексных регистров сокращает объем учетной работы, позволяет отражать отдельные объекты в аналитическом разрезе и одновременно получать обобщенные показатели синтетического учета (журналы-ордера по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами», в которых содержатся не только обобщенные данные, но и детальные сведения о расчетах с каждым поставщиком, подотчетным лицом).

По внешнему виду учетные регистры делятся на бухгалтерские книги, карточки, свободные листы (ведомости), компьютерные распечатки.

Бухгалтерские книги – сброшюрованные листы бумаги с соответствующим графлением, которые нумеруются, указывается их общее количество, подтверждается все подписью бухгалтера.

Запись в книге одновременно может делать только один работник и поэтому невозможно обеспечить разделение труда учетных работников.

Бухгалтерские книги применяются в настоящее время для организации синтетического учета (Главная книга), учета кассовых операций (кассовая книга) и других операций.

Карточки – отдельные листы в виде таблиц определенных стандартных размеров, что позволяет хранить их вместе в картотеке по группам.

Регистрируются они в специальном реестре, где каждой из них присваивается порядковый номер. Это позволяет осуществлять контроль за наличием и сохранностью карточек.

Карточки применяются на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например в учете материалов, готовой продукции, товаров. Они позволяют осуществлять разделение труда учетных работников, повысить их производительность, широко использовать компьютеры для учетных записей, удобны для различных группировок данных.

Свободные листы – разновидность карточек. Они делаются из менее плотной бумаги и хранятся в специальных папках (регистраторах), откуда они могут изыматься для записей, подсчета. Эти учетные регистры используются для ведения журналов, ведомостей, особенно в условиях автоматизации учета.

Компьютерные распечатки – учетный регистр в виде широкой полосы бумаги, который печатается на ПК. Содержание распечаток, структура их графления разнообразны и зависят от содержания отражаемых объектов.

Применение в учете того или иного регистра (книг, карточек или свободных листов) зависит от формы организации бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета - это система структурных элементов, их связь с первичными документами.

Основным регистром при журнально-ордерной форме учета является журнал-ордер, в основу строения которого заложен кредитовый признак.

В журналах-ордерах синтетические и аналитические записи совмещаются линейно-позиционным, шахматным и смешанным способами.

При журнально-ордерной форме учета дебетовые обороты раскрываются в Главной книге, в которой обороты по дебету синтетических счетов представляются развернуто.

В настоящее время широко распространено сочетание хронологических и систематических записей в комбинированном регистре. В этом случае записи более наглядны, сокращаются затраты труда по регистрации информации, уменьшается возможность ошибок, так как хронологические и систематические записи осуществляются в один рабочий прием (журналы-ордера и ведомости к журналам-ордерам).

6. Способы исправления  ошибок в учетных регистрах

В процессе регистрации учетной информации встречаются ошибки, которые необходимо исправить. Для этого в бухгалтерском учете используются способы выборочной или сплошной проверки записей.

Ошибки в записях могут быть обусловлены неправильными записями текста или суммами операции, подсчетами натуральных или стоимостных итогов, неверной корреспонденцией счетов.

Исправление ошибки в учетном регистре должно быть обосновано и подтверждено подписью и расшифровкой лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления. Все обнаруженные ошибки должны быть исправлены до составления финансовой отчетности.

В зависимости от характера ошибок и времени их выявления применяются следующие способы исправления:

– корректурный;

– красное сторно (сторнировочная запись);

– дополнительная запись.

При корректурном способе неправильный текст или сумма зачеркивается тонкой чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а рядом записывается правильный текст или сумма. Рядом ставится подпись с расшифровкой и дата. Необходимо зачеркивать всю сумму, даже если ошибка допущена в одной цифре. Исправления в документах, оформляющих денежные операции (кассовых ордерах, чеках, платежных поручениях) не допускаются. Эти документы при наличии в них ошибок подлежат замене.

Неправильная корреспонденция счетов исправляется способом красного сторно. Его сущность заключается в том, что исправительная запись делается в учетном регистре красным цветом или в рамке. При подсчетах суммы, записанные красным цветом (или в рамке), вычитаются из итогов. Таким образом, сторнировочная запись уничтожает ранее составленную ошибочную запись.

Одновременно со сторнировочной вносится правильная запись обычным цветом. Тем самым ошибочные записи эллиминируются в два приема. Данный прием используется также в случаях, когда ошибка заключается в преувеличении суммы хозяйственной операции. Сторнировочная запись делается на разницу между ошибочно записанной и правильной суммой, т.е. на сумму преувеличения.

Запись красным используется не только для исправления (сторнирования) ошибок, но и в случаях, когда применяется условная оценка фактов хозяйственной деятельности.

Корректировка меньшей суммы на большую при правильной корреспонденции счетов осуществляются способом дополнительной бухгалтерской записи.

На разницу в сумме составляют дополнительную запись с той же корреспонденцией счетов. Дополнительная запись широко применяется в бухгалтерском учете. Кроме исправления ошибок, ее используют и в случаях, когда плановые показатели необходимо довести до фактической величины.