Тема 9. Отчетная документация

Требования к оформлению справок, отчетов, актов.

 

4. Материалы текущего контроля успеваемости обучающихся
ифонд оценочных средств промежуточной аттестации по дисциплине

 

4.1. Формы и методы текущего контроля успеваемости обучающихся и промежуточной аттестации.

 

4.1.1. В ходе реализации дисциплины Б1.О.20«Основы делопроизводства в международных отношениях и межкультурная коммуникация» используются следующие методы текущего контроля успеваемости обучающихся:

 

 

Тема (раздел)	Формы (методы) текущего контроля успеваемости
Тема 1.	СА/УО/Д
Тема 2.	СА/УО/Д
Тема 3.	СА/УО/Д
Тема 4.	УО
Тема 5.	СА/УО/РИ
Тема 6.	УО/КР/РИ
Тема 7.	А/УО/РИ/КР
Тема 8.	УО/КР
Тема 9.	УО/КР

А* - анализ документа на наличие ошибок; УО** – устный опрос; РИ**** – ролевая игра; КР***** – контрольная работа, Д******, СА******* - сравнительный анализ документов и публичных выступлений

 

4.1.2. Зачет с оценкой проводится с применением следующих методов (средств):

письменная форма на основе компьютерного выполнения практических заданий по билетам.

 

4.2. Материалы текущего контроля успеваемости обучающихся.

 

Темы 1-9.

Примеры вопросов устного опроса:

 

1. Из чего состоит регистрационный номер документа?

2. Какая дата является датой протокола? Акта?

3. Какие размеры полей используют при составлении деловой документации согласно ГОСТ Р 6.30-2003?

4. Как вызывается контекстное меню в программе MSWord?

5. Какие шрифты используются при оформлении деловых документов в программе MSWord?

6. Назовите три способа выделить строку таблицы в программе MSWord.

7. Дайте определение понятиям «информация» и «документооборот».

8. Дайте определение термина «делопроизводство» и назовите этапы делопроизводства.

9. В чем состоит специфика политической речи?

10. Назовите особенно официально-делового стиля языка документов.

11. Назовите особенности дипломатического языка.

12. Назовите дипломатические документы и документы дипломатической переписки.

13. В чем состоит отличие в оформлении личной и вербальной ноты?

Темы 1-9.

Пример алгоритма анализа делового документа на наличие ошибок в области грамматики, стилистики и оформления:

Студентам предлагается на рассмотрение документ (см. рис.1), который они должны проанализировать примерно в следующем порядке:

1. Определяем вид документа: докладная записка;

2. Перечисляем допущенные при его составлении ошибки и исправляем их:

 

- размеры полей не соответствуют требованиям ГОСТ Р 6.30-2003: они должны составлять не менее – 2 см (для левого, верхнего и нижнего полей) и 1 см (для правого поля);

- шрифты не соответствуют рекомендованным к использованию для составления документов по гарнитуре и кеглю;

- формат даты документа не соответствуют требованиям ГОСТ Р 6.30-2003: год должен быть указан в четырехзначном формате;

- реквизит адресат оформлен в нарушение требований ГОСТ Р 6.30-2003: его необходимо выровнять не по правой, а по левой стороне с соответствующим отступом;

- название документа не соответствуют требованиям ГОСТ Р 6.30-2003: название документа должно отвечать на вопрос «о чем?»;

- докладная записка не предполагает использование реквизита «Обращение»;

- выравнивание текста докладной записки не соответствуют требованиям ГОСТ Р 6.30-2003 (текст должен быть выровнен по обеим сторонам страницы);

- размер абзацного отступа не соответствуют требованиям ГОСТ Р 6.30-2003: его необходимо увеличить с 0,5 см до 1,25 см;

- формат даты отчисления не соответствуют требованиям ГОСТ Р 6.30-2003: число указывается в двухзначном формате (в данном случае – «04»);

- в отчестве отчисляемой студентки допущена опечатка: СергеЕвну;

- при оформлении документа в печатном формате пробел ставится после запятой, а не до нее;

- в тексте допущена фактическая ошибка: шифр направления подготовки бакалавриата «Международные отношения» 41.03.05, а 41.04.05 – это шифр направления магистратуры «Международные отношения»;

- в тексте содержится избыточная информация: в данном случае слова «внебюджетный» и «договорной» несут один и тот же смысл (что студентка учится не за счет средств федерального бюджета), одно из них необходимо убрать из текста;

- в тексте допущена пунктуационная ошибка: пропущена запятая после информации в скобках, закрывающая уточняющий оборот;

- в тексте пропущен пробел между существительным «программы» и союзом «и»;

- использование выражения «с наилучшими пожеланиями» стилистически неуместно в докладной записке и большинстве других документов делового характера;

- название организации и структурного подразделения уже указано на угловой бланке, поэтому его не следует повторять при указании должности подписывающего лица;

- расшифровка подписи оформлена некорректно – сначала указываются инициалы, затем фамилия;

- реквизит подпись слишком удален от текста, что нарушает требования ГОСТ Р 6.30-2003;

- в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 реквизит «Приложение» оформляется между текстом и подписью; если приложение одно, то оно не нумеруется; если оно не поименовано в тексте, то оно полностью именуется в приложении; необходимо также указать количество экземпляров приложения. Таким образом, при оформлении приложения допущено 4 ошибки.

 

 

Темы5,6, 7.

Пример ролевой игры на составление малой группой студентов дипломатических документов, описанных в условиях ситуационного задания:

Описание ситуации: в одном из международных аэропортов безосновательно задержана группа российских журналистов.

Общая задача группы: Составить текст ноты протеста от Посла России в стране инцидента в адрес МИД страны пребывания. Представить для оценки другими студентами учебной группы и преподавателем составленный документи продемонстрировать порядок его оформления, показать особенность лексики такого рода документов. На основе ноты составить соответствующее заявление для прессы.

Роли: советник посольства, пресс-атташе.

 

Темы6, 7, 8, 9.

Примерная тематика контрольных работ на составление различных видов деловой документации

1. Деловое письмо на русском языке;

2. Деловое письмо на английском языке;

3. Докладная записка;

4. Деловое письмо;

5. Протокол;

6. Сообщение для прессы;

7. Резолюция;

8. Договор;

9. Соглашение о намерениях;

10. Отчет;

11. Акт;

12. Личная нота;

13. Вербальная нота;

14. Частное письмо полуофициального характера;

 

 

4.3. Оценочные средства для промежуточной аттестации: