Структура кадровой службы зависит,

во-первых, от размера компании (численности штата), а во-вторых, от тактических задач, поставленных перед специалистами по кадрам. В маленьких компаниях кадровое делопроизводство поручают бухгалтеру или даже секретарю. Если же компания большая, активно развивающаяся, заинтересованная в быстром и эффективном закрытии вакансий, удержании персонала, его развитии, тогда по каждому из направлений работы должны работать отдельные специалисты или группы специалистов, например:

· отдел кадров (делопроизводство);

· служба охраны труда (обязателен выделенный специалист, если в штате организации более 50 человек);

· отдел рекрутинга;

· отдел адаптации;

· ассесмент-центр;

· учебный центр;

· департамент компенсаций и льгот.

Возглавляет службу директор по персоналу.

Иногда делопроизводство и охрана труда бывают выведены в отдельные структурные единицы, которые не подчиняются директору по персоналу.

Как формировать кадровую политику

Функционал работников кадровых служб включает в себя не только ведение кадрового делопроизводства. Им приходится быть то секретарями, то юристами, а иногда и формировать кадровую политику.

Кадровая политика организации – это продуманная система взаимодействия руководства и работников. Отвечают за ее реализацию все руководители компании – от линейных до генерального директора. Направления кадровой политики организации бывают пассивными, реактивными, превентивными и активными.

В первом случае руководство практически бездействует, устраняя последствия негативных поступков (часто выливающееся в наказание «стрелочника»), не пытаясь выяснить их причины. Например, поиск нового сотрудника начинается сразу после увольнения прежнего, без формулирования и указания четких критериев поиска и с обвинениями рекрутера в плохой работе.

При реактивной политике негатив не только активно и своевременно устраняют, но и пытаются проанализировать причины его возникновения..

Превентивная политика позволяет не только заранее просчитать возможность конфликтов, некачественного выполнения работы, но и минимизировать их проявление. Работников заранее обучают работе на новом оборудовании, находят продуктивное применение неформальным лидерам, заранее планируют увеличение штата при расширении бизнеса.

Активная политика подразумевает прогнозирование среднесрочного и долгосрочного развития бизнеса, персонала и активное осознанное и целенаправленное управление данными процессами.

Управление кадровой политикой организации может развиваться только поэтапно, невозможно перепрыгнуть из пассивной сразу в активную. Разработка кадровой политики состоит из нескольких этапов.

1. Анализ существующей политики.

2. Разработка конкретных действий по переходу на следующий уровень.

3. Обучение руководства работе в новых условиях.

4. Знакомство персонала с новыми правилами.

5. Контроль соблюдения принципов кадровой политики.

Положение о кадровой службе

Такой документ не является обязательным - но наличие его поможет структурировать работу отдела: обозначить решаемые задачи, выполняемые функции, права и обязанности специалистов, их взаимодействие внутри отдела, правила коммуникации с другими подразделениями предприятия.

После утверждения Положения руководителем организации оно становится локальным нормативным актом - своего рода должностной инструкцией для всего отдела. Подойти к составлению Положения нужно со всей ответственностью: в дальнейшем эффективность работы отдела оценивается, исходя из того, насколько хорошо выполняются задачи, сформулированные в этом документе.

 

Отдел кадров - это структурное подразделение, обеспечивающее работу с персоналом на предприятии. В основные должностные обязанности отдела кадров на предприятии входит оформление трудовых отношений с работниками, обеспечение кадровыми ресурсами, обучение личного состава, ведение кадрового делопроизводства. Конкретный объем функциональных обязанностей отдела кадров зависит от специфики предприятия, численности и контингента его сотрудников.

Формирование отдела кадров на предприятии начинается с утверждения Положения о структурном подразделении, которое содержит описание кадровой службы:

1) как распределены должностные обязанности между работниками;

2) что входит в обязанности отдела кадров;

3) основные функции подразделения;

4) порядок взаимодействия с другими структурными подразделениями предприятия.

Этот документ носит необязательный характер. Однако именно он позволяет сформировать кадровую службу, отвечающую требованиям предприятия и имеющую высокий уровень должностной ответственности. За типовое положение об отделе кадров на предприятии можно взять образец, который есть в приложении № 1 к Приказу Росархива от 27.06.2018 № 71..

В настоящее время утвержден и введен в действие профессиональный стандарт «Специалист по управлению персоналом», регистрационный номер 559 (Приказ от 06.10.2015 № 691н). Профессиональный стандарт содержит описание и характеристику функций, входящих в деятельность по управлению персоналом, на основе которых можно сформулировать должностные требования к конкретным специалистам.

 

Также действует Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (Постановление от 21.08.1998 № 37).

В нем содержатся квалификационные характеристики, предназначенные для правильного подбора, расстановки и использования сотрудников, обеспечения единства при определении должностных функций кадровиков и предъявляемых к ним квалификационных требований.

Эти документы являются основой для определения функций и должностных обязанностей отдела кадров и для определения квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам службы.

В целом должностные обязанности можно разделить на отдельные функции:

Ведение документации по учету и движению персонала:

оформление приема, переводов, увольнения, предоставления отпусков, направления в служебные командировки, привлечения к дисциплинарной ответственности;

формирование и ведение личных дел сотрудников;

ведение и хранение трудовых книжек;

ведение табеля учета рабочего времени;

учет предоставления отпусков персонала, контроль за составлением и соблюдением графиков очередных отпусков;

учет, проверка правильности оформления листков нетрудоспособности;

предоставление информации о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

 

Деятельность по обеспечению персоналом:

o сбор информации о потребностях предприятия в сотрудниках;

o поиск, привлечение, подбор и отбор персонала.

2. Деятельность по оценке, аттестации и развитию сотрудников:

o организация и проведение оценки, аттестации и обучения персонала;

o организация и проведение мероприятий по развитию и построению профессиональной карьеры сотрудников.