Тема: «электронный Документооборот. Системы управления электронным документооборотом».

Форма проведения: практическое

Цель занятия: ознакомитсяс основными правиламиработы с электронными документами и ведения делопроизводства в различных аптечных учреждениях государственной и частной форм собственности.

Значение темы: электронный документооборот – высокотехнологический и прогрессивный подход к существенному повышению эффективности роботы аптеки, но для качественного обслуживания населения «вчерашние» методы обработки данных уже не являются наилучшими. Отсутствие необходимости вручную размножать документы, отслеживать перемещение бумажных документов внутри организации, контролировать порядок передачи конфиденциальной информации существенным образом снижает затраты труда сотрудников. Сквозной автоматический контроль исполнения на всех этапах работы с документами кардинально повышает качество работы исполнителей.

Содержание занятия:

1. Разбор темы занятия по контрольным вопросам:

1. Понятие об электронном документе.

2. Основы электронного документооборота.

3. Организация электронного документооборота.

4. Определение системы управления документами.

2. Вопросы для домашней (доаудиторной) самостоятельной подготовки студентов:

1. Характеристика електронного документа.

2. Понятие об электронной подписи.

3. Понятие об оригинале электронного документа.

4. Правовой статус электронного документа и его копии.

5. Общие требования к системе документооборота.

6. Классификация систем управления документооборотом (СУД).

7. Определение жизненного цикла документа.

8. Задачи электронного архива аптечного предприятия.

9. Преимущества внедрения системы электронного документооборота в аптеке.

10. Проблемы организации электронного документооборота.

11. Характеристика системы 1С Документооборот.

3. Основные термины и понятия: адресат, данные, посредник, обязательный реквизит электронного документа, автор электронного документа, субъект электронного документооборота.

4. Самостоятельная работа студентов (проводится под контролем преподавателя):

Задание № 1. Схематически отразить возможную схему электронного документооборота в аптечном предприятии.

 

 

Реферативная работа:

подготовить рефераты по теме:

1. Характеристика систем управления документами, представленных на отечественном рынке.

Примеры тестовых заданий

1.К чему может привести неправильное размещение или отсутствие определенных реквизитов:

А)Документ не будет иметь юридической силы

Б)Документ будет только для внутреннего использования

В)Ничего

Г)Документ будет иметь юридическую силу

 

2.По назначению документы классифицируются на:

А) Нормативно-правовые, организационные, распорядительные, справочно-информационные, документы коллегиальных органов, документы по личному составу

Б) Нормативно-правовые, организационные, распорядительные

В) Справочно-информационные, документы коллегиальных органов, документы по личному составу

Г) Документы коллегиальных органов, документы по личному составу

Д) Внутренние и внешние

 

3.Какой отступ должен иметь левый край документа:

А) 30 мм

Б) 10 мм

В) 20мм

Г) 40 мм

Д) 50 мм

 

4.Справочные данные об организации размещают:

А) Только на приказах

Б) На всех документах

В) Только на бланках писем

Г) На приказах и актах

Д) В справочниках

 

5.По функциональным признакам письма могут быть:

А) Письма-предупреждения, письма-напоминания, письма-уведомления

Б) Инструктивными, гарантийным, информационными, рекламными

В) Письма-уведомления, письма-предупреждения

Г) Письма-напоминания

Д) Письма, требующие ответа и письма, не требующие ответа

 

6.Документы, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организации это:

А) Распорядительные документы

Б) Паспределительные документы

В) Документы по личному составу

Г) Служебные документы

Д) Справочно-информационные

 

7.Укажите правильно указанный адрес:

А) ул. Соломенская, 24, г. Киев, 03110

Б) г. Киев, ул. Соломенская, 24, 03110

В) г. Киев - 24, ул. Соломенская, 03110

Г) 03110, г. Киев, ул. Соломенская, 24

 

8.По своему назначению приказы делятся на:

А) Приказы по общим вопросам и приказы по личному составу

Б) Приказы по общим вопросам

В) Приказы по личному составу

Г) Приказы внутреннего и внешнего пользования

Д) Никак не делятся

 

9. Обязательный для каждого учреждения систематизированный и проиндексирован список названий дел с указанием сроков хранения, это:

А) Система документации

Б) Архив

В) Система управления документами

Г) Регистрация служебного документа

Д) Номенклатура дел

 

10.Унифицированная система документации - это

А) Система документации, в которой все документы созданы по одинаковым правилам

Б) Система электронной документации

В) Совокупность взаимосвязанных служебных документов, применяемых в определенной сфере деятельности или отрасли

Г) Совокупность служебных документов, объединенных по признаку принадлежности к определенной отрасли

 

11.Большинство документов составляют на бланках:

А) А3

Б) А4

В) А5

Г) А7

Д) А2

 

12.Бланк А4 имеет размер:

А) 210 на 297

Б) 158 на 220

В) 200 на 210

Г) 300 на 297

Д) 148 на 210

 

13.Документы по своему назначению подразделяются на:

А) Организационные и распорядительные

Б) Организационные, информационные, предписывающие по личному составу, коллегиальных органов

В) Информационные

Г) Предписывающие

Д) Административные специальные

 

14.Где проставляют гриф документов:

А) В левом верхнем углу

Б) В правом нижнем углу

В) В левом нижнем углу

Г) В правом верхнем углу

Д) Там где есть свободное место, но обязательно на первой странице

 

15.Документ датируется так:

А) Днем подписания документа (за исключением документов коллегиальной деятельности и документов, подлежащих утверждению)

Б) Днем визирования документов

В) Днем отправки документов

Г) Днем получения документов

 

16.Согласно ГОСТу где предусмотрено проставлять номера страниц:

А) Посередине нижнего берега листа

Б) Посередине верхнего берега листа

В) Боку страницы

Г) В правом нижнем углу

Д) В левом нижнем углу

Е) В правом верхнем углу

 

17.Текст документов рекомендуется печатать размером шрифта:

А) 10-12 печатных пунктов

Б) 10-14 печатных пунктов

В) 12-14 печатных пунктов

Г) 10 печатных пунктов

Д) 14 печатных пунктов

 

18.Который рекомендован отступ для начала абзацев в тексте:

А) 10,5 мм

Б) 11,3 мм

В) 12,5 мм

Г) 12,3 мм

Д) 12 мм

 

19.Что такое формуляр документа:

А) Служебный документ, поступивший в учреждение

Б) Экземпляр служебного документа без юридической силы

В) Состав и последовательность размещения реквизитов в служебном документе.

Г) Шаблон документа

 

20.Стадия опубликованного документа может включать все, кроме:

А)Активный доступ

Б)Архивный документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения

В)Документ краткосрочного хранения

Г)Документ: краткосрочного хранения; долгосрочного хранения

Д)Уничтожение документа

 

21.Электронный архив предприятия - это комплекс программного и аппаратного обеспечения, предназначенный для решения следующих задач, кроме:

А) Организация хранения электронных документов.

Б)Организация учета бумажных и микрографических документов.

В)Организация поиска документов.

Г)Поддержка защиты документов от несанкционированного доступа и аудита работы

Д)Удаление документов

ТЕМА 5