Учёт и контроль расходования ресурсов на строительной площадке

Приёмка материальных ресурсов – одна из важнейших операций в процессе организации строительства. Эту ответственную операцию необходимо проводить путём тщательной проверки количества, комплектности, качества и соответствия проектной документации, поступающей на строительную площадку продукции, а также соответствующим оформлением учётной документации в установленном порядке.

Учёт и контроль в материально-техническом снабжении достигается точной фиксацией наличия, поступления и расходования материалов.

В случае несоответствия прибывших грузов по количеству и качеству по документам поставщиков или транспортной организации должны составляться соответствующие приёмные акты для предъявления претензий поставщику или транспортникам.

Линейным работникам необходимо своевременно оформлять и передавать в бухгалтерию строительной организации документы первичного учёта (приходные и расходные ордера, товаротранспортные накладные, счета-фактуры и др.).

За использование материальных и энергетических ресурсов бухгалтерия строительной организации должна вести систематическое наблюдение и об их расходовании должна предоставлять руководству организации статистические отчёты.

Отпуск строительных материалов на стройку должен производиться на жёсткой лимитной системе. В её основе лежит предварительный обсчёт по рабочей документации и утверждённым производственным нормам расхода необходимого количества материалов на исполнение того или иного проекта.

Отпуск материалов сверх установленного лимита допускается только с разрешения руководителя строительной организации. Получение такого разрешения связано с необходимостью выявления причин завышения лимита и наложения, в необходимых случаях, наказания на лиц, допустивших перерасход материалов.

В конце каждого месяца начальник участка (прораб) должен представлять в бухгалтерию строительной организации материальный отчёт о расходе строительных материалов в соответствии с выполненными физическими объёмами работ и установленными производственными нормами расхода

Общие и специальные журналы работ

Общий журнал работ является основным документом, отражающим последовательность осуществления строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства, в том числе сроки и условия выполнения всех работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства, а также сведения о строительном контроле и государственном строительном надзоре.

Специальные журналы работ являются документами, отражающими выполнение отдельных видов работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства.

Заполненные журналы работ подлежат хранению у застройщика или заказчика до проведения органом государственного строительного надзора итоговой проверки. На время проведения итоговой проверки журналы работ передаются застройщиком или заказчиком в орган государственного строительного надзора. После выдачи органом государственного строительного надзора заключения о соответствии построенного, реконструированного, отремонтированного объекта капитального строительства требованиям технических регламентов (норм и правил), иных нормативных правовых актов и проектной документации журналы работ передаются застройщику или заказчику на постоянное хранение.

Порядок ведения общего журнала работ

Записи в общий журнал вносятся с даты начала выполнения работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства до даты фактического окончания выполнения работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства.

Раздел 1 «Список инженерно-технического персонала, осуществляющего строительство, занятого при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства»

В раздел вносят данные обо всех представителях инженерно-технического персонала, занятых при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства.

Раздел 2 «Перечень специальных журналов, в которых ведется учет выполнения работ, а также журналов авторского надзора лица, осуществляющего подготовку проектной документации»

Раздел 3 «Сведения о выполнении работ в процессе строительства, реконструкции, капитального ремонта объекта капитального строительства» заполняется уполномоченным представителем лица, осуществляющего строительство. В указанный раздел включаются данные о выполнении всех работ при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства.

Данные о работах, выполняемых при строительстве, реконструкции, капитальном ремонте объекта капитального строительства, должны содержать сведения о начале и окончании работы и отражать ход ее выполнения. Описание работ должно производиться применительно к конструктивным элементам здания, строения или сооружения с указанием осей, рядов, отметок, этажей, ярусов, секций, помещений, где работы выполнялись. Здесь же должны приводиться краткие сведения о методах выполнения работ, применяемых строительных материалах, изделиях и конструкциях, проведенных испытаниях конструкций, оборудования, систем, сетей и устройств (опробование вхолостую или под нагрузкой, подача электроэнергии, давления, испытания на прочность и герметичность и др.).

Следует отметить, что в журнале производства работ необходимо фиксировать соответствие показателей качества выполнения операций и их результатов требованиям проектной и технологической документации, т. е. результаты операционного контроля. Поэтому в журнале указывается лицо, осуществляющее операционный контроль.

Порядок ведения специальных журналов работ

Специальные журналы работ ведет уполномоченный представитель лица, осуществляющего  строительство, путем заполнения его граф, начиная с даты выполнения отдельного вида работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства до даты фактического окончания выполнения отдельного вида таких работ.

После завершения выполнения отдельных видов работ по строительству, реконструкции, капитальному ремонту объекта капитального строительства заполненные специальные журналы работ передаются застройщику или заказчику.

Журнал входного учета и контроля качества получаемых материалов

Общие положения

Порядок ведения журнала входного учета и контроля качества получаемых материалов устанавливается, как правило, в Положении о входном контроле материалов и оборудования, которое разрабатывается строительной организацией.

Входной контроль осуществляют лица, уполномоченные приказом по предприятию, а в случае отсутствия приказов контроль осуществляют материально-ответственное лицо и прораб.

Результаты входного контроля регистрируют кладовщики участков в Журнале входного контроля и приемки продукции, изделий, материалов и конструкций на строительстве (далее по разделу Журнала).

Результаты ревизии материалов и изделий, проведенной на строительной площадке также заносятся в Журнал.

Содержание Журнала и правила его ведения

В «Журнале…» регистрируются следующие данные о продукции:

- наименование материалов и изделий;

- дата проведения контроля (ревизий);

- изготовитель (поставщик);

- количество поставки, номер товарно-транспортной накладной;

- номер сопроводительного документа о качестве на поставку;

- номер партии;

- результаты выборочного контроля по проверяемым параметрам.

Исправлять данные в Журнале запрещается. В случае если при записи совершена ошибка, неправильно сделанная запись зачеркивается так, чтобы ее можно было прочесть, а рядом с ней делается правильная запись. Около правильной записи (исправления) ставится подпись лица, ее внесшего, и дата внесения.

Лица, принимающие продукцию (кладовщики, прорабы, мастера), несут ответственность (в том числе материальную) за достоверность и объективность данных, указанных в Журнале.

Товарно-транспортные накладные, счета-фактуры на поставленные материалы, изделия и конструкции материально-ответственное лицо передает в бухгалтерию, где они хранятся в течение 5 лет.

Журналы входного контроля хранятся на строительных площадках до окончания строительства объекта, после чего передаются представителю заказчика в составе исполнительной документации.

Списание материалов

Все строительные материалы подлежат обязательному списанию в соответствии с нормами расхода.

Основанием для списания строительных материалов являются следующие документы:

- журнал учета выполненных работ по форме КС-6а по каждому объекту строительства;

- производственные нормы расхода основных строительных материалов, разрабатываемые самой строительной организацией;

- объектные и локальные сметы на строящиеся объекты, в которых предусмотрен сметный расход материалов по видам работ и конструктивным элементам;

- материальный отчет по форме М-19 по материально-ответственному лицу: начальнику строительного участка или производителю работ (см. ч. II, п. 4.2);

- ежемесячный отчет о расходе основных материалов в строительстве в сопоставлении с расходом, определенным по производственным нормам, по форме М-29.

Форма М-29 и порядок ее заполнения

Отчет о расходе материалов в строительстве по форме М-29 служит основанием для списания материалов и сопоставления фактического расхода строительных материалов на выполненные строительных и монтажных работ с расходом, определенным по производственным нормам.

Отчет по форме М-29 состоит из двух разделов: I раздел «Нормативная потребность в материалах и объемы выполненных работ» и II раздел «Сопоставление фактического расхода основных материалов с расходом, определенным по производственным нормам».

Если в отчетном месяце допущен перерасход материалов, то вместе с отчетом представляется в ПТО объяснительная записка о причинах перерасхода.

Порядок составления отчета по форме М-29

В I разделе отчета «Нормативная потребность в материалах и объемы выполненных работ» графы 2, 4, 5, 6, 8 заполняются ПТО строительной организации перед началом строительства объекта, графа 9 ‒ только по переходящим объектам в начале года. Форму бланка см. Ч. II, п. 4.2.

Графа 2 «Наименование видов работ, конструктивных элементов и материалов» заполняется следующим образом: сначала записывается вид строительно-монтажных работ (земляные работы, каменные работы, устройство полов и т. п.), затем наименование конструктивного элемента с перечнем материалов, необходимых для его выполнения.

В графе 4 «Единица измерения» указываются единицы измерения конструктивного элемента и материалов, необходимых для его выполнения.

В графе 5 «Обоснование производственных норм расхода материалов» записываются номера таблиц, параграфов и сокращенное наименование сборников производственных норм, которые использует в работе данная строительная организация.

В графе 6 «Норма расхода материалов на единицу измерения работ (конструктивного элемента)» на основании соответствующих сборников производственных норм указываются нормы расхода материалов на единицу измерения строительных и монтажных работ.

Графа 8 «Объем работ и нормативная потребность материалов на весь объект» заполняется следующим образом. По каждому виду работ (конструктивному элементу) показывается физический объем строительно- монтажных работ, предусмотренный рабочими чертежами на весь строящийся объект, а по каждому виду материалов ‒ его нормативная потребность (лимит) на соответствующий вид работ (конструктивный элемент), которая получается путем умножения нормы расхода материала (графа 6) на соответствующий объем строительно-монтажных работ (конструктивный элемент), приведенный в графе 8.

Если строительство объекта ведется более 1 года, то в графе 9 «В том числе объем фактически выполненных работ на начало отчетного года» по каждому незаконченному виду работ (конструктивному элементу) из общего объема работ на весь строящийся объект (графа 8) выделяется в том числе объем строительно-монтажных работ, фактически выполненный в предыдущие годы.

Графы с 10 по 21 заполняются прорабом непосредственно во время строительства объекта. В них отражаются объемы выполненных работ по каждому их виду (конструктивному элементу) за соответствующий отчетный месяц и нормативный расход каждого вида материалов, рассчитанный как произведение нормы расхода материалов (графа 6) на объем выполненных работ за месяц.

Данные об объемах фактически выполненных работ определяются по данным журнала учета выполненных работ по форме № КС-6.

После окончания отчетного месяца по каждому виду материалов определяется общий нормативный расход на все работы по производственным нормам и записывается по соответствующим итоговым строкам раздела I, который затем переносится в графы 5, 9 и т. д. раздела II.

При выявлении завышений объемов выполненных работ в форме М-29 должен быть исправлен объем выполненных работ за тот период, в котором обнаружены завышения, и, соответственно, уточнен расход материалов на выполненный объем работ, а ранее списанные на производство этих работ материалы должны быть отнесены под отчет материально ответственных лиц.

Во II разделе отчета «Сопоставление фактического расхода основных материалов с расходом, определенным по производственным нормам» указывается количество материалов, израсходованных за каждый отчетный месяц по производственным нормам и фактически, экономия или перерасход материалов и количество материалов, разрешенных    к списанию на себестоимость строительно-монтажных работ.

Расход  материалов  за  отчетный  месяц,   рассчитанный по производственным нормам (для заполнения граф 5, 9, 13 и т. д.), берется из итоговых данных разд. I отчета по соответствующим материалам.

Фактический расход каждого вида материалов за месяц показывается во II разд. отчета по форме М-29 в целом по объекту на основании первичных расходных документов.

Количество израсходованных материалов, показанных в отчете по форме М-29, должно соответствовать количеству материалов, приведенных в отчете по форме М-19.

Экономия или перерасход материалов за каждый месяц определяется как разность между фактическим расходом и расходом, рассчитанным по производственным нормам, и записывается в графах 7, 11 и т. д. При этом экономия показывается со знаком минус (‒), а перерасход - со знаком плюс (+).

В тех случаях, когда количество фактически израсходованных на производство строительно-монтажных работ основных материалов меньше количества, исчисленного по нормам, к списанию на себестоимость строительных и монтажных работ утверждается количество фактически израсходованных материалов.

В тех случаях, когда количество фактически    израсходованных на производство строительно-монтажных работ основных материалов больше количества, исчисленного по нормам, и перерасход материалов технически обоснован или вызван производственной необходимостью (например, перерасход металла при вынужденной замене арматуры на большие диаметры из-за отсутствия арматуры необходимых размеров), на себестоимость строительных и монтажных работ списывается количество материалов, разрешенное руководителем строительной организации к списанию.

Не разрешается к списанию на себестоимость строительно-монтажных работ технически не обоснованный перерасход материалов (например, из-за нарушений трудовой или производственной дисциплины).

Документы учета работы строительных машин и механизмов:

- Рапорт о работе башенного крана (форма ЭСМ-1)

- Путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2)

- Рапорт о работе строительной машины (механизма) (форма ЭСМ-3)

- Рапорт - наряд о работе строительной машины (механизма) (форма ЭСМ-4)

- Карта учета работы строительной машины (механизма) (форма ЭСМ-5)

- Журнал учета работы строительных машин (механизмов) (форма ЭСМ-6)

- Справка о выполненных работах (услугах) (форма ЭСМ-7)

Рапорт о работе башенного крана (форма ЭСМ-1)

Рапорт предназначен для внесения данных о работе машинистов при работе башенного крана.

Объем выполненных работ заполняет должностное лицо, ответственное за нормирование и расчеты, на основании замеров выполненных работ и единых норм и расценок по каждому конструктивному элементу или виду работ.

Результаты работы и простоев крана, а также претензии к работе машинистов подтверждает заказчик подписью и штампом.

В конце декады рапорт подписывается машинистами, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчет, прорабом, начальником участка и передается в бухгалтерию.

Работа башенных кранов, состоящих на балансе специализированной организации, оформляется по форме ЭСМ-6.

Путевой лист строительной машины (форма ЭСМ-2)

Путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом и выдается на смену, на день или декаду. Выезд и возвращение строительной машины оформляет диспетчер, механик, машинист.

Результаты работы и простоев строительной машины отражаются на оборотной стороне путевого листа и ежедневно подтверждаются подписью и штампом заказчика.

Оформленный путевой лист подписывается машинистом, прорабом, начальником участка управления механизации, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию.

Рапорт о работе строительной машины (форма ЭСМ-3)

Рапорт выписывается в одном экземпляре должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, прорабом или уполномоченным лицом.

Выдача горюче-смазочных материалов подтверждается подписью заправщика или машиниста (если получены талоны на горючее). Передача остатков горючего оформляется подписями ответственных лиц.

Результаты работы и простоев строительной машины (механизма) отражаются на оборотной стороне рапорта и ежедневно подтверждаются подписью и штампом заказчика. В конце декады рапорт подписывается машинистом, прорабом, начальником участка, должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, и передается в бухгалтерию.

Рапорт-наряд о работе строительной машины (форма ЭСМ-4)

Заполняется в одном экземпляре должностным лицом, ответственным за нормирование и расчеты, или уполномоченным лицом и выдается машинистам на весь период выполнения работы. 

Описание работ и условий производства, учет выполнения задания отражаются на оборотной стороне формы.

Выполнение работы строительной машиной (механизмом) подтверждается подписью и штампом заказчика.

Карта учета работы строительной машины (форма ЭСМ-5)

Применяется при ручной обработке данных для учета отработанного времени строительной машиной (механизмом), а также для учета выполненного объема работ. Карта ведется в одном экземпляре. Заполняется на основании форм ЭСМ-1, ЭСМ-2, ЭСМ-3, ЭСМ-4.

Целодневные простои в течение длительного периода, связанные с планово-предупредительным ремонтом и т. д., записываются одной общей строкой.

Журнал учета работы строительных машин (форма ЭСМ-6)

Применяется для учета и контроля ежедневной работы больших и малых строительных машин (механизмов).

Журнал ведется у заказчика строительных машин и в организациях, имеющих строительную технику на балансе. Журнал заполняется прорабом строительного участка.

Справка о выполненных работах (форма ЭСМ-7)

Применяется для производства расчетов организации с заказчиками и для подтверждения выполненных работ (услуг) строительными машинами (механизмами).

Составляется в одном экземпляре представителями заказчика и организации‒исполнителя работ (услуг) на основании данных путевого листа (форма ЭСМ-2) или рапортов (формы ЭСМ-1, ЭСМ-3).

Справка заверяется печатью заказчика, передается в бухгалтерию организации, которая использует ее как приложение к документу, выставляемому заказчику для оплаты.

На каждый рапорт  (путевой лист) работы  строительной машины (механизма) выписывается отдельная справка.

Стоимость работ (услуг) указывается в договорных ценах, по которым осуществляются расчеты заказчика с исполнителем (управлением механизации).

Основной целью оформления наряд-допуска является проведение необходимых дополнительных мероприятий для обеспечения безопасности работников при выполнении работ в местах действия опасных или вредных производственных факторов, не связанных с характером выполнения работы. Наличие в зоне работы опасных и/или вредных производственных факторов вызывает необходимость до начала работ и в процессе работ выполнить ряд необходимых мероприятий. Состав мероприятий должен быть отражен в наряде допуске. Для ознакомления работников с этими мероприятиями до начала работ руководитель работ проводит целевой инструктаж. Все это также отражается в наряд-допуске по форме; рекомендуемую форму наряд- допуска см. ч. II, п.6.1.

Примерный перечень мест (условий) производства и видов работ, на выполнение которых необходимо выдавать наряд-допуск:

- выполнение работ с применением грузоподъемных кранов и других строительных машин в охранных зонах воздушных линий электропередачи, газонефтепродуктопроводов, складов легковоспламеняющихся или горючих жидкостей, горючих или сжиженных газов;

- выполнение любых работ в колодцах, шурфах, замкнутых и труднодоступных пространствах;

- выполнение земляных работ на участках с патогенным заражением почвы (свалки, скотомогильники и т. п.), в охранных зонах подземных электрических сетей, газопровода и других опасных подземных коммуникаций;

- осуществление текущего ремонта, демонтажа оборудования, а также производство ремонтных или каких-либо строительно-монтажных работ при наличии опасных факторов действующего предприятия;

- выполнение работ на участках, где имеется или может возникнуть опасность со смежных участков работ;

- выполнение работ в непосредственной близости от полотна или проезжей части эксплуатируемых автомобильных и железных дорог;

- выполнение газоопасных работ.

Порядок заполнения наряд-допуска

Порядок выдачи, оформления и контроля за выполнением мероприятий, предусмотренных наряд-допуском, должен устанавливаться специальным положением по подрядной организации.

В наряд-допуске указывают:

- дату его выдачи и срок действия;

- ФИО руководителя работ;

- наименование работ, место и условия их выполнения;

- перечень опасных производственных факторов, которые действуют или могут возникнуть независимо от работ в местах их производства;

- перечень мероприятий, которые необходимо провести до начала и в процессе производства работ (срок их проведения, ответственный исполнитель);

- время, дата начала и окончания работ, указанных в наряд-допуске;

- состав исполнителей работ (ФИО., квалификация, группа по ОТ, проведение инструктажа с подписью инструктируемого);

- ФИО,     должность выдавшего и   получившего  наряд-допуск

- (с их подписями);

- запись «Рабочее место и условия труда проверены. Мероприятия по безопасности производства, указанные в наряде-допуске, выполнены»;

- разрешение приступить к выполнению работ (ФИО, должность, подпись, дата).

Если  есть необходимость в продлении наряд-допуска, то делается запись о его продлении с датой и подписью лица, выдавшего наряд-допуск.

По окончании работ должна быть запись «Материалы, инструмент, приспособления убраны. Люди выведены. Наряд-допуск закрыт» с датой и подписями руководителя работ и лица, выдавшего наряд-допуск.

Если работы проводятся на территории предприятия, то должно быть письменное разрешение уполномоченного представителя эксплуатирующей организации (службы главного механика и т. д.) на производство работ. Также делается запись «Мероприятия по безопасности строительного производства согласованы» (ФИО, должность, подпись уполномоченного представителя действующего предприятия или эксплуатирующей организации.

Акт освидетельствования скрытых работ – необходимый документ при выполнении определенных строительных, монтажных или ремонтных работ, контролировать выполнение которых невозможно. Акт скрытых работ составляется в строгом соответствии с требованиями проектной документации.

Процесс строительства часто предполагает работы, влияющие на безопасность всего объекта в целом. Их контроль после начала выполнения следующих, согласно технологическому процессу, работ становиться невозможен. В связи с этим должна проводиться оценка таких работ в момент непосредственного их выполнения. Данная мера необходима во избежание разборки уже готовых (дефектных) конструкций. Такие промежуточные работы должны оформляться соответствующим документом – актом промежуточной приемки конструкций.

Обязательными реквизитами при составлении акта скрытых работ являются:

- наименование скрытых работ, с подробным перечислением каждой промежуточной работы;

- точное место их проведения (адрес);

- текущая дата подписания документа;

- фамилия, имя и отчество лиц, задействованных во всех видах работ;

- подписи вышеупомянутых лиц;

- подпись уполномоченного лица отдела технического надзора, который непосредственно ответственный за приемку выполненных работ.

Дополнительными сведениями, которые отображаются в акте скрытых работ, могут быть наименования материалов и конструкций, используемые при проведении строительно-монтажных работ.

Если в процессе строительных, монтажных или ремонтных работ заказчиком были выявлены какие-либо дефекты в работе, он может потребовать повторного составления данного документа, но только после устранения недоработок.

Акт скрытых работ может быть разработан любой организацией самостоятельно. При этом в обязательном порядке в нем должны присутствовать необходимые реквизиты и обязательные к заполнению пункты.