Протоколы, выписки из протоколов

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопроса, принятие решения на собрании, конференции, совещании и заседании коллегиальных органов. В зависимости от полноты освещения хода заседания протоколы могут быть краткими и полными. Полные протоколы с изложением выступлений, позволяют судить не только о характере самого собрания, но и о деятельности организации в целом. Краткий протокол - указывается только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения. Сокращенный протокол - после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса, по повестке и печатается заголовок к докладу.

Требования к оформлению протокола. 1. Протоколы оформляются на общих бланках или специальных бланках формата А4.

2. Датой протокола является дата заседания. 3. Протоколы нумеруются в пределах календарного года.

4. Заголовок протокола отличается от заголовков других видов документов. В него входят: указание на вид совещания, название коллегиального органа и обсуждаемый вопрос. В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ).

Текст протоколов состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть имеет постоянную информацию (слова: "председатель", "секретарь", "присутствовали") и переменную информацию (инициалы и фамилию председателя, секретаря и присутствующих). Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня нужно располагать таким образом, чтобы наиболее важные и сложные стояли первыми.

Основная часть текста протокола состоит из позиций в соответствии с пунктами повестки дня, нумеруют арабскими цифрами.

Выписки из приказов и протоколов.

В виде выписки выдается только та часть документа, которая имеет отношение к запросившему ее лицу или организации. Т.е. Выписка - это копия какой - либо части подлинного документа.

Выписки из документов заверяют ниже реквизита "ПОДПИСЬ", состоит из-1) заверительной надписи "ВЕРНО", 2)наименование должности сотрудника, заверившего копию, 3)его личной подписи, 4)расшифровки подписи, 5)даты заверения. Слово "ВЕРНО" печатают от 0 положения табулятора без кавычек.

 

Унификация

1. По ГОСТ система документации - это совокупность взаимосвязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности.

2. Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД)- это комплекс правил и нормативов по организации и ведению документационного обеспечения предприятий, начиная с момента создания или получения документа и до сдачи его в архив на хранение. Сейчас действует новая ЕГСД, которая базируется уже на ЭВМ, но с возможностью и ручной обработки документов.

3. Унификация – это введение единообразия, упорядочение и минимизация состава систем документации, что позволяет более эффективно использовать электронно - вычислительную и организационную технику при работе с документами..

4. Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

5. Унификация текстов служебных документов осуществляется на основании ГОСТов. Применение стандартных форм документов способствует повышению качества работы аппарата управления, более четкому и оперативному его функционированию, повышению производительности труда.

6. Унифицированные формы документовзакрепляют: требования к содержанию документа - его объему, внутренней структуре и т. д.; образцы общей формы документов – состав реквизитов, их расположения на поле бланка и т. п.; требования к языку документов.

7. В 2016 году вышел ГОСТ Р 7.0.97-2016 « Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.» Введен в действие с 1 июля 2020г.