Реквизиты бланка- разобрать по ПР. Работе 1.

Требования к бланкам документов.

1. Бланком документа называется стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для переменной. Бланки изготавливаются типографическим способом или с помощью ПК на листах формата А4 и А5 (для справок, небольших писем). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм - нижнее.

2. Рекомендуется использовать 2 вида бланков: на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов. Угловое - в верхней левой части листа, особенно для писем и факсов, тогда в правом углу указывается адрес получателя. Угловое расположение имеет 2 вида: флаговое и центрированное.

При флаговом - строки начинаются от границы левого поля и правый край не выравнивается.

3. При центрированном - все реквизиты в углу и находятся на равном удалении от границы левого поля и середины листа.

4. При продольном расположении реквизитов их границы продлеваются до границы правого поля бланка с центровкой (т. е. равным удалением каждой строки от левого и правого поля листа) (целесообразно применять в случаях, когда наименование организации содержит большое количество печатных знаков).

5. Бумага, применяемая для изготовления бланков, должна быть белого цвета или, в исключительных случаях, слабо окрашена в кремовые или желтые тона. Текст должен хорошо читаться. С этой целью используются краска черного тона.

Реквизиты бланка- разобрать по ПР.работе 1.

6. Реквизит " Наименование организации " (1поз, обязат.). Над наименованием организац. указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование филиала, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, располагают ниже наименования организации.

7. Реквизит " Справочные данные об организации " (1 поз, не обязат) включают: - почтовый адрес; номера телефонов; и др. сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)

8.Дата документа " (1 поз, обязат) - оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. В документах финансового характера используют словесно - цифровой способ датирования (14 июня 2020г.), а в остальных случаях – цифровой. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. (14.06.2020).

9.Реквизит " Регистрационный номер документа " (17 поз, обязат) - входит – для внутренних док-тов - порядковый номер регистрации с начала календарного года, для внешних 3 части – индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и порядковый номер док-та в деле. Место проставления регистрационного номера – (17поз.) – для внутренних и исходящих док-тов, для входящих –57 поз в составе реквизита “Отметка о поступлении”.

Оценивание –на 5-все 9 пунктов, на 4-7 пунктов, на 3 -4 пунктов. (с 1 по 4)

ТЕМА: Служебное письмо – ответ устно или тест на 3.

Оценивание –на 5-все 8 пунктов, на 4-6 пунктов любых, на 3 -4 пункта любых.

ТЕМА: Служебное письмо Практ. Раб 7

Оценивание –на 5-все 8 пунктов, на 4-6 пунктов любых, на 3 -4 пункта любых, обязат 2 новых реквизита.

Классификация документов

Документы классифицируют по содержанию - отношению зафиксированной в нем информации к предмету или направлению деятельности. Согласно этому выделяют документы по административным вопросам, вопросам материально-технического снабжения, планирования, бухгалтерского учета и т.д.

По происхождению документы делятся на официальные и личные. Официальные создаются организацией или должностным лицом и оформляются в установленном порядке. Среди них могут быть личные (паспорт, диплом и т.д.). Документы личного происхождения создаются одним лицом вне сферы его рабочей деятельности.

По назначению различают документы, которые используются как средства фиксирования фактов, событий, (акты, протоколы), и передачи информации на расстояние (письма, телеграммы).

По месту составления документы делятся на внешние - полученные или отправленные учреждением, и внутренние - составленные в учреждении и используемые внутри него.

Внешние документы делятся на входящие и исходящие.

По степени подлинности - подлинные и копии документов. Документы, создаваемые в первый раз, уникальные, представляющие первоисточники, принято рассматривать как подлинник. П одлинник (официального документа) – это «первый или единичный экземпляр официального документа». Оригинальный или подлинный документ - это уникальный текст или изображение, предназначенное для воспроизведения (копирования).

Подлинники документов могут быть в виде черновиков и беловиков. Беловик это последняя, переписанная или перепечатанная «набело» редакция документа.

Подлинниками являются и черновики. В ГОСТ он определен так «черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над текстом».

Копия документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющая юридической силы». По способу получения копии делятся на ручные и автоматические, то есть факсимильные. Ручные копии получаются путем переписывания оригинала от руки или на пишущей машинке, они не обязательно повторяют форму оригинала.

По сроку хранения - документы бывают постоянного и временного хранения (до 10 лет и от 10 лет до 75 лет).

По степени гласности - открытые и секретные.

По сроку исполнения - срочные и несрочные.

 

Реквизиты-1 вариант

Обязательные реквизиты (8) – ( на всех документах) наименование организации, наименование док-та, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, текст, подпись (или виза), отметка об исполнении док-та и направлении в дело.

Название реквизита	Табулятор, позиция
1. Госуд. герб Российской Федерации	по середине верхнего поля бланка, Не обязат.
2. Эмблема организации или товарный знак	по середине верхнего поля бланка, Не обязат.
3. Наименование организации	1 поз., Обязат.
4. Справочные данные об организации	1 поз, Не обязат..
5. Наименование вида документа	1 поз.., Обязат.
6. Дата документа	1 поз.., Обязат.
7. Регистрационный номер д	17 поз.., Обязат.
8. Ссылка на регистрационный номер и дату документа	1 поз. Не обязат..
9. Место составления док-та	1 поз. Не обязат..
10. Гриф ограничения доступа к док.	не обязат, правом верхнем углу первого листа
11. Адресат	33 поз. Не обязат..
12. Гриф утверждения	41поз, Не обязат.. 5 частей,
13. Заголовок к тексту	1 позиция строки. Обязат.

 

1. Государственный герб (не обяз) проставляется: на бланках и печатях: - Президента РФ; - Правительства РФ, по середине верхнего поля бланка Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами.

2. Эмблема организации (не обяз) проставляется на бланках документов. Отражает основное направление деятельности организации. Располагается по середине верхнего поля бланка.

3. Реквизит " Наименование организации " (1поз, обязат.). Над наименованием организац. указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации, если она имеется. Наименование филиала, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, располагают ниже наименования организации.

4. Реквизит " Справочные данные об организации " (1 поз, не обязат) включают: - почтовый адрес; номера телефонов; и др. сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.)

5. Наименование вида документа (1 поз, обязат) должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации. Прописными буквами. Например: АКТ. В бланке письма наименование вида документа не указывается.

6. " Дата документа " (1 поз, обязат) - оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. В документах финансового характера используют словесно - цифровой способ датирования (14 июня 2020г.), а в остальных случаях – цифровой. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. (14.06.2020).

7. Реквизит " Регистрационный номер документа " (17 поз, обязат) - входит – для внутренних док-тов - порядковый номер регистрации с начала календарного года, для внешних 3 части – индекс структурного подразделения, номер дела по номенклатуре и порядковый номер док-та в деле. Место проставления регистрационного номера – (17поз.) – для внутренних и исходящих док-тов, для входящих –57 поз в составе реквизита “Отметка о поступлении”.

8. Реквизит " Ссылка на регистрационный номер и дату документа " (1 поз, не обязат) используется в тех документах, которые являются ответами на запрос (письмо, справка, и т.д.). Сведения в реквизит переносятся с поступившего документа.

(На №__________от_________)

9. Реквизит " Место составления или издания документа " (1 поз, не обязат, г.Таганрог) указывают, если нет в реквизитах "Наименование организации" и "Справочные данные об организации".

10. Гриф ограничения доступа к документу проставляется в правом верхнем углу первого листа документа на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен.

11. Реквизит "Адресат" (33 поз, не обязат). При адресовании документа инициалы указывают после фамилии. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, а Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия инициалы, почтовый адрес. Пример -

Фамилия И.О.

Садовая ул., д. 5, кв. 12,

г. Таганрог, Ростовская обл., 347900

12. " Гриф утверждения документа " (41 поз, не обязат) При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

13. " Заголовок к тексту " (1 поз, обязат) - реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, его основную смысловую нагрузку. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок не составляется. Точку в конце заголовка не ставят.

2 вариант

14. Текст документа	Красн. строка – 6 позиция, остальные строки – 1позиция. Обязат.
15. Отметка о приложении	1 позиция строки, не обязат.
16. Гриф согласования документа	1 позиция строки. 2 вида по 5 частей, не обязат.
17. Виза согласования документа	1 позиция строки. 4 части
18. Подпись	1 позиция строки, 3 части. Обязат.
19. Отметка об электронной подписи	Новый реквизит
19. Печать	не обязат.
20. Отметка об исполнителе	1 позиция строки 2 части, не обязат.
21. Отметка о заверении копии	1поз. 5 частей, не обязат.
22. Отметка о поступлении документа	57поз., 3 части, не обязат.
23. Резолюция	В любом месте, 3 части, не обязат.
24. Отметка о контроле.	штамп "Контроль" на верхнем поле документа, не обязат.
25. Отметка о направлении документа в дело	1 позиция строки, 5 частей, Обязат.

 

1. " Текст документа " (Красная строка – 1таб, 6 поз, остальные строки – 1поз, Обязат) - Текст может быть в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

2. " Отметка о наличии приложений " (1 поз, не обязат) располагается под текстом и может быть оформлена двумя способами.

16. "Резолюция " (не обязат) - включает 3 основные части - фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (подпись и дат у). Как правило, пишется от руки соответствующим руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте.

3. " Гриф согласования документа " (1 поз, не обязат) - реквизит документа, выражающий предварительную оценку существа документа. Бывает 2 типов: 1) Реквизит состоит: - из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек); - должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации); - расшифровки подписи (сперва -инициалов, потом -фамилии); - личной подписи и даты согласования. 2) Если согласование осуществляют письмом, актом и др. документом, принятым коллегиальным органом, то гриф согласования: состоит: - из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек); документ; принятый коллегиальным органом, название коллегиального органа, дата и номер документа.

4. " Визы согласования документа ", обязат.- реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица с его содержанием. Виза включает (4 части): - - личную подпись и дату; иногда - должность лица и - расшифровку подписи (сперва -инициалы, потом -фамилию).

5. В состав реквизита " Подпись " (обязат) входят 3 части: - наименование должности лица, подписавшего документ – (1поз), личная подпись (в любом месте), расшифровка подписи (сперва инициалы, потом фамилия, на границе правого поля!). Реквизит располагается под текстом документа или под отметкой о наличии приложения.

6. " Печать " (не обязат) бывает - гербовая (круглая, в ее центре – герб РФ с двуглавым орлом, а по окружности – полное наименование организации) и простая (круглая, треугольная, квадратная и др.). Оттиск печати проставляют, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, кот. обозначается символом "М.П.".

7. "Отметка об исполнителе " (1 поз, не обязат) проставляется в левом нижнем углу, включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона, может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

8. Реквизит " Отметка о заверении копии " (не обязат). Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его признаки или часть их. Ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (сперва инициалы, потом -фамилию); дату заверения

9. Реквизит " Отметка о поступлении документа в организацию. (57поз, не обязат) проставляется от руки или в форме штампа в нижней части лицевой стороны первого листа документа или на его обороте. Элементами данного реквизита являются: наименование организации, входящий регистрационный номер документа, дата поступления документа в организацию. при необходимости - часы и минуты.

10. Резолюция содержит указание по исполнению документа, оформляется на свободном месте рабочего поля документа, Включает: фамилию, инициалы исполнителя, поручение по документу, срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату.

11. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

12. Реквизит " Отметка об исполнении документа и направлении его в дело " (1 поз, обязат), определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Темы: Справка. Доверенность - ответ устно или тест на 3.

Справка

Справка - это документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов и событий. Делятся на 2 группы – служебного характера и выдаваемые гражданам для удостоверения какого – то юридического факта (о подтверждении места учебы, месте проживания и т.д.). В таком случае текст начинается с указания в именительном падеже Ф.И.О. лица, о котором сообщаются сведения. Текст заверяется подписью и печатью. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, текст разделяют на разделы, число которых определяется количеством рассматриваемых вопросов. Текст справки допускается оформлять таблицей.

Доверенность

Доверенность - документ, который организация или предприятие выдают должностным лицам на получение товарно - материальных ценностей. Доверенность подразделяется на официальную и личную. Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно - материальных ценностей или других действий от имени организации. Реквизиты (составные части) официальной доверенности: -название вида документа, -полное наименование организации, выдавшей доверенность и ее адрес, -дата выдачи доверенности, -№, -срок действия доверенности, -должность, Ф.И.О. лица, которому доверяется получить ценности, -серия, -№ и дата выдачи паспорта получателя доверенности, наименование организации, в которой должны быть получены товарно - материальные ценности и документ, являющийся основанием, -перечень и количество ценностей, -образцы подписи получателя доверенности, -подписи руководителя организацией и гл. бухгалтера, -печать организации. Официальная доверенность выдается в 1 экземпляре в бухгалтерии под расписку лицам, которым поручается получение ценностей.

Личные доверенности выдаются от лица доверителя (гражданина) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий, стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. Реквизиты (составные части) личной доверенности: - название вида документа, -Ф.И.О. лица, выдавшего доверенность, -Ф.И.О. лица, кот. выдана доверенность, -содержание доверенности, -наименование организации, в которой должны быть произведены операции по доверенности, -должность лица, выдавшего доверенность, -дата выдачи доверенности, -должность и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя, -дата удостоверения подписи, -печать.

Печать " (не обязат) бывает - гербовая (круглая, в ее центре – герб РФ с двуглавым орлом, а по окружности – полное наименование организации) и простая (круглая, треугольная, квадратная и др.). Оттиск печати проставляют, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ. На документах финансового характера печать проставляется на специально отведенном месте, кот. обозначается символом "М.П.".

 

Оценивание –на 5 - все 29 строк, на 4 – 23 строки –не все реквизиты офиц. довер.,

Документы писать всем

Образец оформления справки (оформлять на свою фамилию!!!)

 

ГБПОУ РО ТМТ Петровская ул., д.44 г.Таганрог, Ростовской области, 347922 Телефон 36-49-29 25 ноября 2020г. № 39

СПРАВКА

 

      Филиппова Мария учится в гр. 548 Таганрогского Металлургического техникума.

 

Директор                                             Прорерва                                                Л.И.Прорерва

 М.П.