Организация управления закупок

Управление закупками — область деятельности, направленная на приобретение организацией необходимых услуг и товаров.

 Службы закупок на предприятии могут быть построены децентрализовано и централизованно. Если предприятие подходит к процессу с позиции децентрализации, тогда работники отделов и служб самостоятельно осуществляют закупки для своего подразделения, исходя из собственных потребностей.

 Большинство компаний, за исключением самых маленьких, используют централизованный подход к совершению закупок, при котором назначается конкретное лицо или создается отдел с полномочиями совершать закупки в интересах всех структурных подразделений. Преимущества централизованных закупок: простота стандартизации закупаемой продукции; нет административного дублирования; возможность получения скидки, за размещение большого объема заказа; все обязательства по закупкам строго контролируются; развитие профессиональных навыков специалистов по закупкам за счет специализации, лучшего использования времени и профессионального принятия решений. Вариант структуры службы закупок предприятия, предполагает сосредоточение всех функций закупок предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально техническому снабжению.

Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Для организации процесса закупок менеджеры материально-технического снабжения должны:

· определить потребность в материальных ресурсах; определить необходимое количество товаров и услуг, с определенными характеристиками;

· определить и анализировать возможные источники снабжения;

· определить цены и условия закупок; подготовить и разместить заказ на закупку;

· контролировать и/или экспедировать выполнение заказов;

·  получить и проверить весь товар; обработать счета и оплатить их; производить учет материальных ресурсов.

Для того, чтобы совершить любую закупку, необходимо определить общую потребность предприятия и индивидуальную потребность каждого его подразделения. При наличии такой информации можно получить материальные ресурсы со склада, переместить избыток товара из другого подразделения или купить новые товары. Кроме того, правильное планирование производственных запасов материальных ресурсов предприятий позволит менеджменту не допускать перепроизводства и излишних трат, сократить производственные и сбытовые затраты. Для приобретения товара необходимо знать точное описание потребности, артикула товара или услуги. Поэтому в отделе закупок является необходимым ведение списка (каталога) постоянно закупаемых предметов, что способствует ведению верного бухгалтерского учета и соблюдается процедура хранения предметов на складе. Также одной из важнейших функций закупок является выбор поставщика, включающий поиск источников снабжения и возможность своевременных поставок и предоставление необходимых услуг до и после продажи.

Среди основных сведений, которые могут храниться как в электронном виде, так и в книгах учета, в отделе закупок должна быть информация о действующих контрактах с поставщиками, в соответствии с которыми размещаются заказы, товарная классификация закупленных изделий, реестр поставщиков.

Правильно сделанный анализ и выбор поставщика способствуют размещению заказа. Для размещения заказа на закупку товара необходимо правильное заполнение формы заказа. В качестве альтернативы не используется соглашение поставщиком на продажу товара.

Важнейшими требованиями любой формы заказа на закупку являются: дата заполнения, наличие серийного номера, количество и описание заказанного товара, название и адрес поставщика, требуемая дата доставки, указания по отгрузке, условия оплаты. На отдел контроля экспедирования возложены функции контроля выполнения заказа, то есть, как только заказ на закупку отправляется поставщику, покупатель всегда может проконтролировать ход его выполнения. Покупатель имеет право ускорить выполнение заказа, оказав давление на поставщика, с целью сокращения сроков доставки. Функция контроля выполнения заказа - стандартная функция, контролирующая способность поставщика выполнят свои обязательства по срокам доставки. В качестве стимула может применяться угроза аннулирования заказа или прекращения деловых отношений в будущем, если поставщик не может выполнить условия соглашения.

 Важный этап - оприходование (получение) материальных ресурсов и готовой продукции.

Счет налагает обязательства на покупателя, обычно выписывается в двух экземплярах и включает номер заказа, стоимость изделия, общую сумму к оплате по каждому виду. После получения заказа необходимо ввести новые сведения в учет отдела закупок. Эта операция включает в себя ведение файлов документов, которые относятся к заказу и необходимы отделу закупок.

 Договор поставки – это основной документ, который регулирует взаимоотношение по закупкам и поставкам материальных ресурсов. Он является соглашением, в котором поставщик товаров или услуг (посредник, изготовитель) обязан сформировать и направить необходимый материальный поток (предоставить потребителю продукцию необходимого ассортимента и качества в оговоренные сроки и в необходимом количестве). Потребитель в свою очередь должен принять и оплатить предоставленную поставщиком продукцию.

Размещение заказов, удовлетворяющее потребности логистической системы, непосредственно влияет на уровень логистических затрат, эффективность всего процесса логистики, так как заказ определяет мощность материальных потоков и особенности их формирования, возможные методы и пути продвижения по логистическим цепям, совершенствовать которые менеджеры организации могут на основе использования логистических информационных систем.

 

Планирование внутрипроизводственных потоковых процессов

Внутрипроизводственные логистические системы можно рассматривать на макро- и микроуровнях.

На макроуровне внутрипроизводственные логистические системы выступают в качестве элементов макрологистических систем. Они задают ритм работы этих систем, являются источниками материальных потоков. Возможность адаптации макрологистических систем к изменениям окружающей среды в существенной степени определяется способностью входящих в них внутрипроизводственных логистических систем быстро менять качественный и количественный состав выходного материального потока, т. е. ассортимент и количество выпускаемой продукции.

На микроуровне внутрипроизводственные логистические системы представляют собой ряд подсистем, находящихся в отношениях и связях друг с другом, образующих определенную целостность, единство. Эти подсистемы: закупка, склады, запасы, обслуживание производства, транспорт, информация, сбыт и кадры обеспечивают вхождение

материального потока в систему, прохождение внутри нее и выход из системы. В соответствии с концепцией логистики построение внутрипроизводственных логистических систем должно обеспечивать возможность постоянного согласования и взаимной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев внутри предприятия.

Процесс организации производства должен быть тщательно спланирован.

При планировании производства определяются следующие показатели:

1) число комплектующих изделий, необходимых для производства;

2) промежуток времени, в течение которого производится продукция;

3) количество сырья и оборудования, необходимого для производства требуемого объема продукции в рамках запланированного периода времени.

Планирование подразделяют на следующие виды:

1) по срокам:

а) календарное - включает в себя распределение годовых плановых заданий по производственным подразделениям и срокам выполнения, а также доведение установленных показателей до конкретных исполнителей работ;

б) текущее - представляет собой постоянный оперативный контроль и непрерывное текущее регулирование хода производственных процессов;

2) по сфере применения:

а) межцеховое - разработка, регулирование и контроль над выполнением планов производства всеми функциональными подразделениями предприятия;

б) внутрицеховое-это процедура разработки оперативных планов и текущих графиков работы для отдельного производственного участка.

Планирование моделей управления запасов

 В процессе своего развития, а также по мере изменения экономических условий все предприятия сталкиваются с необходимостью совершенствования своих экономических структур. При этом предприятия преследуют две основные цели: повысить эффективность использования внутренних ресурсов и адаптироваться к новым внешним условиям. Одной из проблем достижения этих целей является проблема повышения эффективности управления запасами. Колоссальный объем средств, вложенных в запасы, придает проблеме управления ими первостепенную важность.

 Теория управления запасами является относительно молодой отраслью исследования операций. Попытки наладить если не научное, то хотя бы разумное управление запасами предпринимались давно. В частности, представляет интерес опыт 1920-хх гг. по хозрасчетным снабженческо-сбытовым государственным синдиката. В первой трети ХХ века появился ряд статей по определению оптимального объема заказа – Ф. Харриса (1915 г.), К. Стефаник-Алмейера (1927), К. Андлера  (1929) и Р. Уилсона (1934), с именем которого и связывается соответствующая группа формул. Эти зависимости являются компонентами алгоритмов решения многих более сложных задач, в том числе со стохастическим спросом.

Формирование теории управления запасами как научной дисциплины началось с середины 50-х гг. Внимание отечественных исследователей: математиков, экономистов, военных, практиков, – теория запасов привлекла в начале 60-х гг.

Многообразие реальных ситуаций вызвало необходимость в рассмотрении огромного числа вариантов задач управления запасами, которые систематизированы лишь частично. Использование богатейшего материала, накопленного теорией управления запасами, немыслимо без его упорядочивания в рамках единой классификации. Для анализа существующих моделей управления запасами воспользуемся одной из наиболее удачных классификаций.

Автор строит классификацию моделей по основным элементам модели управления запасами. Элементами управления запасами являются:

· система снабжения;

· спрос на предметы снабжения;

· возможность восполнения запасов;

· функция затрат;

· ограничения;

· стратегия управления запасами.

Под системой снабжения понимают совокупность источников заявок и складов, между которыми в ходе операций снабжения осуществляются перевозки хранимого имущества. Возможны три варианта построения системы снабжения:

· децентрализованная;

· линейная;

· эшелонированная.

Системы снабжения классифицируются по числу хранимых номенклатур: однородные и многономенклатурные.

Все системы снабжения в зависимости от постоянства их параметров и значений управляющих переменных можно разделить на статические и динамические. В первом случае рассматривается минимизация затрат за единственный период или в единицу времени, во втором – за указанное количество периодов.

Спрос на предметы снабжения может быть:

· стационарным и нестационарным;

· детерминированным или стохастическим;

· непрерывно распределенным или дискретным;

· зависимым от спроса на другие номенклатуры или независимым.

Пополнение запасов всегда происходит с некоторой случайной задержкой относительно момента выдачи требований. Однако роль и длина этой задержки сильно зависят от конкретных условий.

Функция затрат образует показатель эффективности принятой стратегии и учитывает следующие издержки:

· расходы на хранение;

· транспортные расходы и затраты, связанные с заказом каждой новой партии;

· затраты на штрафы.

 

Издержки хранения:

· пропорциональные среднему уровню положительного запаса за период и времени положительного запаса;

· пропорциональные положительному остатку к концу периода;

· пропорциональные максимальному запасу;

· соответствующие нелинейной функции одного из вышеуказанных качеств.

Стоимость поставки:

· пропорциональная объему поставки;

· постоянная, независимо от объема и числа номенклатур;

· равная сумме фиксированных составляющих;

· пропорциональная необходимому приросту интенсивности производства.

Суммарный штраф:

· пропорциональный среднему уровню положительной недостачи и времени существования недостачи;

· пропорциональный недостаче к концу периода,

· соответствующий нелинейной функции одного из вышеуказанных количеств;

· постоянный (выплачивается при нулевой недостаче).

Ограничения в задачах УЗ могут быть различного характера:

· по максимальному объему (весу, стоимости) запасов;

· по средней стоимости;

· по числу поставок в заданном интервале времени;

· по максимальному объему поставки или кратности этого объема;

· по доле требований, удовлетворяемых из наличного запаса.

Стратегия управления запасами, т. е. структура правил определения момента и объема заказа в приложениях обычно считается известной, и задача сводится к определению нескольких констант (параметров стратегии). В периодических стратегиях заказ производится в каждом временном периоде T, в стратегиях с критическим уровнем – при снижении запаса до порога s или ниже. Второе различие между стратегиями: постоянная партия объема восполнения запаса или уровень, до которого запас восполняется.