Что нужно сделать на первом этапе?

Сформулировать идею проекта. Это означает, что из его названия должно быть максимально понятно, что он собой представляет, то есть в словесном выражении обозначить его суть. (Например, «Витамин детства: социокультурная реабилитация детей-сирот»). В числе позитивных и состоятельных идей будут те, которые отвечают двум стратегическим направлениям деятельности любого учреждения: предоставление актуальных услуг погтребителям и привлечение новых потребителей.

Определившись с идеей, начинаем думать о цели проекта, которая всегда отражает долгосрочный ожидаемый результат.

Ожидаемый результат должен иметь социальный эффект. Формулировка цели проекта должна быть ясной, реалистичной. Четко сформулированная цель подразумевает ответ на вопрос: что вы хотите получить в итоге? Цель должна быть достижима и измерима. В её формулировке употребляются существительные в именительном падеже: развитие, улучшение, поддержка, помощь и т. д.

На основе поставленной цели определяются задачи проекта, которые также должны быть конкретными, поддающиеся измерению (обычно 2-3).

Здесь уместны глагольные формы: создать, изменить, улучшить. Они определяют ваши действия. Будьте реалистами, не ставьте перед собой задач, которых не сможете решить. Помните, что их обязательно нужно осуществить и отчитаться перед донором.

На 1-м этапе формирования проекта важно определить сроки и объём работ. Обычно проект рассчитан на 1 — 1,5 года.

Таким образом, процесс формирования идеи, определения цели и задач проекта включает в себя целый комплекс вопросов – анализ контекста, масштаб деятельности, возможности кадрового потенциала, учёт специфики «человеческого фактора», стиля управления и т. д.

Получается следующая логическая цепочка в разработке первого этапа:

Контекст — миссия учреждения — стратегия развития учреждения — идея проекта — цель — задачи — исполнители— сроки — объём работ.

ВТОРОЙ ЭТАП: ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОТ И ПРИВЛЕЧЕНИЕ

СРЕДСТВ

На этом этапе формируется план-график деятельности по проекту с чёткими сроками начала и окончания работ. При этом можно выделить несколько циклов:

Подготовительный (может не входить в бюджетный план работ).

Основной.

Заключительный (также может не входить в бюджетный план работ).

Каждый цикл должен иметь чёткий перечень мероприятий со сроками проведения, исполнителями и предполагаемым бюджетом. Здесь очень важно определить логическую и оптимальную последовательность всех планируемых мероприятий. Каждое последующее действие должно усиливать и укреплять эффект предыдущих.

При составлении плана-графика важно детализировать все процессы и действия с указанием сроков, ответственных лиц и необходимого финансирования (то есть чётко расписать, кто, когда и что делает). Например, если проект имеет отношение к повышению квалификации, то к нему должны прилагаться учебные программы с указанием часов по каждой теме.

Каждый пункт плана должен иметь ресурсное и финансовое обеспечение.

Например, если запланировано обучение пользователей интернет-технологиям, то оно должно базироваться на соответствующем материально-техническом обеспечении: наличие ПК, оплата за выход в Интернет.

Ресурсное обеспечение проекта предполагает разные виды ресурсов:

• Материально-технические: помещение, оборудование, канцелярские принадлежности, услуги связи.

• Информационные: все виды изданий вместе с поисковыми системами.

• Кадры.

• Рабочее время.

Финансовое обеспечение проекта определяется в постатейном бюджете. То есть на каждый вид действия в нём имеется своя статья с расходами. Например, «Награждение победителей конкурса» — 500 рублей умножаем на шесть человек, получается сумма в 3000 рублей. Как правило, к бюджету прилагается постатейный комментарий, поясняющий вид расходов.

Практика показывает, что план-график и бюджет к нему должны формироваться параллельно. Ибо нет смысла планировать то или иное мероприятие, если вы не уверены в его финансовой состоятельности.