Проекты в практике менеджмента в сфере культуры

Слово «проект» в настоящее время является распространенным и часто употребляемым в разных сферах деятельности, в том числе и в области культуры Нередко проектом называют практически любое культурное мероприятие от постановки спектакля, открытия выставки или фестиваля до серии фотографий в журнале

Слово «проект» заимствовано из английского языка. Этому понятию можно дать следующее определение проект – это некоторая задача с определенными исходными данными и требуемыми результатами (целями), обуславливающими способ ее решения. Следовательно, проект включает в себя замысел, средства его реализации и получаемые результаты.

Основные характеристики, присущие проектам в сфере культуры

· ориентация на достижение определенной цели;

· система взаимосвязанных действий;

· определенные временные рамки;

· уникальность и специфичность каждого проекта;

· любой проект подразумевает в равной степени и процесс, и результат, причем нередко процесс является сам по себе результатом;

· проект подразумевает придание равного значения результативности и экономичности как основным его итогам.

Проекты можно различать и классифицировать по следующим признакам цели деятельности, принцип «укорененности» и принцип организации.

1. По целям деятельности проекты подразделяются на коммерческие и некоммерческие Коммерческими считаются проекты, основной целью которых является получение прибыли Некоммерческие проекты не преследуют в качестве основной цели получение прибыли и не распределяют ее между участниками Они направлены на реализацию различных социально-культурных целей, удовлетворение соответствующих потребностей общества, региона Большая часть творческих проектов в России, да и во всем мире, являются некоммерческими Сфера культуры и искусства, за исключением шоу-бизнеса и арт-бизнеса, по своей природе не самоокупаема

2. С точки зрения «укорененности» проекты делятся на инновационные и традиционные Инновационные проекты не всегда могут быть понятны широкой публике, но они нередко становятся двигателями развития искусства и культуры Традиционные проекты также должны быть поданы в каком-то новом ракурсе, с учетом современных общественных тенденций

3. По принципу организации можно выделить независимые проекты, проекты, осуществляемые внутри организации, крупномасштабные проекты, являющиеся результатом взаимодействия нескольких организаций.

Независимыми называют проекты, результаты которых существуют самостоятельно. Примером таких проектов можно назвать мюзиклы «Метро», «Чикаго» и др. Независимые проекты могут иметь коммерческую направленность Чаще всего они ориентированы на зрительский спрос и спонсоров.

Проекты, осуществляемые внутри организации (постановки спектаклей, организации выставок и др.), существуют и разрабатываются как часть ее художественной программы.

Представленная классификация социально-культурных проектов носит условный характер Форма проекта как способа организации культурной деятельности является достаточно мобильной, и с течением времени возможен переход проекта из одной позиции в другую.

Государственные и муниципальные учреждения культуры также можно рассматривать как реализованный проект или объединенную в единую творческую концепцию совокупность проектов.

Началу любого проекта должны в обязательном порядке предшествовать обоснование необходимости, то есть маркетинговые исследования и экономические расчеты, из которых должно быть ясно, кто и какую пользу получит от выполненного проекта.

Прогноз делается по трем неразрывным составляющим.

· вызовет ли проект интерес у потребителя:

· вызовет ли проект интерес у спонсора;

· принесет ли проект какую-либо прибыль создателям.

Следующий этап – составление четкого плана проведения проекта Это - план-график выполнения намеченных мероприятий с обязательным указанием дат их проведения Последовательность запланированных действий не может быть нарушена ни при каких обстоятельствах.

К сожалению, отечественные проекты грешат не только отсутствием четких планов и расчетов, но и обрастают новыми идеями в процессе реализации. Даже сама я интересная Идея, взятая на вооружение вне плана, добавляет организатору большие проблемы, как моральные, так и материальные.

В основе любого проекта должна быть идея. Это может быть фестиваль ко Дню работников культуры, Дню города, юбилей театра, музея, приезд очередной «звезды», постановке мюзикла и т.д.

Опыт показывает, что на современном этапе развития культуры общества наибольшую прибыль приносят постановки мюзиклов, проведение детских мероприятий, фестивалей и вручение наград. Почти не занят детский сектор. Окупаемость детских проектов нередко бывает очень высокой, мгновенной.

Начиная проект, необходимо четко знать, на кого он рассчитан, какие организации, и категории населения примут в нем участие или получат от проекта впечатления эмоции, пользу Необходимо определить потребителя.

Схема мотивации потребителя

 

Схема мотивации спонсора

Проект как форма организации культурной деятельности предполагает целевое выделение финансовых средств. Этот метод финансирования существенно отличается от сметного финансирования учреждений культуры, устоявшегося за долгие годы. Если сметное финансирование в основном выделяется на текущие нужды (содержание) учреждений культуры, то проектное предполагает привлечение средств для новых творческих начинаний, т.е. тесную увязку выделяемых финансовых ресурсов с результатами деятельности.

Финансирование социокультурных проектов теоретически может осуществляться из различных источников.

Прямое финансирование можно подразделить на бюджетное (в виде целевых заказов) и внебюджетное (в виде спонсорских вкладов, благотворительных пожертвований, средств (грантов) благотворительных фондов, поддерживающих культуру и искусство).

Косвенное финансирование, как правило, осуществляется в виде информационного и технического спонсорства.

Из приведенных источников при проектном финансировании наиболее развитыми на данный момент являются спонсорские вклады, гранты благотворительных фондов, информационное и техническое спонсорство. Проектное финансирование в нашей стране находится на стадии становления. Но нельзя согласиться сточкой зрения, что целевое проектное финансирование в скором времени заменит собой сметное и полностью вытеснит его.

В условиях переходного периода наиболее вероятным представляется смешанное (комбинированное) финансирование учреждений культуры, при котором сохраняющееся сметное финансирование на «содержание» учреждения будет сочетаться с целевым финансированием реализуемых проектов. Причем источники финансирования проектов, разрабатываемых учреждениями культуры, могут быть, как бюджетными, так и не бюджетными. К числу первых источников относятся социально-творческие заказы на участие в реализации программ культурного развития различного уровня (федеральных, региональных, местных), гранты Президента РФ (губернатора, главы администрации) для поддержки проектов области культуры и искусства и т.д. Ко вторым источникам финансирования можно отнести гранты благотворительных фондов, раз личные формы благотворительной и спонсорской помощи.

Бюджет, или смета расходов, возможно, – самый главный раздел заявки на грант. При получении заявки конкурсная комиссия или совет в первую очередь обратят внимание:

· на общую стоимость проекта;

· запрашиваемые средства;

· вклад самой организации в расходы по его реализации.

Поскольку заявок очень много, уже на этом этапе до 15% проектов могут быть отложены как не соответствующие условиям конкурса.

По условиям от 20 до 40% общей стоимости заявляемого проекта должны составлять расходы учреждения. Поэтому еще до того, как обдумывать разделы бюджета, руководитель должен произвести оценку возможностей организации и конкретизировать долю учреждения в стоимости проекта. Она может находиться в разных статьях расходов бюджета оплате труда, аренде помещений или оборудования, принадлежащего организации, стоимости капитального или косметического ремонта помещения, которое будет использовано в процессе реализации проекта, расходных материалах, транспортных расходах, расходах на коммунальные услуги и т.д. Естественно, что все эти расходы напрямую связаны с реализацией заявляемого проекта, но очень часто не учитываются при составлении его бюджета. Если эти неизбежные траты не будут профинансированы грантодателем – то руководителю проще будет распределить свои финансовые ресурсы по этим статьям расходов

Наиболее распространенная структура бюджета проекта состоит из трех основных разделов

· оплата труда;

· основные прямые расходы;

· непрямые, или косвенные расходы.

Прежде чем обращаться к спонсору, необходимо собрать ряд сведений, которые помогут выглядеть достойно в процессе переговоров о привлечении внебюджетных средств в проект и не тревожить заведомо не интересующиеся вашим проектом фирмы.

Знание структуры потенциальной фирмы-спонсора способствует тому, что ваше предложение быстрее достигнет цели.

Опыт показывает, что для менеджера проекта огромное значение в общении со спонсором имеет информация о политике, проводимой фирмой. Кто и что их интересует больше на данный момент – взрослые или дети, культура или спорт, какой регион? Если ваш проект носит благотворительный характер, то следует учесть, что ни одна зарубежная фирма не рекламирует свою благотворительность, справедливо считая ее частным делом, и что зарубежные фирмы имеют разные бюджеты на благотворительность и на рекламу.

Отечественные фирмы, за исключением некоторых фирм-гигантов, отдельных бюджетов не имеют и участвуют в том или ином проекте на основе средств, выделенных из общей прибыли по желанию руководителя.

Для того, чтобы не получить отказ от участия в проекте под благовидным предлогом отсутствия денег, менеджеру очень важно владеть информацией о сроках планирования фирмой бюджета.

Обычно фирма имеет четко определенную стратегию маркетингового развития, руководствуясь которой проводит рекламную кампанию или принимает участие в тех или иных проектах. Знание основных принципов стратегии потенциальной фирмы-спонсора поможет быстрее достичь желаемого результата.

Оформление делового предложения. Не имеет смысла направлять предложение на имя высшего руководителя, если оно в любом случае будет спущено в отдел маркетинга или рекламы. Или, наоборот, не имеет смысла направлять предложение менеджеру, у которого нет права принимать решения, и он не имеет выхода к руководству.

Фирмы получают десятки подобных предложений в день, и надо добиться, чтобы обратили внимание именно на ваше. Особое значение в предложении следует уделить преимуществу проекта, в чьих интересах он разработан, каков ожидаемый результат, какова расчетная стоимость проекта и кто какую пользу извлечет по его завершении. Тут понадобится собранная заранее информация о фирме-спонсоре.

Предложение об участии в финансировании проекта должно быть сделано с обязательным учетом интересов фирмы-спонсора.

Опыт показывает, что предложение следует отправлять за две недели до срока рассмотрения потенциальной фирмой-спонсором бюджета. Если вы не владеете подобной информацией, то – минимум за полгода до намеченного проекта.

Необходимость поддержки официальных лиц. Если вы взяли на себя поиск внебюджетных средств для предлагаемого проекта, то для солидности неплохо заручиться поддержкой. Это может быть поддержка профилирующего министерства, мэрии, местной или Государственной Думы, письма популярных людей, пользующихся авторитетом в обществе.

Некоторые создатели проектов считают, что подобная поддержка – это все, что необходимо для скорого положительного решения вопроса получения средств от потенциальной фирмы-спонсора. Это необходимое, но не достаточное условие, и, как сказано выше, все зависит от стратегии развития фирмы-спонсора, на которую никто не может повлиять.

Тем не менее, письма-поддержки придают дополнительный вес проекту и могут быть очень полезны для проекта.

Участие СМИ в проекте – не всегда полезно. Наличие СМИ, с одной стороны, является одним из определяющих критериев участия потенциальных фирм-спонсоров в проекте, с другой – делает проект дороже.

Ни для кого не секрет, что упоминание коммерческого партнера в СМИ стоит денег. Конечно, можно пригласить СМИ в качестве информационного спонсора, но в этом случае спонсорство распространяется исключительно на освещение самого проекта. На контакт по вопросам упоминания коммерческого партнера в статье или радиорепортаже, показа по телевидению банера или интервью в рамках информационного спонсорства работники СМИ идут неохотно.

Проблемы и перспективы проектной деятельности

Анализ показывает, что в нынешней ситуации наиболее стабильное финансовое положение имеют те учреждения, которые интенсивно развивают проектную деятельность. Поэтому необходимо помогать учреждениям культуры овладевать технологиями социально-культурного проектирования, фандрайзинга, PR и т.д. Для успешного получения денежных средств учреждениям культуры нужно не только генерировать интересные идеи, но и уметь грамотно оформить проект, доказать его оригинальность, актуальность и своевременность, убедить потенциальных спонсоров в выборе предлагаемого сотрудничества, четко обрисовав эту выгоду, и гарантировать выполнение взятых обязательств.

Очень важной задачей является реализация многоканального финансирования не на словах, а на деле. Сейчас ряд организаций культуры полностью ориентированы на гранты международных благотворительных фондов. Но, не отказываясь от сотрудничества с различными благотворительными фондами, нужно больше внимания обращать и на возможности получения целевого финансирования из средств соответствующего бюджета. Огромное количество учреждений культуры никогда не подавали заявок на участие в целевых программах культурного развития.

Развивая проектную деятельность в учреждениях культуры, важно знать, что на этом пути нас подстерегают и определенные трудности. Как это ни парадоксально, проекты, с одной стороны, являются перспективной формой развития учреждения культуры, с другой – они эти учреждения культуры «расшатывают». То есть, во-первых, проектная деятельность нередко приводит к оттоку из учреждений самых творческих и квалифицированных кадров, которые ею изначально занимаются. Как правило, они «перетекают» в международные благотворительные фонды, создают собственные независимые некоммерческие (или коммерческие) организации культуры.

Во-вторых, реализация проектов, иногда многочисленных, финансируемых из внебюджетных источников, в ряде случаев мешает нор мольному осуществлению повседневной деятельности, что влечет осложнение отношений с учредителями.

В-третьих, дополнительное финансирование проектов приводит к не всегда оправданной дифференциации в уровне оплаты труда «проектировщиков» остальной части коллектива, что не способствует улучшению морального климата в учреждении.

Необходимо отметить, что только развитие всего многообразия форм культурной деятельности позволит создать в России цивилизованный рынок культурных благ и услуг. Безусловно, нужны так называемые «независимые» проекты, разрабатываемые и реализуемые частными не коммерческими и коммерческим организациями. В то же время необходимо обеспечить сохранение и развитие творческого потенциала.

Что такое «проект»? Проектом называют совокупность мероприятий, направленных на достижение определённой и четко структурированной цели в конкретные сроки с привлечением оптимальных средств и ресурсов.

Характерные черты проекта:

• Целевой характер (направленность на конкретный результат).

• Разовое явление (проект ограничен каким-либо периодом времени).

• Взаимосвязь действий, непременно скоординированных друг с другом.

• Социальная значимость (востребованность обществом).

Проекты подразделяются по следующим уровням: международные, федеральные, межрегиональные, региональные (региональные, в свою очередь, делятся на: республиканские, краевые, областные, муниципальные).

Отличительные особенности проекта:

всегда направлен на решение определенной проблемы;

имеет четкие сроки начала и окончания работ;

располагает специально выделенными для осуществления ресурсами;

характеризуется предсказуемыми количественными и качественными результатами;

для исполнения проекта имеется квалифицированная и сплоченная команда.

Перед тем как начать писать проектную заявку, внимательно проанализируйте исходную информацию:

Можете ли вы участвовать в этом конкурсе, соответствуете ли вы его условиям?

Какими преимуществами обладает ваш проект?

Готовы ли вы заниматься проектом (проводить мероприятия, вести отчетность и др.) на ряду с основной деятельностью?

Цикл работ по проекту охватывает несколько этапов:

Первый этап. Возникновение идеи и анализ ситуации (контекста).

Эти процессы неразрывно связаны между собой. Прежде чем начать разработку и осуществление идеи необходимо проанализировать контекст, в котором будет происходить её реализация. Например, возникает предложение помочь инвалидам. Анализ ситуации в регионе показывает наличие нескольких государственных и общественных организаций, занимающихся подобной деятельностью. Анализ позволяет правильно оценить актуальность вашей идеи.

При разработке идеи будущего проекта следует иметь в виду следующее:

1. Идея проекта должна соответствовать приоритетным направлениям деятельности вашего учреждения.

2. Проект может стать первым шагом в становлении нового вида деятельности учреждения, востребованной обществом, с учётом её основных функций.

3. Идея проекта должна быть реальной, уже на стадии её разработки надо чётко определиться с возможностями и ресурсами, которые позволят осуществить идею. Надо знать реальный ответ на вопрос о перспективности основной мысли проекта.

Практика показывает, что в качестве идеи проекта часто доминирует подход «копирования образца чужого опыта». В этом нет ничего плохого, если ваша идея, разработанная на основе чужого материала, адекватно вписывается в ваш контекст. При этом чужая идея, как правило, претерпевает изменения, является «скелетом», на который наращиваются специфические особенности данного учреждения.