Деловая бумага: ключевые понятия

Регламентированный процесс записи информации (на бумаге или ином носителе) по установленным правилам

Документ

Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими её идентифицировать. Документы объединены в унифицированные системы документации

Деловая бумага

Документ, имеющий хождение в административно-управленческой сфере

Реквизиты

Обязательные композиционные части, установленные законом и распорядительными документами (ГОСТом) для каждой разновидности документов

ФОРМУЛЯР

Совокупность и определённая последовательность реквизитов, характерных для той или иной разновидности документа и обеспечивающих его юридическую силу

Бланк документа

Стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора (составителя) документа. Существуют два типа бланков: угловые и продольные, различающиеся расположением реквизитов, предваряющих текст письма

Адресант (составитель)

Реквизит, содержащий наименование организации-отправителя и/или лица, составившего/подписавшего документ

Адресат

Реквизит, содержащий наименование организации/лица, которому направляется данный документ. Как правило, располагается в верхнем правом углу

заголовок (Наименование документа)

Реквизит, отражающий коммуникативную цель адресанта. Позволяет судить о назначении документов; определяет состав реквизитов и структуру текста. Обычно печатается прописными буквами/с заглавной буквы

Основная часть (собственно текст)

Основной реквизит документа, содержащий главную информацию. Чаще всего оформляется в виде связного текста, иногда - в виде трафарета (линейной записи с пробелами), анкеты, таблицы. Возможно соединение разных форм

Дата документа

Реквизит, указывающий дату подписания документа, его утверждения; а также дату события, зафиксированного в документе. Способы датирования: цифровой и комбинированный

Подпись

Собственно подпись (сигнатура) составителя, отправителя, заверителя и др. В большинстве случаев предполагается расшифровка подписи

Канцеляризм

Слова и устойчивые словосочетания, грамматические формы и конструкции, традиционно употребляющиеся в официально-деловом стиле (в первую очередь в его административно-хозяйственном подстиле)

Стандартизация

 

 

Кодифицированные нормы

 

Кодификация

Установление в государственном масштабе оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов

 

– это нормы, которым должны следовать все носители литературного языка.

– это фиксация в разного рода словарях и справочниках, грамматике тех норм и правил, которые должны соблюдаться при создании текстов кодифицированных функциональных разновидностей (например, правильное ударение: договор, маркетинг, обеспечение, намерение).

 

Унификация

Приведение чего-либо (в данном случае документации) к единой системе, форме, единообразию

ОСНОВНЫЕ СВОЙСТВА ДОКУМЕНТА

Достоверность (объективность информации)

Отражение информативным содержанием фактического положение дел; непредвзятая оценка событий

Точность словоупотребления

Использование слов в строгом соответствии с их лексическим значением

Лаконизм формулировок

Целесообразное количество включаемой информации, необходимой и достаточной для реализации конкретной коммуникативной задачи. Краткое и чёткое речевое оформление содержания, заключающее в себе только необходимое для уяснения предмета речи

Безупречность в юридическом отношении

Правовая значимость, дающая основание служить доказательством в суде

Стандартность языка

Выражение мысли единообразным способом; использование устойчивых языковых оборотов при освещении типовых ситуаций делового общения

безличностно-нейтральный тон изложения

Стремление к обезличенной подаче информации: отсутствие или ограниченное употребление языковых средств выражения субъекта речи; практическое отсутствие оценочной лексики

Соответствие нормам официально-делового этикета

Выбор композиции и отбор языковых средств, соответствующих жанру.

 

Задание 2. При составлении и редактировании документов, ознакомиться с правилами составления и оформления отдельных видов документов (заявление, доверенность, автобиография, резюме). Выполнить упражнения1,2,3,4.

СОСТАВЛЕНИЕ И ОФОРМЛЕНИЕ

Отдельных видов

ДОКУМЕНТОВ

1. ЗАЯВЛЕНИЕ

Документ, содержащий просьбу, жалобу или предложение лица (работника, потребителя, клиента). Адресат - должностное лицо или организация.

общие правила оформления заявления

Заявление, как правило, составляется в рукописной форме на бумаге формата А-4 или трафаретном бланке. Содержит следующие реквизиты:

v Наименование адресата (с указанием должности, фамилии и инициалов) пишется вверху с отступом в треть строки*.

v Фамилия, имя, отчество заявителя пишется под адресатом без предлога от (более предпочтительный вариант) или с предлогом от.

v Наименование документа - слово Заявление - пишется в центре листа.

v Основной текст пишется с красной строки. Он содержит формулировку просьбы (жалобы, предложения) с краткой аргументацией существа дела и, возможно, с указанием конкретных сроков и условия желательного варианта решения.

v Указание на наличие необходимых прилагаемых к заявлению документов.**

v Дата, как правило, ставится слева, подпись заявителя - справа.

ФОРМА-образец ЗАЯВЛЕНИЯ

Должность

Ф.И.О.адресата (кому?) (кого?)

должность / статус

Ф.И.О. адресанта**

Заявление

Прошу + инфинитив глагола (выделить, разрешить, допустить, принять и т.д.)…

Конструкции для ввода аргументации: ввиду того что…, в связи с тем, что…, по причине…, на основании того что…, учитывая (что?)...

Необходимые документы прилагаются

Дата Подпись

 

Упражнение 1.

Вопросы и задания

1. Объясните, почему данные документы вызывают смех.
2. Найдите ошибки в приведенных выше документах, исправьте их соответственно официальному стилю.

Заявление студентки директору МПК

Дорогая Татьяна Николаевна!

Отпустите меня на три дня в деревню, так как пора копать картошку, а мои родители старенькие, сами не справятся, да и мне стыдно будет, что я не смогла помочь им.

С приветом, Ксения Петрова
25 сентября 2017 г.

Заявление директору от студента

Знаете ли, мне нужно завтра в поликлинику к зубному – талончик взять. Сами небось понимаете, что на учебу я вовремя никак не поспею. Татьяна Николаевна, миленькая, можно, я опоздаю? Я лучше потом задержусь и все-все сделаю до конца и сдам, честное слово! А?

Семенова