Формы служебных взаимоотношений в разговоре и в официальной переписке

 

В служебных разговорах и в официальной переписке старших и младших, равных между собой по служебному положению и младших со старшими рекомендуются следующие формы выражения:

 

СРЕДИ РАВНЫХ

 

Самое правильное в поведении на службе – это равные, доброжелательные, товарищеские отношения с коллегами; честность, умение чистосердечно признаваться в совершенной ошибке, просчете, а не взваливать это на других.

Пришли на работу – приветливо поздоровайтесь. Если вы и расстроены, постарайтесь не показывать этого, не взвинчивайтесь, не нервируйте других. Воспитанный человек всегда спокоен, уверен в своих действиях, не суетится.

Если рабочая комната общая, следует стараться не мешать друг другу, при необходимости сказать что‑то – говорите вполголоса. По телефону надо говорить кратко и только по делу. Снимая по звонку трубку, назовите свою фамилию, или если вы на дежурстве, то звание и фамилию. Если же звоните вы, то прежде всего поздоровайтесь, представьтесь своему собеседнику. Разговор следует вести негромко, особенно четко произнося фамилию, названия, цифры. Никогда не перебивайте собеседника, дайте ему закончить мысль. Вежливость требует, чтобы заканчивал разговор тот, кто его начал.

Когда вызываемого товарища нет на месте, сообщите, если это возможно, когда он будет, позовите того, кто его замещает, или дайте номер телефона. Если вас попросят что‑либо передать, запишите просьбу и положите листок на стол к тому, кому она адресована.

Специфика служебной деятельности работника органов внутренних дел требует особой лаконичности и четкости в разговоре, осмотрительности, строгого соблюдения служебной тайны, умения кратко и ясно записать главное из сведений, полученных в разговоре.

Существует правило вежливости, по которому длительность разговора определяет позвонивший или старший. Если вызванный очень торопится, он может, тактично извинившись, попросить окончить разговор. В этом случае вызвавший должен понять и не обижаться.

При передаче телефонограмм обычно просят повторить переданный текст. Целесообразно держать возле телефона бумагу и карандаш.

Даже при самых дружеских отношениях с соседями не следует злоупотреблять любезностью, пользуясь их телефоном, а тем более давать номер чужого телефона. Только в особых случаях можно сделать это с соответствующего разрешения.

Если вы курите – согласуйте место курения с товарищами, находящимися с вами в одной комнате.

Не отказывайте товарищу в совете, когда он его просит, и сами не избегайте советоваться. Однако знайте меру, не обращайтесь по пустякам. Решайте свои дела сами.

Если вас оторвали от дела, не раздражайтесь, постарайтесь сделать то, что вас просят. Если обстоятельства не позволят вам сделать это сразу, извинитесь и не забудьте исполнить просьбу потом.

Следите за тоном разговора. В разговоре иной раз невежливы, грубы бывают не слова, а тон, каким они произносятся. Особое терпение и выдержку надо проявлять в споре. Спор это не ссора, а форма обмена мнениями. Поэтому всегда надо дать высказаться товарищу, постараться понять его аргументы, не решая заранее, что единственно правильным является ваше мнение. Почувствовав, что вы не правы, имейте мужество признаться в этом, памятуя, что и хорошие доводы должны уступить лучшим.

Точность, организованность, аккуратность в делах, верность своему слову – это тоже воспитанность. Надо уметь ценить и беречь время, свое и чужое. Воспитанный человек всегда точно и в срок выполняет свое обещание, держит слово, кому бы он его не давал. Такой человек никогда не позволит себе опаздывать на деловую или дружескую встречу. Люди не должны напрасно терять время, ждать вас. Нельзя заставлять людей ждать излишне долго ответ за деловое или частное письмо, или запрос по службе. Несвоевременно ответить, значит незаслуженно обидеть человека. Воспитанный человек никогда не станет писать неряшливо, неразборчиво, небрежно. Писать так, значит проявлять неуважение к тем людям, которые вынуждены будут тратить лишнее время в разборе таких записей.

Жизнь коллектива не должна быть вам безразлична, в ней нужно принимать активное участие. Общительность – признак хорошего тона. При этом вовсе не обязательно стремиться быть заводилой, острословом, душой компании. Надо всегда оставаться самим собой. Если вы сами ощущаете радость, получаете удовольствие от общения с товарищами, это всегда передайся окружающим. Им тоже будет приятно и легко с вами.

Внимание к заболевшему сослуживцу укрепляет товарищескую атмосферу в коллективе. Любой больной, забытый друзьями и сотрудниками, чувствует себя одиноким и несчастным.

Будьте всегда скромны и сдержанны. Не проявляйте излишнего любопытства к делам и жизни своих товарищей, не обсуждайте их поступки у них за спиной. Это не только недостойно, но рождает всякие слухи и сплетни, портит людям настроение, мешает работать.

Специфика сложной и ответственной работы в органах внутренних дел требует железной сплоченности, крепкой дружбы, взаимного доверия и поддержки. Сегодня вы идете с товарищами в театр или на экскурсию, сидите на совещании или составляете какую‑то деловую бумагу, а завтра вы направляетесь с ними на выполнение ответственного служебного задания, где может возникнуть ситуация, требующая мгновенной реакции и смелости, находчивости и точной ориентировки, где от вашего слова и поступка зависят участь людей, ваша собственная безопасность и престиж государственной власти, авторитет всей деятельности органов внутренних дел в глазах трудящихся. В этом случае помощь товарища, уверенность в том, что рядом надежный, верный человек, могут сыграть решающую роль.

 

ОБЩЕНИЕ С НАСЕЛЕНИЕМ

 

Правила поведения работника милиции, его взаимоотношения с гражданами, должностными лицами предприятий, организаций и учреждений при выполнении обязанностей по охране общественного порядка и борьбе с преступностью, а также в неслужебное время определяются Моральным кодексом строителя коммунизма, требованиями Присяги, действующим законодательством, приказами и инструкциями.

Работник милиции обязан быть вежливым и тактичным при общении с гражданами, чутко относиться к их просьбам и заявлениям, справедливо оценивать их поведение. Всегда помнить и проявлять заботу о том, чтобы и его действия при всей строгости и решительности были безупречными, справедливыми и понятными широким массам населения. А если ошибся, сумей вовремя исправить ошибку. Люди это поймут и оценят. Люди жалуются, как правило, не на строгость, а на несправедливость.

Работник милиции должен постоянно совершенствовать свое профессиональное мастерство, повышать культуру в работе, следить за своим внешним видом, соблюдать правила отдания чести и ношения установленной формы одежды, с достоинством вести себя на службе, быть примером в соблюдении общественного порядка и норм коммунистической морали.

От работника учреждения посетители ждут деловитости, четкости в работе, внимания, предупредительности и корректности. Предупредительный работник деловито, спокойно и четко даст совет посетителю, если нужно, выяснит, уточнит что‑либо, наведет справки о положениях и законах и т. д. Он одинаково внимателен и дружелюбен со всеми. Однако его внимательность и предупредительность по отношению к одному не должны проявляться в ущерб другим. Если кто‑либо из посетителей тратит много времени на длинные объяснения и рассуждения, нужно, тактично напомнив про других посетителей, попросить его быть более кратким.