Прием на работу. Картотека сотрудников

 

В Картотеке сотрудников хранится подробная информация (карточки) о работниках предприятия. Доступ к картотеке: Уп­равление персоналом → База данных → Картотека сотрудников (рис. Б. 12). Для просмотра и редактирования данных нажмите клавишу [F3].

 

 

Рис. Б.12. Фрагмент картотеки сотрудников

 

Однако разработчики системы «Галактика» рекомендуют вво­дить карточку нового сотрудника, данные о котором отсутству­ют, через оформление приказа о приеме на работу.

 

 

Рис. Б.13. Окно списка приказов о приеме на работу

 

Создадим приказ о приеме на должность заместителя дирек­тора Сидорова Ивана Петровича. Для вывода на экран списка приказов о приеме на работу подайте команды Управление пер­соналом → База данных → Прием на работу (рис. Б. 13).

В списке приказов создаем новый (рис. Б. 14) нажатием кла­виши [F7].

Ряд полей в приказе (фамилия, имя, отчество, номер приказа, дата приказа, дата зачисления на работу) заполняется с клавиа­туры вручную.

Многие поля, например характер работы, вид договора, струк­турное подразделение, должность и ряд других, заполняются пу­тем выбора из соответствующих справочников. Некоторые поля, например оклад, заполняются автоматически из штатного рас­писания.

 

 

Щелчком по кнопке Договор (см. рис. Б. 14) можно перейти к просмотру и редактированию Трудового договора (Контрак­та), заключаемого между администрацией предприятия и при­нимаемым на работу сотрудником (текст этого документа ото­бражается в формате.rtf в окне редактора Microsoft Word). Выше

показана первая страница этого документа. В трудовом дого­воре подробно отражены «Права и обязанности сторон», «Ре­жим работы, время отдыха и социально-бытовые условия», «Оп­лата труда».

 

 

Рис. Б. 14. Окно оформления приказа о приеме на работу

 

 

Рис. Б.15. Окна оформления доплат и надбавок и справочник видов доплат

 

В приказе о приеме на работу можно установить доплаты к окладу (щелчок по кнопке Доплаты в окне рис. Б. 14).

На рис. Б.15 представлены окна оформления доплат и спра­вочник видов доплат. Установим Сидорову И.П. доплату в раз­мере 15% оклада. Вернитесь к просмотру трудового договора и убедитесь, что в разделе 5.1.1 этого документа данная доплата отражена.

Отметим, что, если бы в штатном расписании была назначе­на надбавка к окладу для этой должности, соответствующая доп­лата была бы установлена автоматически.

Нажатием комбинации клавиш [Ctrl]+[P] можно вывести при­каз в окно редактора Word, откорректировать его и распечатать. После подписи руководителем организации приказ вступает в силу.

Далее необходимо утвердить приказ щелчком по кнопке Ут­вердить либо нажатием комбинации клавиш [Alt]+[U]. Утверж­денные приказы недоступны для редактирования (рис. Б. 16).

 

 

Рис. Б. 16. Окно утверждения приказа о приеме на работу

 

После утверждения приказа в штатном расписании появляет­ся информация о занятии ставки заместителя директора. Проверь­те это, подав команды Управление персоналом → База данных → Штатное расписание → Администрация. Выбрав в окне Штатное

расписание подразделения Администрация вкладку Рабочие мес­та (см. рис. Б.9), нетрудно видеть, что единственная вакансия заместителя директора занята. Если в том же окне перейти к вкладке Сотрудники, то увидим, что эта должность занята Сидо­ровым И.П. Перейдя к вкладке Доплаты, мы не увидим установ­ленной Сидорову И.П. доплаты к окладу. В этом нет ничего уди­вительного: фактически эта доплата установлена персонально Сидорову И.П. непосредственно в приказе о его приеме на рабо­ту. Доплаты же, установленные в штатном расписании, относят­ся к данной должности независимо от того, кто конкретно будет ее занимать.

 

 

Рис. Б.17. Личная карточка из Картотеки сотрудников

 

После утверждения приказа о приеме на работу данные о со­труднике доступны в Картотеке сотрудников (точнее сказать, в картотеке появляется запись о сотруднике, однако сама карточ­ка не заполнена), а в модуле Заработная плата автоматически за­водится Лицевой счет на сотрудника.

При заключении трудового договора поступающий на рабо­ту обязан представить о себе ряд данных, соответствующих ти­повой форме Т-2 «Личная карточка». Эти данные заносятся в Картотеку сотрудников (команды Управление персоналом → База данных → Картотека сотрудников → [Enter]).

Пример личной карточки сотрудника (раздел 1 «Общие све­дения») показан на рис. Б. 17. Ряд данных о сотруднике, содержа­щихся в приказе о приеме на работу, заполняется в карточке ав­томатически. Другие данные, например адрес, реквизиты паспор­та, вносятся вручную с клавиатуры.

С помощью вкладок Телефоны, Документы, Доп. информация, Приложения можно ввести ряд дополнительных сведений о со­труднике в соответствующих окнах.

Имеется возможность поместить в карточку фото сотрудни­ка. Для импорта графического файла (фото сотрудника) нужно выделить поле для фото, нажать клавишу [F4], указать путь к гра­фическому файлу.

Нажав комбинацию клавиш [Ctrl]+[Enter], можно перейти к следующим разделам карточки:

1. «Сведения об образовании».
2. «Анкетные данные, стаж».
3. «Семейное положение».
4. «Сведения о воинском учете».
5. «Сведения о работе на предприятии».
6. «Сведения об отпусках».
7. «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности».
8. «Сведения о заболеваемости».
9. «Дополнительная информация».
10. «Пенсионный стаж».

Используя комбинацию клавиш [Ctrl]+[P], можно вывести на экран и распечатать личную карточку сотрудника согласно тре­бованиям «Типовой межотраслевой формы Т-2».

 

Б.4.

Перемещения по службе

 

Перемещения/переводы по службе оформляются соответству­ющим приказом: команды Управление персоналом → База дан­ных → Перемещение по службе.

 

Рис. Б. 18. Окно редактирования приказа о переводе Сидорова И.П. на новую должность

 

В качестве примера переместим Сидорова И.П. с должности заместителя директора на должность заведующего складом ав­тозапчастей. Окно для оформления соответствующего приказа показано на рис. Б. 18.

После заполнения всех полей приказ необходимо утвердить с помощью комбинации клавиш [Ctrl]+[U] и вывести на экран текст приказа (в формате.rtf) о перемещении Сидорова И.П. на новую должность, нажав комбинацию клавиш [Ctrl]+[P].

Загляните в карточку Сидорова И.П. (команды Управление персоналом → База данных → Картотека сотрудников → [Enter]) и убедитесь, что перемещение по службе нашло в ней отражение.

Убедитесь, что в штатном расписании подразделения Склад автозапчастей вакансия заведующего складом занята Сидоро­вым И.П. (команды Управление персоналом → База данных → Штатное расписание → Склад автозапчастей → [Enter] → вкладкаСотрудники).

Убедитесь, что в штатном расписании подразделения Адми­нистрация должность заместителя директора, ранее занятая Си­доровым И.П., теперь стала вакантной (команды Управление пер­соналом → База данных → Штатное расписание → Администра­ция → вкладки Рабочие места и Сотрудники).

История перемещений сотрудника в пределах предприятия фиксируется в разделе 6 картотеки «Сведения о работе на пред­приятии» (команды Управление персоналом → База данных →

Картотека сотрудников → пять раз [Ctrl]+[Enter]). Соответствую­щее окно (рис. Б. 19) имеет две панели - верхнюю и нижнюю. В нижней панели в хронологическом порядке приведен список за­нимаемых сотрудником должностей.

 

 

Рис. Б.19. Окно Сведения о работе на предприятии

 

Если выбрать какую-либо запись в нижней панели, то в верх­ней панели будет отображена подробная информация об этом назначении. На рис. Б. 19 выделено последнее назначение Сидо­рова И.П. на должность заведующего складом автозапчастей. В верхней панели показаны реквизиты приказа об этом переводе, а также ряд других подробностей, для ознакомления с которыми следует использовать вертикальную полосу прокрутки.

Ввести фамилии, имена и отчества руководителя предприя­тия, главного бухгалтера и кассира можно не только из модуля Управление персоналом, но и из модуля Настройка (команды Настройка → =Настройка= → Настройка). При этом выбор со­трудника на одну из этих должностей проводится из общего ка­талога сотрудников предприятия. Если средствами модуля Уп­равление персоналом перевести одного из этих трех работников на другую должность либо уволить, это не отразится на соответ­ствующей информации в модуле Настройка. В этом случае мы сталкиваемся с проблемой «самодостаточности» модулей систе­мы «Галактика»: даже если предприятие и не приобрело модуль Управление персоналом, оно имеет возможность ввести данные об этих трех должностях, замещение которых абсолютно необ­ходимо с самого первого дня работы предприятия.

Каких-либо специальных мер по синхронизации информации в данном случае не предусмотрено. Рекомендуется после измене­ний, проведенных средствами модуля Управление персоналом, продублировать их в модуле Настройка.

Б.5.