Чем полезны и чем опасны todo-листы

 

Все входящие задачи стараюсь как можно быстрее «выгрузить» из рабочей памяти. Я фиксирую все входящие дела в todo-листе — от имейлов коллег (срочно подготовить отчет для инвесторов), просьб друзей (определиться с планами на майские) до бытовых мелочей (закончились мешки для мусора).

Смысл этого списка в том, чтобы перенести информацию из мозга на внешний носитель. В противном случае задача будет постоянно мельтешить в сознании и отвлекать.

На этом польза списка дел, по моему убеждению, заканчивается. Если вы попытаетесь использовать его как инструмент ежедневного планирования, возникнут две проблемы (уверена, вы с ними сталкивались).

• Задач много, поэтому непонятно с чего начать. Мозг инстинктивно стремится к оптимизации ресурсов (проще говоря, к лени), поэтому порекомендует начать с самого простого дела (скорее всего, малозначимого).

• Неясно, сколько задач мы в реальности можем выполнить. Списки дел не учитывают временные ограничения. Чтобы оценить свои возможности, задачи нужно планировать в календаре, блокируя время, необходимое для их реализации.

 

Разбейте задачи на «помидоры»

 

Все задачи я разбиваю на 25-минутные интервалы («помидоры») с обязательным пятиминутным перерывом. После четырех блоков следует получасовой отдых. Эта техника называется «помодоро» (pomodoro — это помидор по-итальянски). Несмотря на кажущуюся простоту, она очень эффективна.

Во-первых, тикающий таймер с обратным отсчетом создает весьма ощутимое давление дедлайна, которое, как я уже упоминала, отлично мотивирует. Первый закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Если на подготовку отчета у вас есть целый день, вы будете делать его целый день. Если же вы ограничите время выполнения задачи одним или несколькими «помидорами», то, стремясь уложиться в дедлайн, будете гораздо эффективнее.

Во-вторых, любые отвлечения во время 25-минутного рабочего блока (друг написал сообщение, очень хочется ответить) можно легко отложить до ближайшего перерыва. Когда же перед вами огромный проект, который требует несколько часов (или дней) для реализации, то прокрастинация одолеет вас в два счета.

В-третьих, психологически гораздо проще работать с задачами удобоваримого размера. Если вам нужно съесть слона, сначала нарежьте его на кусочки. Кстати, этот процесс поможет четко сформулировать задачу и подойти к ней более системно.

Предположим, вы едете на крупную конференцию, где выступаете с презентацией и проводите ряд встреч с потенциальными клиентами. Если в вашем календаре появится задача на 10 часов «Подготовиться к конференции», то к этому «слону» будет страшно подступиться. Я предпочитаю разбивать большую задачу на 25-минутные блоки (цифра в левой колонке обозначает количество «помидоров», необходимых на ее выполнение).

 

 

Потратив пять — десять минут на такое детальное планирование, вы снизите порог входа для работы над крупными проектами, которые перестанут выглядеть устрашающе. Кроме того, вы сможете более точно оценить время и ресурсы, необходимые для их реализации, что сделает процесс более предсказуемым и более комфортным.

Разбив задачи из списка дел на «помидоры», забронируйте на них время в календаре. Это очень важный этап. В большинстве случаев мы вносим в календарь только встречи и дедлайны, а не саму работу. В итоге приоритетным задачам время достается в последнюю очередь.

Мой типичный рабочий день состоит из десяти задач-«помидоров» (пять до ланча и пять после) и четырех «помидоров» «буферноговремени». Это помогает избежать хаоса, когда что-то идет не по плану или возникают незапланированные дела.

 

Научитесь говорить «нет»

 

Современный мир полон возможностей. Это, конечно, здорово. Мы можем реализовать свой потенциал как никогда раньше. Но у любой возможности есть обратная сторона: чем больше вариантов действий, тем сложнее сделать выбор.

Каждое утро мы открываем электронную почту, и на нас, как из ящика Пандоры, вываливаются десятки дел, большая часть которых требует нашего немедленного внимания. Мы в панике бросаемся их выполнять, захлебываясь в нескончаемом потоке псевдосрочных и псевдоважных задач.

Удовольствия от такой жизни мало, да и пользы в бездумном «добивании целей» ненамного больше. Мы вроде как заняты весь день, а если вечером спросить себя: «Что важное я сегодня сделал?» — то и ответить нечего. Беготни много, а толку никакого. Думаю, всем это знакомо.

Несколько лет назад я поняла, что для того, чтобы добиваться важных целей, нужно научиться говорить громкое и четкое «нет» второстепенным задачам. Звучит просто и вполне логично, но, по моим наблюдениям, это весьма редкий навык.

Я всю жизнь была отличницей. Для меня четверка — это что-то за гранью добра и зла, потеря потерь. Когда я основала свой первый стартап, все еще училась в университете. Если прежде у меня было время на то, чтобы ходить на лекции и вовремя сдавать курсовые, то с началом предпринимательской карьеры на меня свалился миллион новых задач, к которым я была совсем не готова.

Изменились и мои приоритеты (успех компании был куда важнее очередного красного диплома), но смириться с провалом в учебе оказалось непросто. Я жертвовала сном и отдыхом, чтобы успеть все. Я была вымотана, срывалась на окружающих, плохо соображала, отчего страдали и компания, и учеба.

Впервые в жизни поняла, что нельзя все успеть. Как бы я ни старалась, у меня не получится переделать все дела. Звучит смешно, конечно, но для меня это стало неожиданностью. Прежде мне удавалось впихнуть в расписание «еще немножко», а потом «еще чуть-чуть». Но тут я достигла предела, и пришлось сделать выбор. Так я получила первую тройку в семестре, зато в том же месяце привлекла первые инвестиции в компанию.

Это стало для меня отличным уроком того, как, отказавшись от части дел (проиграв на одном фронте), можно в итоге оказаться победителем.

 

ВЫ СМОЖЕТЕ ДОСТИГНУТЬ ЧЕГО УГОДНО, КОГДА ПЕРЕСТАНЕТЕ ДЕЛАТЬ ВСЕ ПОДРЯД

 

Приведу еще один забавный пример. Когда знаменитый американский психолог венгерского происхождения с непроизносимой фамилией, автор книги «Поток» Михай Чиксентмихайи, отправил несколько десятков писем ведущим предпринимателям и руководителям крупных корпораций с приглашением на интервью, многие из них не ответили. Питер Друкер, один из «отцов менеджмента» и бизнес-гениев XX века, написал следующее:

 

«Я НАДЕЮСЬ, ВЫ НЕ СОЧТЕТЕ МЕНЯ САМОНАДЕЯННЫМ ИЛИ ГРУБЫМ, ЕСЛИ Я СКАЖУ, ЧТО ОДИН ИЗ СЕКРЕТОВ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТИ — ОЧЕНЬ БОЛЬШАЯ МУСОРНАЯ КОРЗИНА, В КОТОРУЮ ОТПРАВЛЯЮТСЯ ВСЕ ПРИГЛАШЕНИЯ, ПОДОБНЫЕ ВАШЕМУ»[4]

 

Рекомендую завести большую корзину для мусора. Полезная штука.

Итак, не все йогурты одинаково полезны (об этом, кстати, мы поговорим в главе о восстановлении энергии), не у всех задач одинаковая ценность. Из бесконечного списка задач (которые теперь разбиты на удобоваримые блоки) нужно вычленить главное.

Принцип Парето гласит: «20 % усилий дают 80 % результата, а остальные 80 % усилий — лишь 20 % результата». В контексте личного планирования это значит: правильно выбрав две задачи из списка в десять дел, можно получить значительную часть полного результата, которого вы бы добились, переделав все десять.

 

ВООБЩЕ ОДИН ИЗ ВАЖНЕЙШИХ УРОКОВ, КОТОРЫЕ Я ВЫУЧИЛА В ПОСЛЕДНИЕ НЕСКОЛЬКО ЛЕТ, ЗАКЛЮЧАЕТСЯ В ТОМ, ЧТО ПРОДУКТИВНОСТЬ НАПРЯМУЮ СВЯЗАНА НЕ С ТЕМ, ЧТО ДЕЛАТЬ, А С ТЕМ, ЧЕГО НЕ ДЕЛАТЬ

 

Желание увильнуть от ненужных дел — это не лень. Напротив, это признак того, что вы умеете преодолевать эмоциональный дискомфорт от необходимости говорить «нет» себе и другим. Большинство боится честно признаться, что задачи, которые они ставят перед собой, абсолютно ни к чему не ведут. Многие просто пытаются забить время и чувствовать себя «деловой колбасой».

Отказавшись от бесполезных задач, вы освободите силы и время на значимые дела. Вместо того чтобы оптимизировать каждую минуту, пытаясь впихнуть максимум в свое расписание, выбросите из него все ненужное и в спокойном ритме занимайтесь только самым главным.

При выборе приоритетных задач на день я нередко задаю себе вопрос: «Если бы завтра утром мне срочно предстояло уехать куда-то на месяц, какие дела я бы постаралась выполнить до отъезда?». Такое простое упражнение помогает понять, что важно не только сию минуту, но и в более длительной перспективе (в данном случае в ближайший месяц), и вынуждает отбросить второстепенные дела, а часть задач делегировать.