Правила написания электронного письма

 

Переписка – важная составляющая онлайн‑общения как при поддержании отношений, так и при установлении первого контакта. Про правила переписки написано много книг и статьей. Чтобы стать мастером делового письма можно в свободное время перечитать некоторые из них. Я приведу лишь несколько, на мой взгляд, самых важных правил, которые помогут сделать нетворкинг эффективнее.

Приветствие

Как и при очной встрече, телефонном разговоре или переписке в соцсетях, общение по почте следует начинать с приветствия. Это правило обычной вежливости и воспитанности.

Если вы не знакомы с получателем или отношения сугубо деловые, то стоит написать «Здравствуйте», а если старинные друзья и давно перешли на «ты», то не страшно, если напишите «Привет, Салют» или даже «Hi».

Начинать письмо со слов «Доброе утро» или «Добрый вечер» не очень корректно. Мы не знаем, когда получатель прочитает наше послание и, если время суток не совпадет, это будет выглядеть не совсем уместным. Зато можно использовать нейтральное «Добрый день!» Причем, не важно в какое время вы отправляете письмо. Дело в том, что в разговорной речи мы привыкли обозначать «днем» календарный отрезок времени. Говоря «Вчерашний день», «Завтра будет новый день», «День выдался трудным», мы подразумеваем, что было и утро, и вечер.

Но уж лучше использовать «Доброе утро» или «Добрый вечер», чем писать «Доброго времени суток».

С одной стороны выражение «Доброго времени суток» подразумевает, что письмо может быть прочитано в любое время, и автор тем самым подстраховывается. Но сочетание «Доброго времени суток» – это стилистическая ошибка. Российский лингвист Максим Кронгауз в своей книге «Русский язык на грани нервного срыва» предлагает использовать более грамотную альтернативу «Доброе время суток!»[6] Хотя, некоторые филологи рекомендуют вовсе отказаться от подобной формы приветствия.

Имя в начале или в конце

Указать в приветствии имя человека – важно, ведь еще Дейл Карнеги говорил, что « имя человека – самый сладостный и самый важный для него звук на любом языке. Тут только возникает вопрос: ставить до или после? Ведь можно написать «Добрый день, Андрей» и «Андрей, добрый день».

Раньше я сам не придавал этому значению и ставил имя где придется. Но, однажды, наткнулся на исследование психологов о том, что человек при чтении больше внимания уделяет первому написанному слову. То есть, когда мы пишем «Здравствуй, Андрей», то делаем акцент на приветствии, а когда «Андрей, здравствуй» – на имени. В последнем случае, письмо воспринимается читателем более личным, из‑за чего повышается вероятность положительного отклика.

Не знаю, насколько справедливо это заключение, но, так как для меня не было особой разницы ставить имя вначале или в конце приветствия, решил прислушаться к мнению ученых. Теперь, на всякий случай, я всегда начинаю свои письма с имени.

О чем писать

После приветствия, стоит напомнить собеседнику, кто вы, где и когда произошло ваше знакомство (если пишите впервые или после очень долгого перерыва). Если ранее не встречались, то напишите почему решили познакомиться, что хотите предложить или о чем попросить. Не лишним будет сообщить немного информации о себе.

Разбивайте текст на абзацы – так его легче читать. При необходимости, для выделения части текста, можно использовать жирный шрифт. Но не переусердствуйте.

Не пишите слишком длинный текст. Все‑таки цель письма – не блеснуть писательским талантом, а установить или закрепить контакт и поддержать общение.

Если в письме предлагаете подружиться в социальных сетях, то размещайте активную ссылку на свою страницу, чтобы собеседник сразу мог перейти по ней и найти вас. Предварительно можно отправить заявку в друзья, тогда вашему визави достаточно будет лишь подтвердить ее.