Р о з діл 2. Облік грошових коштів і фінансових інвестицій

 

 

Економічний зміст та завдання обліку грошових коштів і фінансових інвестицій

 

 

Для здійснення виробничої діяльності кожне підприємство по- винно мати в необхідній кількості оборотні засоби. В складі оборот- них засобів важливе місце займають кошти, які потрібні для розраху- нків за придбані матеріальні цінності, виконані роботи і надані по- слуги; для оплати зобов’язань перед фінансовими органами по пла- тежах у бюджет, установами банку за одержані кредити, виплати за- робітної плати тощо.

Основними джерелами надходження коштів є виручка від реалі- зації продукції, виконаних робіт для інших підприємств, інші надхо- дження коштів.

Підприємства зберігають свої вільні кошти на рахунках в уста- новах банків України за своїм вибором і за згодою цих банків. Під- приємства (підприємці), які відкрили рахунки в установах банків, збе- рігають на цих рахунках свої кошти на договірних умовах і здійсню- ють розрахунки за своїми зобов’язаннями в безготівковій та готівко- вій формі в порядку, установленому нормативно-правовими актами Національного банку України.

Підприємства можуть проводити фінансові інвестиції під якими розуміють активи, що утримуються з метою збільшення прибутку за рахунок відсотків, дивідендів, роялті тощо. Носіями таких активів є цінні папери.

Для обліку грошових коштів у Плані рахунків передбачені раху- нки: 30 “Каса”, 31 “Рахунки в банках”, 33 “Інші кошти”. Фінансові інвестиції обліковують на рахунках 14 “Довгострокові фінансові інве- стиції” і 35 “Поточні фінансові інвестиції”. Всі ці рахунки основні, входять до рахунків коштів, по відношенню до балансу – активні.

Облік коштів і фінансових інвестицій повинен забезпечити: ви- конання операцій з грошовими коштами за розрахунками з постача- льниками і підрядниками, покупцями і замовниками, різними дебіто- рами і кредиторами; контроль за дотриманням касової і розрахункової

дисципліни; своєчасне і правильне документальне оформлення опе- рацій з руху грошових коштів, щоденний контроль за збереженням готівки і цінних паперів у касі підприємства; своєчасну звірку даних підприємства і установи банку; своєчасне ведення операцій з фінан- совими інвестиціями і правильний розподіл прибутку від їх здійснен- ня; своєчасне і правдиве відображення інформації про рух коштів і фінансових інвестицій у фінансовій звітності.

 

 

Облік касових операцій

 

 

Касові операції здійснюються відповідно до “Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні”, затвер- дженим постановою Правління Національного банку України № 637 від 15 грудня 2004 року.

Усі операції по руху грошей здійснює спеціальна особа – касир, який несе повну матеріальну відповідальність за збереження грошей і цінних паперів в касі. Касиру забороняється передовіряти виконання дорученої йому роботи іншим особам. На підприємствах, де за штат- ним розписом не передбачена посада касира, обов’язки останнього можуть виконуватися бухгалтером чи іншими працівниками за пись- мовим розпорядженням керівника підприємства за умови укладання з ними угоди про повну матеріальну відповідальність.

У разі відсутності касира (у зв’язку з хворобою тощо) цінності, що передані йому під відповідальність, перераховуються іншим каси- ром, якому вони передаються, у присутності керівника та головного бухгалтера або в присутності комісії, призначеної керівником підпри- ємства. Про результати перерахування і передавання цінностей скла- дається акт за підписами зазначених осіб.

На підприємстві повинні бути створені всі необхідні умови для надійного зберігання грошей. Уся готівка і цінні папери на підприєм- ствах зберігаються, як правило, у вогнетривких металевих шафах, які після закінчення роботи закривають ключем і опечатують сургучною печаткою касира. Ключі від металевих шаф і печатки зберігаються в касира, а дублікати – в опечатаних касиром пакетах зберігаються в керівника підприємства. В касі забороняється зберігати гроші і цінні папери, які не належать даному підприємству.

Зберігати в касі готівку дозволяється в межах лімітів, які уста-

новлюються підприємством самостійно на підставі розрахунку. Роз-

рахунок залишку ліміту готівки в касі підписується головним бухгал- тером та керівником підприємства і затверджується внутрішнім нака- зом (розпорядженням підприємства). Розрахунок ліміту готівки в касі проводиться на підставі середньоденного надходження готівки до ка- си або її середньоденної видачі з каси протягом трьох будь-яких міся- ців підряд з останніх дванадцяти, що передують терміну встановлен- ня (перегляду) ліміту каси. Якщо підприємство розпочинає свою дія- льність, то на перші три місяці їх роботи ліміт каси встановлюють відповідно  до прогнозних розрахунків з подальшим переглядом за фактичними показниками діяльності.

Уся готівка, що перевищує ліміт каси підлягає зарахуванню на рахунки в терміни, визначені підприємством і встановлені за пого- дженням з тим банком, у якому відкрито рахунок підприємства.

При цьому необхідно дотримуватися таких вимог:

– для підприємств, що розташовані в населених пунктах, де є банки або оператори поштового зв’язку, – щодня (у день надходження готівкової виручки);

– для  підприємств,  у  яких  час  закінчення  робочого  дня, що встановлений правилами внутрішнього трудового розпорядку і графі- ком змінності відповідно до законодавства України, не дає змоги за- безпечити здавання готівкової виручки в день її надходження, – на- ступного за днем надходження готівкової виручки до каси;

– для  підприємств,  що  розташовані  в населених  пунктах,  де немає банків чи операторів поштового зв’язку, – не рідше ніж один раз на п’ять робочих днів.

Установлені згідно із зазначеними вимогами терміни здавання готівкової виручки підприємствами узгоджуються з банком і визна- чаються в договорах банківського рахунку між підприємствами та ба- нками.

Перевищення ліміту допускається тільки в дні виплат, пов’я- заних з оплатою праці, пенсій, стипендій, дивідендів (доходів), протя- гом трьох робочих днів. Невикористані суми грошей повертаються в банк.

Якщо з різних причин підприємством не встановлено ліміт каси, то він вважається нульовим, а вся готівка, що перебуває в касі напри- кінці робочого дня, вважається понадлімітною. На суму перевищення ліміту застосовується фінансова санкція.

Видача готівки в підзвіт проводиться з каси підприємства за умови повного звіту конкретної особи за раніше виданими їй сумами. Видача готівкових коштів під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, до- зволяється на термін не більше 10 робочих днів від дня видачі готів- кових коштів під звіт, а на всі інші виробничі (господарські) потреби на термін не більше двох робочих днів, включаючи день отримання готівкових коштів під звіт.

Слід зауважити, що підприємства, які виробляють та перероб- ляють           сільськогосподарську продукцію, різних організаційно- правових форм можуть установлювати (переглядати) ліміт каси на період заготівлі та переробки сільськогосподарської продукції згідно з фактичними показниками їх касових оборотів (надходження або ви- дачі готівки) за будь-які три місяці сезону виробництва (переробки) сільськогосподарської продукції попереднього року.

Розрахунки готівкою підприємств між собою та з підприємцями і фізичними особами проводяться як за рахунок коштів, одержаних з кас банків, так і за рахунок готівкової виручки, отриманої від реаліза- ції товарів (робіт, послуг), та інших касових надходжень. Слід зазна- чити, що сума готівкового розрахунку одного підприємства (підпри- ємця) з іншим підприємством (підприємцем) не повинна перевищу- вати 10000 гривень протягом одного дня за одним або кількома пла- тіжними документами. Десятитисячне обмеження введено постано- вою Правління Національного банку України “Про встановлення гра- ничної суми готівкового розрахунку” від 09.02.2005 р. №32.

Платежі понад установлену граничну суму проводяться виклю- чно в безготівковому порядку. Зазначені обмеження не стосуються: розрахунків підприємств з фізичними особами, бюджетами та держа- вними цільовими фондами; добровільних пожертвувань та благодій- ної допомоги; розрахунків підприємств за спожиту ними електроене- ргію; використання коштів, виданих на відрядження; розрахунків підприємств між собою під час закупівлі сільськогосподарської про- дукції.

Готівкова виручка підприємства (підприємців) може використо- вуватися ними для забезпечення потреб, що виникають у процесі їх функціонування, а також для проведення розрахунків з бюджетами та державними    цільовими                       фондами   за податками   і зборами (обов’язковими                       платежами). Підприємства, що мають податковий

борг, здійснюють виплати, що пов’язані з оплатою праці (крім виплат через екстрені (невідкладні) обставини), виключно за рахунок коштів, одержаних з установ банків.

Касові операції оформляються документами, типові форми яких затверджені Держкомстатом України і мають застосовуватися на всіх підприємствах незалежно від їх відомчої підпорядкованості і форми власності.

Приймання готівки в касу оформляється “Прибутковим касовим ордером” (форма № КО-1), підписаним головним бухгалтером або особою, ним уповноваженою. Про приймання грошей видається кви- танція за підписами головного бухгалтера або особи, ним уповнова- женої, і касира, завірена печаткою (штампом) касира або відбитком касового апарата.

Гроші з каси видаються за “Видатковим касовим ордером” (фо- рма № КО-2), підписаним керівником і головним бухгалтером підпри- ємства або особами, ними уповноваженими. До видаткових ордерів можуть додаватись заява на видачу готівки, розрахунки тощо. Якщо на доданих до видаткових касових ордерів документах (заявах, раху- нках тощо) є дозвільний напис керівника підприємства, то його під- пис на видаткових касових ордерах необов’язковий.

Приймання і видача грошей за касовими ордерами можуть про- водитися тільки в день їх складання. Ніяких виправлень в прибутко- вих і видаткових ордерах не допускається. Вони заповнюються чор- нилом (кульковою ручкою), за допомогою друкарських машинок, комп’ютерних записів чи іншими способами, які б забезпечили збе- реження цих записів протягом установленого терміну зберігання до- кументів.

Видача грошей з каси може проводитись і за іншими докумен- тами: платіжній відомості – при видачі заробітної плати; за доручен- ням – якщо особа доручає одержати свої гроші іншій особі. При цьо- му видатковий касовий ордер складають на загальну суму виданої за- робітної плати по платіжній відомості, а якщо гроші видаються за до- рученням, то в ордері вказують, на чиє прізвище, ім’я, по батькові ви- писане доручення.

По закінченні терміну видачі заробітної плати готівкою у платі- жній      (розрахунково-платіжній) відомості навпроти прізвища осіб, яким не виплачено заробітну плату, касир проставляє штамп або ро- бить відмітку від руки “Депоновано” і складає реєстр депонованих

сум. У платіжній відомості робиться помітка про фактично виплачену суму готівки і суму, яку необхідно депонувати і завіряється підписом касира.

Прибуткові та видаткові ордери нумеруються окремо в послідо- вності від початку до закінчення року і реєструються бухгалтерією в “Журналі реєстрації прибуткових та видаткових касових документів” (форми № КО-3, КО-3а). Журнал форми КО-3 за побудовою є одно- стороннім документом і відкривається окремо на прибуткові і окремо на видаткові касові документи. Журнал форми КО-3а є двостороннім, в якому прибуткові касові ордери реєструються в лівій частині, а при- буткові – у правій частині документа.

Рух грошей у касі касир відображає в “Касовій книзі” (форма № КО-4). Книга повинна бути пронумерована, прошнурована і опечата- на сургучною або мастичною печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера під- приємства – юридичної особи. Записи в книзі ведуться у двох примі- рниках через копіювальний папір. Перший примірник залишається у касовій книзі, а другий – відривається і разом з прибутковими і видат- ковими касовими ордерами та іншими документами передається в бухгалтерію. Другі примірники аркушів касової книги правлять “Зві- том касира”. Записи в книгу проводяться по кожному ордеру, щоден- но в кінці дня виводяться залишки по касі.

Облік руху грошей у касі ведеться на рахунку 30 “Каса”, який має два субрахунки: 301 “Каса в національній валюті”, 302 “Каса в іноземній валюті”. При цьому “Касову книгу” ведуть окремо по руху коштів в національній та іноземній валюті.

У дебет рахунку 30 “Каса” записують надходження грошей в ка- су в кореспонденції з кредитом рахунків: 14 – повернення довгостро- кових фінансових інвестицій або оплата дивідендів за ними; 18 – по- гашення довгострокової дебіторської заборгованості; 31 – одержання грошей з рахунків у банку; 36,37,70 – надходження виручки від реалі- зації продукції, робіт і послуг; 37 – погашення поточної дебіторської заборгованості, в тому числі повернення невикористаних підзвітних сум, покриття завданих збитків, повернення позичок, виданих раніше працівникам на індивідуальні потреби; 41 – оплата пайових внесків готівкою; 46 – одержання коштів в оплату акцій, на які підписались акціонери; 50,60 – одержання позичок банку; 52 – надходження виру- чки від продажу облігацій; 71 – оприбуткування лишків коштів, вияв-

лених при інвентаризації каси; виручка від реалізації оборотних акти- вів (крім продукції, товарів, робіт і послуг); курсова різниця за валю- тою, що знаходиться в касі; 73 – отримання дивідендів (відсотків) го- тівкою; 74 – отримання готівки від реалізації необоротних активів і фінансових інвестицій; 75 – отримання готівки у відшкодування зби- тків від надзвичайних подій та ін.

У кредит рахунку 30 “Каса” записують витрачання грошей з ка- си в кореспонденції з дебетом рахунків: 31,33 – внесення сум у банк готівкою; 35 – придбання поточних фінансових інвестицій (цінних паперів); 37 – видача підзвітним особам; 53 – погашення заборгова- ності перед орендодавцем; 65 – видача матеріальної допомоги; 66 – видача оплати праці; 67 – виплата дивідендів; 94 – суми виявленої не- стачі готівки, сплата штрафів, пені та ін.

Облік операцій по кредиту рахунку 30 “Каса” ведуть у Журналі

1, який використовують для записів протягом року. Підставою для за- повнення цього регістру є звіти касира (другий примірник касової книги), в яких проти кожної суми проставляють номер кореспондую- чого           рахунку.      Операції з             однаковою    кореспонденцією рахунків об’єднують і записують у Журнал однією сумою. Наприкінці кожного місяця в Журналі визначають підсумки кредитових оборотів рахунку

30 у кореспонденції з іншими рахунками, які, після звірки з іншими регістрами, записують у Головну книгу. Для обліку операцій за дебе- том рахунку 30 “Каса” призначена Відомість1.1. У Відомості 1.1 під- раховують підсумки по дебету рахунку 30 і визначають сальдо на пе- рше число наступного за звітним місяця.

Для обліку операцій по іноземній валюті використовують окре- мий розворот Журналу 1 та Відомості 1.1. Записи здійснюють на під- ставі звітів касира, що складаються по кожній іноземній валюті зок- рема. Операції реєструють в іноземних грошових одиницях та в гри- внях за курсом Національного банку України у відповідності з чин- ним законодавством.

В окремому розділі Журналу 1 наводяться аналітичні дані до ра- хунку 30 “Каса”, в якому відображають надходження і витрачання го- тівкових коштів від операційної, інвестиційної та фінансової діяльно- сті.

Сільськогосподарські підприємства облік касових операцій ве-

дуть у Журналі-ордері № 1 сг. та відомості до нього.

В кінці місяця кредитові обороти рахунку 30 “Каса” Журналу 1 (Журналу-ордера № 1 сг.) переносять у Головну книгу. Обороти за де- бетом каси в Головну книгу будуть занесені при рознесенні сум ін- ших журналів (журналів-ордерів) з кредиту відповідних рахунків.

Залишок грошових коштів на кінець місяця, що вказаний у ві- домості до Журналу 1 (Журналу-ордера № 1 сг.), повинен відповідати залишку останнього в даному місяці касовому Звіту касира і даним Головної книги.

Загальна схема обліку касових операцій наведена на рисунку 1.

 

 

Журнал реєстрації прибут- кових та видаткових касо- вих документів (ф. КО – 3, КО – 3а)

Первинні документи

Прибуткові  і  видаткові  ка-

сові ордери (ф.КО – 1;

КО – 2)

 

 

Касова книга (ф. КО – 4)

Звіт касира (ф. КО – 4)

 

 

 

Головна книга

Журнал 1, Відомість 1.1 (Журнал-ордер № 1 сг. та Відомість до нього – для сільськогосподарських під- приємств)

 

 

Рис. 1. Загальна схема обліку касових операцій

 

 

Облік касових операцій може здійснюватись з використанням комп’ютерних засобів. При цьому реєстрація прибуткових і видатко- вих касових ордерів відбувається у “Вкладному аркуші журналу ре- єстрації прибуткових і видаткових касових ордерів”. За згодою касира і за умови забезпечення повного зберігання касових документів касо- ва книга також може вестись автоматизованим способом, при якому інформація формується у “Вкладному аркуші касової книги”. Одно- часно з ним формується “Звіт касира”. “Вкладний аркуш касової кни- ги” і “Звіт касира” мають складатися до початку наступного робочого дня, мати однаковий зміст і вміщувати усі реквізити, передбачені фо- рмою касової книги.

З метою забезпечення зберігання і зручності використання

“Вкладний аркуш касової книги” протягом року зберігається касиром

окремо за кожний місяць. Після закінчення календарного року “Вкла- дний аркуш касової книги” формується у підшивки в хронологічному порядку. Загальна кількість аркушів за рік засвідчується підписами керівника і головного бухгалтера підприємства – юридичної особи, а підшивки формуються в книгу, яка скріплюється печаткою підприєм- ства – юридичної особи. Після закінчення календарного року касова книга на електронних носіях має передаватися для зберігання протя- гом 36 місяців в архів підприємства – юридичної особи.

Бухгалтерські регістри з обліку касових операцій (журнал, відо-

мість, головна книга) одержують у вигляді відповідних машинограм.

У строки, встановлені керівником підприємства, але не рідше одного          разу на квартал проводиться раптова ревізія каси з по- куп’юрним перерахуванням усіх грошей і перевіркою інших ціннос- тей, що знаходяться в касі. Ревізію проводить ревізійна комісія, при- значена керівником підприємства. Результати ревізії оформляють ак- том. Лишки грошей оприбутковують на рахунок 30 “Каса”, а нестачі відносять на винних осіб (касира).

Відповідальність за дотримання касової дисципліни покладаєть- ся на керівників підприємств (підприємців), головних бухгалтерів, керівників фінансових служб і касирів.