Как отразить в штатном расписании вакантные должности?

Вакантные должности в штатном расписании отражаются так же, как и должности, занятые (замещенные) работниками.

Раздел "Штатное расписание" Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1) не предусматривает внесения в штатное расписание информации о вакантности должности. Если эти сведения отражать, то каждый раз при приеме работника нужно вносить изменения в штатное расписание. Такая же необходимость возникнет и при увольнении работника, если новый сотрудник на его место будет принят не сразу. Поэтому вакантная должность в штатном расписании отражается по общим правилам.

Сведения о том, является ли должность вакантной, или она занята, обычно указываются в штатной расстановке. Подробнее об этом см. "Как оформляется штатная расстановка" настоящего материала.

 

- в графу 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, необходимо внести либо фиксированный размер оплаты труда работников в рублях (например, 25 000), либо проценты или коэффициенты (абз. 3 раздела "Штатное расписание" Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1). Данные о тарифной ставке или окладе не включают компенсационные, стимулирующие и социальные выплаты, так как для них предусмотрены иные графы.

Отражение сведений в этой графе имеет свои особенности. Так, у некоторых работников, работающих по сдельной системе оплаты труда, невозможно определить точный размер оклада, поскольку он у них зависит от итогов выполненной работы. В этом случае в графе 10 "Примечание" целесообразно указать следующее: "Сдельная оплата труда / Сдельно-премиальная оплата труда". Далее желательно привести ссылку на локальный нормативный акт, определяющий порядок установления оплаты труда, а также ее размер за определенную норму выработки.

Основываясь на положениях абз. 6 ч. 2 ст. 22 и ст. 132 ТК РФ, Роструд придерживается мнения, что в штатном расписании по одноименным должностям следует устанавливать одинаковые размеры окладов. При этом надбавки, доплаты и другие выплаты у разных работников могут различаться, в том числе в зависимости от квалификации, сложности работы, количества и качества труда. Это следует из абз. 6 - 9 письма Роструда от 27.04.2011 N 1111-6-1. Об обязанности работодателя устанавливать равные размеры должностных окладов по должностям с равной сложностью труда также сказано в Письме Минтруда России от 25.10.2017 N 14-1/В-953.

В то же время в некоторых случаях суды могут признать правомерным установление работникам, замещающим одноименные должности, различных должностных окладов, если посчитают разницу обоснованной. Например, такое решение может быть принято в ситуации, когда у одного из работников, замещающего одноименную с другими должность, круг обязанностей шире и ответственность выше, что подтверждается должностной инструкцией (см., например, Апелляционное определение Красноярского краевого суда от 22.07.2013 по делу N 33-6699, Апелляционное определение Пензенского областного суда от 17.07.2012 по делу N 33-1679);

- графы 6, 7 и 8 "Надбавки, руб." работодатель может заполнить, исходя из принятой в организации системы оплаты труда, а также из особенностей организации труда или режима рабочего времени. Одни надбавки установлены на законодательном уровне (например, за работу в районах Крайнего Севера), а другие - самим работодателем с установлением порядка их выплат в локальном нормативном акте (например, за знание иностранного языка).

Если надбавка, предусмотренная для работников, работающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, начисляется на заработную плату, а не на оклад, то ее размер указать в этой графе невозможно. В этом случае необходимо сделать в графе 10 ссылку на нормативный акт, которым предусмотрена данная выплата, что позволит ее учесть и правильно рассчитать.

Когда величина надбавки в процентах меняется, например, в зависимости от стажа, то возможно не указывать ее в штатном расписании, а в графе 10 сделать ссылку на документ, устанавливающий надбавку, что позволит не менять штатное расписание каждый раз при ее изменении.

Если в организации предусмотрены различные системы оплаты труда, то работодатель может отразить это в штатном расписании, дополнив его форму недостающими графами;

- графу 9 "Всего в месяц" возможно заполнить, если оклад и надбавки указаны только в рублях, без указания процентов и коэффициентов. При установлении оклада в рублях, а надбавок в процентах от заработной платы высчитать итоговую сумму представляется затруднительным. В этом случае в данной графе ставится прочерк, а в примечании указывается ссылка на документы, их устанавливающие;

- графа 10 предусматривает внесение любой информации, относящейся к штатному расписанию, например ссылки на локальные нормативные акты организации, устанавливающие виды надбавок и их размеры.

 

Ситуация из практики. Можно ли ввести в действующее штатное расписание должности, которые не содержатся в квалификационных справочниках (например, "мерчандайзер" и "промоутер")?

В настоящее время существует правило, установленное ст. 57 ТК РФ, об обязательном соответствии наименования должностей, профессий и специальностей квалификационным справочникам, если выполняемая работа связана с предоставлением компенсаций и льгот либо с наличием ограничений. В остальных случаях работодатель вправе давать те названия, которые считает нужными. Но перед вводом новых наименований должностей в штатное расписание необходимо уточнить, не являются ли квалификационные характеристики вводимой должности аналогичными тем должностям или видам работ, которые указаны в справочниках и по которым предоставляются, например, пенсионные льготы или дополнительные отпуска.

 

Ситуация из практики. Как заполняется штатное расписание в отношении работников, которым оплата труда установлена по часовой тарифной ставке?

Штатное расписание в отношении таких работников заполняется по общим правилам в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной документации, утвержденными Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Имеется отличие в заполнении граф 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." и 9 "Всего в месяц, руб." унифицированной формы N Т-3.

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной документации в графе 5 месячная зарплата работника по тарифной ставке (окладу) проставляется в рублях. Поскольку заработная плата работников, которым установлена оплата труда по часовой тарифной ставке, зависит от количества отработанного времени, фиксированного размера зарплаты как такового у них нет. Поэтому корректно заполнить штатное расписание в отношении таких работников не представляется возможным.

В данной ситуации рекомендуем графу 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр., руб." и графу 9 "Всего в месяц, руб." не заполнять, а в графе 10 "Примечания" указать: "Оплата по часовой тарифной ставке" и дать ссылку на внутренний документ, который регулирует размер оплаты труда (например, положение об оплате труда работников организации).

См. образец заполнения штатного расписания.

 

Ситуация из практики. Можно ли в штатном расписании отразить величину районного коэффициента в рублях?

Унифицированная форма N Т-3 "Штатное расписание" заполняется согласно Указаниям по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

В графе 5 "Тарифная ставка (оклад) и пр." указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами работодателя.

В графах 6 - 8 "Надбавки" отражаются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (северные надбавки, надбавки за ученую степень и др.), а также введенные по усмотрению организации (например, надбавки, связанные с режимом или условиями труда).

Если графы 5 - 9 невозможно заполнить в рублевом исчислении в связи с применением в организации иных систем оплаты труда (бестарифной, смешанной и др.), они заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и т.п.).

Учитывая изложенное, рекомендуем заполнить штатное расписание следующим образом:

- в графе 5 указывается тарифная ставка или оклад без учета районного коэффициента (например, 15 000);

- в одной из граф "Надбавки" проставляются проценты без высчитывания конкретной суммы в рублях;

- в графе 9 ставится прочерк;

- в графе 10 дается ссылка на локальный нормативный акт, регламентирующий систему оплаты труда (например, на положение об оплате труда от 15.09.2010 N 17-од).

Такое заполнение штатного расписания позволяет отразить основные виды выплат и их размеры, а также избежать неправильного расчета заработной платы работника.

Данный риск возникает в том случае, если система оплаты труда согласно ч. 2 ст. 135 ТК РФ предусматривает выплату не только оклада и районного коэффициента, но и премий. Размеры премий не указываются в штатном расписании, поскольку зависят в основном от качества труда работника. Следовательно, работодатель не может изначально правильно рассчитать в денежном исчислении районный коэффициент, начисляемый на основании ст. 315 ТК РФ на заработную плату, частью которой являются премии.

См. образец заполнения штатного расписания.

 

См. также:

Консультация эксперта: Как правильно отразить систему "грейдов" в штатном расписании?

Консультация эксперта: Можно ли в должностных инструкциях при одинаковом функционале обосновать разный уровень оплаты труда разным опытом работы на аналогичной позиции?

Консультация эксперта: Можно ли в трудовом договоре не указывать размер оклада, а ограничиться формулировкой "оплата согласно штатному расписанию"?

Консультация эксперта: Может ли в штатном расписании должность руководителя структурного подразделения "Бухгалтерия" значиться как "Главный бухгалтер Санкт-Петербургского филиала"?

 

Штатное расписание филиалов

 

Прежде всего необходимо отметить, что филиал в отношении своих работников не выступает в качестве работодателя, так как не является юридическим лицом, а только выполняет его функции либо их часть и действует на основании утвержденных положений.

Поэтому, в связи с тем что филиалы, так же как отделы, секторы или иные подразделения, являются структурными частями организации, а штатным расписанием оформляется структура и штатный состав всей организации (с указанием ее составных), составление штатного расписания по частям (отдельно по должностям юридического лица (далее - головной организации) и филиалов) неверно.

Однако, поскольку филиалы могут осуществлять все функции юридического лица, утверждение штатного расписания лично руководителями филиалов возможно в случае предоставления им такого права. В таком случае в графу "Наименование организации" формы N Т-3 следует вносить наименование не филиала (например, "Филиал ООО "Гром" в г. Ростове-на-Дону"), а головной организации в соответствии с уставными документами.

В этом случае филиал указывается в графе "Структурное подразделение", чем он, по сути, и является. В локальных нормативных актах рекомендуется прописать процедуру передачи информации (например, путем передачи заверенной копии штатного расписания филиала или выписки из него в головную организацию) для четкой координации действий в отношении штата организации.