Как составляется штатное расписание

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ. ПОНЯТИЕ

 

1. Форма штатного расписания >>>

 

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц (абз. 1 раздела "Штатное расписание" Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

 

Форма штатного расписания

 

Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. По мнению Роструда, негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

 Комментарий об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов

 

См. образец заполнения штатного расписания.

 

Сведения, вносимые в штатное расписание

 

Штатное расписание содержит следующие сведения:

- наименование структурных подразделений;

- наименование должностей, специальностей, профессий;

- количество штатных единиц;

- размер оклада и (или) тарифной ставки;

- наличие и размер надбавки и пр.

 

Штатное расписание филиалов

 

Прежде всего необходимо отметить, что филиал в отношении своих работников не выступает в качестве работодателя, так как не является юридическим лицом, а только выполняет его функции либо их часть и действует на основании утвержденных положений.

Поэтому, в связи с тем что филиалы, так же как отделы, секторы или иные подразделения, являются структурными частями организации, а штатным расписанием оформляется структура и штатный состав всей организации (с указанием ее составных), составление штатного расписания по частям (отдельно по должностям юридического лица (далее - головной организации) и филиалов) неверно.

Однако, поскольку филиалы могут осуществлять все функции юридического лица, утверждение штатного расписания лично руководителями филиалов возможно в случае предоставления им такого права. В таком случае в графу "Наименование организации" формы N Т-3 следует вносить наименование не филиала (например, "Филиал ООО "Гром" в г. Ростове-на-Дону"), а головной организации в соответствии с уставными документами.

В этом случае филиал указывается в графе "Структурное подразделение", чем он, по сути, и является. В локальных нормативных актах рекомендуется прописать процедуру передачи информации (например, путем передачи заверенной копии штатного расписания филиала или выписки из него в головную организацию) для четкой координации действий в отношении штата организации.

 

ПОДПИСАНИЕ И УТВЕРЖДЕНИЕ ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ

 

1. Лица, подписывающие штатное расписание >>>

2. Как утверждается штатное расписание >>>

2.1. Проставление печати на штатном расписании >>>

3. Ознакомление работников со штатным расписанием >>>

4. Сроки утверждения штатного расписания >>>

 

Проставление печати на штатном расписании

 

Унифицированная форма N Т-3 не предусматривает проставления печати на утвержденном штатном расписании.

 

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ. ПОНЯТИЕ

 

1. Форма штатного расписания >>>

 

Штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации. Этот документ содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, а также информацию о количестве штатных единиц (абз. 1 раздела "Штатное расписание" Указаний по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденных Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1).

 

Форма штатного расписания

 

Для удобства составления штатного расписания юридическим лицом или физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, предусмотрена унифицированная форма N Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты"). Данная форма не является обязательной для применения, а носит лишь рекомендательный характер. По мнению Роструда, негосударственные организации вправе использовать формы первичных учетных документов, разработанные ими самостоятельно (письма от 09.01.2013 N 2-ТЗ, от 23.01.2013 N ПГ/409-6-1, от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1). Несмотря на это, рекомендуется применять унифицированную форму N Т-3 в работе, поскольку она содержит все необходимые реквизиты.

 Комментарий об особенностях применения унифицированных форм первичных учетных документов

 

См. образец заполнения штатного расписания.

 

КАК СОСТАВЛЯЕТСЯ ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ

 

1. Сведения, вносимые в штатное расписание >>>

1.1. Указание в штатном расписании должностей внештатных работников >>>

2. Порядок внесения сведений в штатное расписание >>>

3. Штатное расписание филиалов >>>

 

Штатное расписание может составляться любым работником, на которого возложена такая функция (руководитель организации, кадровик, бухгалтер). Перед его составлением необходимо определить общую структуру организации для дальнейшего распределения людских и материальных ресурсов в зависимости от направления деятельности и тех целей, для которых создана организация.

В некоторых организациях принято в первую очередь описывать структуру организации без указания заработных плат и конкретного количества штатных единиц в виде таблицы, в которой указываются все предполагаемые подразделения и их подчиненность и на основе которой составляется само штатное расписание.

Однако структура предприятия не является обязательным документом и может рассматриваться только в качестве вспомогательного.

См. образец заполнения структуры организации.

 

Форма штатного расписания предусматривает указание должностей, профессий и (или) специальностей.

В трудовом договоре с работником указывается его трудовая функция, т.е. работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации или конкретный вид поручаемой работнику работы (абз. 3 ч. 2 ст. 57 ТК РФ, абз. 4 и 5 письма Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1).

Вопрос о том, каким образом следует отражать конкретный вид работы в штатном расписании, если трудовая функция определяется в соответствии с ним, а не с должностью, законодательно не урегулирован. Однако, если не указывать вид работы в штатном расписании, то это может повлечь риски работодателя в части, касающейся подтверждения сокращения штата или численности работников.

Для указания в штатном расписании конкретного вида работы можно руководствоваться Порядком применения унифицированных форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата России от 24.03.1999 N 20) (далее - Порядок применения унифицированных форм). В соответствии с данным Порядком применения унифицированных форм работодатель должен издать приказ (распоряжение), в котором указываются дополнительные реквизиты, подлежащие внесению в форму N Т-3.

См. образец заполнения приказа.

 

Составление расписания не предусматривает внесения в него фамилий работников, занимающих определенные должности, так как главная цель такого документа - определение структуры, штатной численности и размера заработной платы. Факт назначения на должность, определенную штатным расписанием, может отражать штатная расстановка. Подробнее об этом см. "Как оформляется штатная расстановка" настоящего материала.