Інспектування: сутність, етапи.

В українському законодавстві слово «ревізія» замінено на «інспекту­вання та державний фінансовий аудит».

Інспектування – це документальна і фактична перевірка певного комплексу або окремих питань фінансово-господарської діяльності об'єкта контролю і проводиться у формі ревізії, яка повинна забезпечувати вияв­лення фактів порушення законодавства, встановлення винних у їх допу­щенні посадових і матеріально відповідальних осіб.

Згідно з методикою проведення інспектування (ревізії) економічної та соціальної діяльності ревізійний процес складається з 5 етапів:

1. організація і підготовка до проведення комплексної ревізії;

2. проведення ревізії;

3. оформлення результатів ревізії;

4. прийняття рішення за результатами проведеної ревізії;

5. організація контролю за виконанням рішень за матеріалами ревізії.

На першому етапі: відповідно до строків, передбачених планом про­ведення ревізії керівник контрольно-ревізійного органу за 3-5 днів до по­чатку ревізії зобов'язаний видати наказ про її проведення.

Начальник контрольно-ревізійного відділу на цьому етапі повинен пра­вильно визначити тему ревізії, ревізійний період, тривалість ревізії, створити ревізійну групу, призначити її керівника, розглянути і затвердити програму ревізії, запропонувати ревізорам ознайомитись з відповідними нормативними документами, розглянути необхідність залучення галузевих спеціалістів, а також забезпечити ревізора необхідними бланками актів, довідок і т.д.

Програма складається у двох екземплярах та затверджується керівни­ком та його заступником. Один екземпляр програми ревізії видається керів­нику об'єкта контролю чи його заступнику під розписку на екземплярі органа служби для ознайомлення. Якщо керівник підприємства або його заступник відмовляються від підписання, але не заперечують проти проведення ревізії, про це робиться відповідний запис у вступній частині акта ревізії.

Орган служби, який проводить планову виїзну ревізію, повідомляє об'єкт контролю про дати її початку та закінчення не пізніше ніж за 10 днів до її початку.

Якщо до часу призначення ревізії в контрольно-ревізійному відділі є матеріали про факти порушень на об'єкті перевірки (недостачі, крадіжки і т.д.), то вони також передаються керівнику групи. Склад ревізійної групи встановлюється залежно від тривалості періоду ревізії та самої програми. Підготовка ревізії починається із ознайомлення з діяльністю об'єкта, що підлягає ревізії. На цьому етапі ознайомлюються із діяльністю об'єкта перевірки, вивчають відповідні нормативно-інструктивні матеріали, склада­ють робочі плани.

Тривалість підготовки до ревізії – не більше 2 днів. Перший день присвячується ознайомленню з особливостями виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємства. Другий день необхідний для вив­чення нормативних документів та проведення інструктажу.

Другим етапом проведення ревізії є організаційна робота на об'єкті. Починається ревізія з моменту прибуття ревізійної групи на підприємство і пред'явлення керівником групи своїх повноважень на проведення ревізії. Службові особи контрольно-ревізійної служби зобов'язані пред'явити керів­нику підприємства, що ревізується, розпорядження (наказ) на проведення ре­візії, програму ревізії, службове посвідчення і поставити свої підписи в жур­налі реєстрації перевірок підприємства.

Посвідчення на перевірку повинно містити: посаду, прізвище, ім'я, по батькові, об'єкт чи мету перевірки, термін її проведення. Посвідченню про реєстрацію в спеціальному журналі Держцінінспекції надається відповідний порядковий номер.

Журнал реєстрації затверджено законодавством та передбачає на­ступне:

ведення журналу здійснюється суб'єктами підприємницької діяльності на добровільних засадах;

журнал ведеться суб'єктами підприємницької діяльності всіх форм власності з метою недопущення несанкціонованих перевірок;

у випадку наявності у суб'єктів підприємницької діяльності територіально відокремлених філій, представництв та інших підрозділів в кожному з них ведеться окре­мий журнал;

журнал не підлягає вилученню, крім випадків, передбачених законодавством;

журнал прошивається суб'єктом підприємницької діяльності і завіряється печаткою та підписом директора або власника (для юридичних осіб), або лише підписом (для фізичних осіб) суб'єкта підприємницької діяльності;

представник контролюючого органу перед початком повинен обов'язково зробити за­пис у журналі, заповнюючи всі передбачені графи, і поставити свій підпис.

 

Відмова особи, що здійснює перевірку, від підпису в Журналі є підставою для недопущення його керівником підприємства до проведення перевірки.

Керівник ревізійної групи на місці здійснює організаційну роботу, яка полягає в уточненні і конкретизації завдань, передбачених програмою ревізії. На цьому етапі начальник контрольно-ревізійного відділу в разі необхідності повинен подати ревізорам додаткову методичну допомогу з питань ревізії, а також контролювати виконавську і трудову дисципліну підлеглих.

Після пред'явлення повноважень керівник ревізійної бригади відразу організовує проведення інвентаризації касової готівки, бланків суворого об­ліку та інших грошових документів.

Якщо з будь-якої причини касира немає на місці, то ревізор зобов'язаний опломбувати касу до появи касира та з'ясувати причини його відсутності. Результати інвентаризації касової готівки оформляються проміжним актом.

Після цього вирішуються організаційні питання з керівником підприємства, що ревізується: виділення приміщення для роботи бригади ревізорів, його обладнання (наявність столів, незгораючого сейфу, справність замків і можливість опломбування приміщення), побутові питання. Потім здійснюється знайомство з підприємством, технологічним процесом вироб­ництва, встановлюються ділові зв'язки з колективом підприємства, тобто ревізор інформує апарат управління про мету контрольно-ревізійної роботи.

Обстеження підприємства, що ревізується, і його підрозділів прово­диться разом з керівником, спеціалістами та головним бухгалтером. При цьому ревізор перевіряє, чи усунені керівництвом недоліки в роботі, відмічені попередньою ревізією. Тут же ревізор знайомиться з веденням обліку і звітності, фіксує існуючі у посадових та матеріально відповідальних осіб документи, складає їх опис. Це робиться з метою попередження можливої заміни і підробки документів. Матеріали обстеження використо­вуються для складання робочого плану або сітьового графіка ревізії.

Наступним кроком ревізора є вивчення установчих документів підприємства. Потім відділ кадрів готує ревізорам список керівників та спеціалістів кожного структурного підрозділу і матеріально відповідальних осіб.

Після ознайомлення з підприємством ревізори уточнюють план ревізії, складають план проведення інвентаризації активів і доручають бухгалтерії підготувати необхідні облікові дані для порівняння з результатами інвентаризації.

На підставі плану інвентаризації керівник підприємства видає наказ на її проведення. Конкретні види запасів, що підлягають інвентаризації за місцями їх зберігання, визначаються ревізором, який виходить із конкретних завдань ревізії.

Якщо під час підготовки до ревізії або на її початку буде встановлено, що на підприємстві відсутній належний бухгалтерський облік, що робить не­можливим якісне проведення ревізії, то ревізори подають керівництву кон­троль-ревізійного підрозділу доповідну записку, на підставі якої контрольно-ревізійна служба пред'являє письмові вимоги керівництву об'єкта контролю щодо приведення обліку у відповідність до чинного законодавства, із зазна­ченням конкретних строків виконання цієї роботи (не більше двох місяців).У таких випадках ревізію слід почати після поновлення обліку.

Третій етап «Оформлення результатів ревізії». Результати ревізії оформлюються актом, який складається на паперовому носії, на державній мові та повинен мати наскрізну нумерацію сторінок.

Розрізняють два види актів: проміжні та загальні.

За проміжними актами оформляються результати інвентаризації кош­тів, товарно-матеріальних цінностей, розрахунків із дебіторами й кредито­рами, результати контрольного запуску сировини у виробництво, їх склада­ють і тоді, коли виявлене порушення чи зловживання може бути приховане, або коли на підставі виявлених фактів треба вжити термінових заходів, щоб усунути порушення чи притягти до відповідальності винних у здійсненні зловживань осіб.

Проміжні акти підписуються ревізорами, які проводять ревізію, та по­садовими особами, які безпосередньо відповідають за ту ділянку, де здійсню­ється перевірка. Проміжні акти складаються також і за результатами ревізії кас. Такі акти підписуються ревізором, головним (старшим) бухгалте­ром і матеріально відповідальними особами (касиром).

Загальний акт має бути складений після закінчення строку проведення ревізії, підписаний керівником ревізійної групи, керівником та головним бух­галтером підприємства, установи, організації, де була проведена ревізія. У загальному акті відображаються наслідки перевірок усіх передбачених про­грамою ревізії питань, у тому числі й за фактами, що наведені у проміжних актах.

На першому титульному аркуші акта ревізії, оформленому на бланку органа служби зазначається:Ø назва документа (акт);Ø дата та номер;Ø місце складання (назва міста, села, селища) та номер екземпляра.Умовно акт ревізії складається з двох частин (рис. 3.4).

підстави для проведення ревізії

тема ревізії

повна назва обєкта контролю та його місцезнаходження

відомості про організаційно-правову форму та форму власності

1.

Вступна частина

дати початку та закінчення ревізії

період, який належить ревізії

перелік посадових осіб служби та залучених осіб, які здійснювали перевірку;

перелік посадових осіб, які віідповідали за фінансово-господарську діяльність обєкта контролю у період, який підлягає ревізії.

інформація про результати ревізії у розрізі кожного питання програми з зазначенням за який період, яким способом та за якими документами перевірені ці питання, а також заключення про наявність або відсутність порушень законодавства

2.

Констатуюча частина

Рис. 3.4. Структура акта ревізії.

 

Констатуючу частину акта ревізії можна поділити на наступні розділи:

1) Виробнича-фінансова діяльність (виконання кошторисів).

У цій частині наводиться перелік основних показників виробничої про­грами протягом одного-двох років і їх виконання, аналізуються фінансові ре­зультати або виконання кошторисів, розрахунки з бюджетом, дебіторами, кредиторами, підзвітними особами, відображається правильність виплати го­тівкою з каси і обґрунтованість безготівкових розрахунків, дотримання норм використання сировини, матеріальних цінностей, їх збереження тощо.

У цій частині акта у логічній послідовності відповідно до програми ре­візії і з дотриманням суворої об'єктивності чітко, стисло й лаконічно опи­су­ються усі перевірені за наявними на підприємстві, в установі чи організації документами факти порушень або зловживань. При цьому не можна запису­вати до акта (довідки) різних висновків, пропозицій та не підтверджених до­кументами даних про фінансово-господарську діяльність об'єкта, що ревізується. Забороняється також вносити до акта (довідки) дані слідчих матеріалів та посилатися на свідчення посадових осіб, які вони дали слідчим органам.

Не можна в актах (довідках) давати кваліфікаційної оцінки щодо дій окремих посадових осіб, при складанні цих документів необхідно також уни­кати таких висловлювань, як «привласнив», «розікрав кошти, товарно-матеріальні цінності», «сфабрикував», «злочинець», «шахрай», «недбалість», «зловживання», «злочин» тощо. Ці висловлювання є прерогативою слідчих і судових органів.

У цій частині загального акта можуть бути виділені окремі розділи за­лежно від галузевої специфіки діяльності об'єкта, що ревізується. Такими розділами можуть бути: ревізія каси і касових операцій, ревізія операцій за рахунками у банках та інших коштів, ревізія кредитних операцій, ревізія ос­новних засобів, ревізія розрахунків з оплати праці й соціального страхування, ревізія збереження і руху матеріальних цінностей, ревізія операцій з форму­вання й використання прибутку, ревізія достовірності обліку і звітності.

2) Бухгалтерський облік і звітність.

У цій частині аналізується стан бухгалтерського обліку й достовірність наданих звітів.

У тому разі, якщо під час проведення ревізії стає зрозуміло, що матеріали ревізії передаватимуться до слідчих органів, то незалежно від того, проводитиметься чи не проводитиметься слідство за наслідками ревізії, при складанні загального акта у ньому необхідно зазначити кожний факт, кожний епізод зафіксованих порушень чи зловживань.

До загального акта додаються проміжні акти, описи та відомості. Пояс­нення додаються лише до першого примірника загального акта, що залишається в особи, яка проводить ревізію.

Акт ревізії складається в трьох екземплярах:

§ перший – для органа служби;

§ другий – для об'єкта контролю;

§ третій – для передання правозахисним органам в окремих, визначе­них законом, випадкам.

Загальний акт підписується особами, які брали участь у проведенні ревізії, а також керівником та головним бухгалтером об'єкта, що ревізується. Два примірники акта ревізії надаються керівнику перевіреного підприємства з його підписом на першому примірнику акта в строк не пізніше 5 робочих днів після завершення ревізії.

Об'єкт контролю у строк не пізніше 3 робочих днів після отримання акта ревізії має повернути підписані екземпляри органу служби. Якщо ж ви­никають які-небудь неузгодження, керівник і головний бухгалтер підписують акт із відповідним застереженням, даючи його ревізорові, або ж надсилають керівникові організації, яка проводить ревізію та у строк не пізніше 5 робочих днів після повернення органу акта, подає йому у письмовому вигляді вмотивовані заперечення і пояснення з приводу усіх зазначених у акті хиб і пору­шень.

Якщо керівником, головним бухгалтером підприємства, установи чи організації за актом ревізії або перевірки було подано письмові заперечення, то контролер-ревізор (керівник ревізійної бригади) має зробити за ними письмові висновки у строк не пізніше 15 робочих днів після отримання запе­речень.

Четвертий етап «Прийняття рішення за результатами проведеної ревізії».

Після підписання акта ревізії відповідно до п.7 ст.10 Закону України «Про державну контрольно-ревізійну службу в Україні» ревізор у 15-денний термін готує проект обов'язкових вимог щодо усунення виявлених порушень законодавства з питань збереження і використання державної власності та фінансів. Матеріали кожної ревізії (перевірки) протягом 15 днів після її за­ве­ршення розглядаються й приймаються від ревізорів керівниками кон­трольно-ревізійних управлінь або їх заступниками, начальниками відділів цих управ­лінь, начальниками відділів у районах та містах або їхніми заступ­никами.

З метою підготовки наказу або іншого рішення за наслідками ревізії, спрощення підготовки звітів про контрольно-ревізійну роботу та для здійс­нення контролю за виправленням порушень на момент закінчення ревізії (пе­ревірки) треба скласти узагальнюючу цифрову довідку (розшифру­вання зби­тків і донарахувань).

У деяких випадках матеріали ревізій (перевірок) виносяться на обгово­рення в колективах перевірених підприємств, організацій, установ та опри­люднюються у засобах масової інформації.

У разі виявлення ревізією прихованих і занижених платежів до бюд­жету готується рішення за встановленим зразком щодо їх стягнення із засто­суванням фінансових санкцій. Це рішення передається для виконання до відповідної податкової інспекції. Надалі ревізор має відстежувати процес повного й своєчасного відшкодування завданих державі збитків.

Якщо на об'єкті, що ревізується, не забезпечується усунення виявлених порушень, керівник, який призначив ревізію (перевірку), надсилає керівництву цього об'єкта пропозиції щодо повного відшкодування виявле­них збитків і подає пропозиції, як запобігти порушенням або зловживанням Не пізніше ніж через один місяць після закінчення ревізії підприємство, ус­танова або організація подають до контрольно-ревізійного відділу довідку про усунення виявлених порушень.

При виявленні серйозних порушень фінансової дисципліни, розкрадань коштів і матеріальних цінностей та інших зловживань матеріали ревізій (перевірок) передаються до слідчих органів і одночасно порушується пи­тання про усунення із займаних посад винних у зловживаннях осіб. А у тому разі, якщо за фактами зловживань не може бути порушено кримінальної справи, на винних у здійсненні таких зловживань накладається адміністративне стягнення.

Застосування фінансових санкцій здійснюється незалежно від причин, через які сталося заниження суми податку, платежу, внеску до податкових декларацій, розрахунків. Для застосування фінансових санкцій не має зна­чення і наявність наміру в діях відповідних працівників. Стягнення оформ­ляються відповідним документом – рішенням за підписом начальника (за­ступника начальника) КРУ.

Рішення у п'яти примірниках складаються контрольно-ревізійними підрозділами, які здійснювали ревізію чи перевірку. Із суми, що підлягає ви­лученню до бюджету, 15% перераховуються на позабюджетний рахунок кон­трольно-ревізійного управління, про що зазначається у прийнятому рішенні. Контрольно-ревізійні відділи здійснюють систематичний контроль за вико­нанням платниками прийнятих рішень.

Суми платежів за прийнятими рішеннями КРУ перераховуються підприємствами, установами, організаціями та іншими суб'єктами підприємницької діяльності у триденний термін із дня отримання рішення.

На п'ятому етапі «Організація контролю за виконанням рішень за матеріалами ревізії» проводиться організація контролю за виконанням рішень за результатами комплексної ревізії.

Ефективність комплексної ревізії залежить не тільки від якості прове­дення, але і від самої організації контролю за виконанням рішень, прийнятих за ЇЇ результатами.

В практичній роботі використовують різні способи контролю за вико­нанням рішень за результатами комплексної ревізії, зокрема:

• не пізніше ніж через місяць після закінчення ревізії (перевірки) підприємство, організація подає в КРУ довідку про усунення виявлених недоліків;

• повторно перевіряють достовірність одержаної інформації про усу­нення недоліків.

5. Організація і методика проведення державного фінан­сового аудиту органами ДКРС України.

Сутність державного фінансового аудиту полягає у перевірці та ана­лізі діяльності державних чи комунальних підприємств, а саме:

ü фактичного стану справ щодо законного та ефективного викорис­тання коштів і майна, інших активів держави;

ü правильності ведення бухгалтерського обліку і достовірності фінансо­вої звітності;

ü функціонування системи внутрішнього контролю суб'єктів господарю­вання державного сектору економіки, а також інших суб'єктів го­сподарювання, що отримують (отримували в період, який перевіряється) кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовують (ви­користовували у період, який перевіряється) державне чи комунальне майно.

При здійсненні державного фінансового аудиту оцінюється рівень управління фінансово-господарською діяльністю суб'єкта перевірки (рис. 3.5).

Питання, які розглядаються при проведенні оцінки рівня управління фінансово-господарської діяльності суб'єкта

дотримання вимог законодавства, актів і рішень органів управління та суб'єкта господарювання;

достовірності даних бухгалтерського обліку та фінансової звітності;

 

 

збереження активів;

 

досягнення визначених цілей і завдань або набуття кращого досвіду діяльності інших суб'єктів господарювання з виконання показників економічності, продуктивності і результативності

    

 

    

Рис. 3.5. Питання, які розглядаються при проведенні оцінки рівня управління фінансово-господарської діяльності суб'єкта

Проведення аудиту, як і інспектування, затверджується планом та про­водиться відповідно до нього. На казенних та державних підприємствах ау­дит проводиться щороку.

За десять днів до початку аудиту орган служби надсилає суб'єкту пере­вірки повідомлення, в якому зазначається строк про­ведення аудиту (не більше 90 днів) та перелік відповідальних осіб.

Аналогічно з інспектуванням, посадова особа служби, яка прибула для проведення аудиту, зобов'язана пред'явити направлення на проведення ау­диту, програму аудиту та розписатись у журналі об­ліку роботи державних аудиторів.

Процес державного фінансового аудиту складається з чотирьох етапів:

1. На першому етапі проводиться планування аудиту з метою збору інформації про правове забезпечення фінансово-господарської діяльності су­б'єкта господарювання, систему управління, зокрема організацію внутріш­нього контролю, та досягнення суб'єктом господарювання визначених цілей і завдань, зокрема вивчаються та аналізуються:

v нормативно-правові акти, установчі, розпорядчі та інші документи суб'єкта господарювання;

v розпорядчі документи органу управління суб'єкта господарювання;

v фінансова і статистична звітність суб'єкта господарювання та у разі потреби інших суб'єктів господарювання, однотипних за певними характе­ри­стиками їх діяльності;

v матеріали попередніх контрольних заходів.

За результатами опрацювання вказаної інформації складається план ау­диту, який повинен включати:

стислу характеристику суб'єкта, фінансово-господарська діяльність якого підлягає аудиту;

обґрунтування попередньо виявлених недоліків і проблем, які впли­нули або можуть негативно вплинути на рівень управління фінансово-госпо­дарською діяльністю;

обсяг аудиту - напрями чи питання діяльності, які передбачається перевірити; фактори, які можуть впливати на хід аудиту та його результати;

склад фахівців, що залучаються в процесі проведення аудиту;

графік проведення аудиту.

 

2. Під час другого етапу складається програма проведення аудиту, яка повинна урахувати раніше складений план. У програмі аудиту зазначається:

v інформація, зібрана на першому етапі, але вже уточнена та конкрети­зована;

v аналіз недоліків і проблем, які вплинули або можуть негативно впли­нути на рівень управління фінансово-господарською діяльністю суб'єкта господарювання;

v перелік ризикових операцій фінансово-господарської діяльності су­б'єкта господарювання, які передбачається перевірити, методи перевірки та процедура їх застосування;

v відповідальні особи;

v графік проведення аудиту.

3. Під час третього етапу перевіряються ризикові операції фінансово-господарської діяльності суб'єкта господарювання та підтверджується або спростовується інформація стосовно недоліків і проблем в управлінні такою діяльністю.

При проведенні аудиту аналізуються дані фінансових та бізнес-планів, бухгалтерських (первинних і зведених) документів, статистичної та фінансо­вої звітності, договорів, розпорядчих та інших документів суб'єкта господа­рювання, пов'язаних з плануванням і провадженням фінансово-господарської діяльності, веденням бухгалтерського обліку, складенням фінансової звітності та організацією внутрішнього контролю. Крім того перевіряється фактична наявність та стан активів.

4. На четвертому етапі фінансового аудитуготуються висновки за результатами оцінки рівня управління фінансово-господарською діяльністю суб'єкта господарювання, які оформлюються у вигляді звіту. Виділяють дві загальні групи факторів, які впливають на таку діяльність (рис. 3.6).

Аудиторський звіт включає висновки стосовно дотримання законодав­ства і забезпечення ефективності фінансово-господарської діяльності суб'єкта господарювання та обґрунтовані рекомендації щодо її удосконалення. Він розглядається за участю посадових осіб суб'єкта госпо­дарювання. Їх заува­ження і пропозиції враховуються або відображаються у протоколі розбіжно­стей, який додається до звіту.

Після прийняття консенсусу щодо виявлених під час аудиту порушень, –орган служби надає суб'єкту господарювання рекомендації щодо їх усу­нення. А керівник суб'єкта перевірки в свою чергу зобов'язаний інформу­вати орган державної контрольно-ревізійної служби про стан врахування ре­комендацій.

 

Фактори управління, які впливають на фінансово-господарську діяльність суб'єкта господарювання

внутрішній

зовнішній

 

незалежний від суб'єкта господарювання характер, зокрема стосовно достатності нормативно-правового забезпечення його діяльності, рівня її регламентації органом управління суб'єкта

прийняття рішень або бездіяльність посадових осіб суб'єкта господарювання, передусім щодо організації системи внутрішнього контролю

Рис. 3.6. Фактори управління, які впливають на фінансово-господарську діяль­ність суб 'єкта господарювання