Упражнение 3.3. Использование буфера обмена

Буфер обмена в Microsoft Office — это мощное средство работы с данными, умело используя которое, можно сделать работу максимально эффективной. Рассмотрим пример работы буфера обмена с несколькими фрагментами данных.

Допустим, имеется некоторый текст, в котором то и дело встречаются термины, значение которых нужно уточнить. Из этих слов необходимо составить список в отдельном документе. Как это сделать? Останавливать чтение статьи на каждом термине и переключаться в другое окно неудобно, ведь можно легко потерять нить повествования в тексте.

Используя возможности буфера обмена, выполнить такую операцию несложно.

1. Откройте документ, из которого нужно выписать термины. Щелкните по кнопке в виде стрелки, направленной вниз, в нижней части группы Буфер обмена на вкладке Главная. Если в буфере обмена находятся какие-то данные, то нажмите кнопку Очистить все (рис. 3.15).

Рис. 3.15. Очищение буфера обмена от данных

2. Начинайте чтение текста. Выделите первое слово, которое необходимо занести в список терминов и скопируйте его одним из способов (рис. 3.16). Убедитесь, что фрагмент текста появился в буфере обмена.

увеличить изображение
Рис. 3.16. Копирование фрагмента текста в буфер обмена

3. Скопируйте в буфер обмена все необходимые термины. После каждого копирования слова следите за тем, чтобы оно было помещено в буфер.

4. Если вы ошиблись и ввели ненужный фрагмент данных, то подведите указатель мыши к его изображению в буфере обмена, щелкните на стрелке и в появившемся меню выберите команду Удалить (рис. 3.17).

Рис. 3.17. Удаление из буфера обмена случайно скопированных данных

5. После добавления в буфер обмена всех необходимых терминов создайте новый документ или откройте файл, в который необходимо вставить список слов.

6. Нажмите кнопку Вставить все в области задач Буфер обмена (рис. 3.18).

Рис. 3.18. Кнопка Вставить все в области задач Буфер обмена

7. Убедитесь, что все данные вставлены из буфера обмена (рис. 3.19).

увеличить изображение
Рис. 3.19. Данные вставлены из буфера обмена

ВНИМАНИЕ. Помните, что одновременно в буфере обмена может храниться 24 участка информации. Если их будет больше, то новые данные будут вытеснять старые. Поэтому, собирая данные в буфер обмена, следите за их количеством: информация о скопированных участках текста содержится в заголовке области задач. В случае необходимости вставьте данные, очистите буфер, а затем вернитесь к основному документу.

Поиск в документе

При работе с документами нередко возникает необходимость обратиться к определенному фрагменту текста. Однако если он содержит три и более страниц, то найти нужный участок бывает очень трудно. В этом случае очень удобно использовать команду Найти. Кроме того, ее можно использовать для быстрого перемещения по большому документу. В Word можно искать как слова и словосочетания, так и специальные символы, а также форматирование. Например, можно задать для поиска все числа в тексте, все слова, выделенные синим цветом, и т. д.

Чтобы найти данные, необходимо вызвать диалоговое окно Найти и заменить. Сделать это можно несколькими способами:

· воспользоваться сочетанием клавиш Сtrl+F;

· нажать кнопку Найти на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная (рис. 3.20).

Рис. 3.20. Кнопка Найти на ленте в группе Редактирование на вкладке Главная

Для выполнения поиска сделайте следующее.

1. Введите числовые или текстовые символы, которые вы хотите найти, в поле Найти (рис. 3.21).

Рис. 3.21. Обычный режим окна Найти и заменить, вкладка Найти

2. Нажмите кнопку Больше, чтобы дополнительно настроить поиск (рис. 3.22).

Рис. 3.22. Расширенный режим окна Найти и заменить, вкладка Найти

3. Задайте направление поиска в раскрывающемся списке Направление. Искать можно Вперед, Назад или Везде. Обычно удобнее искать во всем документе. Направление поиска задается относительно установленного в тексте курсора.

4. Установите флажок Учитывать регистр, чтобы искать данные с учетом регистра (это касается текстовых данных). Если данный флажок не установлен и в строке поиска указано, например, слово Word, то будут найдены слова в любом регистре: WORD, Word и word. Если же флажок Учитывать регистр установлен, то будет найдено только значение Word.

5. Если значение, введенное в поле поиска, должно полностью совпадать с искомым текстом, то установите флажок Только слово целиком. Если этот флажок не установлен и в поле поиска указано, например, слово Word, то программа может найти такие слова, как Microsoft Word и Word 97. Если же флажок установлен, то будет найдено только значение Word.

6. Если требуется выделить в тексте все символы, соответствующие условиям поиска, раскройте список Выделение при чтении и выберите команды Выделить все (рис. 3.23). Программа произведет в тексте поиск заданного слова и выделит его цветом (рис. 3.24). Когда выделение будет не нужно, снимите его, выбрав команду Снять выделение в списке Выделение при чтении (рис. 3.25).

Рис. 3.23. Команда Выделить все в списке Выделение при чтении

увеличить изображение
Рис. 3.24. Выделение заданного слова цветом

Рис. 3.25. Команда Снять выделение в списке Выделение при чтении

7. В случае нажатия кнопки Найти далее программа найдет и выделит первый участок текста, который соответствует заданным параметрам поиска. Если искомое значение найдено, то нажмите кнопку Закрыть. Если значение не найдено, нажмите кнопку Найти далее еще раз.