Заглавная страница
Избранные статьи
Случайная статья
Познавательные статьи
Новые добавления
Обратная связь

ТОП 10 на сайте

Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации

Техника нижней прямой подачи мяча.

Франко-прусская война (причины и последствия)

Организация работы процедурного кабинета

Смысловое и механическое запоминание, их место и роль в усвоении знаний

Коммуникативные барьеры и пути их преодоления

Обработка изделий медицинского назначения многократного применения

Образцы текста публицистического стиля

Четыре типа изменения баланса

Задачи с ответами для Всероссийской олимпиады по праву

Мы поможем в написании ваших работ!

ЗНАЕТЕ ЛИ ВЫ?

Влияние общества на человека

Приготовление дезинфицирующих растворов различной концентрации

Практические работы по географии для 6 класса

Организация работы процедурного кабинета

Изменения в неживой природе осенью

Уборка процедурного кабинета

Сольфеджио. Все правила по сольфеджио

Балочные системы. Определение реакций опор и моментов защемления

Главная Избранные Случайная статья Познавательные Новые добавления Обратная связь FAQ

Федеральная служба исполнения наказаний

Стр 1 из 3Следующая ⇒

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

КУЗБАССКИЙ ИНСТИТУТ

ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ ФИЛИАЛ

г. Уссурийск Приморского края ул.Целинная д.5-а т.32-59-50 ИНН 2511039410

ОГРН 1022500866530 ИНН/КПП 251111039410/770601001

ГОСТом установлены два стандартных формата бланков документов: А4 (210Х297) и А5 (148х210мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него должен иметь поля: левое – 30 мм; правое - 10 мм; верхнее – 20 мм; нижнее - 20 мм.

Левое поле предназначено для подшивки документов, правое и нижнее оставляют на случай износа бумаги, верхнее - для указания страниц в многостраничных документах.

Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков, включая пробелы).

Все страницы, кроме первой, нумеруются. Если текст документа печатается с обеих сторон листа, то лицевые стороны нумеруются нечётными цифрами, а оборотные - чётными.

Номер страницы наносится на верхнем поле листа посередине, на расстоянии не менее 10 мм от верхнего обреза. Номер страницы пишется арабскими цифрами без знаков препинания (точки), без указания слова «страница», его сокращённых вариантов «стр.» или «с.» и знаков тире («черточек»).

Государственный герб.

Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Орёл увенчан двумя малыми, соединенными лентой. В правой лапе орла - скипетр, в левой - держава. На груди орла, в красном щите, - серебряный всадник в синем плаще на серебряном коне, поражающий серебряным копьем черного опрокинутого навзничь и попранного конем дракона.

Воспроизведение Государственного герба Российской Федерации допускается без геральдического щита (в виде главной фигуры - двуглавого орла со всеми перечисленными атрибутами), а также в одноцветном варианте. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 № 2-ФКЗ «О государственном Гербе Российской Федерации».

Согласно ст. 3 названного Закона Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках:

- федеральных конституционных законов и федеральных законов;

- указов и распоряжений Президента РФ;

- постановлений Совета Федерации РФ;

- постановлений Государственной Думы РФ;

- постановлений и распоряжений Правительства РФ;

- решений Конституционного Суда РФ, Верховного Суда РФ и Высшего Арбитражного Суда РФ;

- решений Президента РФ, Совета Федерации РФ, Государственной Думы РФ, Правительства РФ.

Герб субъекта Российской Федерации.

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

Справочные данные об организации.

Под справочными данными об организации в соответствии с ГОСТом понимается комплекс следующих сведений:

1) почтовый адрес;

2) номер телефона;

3) другие сведения по усмотрению организации:

- номера факсов, телексов;

- номера счетов в банке;

- адрес электронной почты;

- адрес web-сайта в Интернете, др.

Почтовый адрес предназначен для связи с организацией.

Блок справочных данных об организации располагается в документе по следующему образцу:

Схема расположения блока справочных

данных на угловом бланке

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА

ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДАЛЬНЕВОСТОЧНЫЙ

ЮРИДИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ»

Г. Уссурийск Приморского края

Ул. Целинная д. 5-а т.32-59-50

ИНН/КПП 2511039410 /770128012

ОГРН 1022500866530

_________№___________________

«____»________________________

Дата документа.

Датой документа является дата его подписания (распорядительные документы, письма) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт). Для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.

Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

При подготовке проекта документа печатается только обозначение месяца и года.

Применяются следующие способы оформления дат, оговоренные ГОСТом: цифровой и словесно-цифровой.

Цифровой способ является наиболее экономичным, поскольку сокращает длину написания даты и может одновременно служить кодом при обработке документов. Элементы даты приводятся одной строкой арабскими цифрами, отделенными точками, без переносов, в такой последовательности: число, месяц, год. Например: 1 сентября 2015 года – пишется 01.09.2015.

Если порядковый номер месяца или числа состоит из одной цифры, то перед ним проставляется ноль, например 01.03.2008.

Пример расположения даты документа на продольном бланке:

П Р И К А З

01.09. 2008 №35

Допускается так же словесно-цифровой способ оформления даты. Так указанная выше дата может быть оформлена следующим образом: 1 сентября 2008 г.

Пример расположения места составления документа на продольном бланке

П Р И К А З

----------------------- №-------

Адресат.

Документы адресуются министерствам, ведомствам, организациям, их структурным подразделениям или конкретным должностным лицам, а также гражданам при ответе на их обращения.

Докладные записки, донесения, справки, отчёты, рапорта (заявления) на имя начальника Учреждения оформляются не на бланке, а на обычных стандартных листах формата А 4.

В состав адресата входит: наименование организации (её структурного подразделения), наименование должности, инициалы и фамилия получателя.

Если документ направляется корреспонденту, не входящему в утвержденный указатель рассылки, или частному лицу, исполнитель указывает полный почтовый адрес.

Наименование организации, структурного подразделения организации, а также наименование должности печатаются через 1 межстрочный интервал.

При направлении документа в организацию, её структурному подразделению без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже, например:

Уссурийского района

Информационный центр

Г. Уссурийск

При направлении документа руководителю учреждения его наименование входит в состав наименования должности адресата, например: Начальнику ФГУ УЦ - 267/41

ГУФСИН России

По Приморскому краю

О.Г. Бурлову

При направлении документа конкретному должностному лицу, наименование организации и подразделения указываются в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном, например:

ФЕДЕРАЛЬНАЯ СЛУЖБА

ИСПОЛНЕНИЯ НАКАЗАНИЙ

ГЛАВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ

ПО ПРИМОРСКОМУ КРАЮ

Заместителю начальника

А.В.Волошину

При направлении документа физическому лицу, указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес, например:

И.Б.Калинину

Ул. Советская, д.5 кв.12

Г. Уссурийск

692500

Адресат печатается от центра текстового поля 3 межстрочными интервалами ниже границы верхнего поля.

Гриф утверждения.

Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководителями Учреждения и его структурных подразделений с учётом компетенции. Утверждению подлежат следующие документы: план, отчет, акт, график работ (дежурств), повестка заседания и др.

Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу первого листа документа и при утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слов:

- УТВЕРЖДАЮ (без кавычек и прописными буквами);

- наименование должности лица, утверждающего документ;

- подпись и её расшифровка;

- дата утверждения.

Наприме р:

УТВЕРЖДАЮ

Начальник учреждения УЦ 267\41

Сентября 2008 г.

Текст реквизита центрируется относительно самой длиной строки.

Утверждение документа производится после его подписания проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения). Лицо, подписавшее (утвердившее) документ, несёт за него полную ответственность.

В подписанные (утверждённые) документы вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения должностного лица, подписавшего (утвердившего) документ, запрещается.

Слово УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение – УТВЕРЖДЕНО программа – УТВЕРЖДЕНА, мероприятия – УТВЕРЖДЕНЫ.

Документы, подлежащие утверждению, приобретают силу только с момента их утверждения. Если в утвержденный документ вносятся изменения, то они должны утверждаться тем же должностным лицом или коллегиальным органом, которые утвердили документ.

Согласно схемам расположения реквизитов документа гриф утверждения проставляется следующим образом:

Резолюция.

После регистрации документы направляются должностному лицу учреждения, которое рассматривает документ и налагает на него резолюцию, если для его исполнения необходимо определить исполнителя, дать поручения или указания, которые не следуют из текста документа.

Резолюция включает в себя:

- фамилию и инициалы исполнителя (фамилии, инициалы исполнителей);

- содержание поручения (при необходимости);

- срок исполнения;

- подпись и дату.

Например:

Если одной резолюцией поручения даются нескольким исполнителям, то, первым в резолюции указывается ответственный исполнитель. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы над исполнением поручения. В свою очередь ответственный исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения своим подчиненным, налагая свои резолюции на документ.

На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается только исполнитель, подпись автора резолюции и дата. Так, например, если обязанности по оформлению отпусков возложены на одного инспектора по кадрам, то на заявлении работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы достаточно наложить следующую визу:

Резолюция может проставляться непосредственно на документе, на свободном от текста месте, но не на поле, предназначенном для подшивки документа в дело.

Как правило, на документе не ставится более одной резолюции. Последующие резолюции необходимы в тех случаях, когда неправильно дано поручение первой резолюцией или когда первая резолюция нуждается в детализации (корректировке).

После проставления резолюции документы передаются исполнителям. Если поручение дано нескольким исполнителям, то документ передается им поочередно или одновременно в копиях; при этом подлинник остаётся у ответственного исполнителя.

2.14. Заголовок к тексту документа.

Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа.

Заголовок составляется к любому документу, за исключением документа, направляемого частному лицу. На исходящих документах заголовок печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из 2 или более строк, печатается через один межстрочный интервал.

Заголовок не должен превышать по ширине 80 мм. Текст в документе отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами.

3аголовок должен быть максимально коротким и точным, формулироваться с помощью существительного, отвечающего на вопрос «О чём», и пишется с прописной буквы: «Об изменении...», «О выделении...», «Об отмене…» и т.д.

Заголовки таких документов, как штатное расписание, протокол, правила, акты, должны сочетаться в падеже с наименованием документа, например: Протокол – чего? «Заседания коллегии», Акт – чего? «Общей сверки...».

Текст документа.

Текст составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде: анкеты, таблицы, связного сплошного текста.

При составлении текста в виде таблицы графы и строки должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы страницы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами; первая строка абзаца текста печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля (5 печатных знаков, включая пробелы)

В документах (приказ, распоряжение и т.д.), действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству Учреждения, текст излагается от первого лица единственного числа: «приказываю»; «предлагаю»; «прошу».

В документах коллегиальных органов (решениях, протоколах) текст излагают от третьего лица единственного числа: «постановил»; «решил»;

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: «приказываем»; «решили»; текст протокола излагают от третьего лица множественного числа: «слушали»; «выступили»; «постановили»; «решили».

В письмах используют следующие формы изложения: а) от первого лица множественного числа: «просим направить»; «направляем на рассмотрение»; б) от первого лица единственного числа: «считаю необходимым»; «прошу выделить»; в) от третьего лица единственного числа: «министерство не возражает».

Обратим внимание на приказы и распоряжения. Распорядительная часть текста приказа (распоряжения) имеет повелительную форму изложения. Предписываемые действия излагаются в ней с помощью глаголов «принять», «подготовить», «исполнить», «разработать» и т.д. Если исполнение приказа (распоряжения) предполагает выполнение различных по характеру действий, то распорядительная часть делится на пункты, нумеруемые арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте.

Не допускается разрыв дат, отрыв знака «№» от цифры или числа, фамилии от инициалов при переносе их на другую строку текста приказа (распоряжения).

Текст должен быть кратким, четким, однозначно понимаемым.

Подпись документа.

Подпись документа является обязательным реквизитом любого подлинного служебного документа, в том числе и документа, являющегося приложением. Право подписи служебных писем устанавливается в положении об Учреждении, в том числе в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях. В названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания служебных писем при отсутствии руководящих должностных лиц.

Документы, направляемые в вышестоящие органы, федеральные органы представительной и судебной власти, подписываются начальником Учреждения или, по его поручению, первым заместителем (заместителем) руководителя Учреждения.

Право подписи служебных документов во время отсутствия начальника Учреждения предоставляется должностному лицу, на которого приказом возложено временное исполнение обязанностей или должности отсутствующего.

В состав реквизита «подпись» входят: наименование должности лица, подписавшего документ; специальное звание; личная подпись и её расшифровка (инициалы и фамилия).

При этом входящие в реквизит должность и специальное звание печатаются от нулевого положения, а реквизит, фамилия и инициалы - от правого края страницы.

Подпись отделяется от окончания текста 3 межстрочными интервалами.

В документах, оформляемых не на бланках, а на стандартных листах, наименование подразделения включается в состав наименования должности, например:

Начальник

И.о. начальника

Начальник отдела кадров

Оттиск печати.

Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба города, района Российской Федерации, а также печати организаций (с наименованием организации), не имеющих права изображать государственную символику, ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности, в соответствии с действующим законодательством.

Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Под печатью понимается устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Клише, в свою очередь, представляет собой элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати. И, наконец, под оттиском печати понимается изображение клише печати на бумаге.

В клише печати включаются необходимые сведения, позволяющие идентифицировать документ, изданный организацией. Как правило, юридическое лицо самостоятельно определяет, какая информация должна содержаться в оттиске печати.

Жёсткие требования установлены только для гербовых печатей. На федеральном уровне состав информации на клише печатей с воспроизведением Государственного герба РФ и порядок изготовления печатей устанавливается ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования». Требования к изготовлению печатей с гербами субъектов Российской Федерации преимущественно устанавливаются законами и нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации.

По сложившейся практике оттиск печати, проставляемой на документах, должен быть четким и захватывать часть наименования должности руководителя, подписавшего документ.

Если документ подписан несколькими лицами, то оттиск печати должен захватывать наименования как минимум двух должностей.

В том случае, когда в составе реквизита «Подпись» не указано наименование должности, оттиск печати должен захватывать часть фамилии подписавшего. Для структурных подразделений могут изготавливаться свои печати. Как правило, это круглые мастичные печати (печати, обеспечивающие нанесение оттиска штемпельной краской).

Отп. 2 экз.

Исп. Максимов В.И.

Т. 24-36-18

20.03.2008