Использование архивных документов

Использование архивных документов — это применение информации архивных документов в культурных, научных, политических, экономических целях и для обеспечения законных прав и интересов граждан.

Использование архивных документов строится на принципах открытости, доступности, ответственности, научности. Его результатом является обеспечение информационных потребностей общества в ретроспективной документной информации.

Направления использования архивных документов:

- укрепление государственности;

- удовлетворение информационных потребностей общества;

- обеспечение законных прав и интересов граждан.

Цели использования архивных документов:

- политические;

- организационно-управленческие;

- научные;

- экономические;

- культурно-просветительные;

- учебные;

- социально-правовые (обеспечение прав граждан).

Основными формами использования документов в архиве являются:

- информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами, а также в инициативном порядке;

- представление документов пользователям для исследований в читальном зале;

- экспонирование документов на выставках;

- использование документов в СМИ;

- проведение информационных мероприятий (встреч с общественностью, экскурсий в архивы, презентаций, дней открытых дверей, лекций, докладов, устных журналов, читательских конференций, уроков для студентов и школьников и др.) с использованием документов;

- выдача документов во временное пользование;

- публикация документов в различных формах.

Основным видом запросов являются социально-правовые запросы, преимущественно касающиеся пенсионных вопросов, подтверждения трудового стажа, размера зарплаты.

Сроки исполнения ответа на запрос:

- 5 дней –для пересылки непрофильного запроса в другой архив и извещения об этом запрашивающего;

- 15 дней –для исполнения запроса по НСА архива;

- 30 дней –при выполнении ответа по документам архива, срок может быть удвоен при выполнении особо сложных запросов.

Пользователь архивными документами имеет право использовать, передавать, распространять информацию, содержащуюся в предоставленных ему архивных документах, а также копии архивных документов.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации РАН обеспечивают пользователю архивными документами условия, необходимые для поиска и изучения архивных документов.

Государственные органы, ОМС, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью, обязаны бесплатно предоставлять пользователю архивными документами архивные справки или копии архивных документов, оформленные в установленном порядке, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством.

Запросы и обращения пользователей могут быть направлены в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернет.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, а также государственные и муниципальные организации в соответствии с законодательством могут на основе имеющихся у них архивных документов и справочно-поисковых средств оказывать пользователю архивными документами платные информационные услуги, заключать с ним договоры об использовании архивных документов и справочно-поисковых средств.

Государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки, организации предоставляют государственным органам и ОМС необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию и копии архивных документов, в том числе в форме электронных документов, публикуют и экспонируют архивные документы, готовят справочно-информационные издания о составе и содержании хранящихся в них документов.

Архивные документы, изъятые в качестве вещественных доказательств в соответствии с законодательством, подлежат возврату собственнику или владельцу архивных документов.

Доступ к архивным документам.

Доступ к документам АФ определяется предусмотренными нормативными документами условиями использования архивных документов. В основе нормативных документов находится положение Конституции о праве граждан свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом.

Пользователь архивными документами имеет право свободно искать и получать для изучения архивные документы.

Доступ к архивным документам обеспечивается:

- путем предоставления пользователю архивными документами справочно-поисковых средств и информации об этих средствах, в том числе в форме электронного документа;

- путем предоставления подлинников и (или) копий необходимых ему документов, в том числе в форме электронных документов;

- путем использования информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернет, с возможностью их копирования.

Условия доступа к архивным документам, находящимся в частной собственности, за исключением архивных документов, доступ к которым регламентируется законодательством, устанавливаются собственником или владельцем архивных документов.

Доступ к архивным документам может быть ограничен законодательством, а также в соответствии с распоряжением собственника или владельца архивных документов, находящихся в частной собственности.

Ограничивается доступ к архивным документам независимо от их форм собственности, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством тайну, а также к подлинникам особо ценных документов, в том числе уникальных документов, и документам АФ, признанным находящимися в неудовлетворительном физическом состоянии. Отмена ограничения на доступ к архивным документам, содержащим сведения, составляющие государственную и иную охраняемую законодательством тайну, осуществляется в соответствии с законодательством.

Ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения,создающие угрозу для его безопасности, устанавливается на срок 75 лет со дня создания указанных документов. С письменного разрешения гражданина,а после его смерти с письменного разрешения наследников данного гражданина ограничение на доступ к архивным документам, содержащим сведения о личной и семейной тайне гражданина, его частной жизни, а также сведения,создающие угрозу для его безопасности, может быть отменено ранее, чем через 75 лет со дня создания указанных документов.

Информационное обеспечение пользователей может осуществляться либо по их запросам, либо по инициативе архива. Оно предусматривает выявление архивом информации по документам, подготовку и представление пользователям информационных документов.

Исполнение запросов осуществляется при наличии в запросе названия организации или фамилии, имени, отчества запрашивающего лица, их почтового адреса, темы запроса, хронологических рамок запрашиваемой информации. Чем полнее информация в запросе, тем больше исходных данных для его выполнения.

Инициативное информирование предполагает ознакомление потребителя с документами архива. Оно может осуществляться в виде информационного письма, сообщающего о составе и содержании хранящихся документов и дающего рекомендации по их использованию, или в виде тематического перечня документов по какой-либо конкретной теме с указанием их хронологии и поисковых данных.

Поиск данных для ответа на запрос идет по документам архива. Ответом архива являются архивная справка, архивная выписка, архивная копия.

Архивная справка – официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов.

Архивная выписка – копия части текста архивного документа, оформленная юридически при помощи подписи исполнителя и печати архива.

Архивная копия – официальный документ архива, воспроизводящий архивный документ с указанием его поисковых данных, заверенный подписью исполнителя и печатью архива.

Составление архивной справки предполагает изучение НСА архива для выявления необходимых документов, изучение выявленных документов, составление справки.

Основными требованиями к тексту справки являются точность, сжатость, доступность текста, изложение материала в соответствии с хронологией событий и поисковыми данными. В конце архивной справки приводится сводный список использованных документов с их поисковыми данными. Справка печатается на бланке архива, подписывается его руководителем, скрепляется печатью архива.

При выполнении ответов на запросы возможны их следующие варианты:

- справки, выписки, копии – бесплатно;

- тематические перечни документов, тематические подборки документов, тематические обзоры документов – могут быть платными договорными услугами.

При отсутствии в архиве необходимых для выполнения запроса документов составляется отрицательный ответ на запрос с полным обоснованием отказа и рекомендациями по дальнейшему поиску документов.

Если архив предпринимает инициативное информирование потребителей о наличии в нем тех или иных документов, в этом случае составляются списки потенциальных потребителей, тематики возможной информации. Затем происходит выявление документов по данной тематике и составление информационных писем, в которых указываются перечень и стоимость информационных услуг архива. Итогом работы должны стать договор о сотрудничестве с потребителем или его заказ на копирование информации.

Для работы исследователей с архивными документами в архиве создается читальный зал, оборудованный необходимыми средствами для работы.

Исследователи допускаются в читальный зал на основании личного заявления или отношения организации, учреждения, предприятия, заинтересованных в их работе. В них указываются фамилия, имя, отчество исследователя, должность и место работы, ученое звание, ученая степень, тема и хронологические рамки исследования. Руководство архива дает разрешение на работу в читальном зале на один год. При необходимости срок продлевается.

При первом посещении читального зала исследователи знакомятся с правилами работы читального зала, заполняют анкету пользователя. На них заводятся карточка пользователя и личное дело, в котором находятся заявления и отношения исследователя, анкета, заказы на выдачу дел и описей, заказы на копирование документов.

Исследователям предоставляется НСА архива, на основании которого они заказывают и получают документы для работы с ними.

Дела из хранилищ выдаются на основании заполненного бланка заказа и учитываются в книге выдачи дел из хранилища. Каждое выдаваемое дело должно иметь лист использования, заполняемый исследователем в ходе работы с делом.

Исследователь может получить под расписку в бланке заказа едино-временно не более 5 описей и 10–0 дел не более чем на 5 дней с момента выдачи, максимально –на 10 дней со дня выдачи.

При наличии фонда пользования подлинные документы в читальный зал не выдаются.

При выдаче дел из хранилищ в читальный зал они должны быть полностью оформлены. На время их отсутствия на их место помещается карта-заместитель дела. До выдачи и после получения дело просматривается

работником архива. В случае дефектов в деле составляется дефектный акт, предъявляемый исследователю для принятия мер.

При работе с делами исследователи должны выполнять правила работы в читальном зале. Выносить дела из зала, передавать их третьим лицам, вносить пометы в документы, перекладывать листы в несброшюрованных делах, подвергать их какому-либо физическому воздействию запрещается.

В случае порчи документов или их хищения исследователи подвергаются мерам взыскания вплоть до уголовной ответственности.

К формам массового использования архивных документов относятся:

- экспонирование на выставках;

- использование в СМИ;

- проведение информационных мероприятий;

- выдача во временное пользование;

- публикация.

Выставки документов организуются архивом самостоятельно, вместе с другими архивами, музеями, организациями. На их базе могут проводиться экскурсии, научно-практические, методические, информационные мероприятия.

Выставка организуется на основе концепции и тематико-экспозиционного плана. Концепция определяет структуру и содержание экспозиции. Тематико-экспозиционный план способствует выявлению и отбору документов, иллюстративного, вещевого, вспомогательного материала. Он определяет место и средства показа документов в будущей экспозиции. Художественное оформление выставки осуществляется на основе дизайнерских и эскизных проектов. Подготовка документов к экспонированию состоит из их реставрации, изготовления копий и муляжей. При возможности подлинники документов не выставляются. В случае же их экспонирования они должны быть защищены как от воздействия внешней среды, так и от хищений.

В СМИ документы используются для подготовки информационных материалов в прессе, на радио и телевидении. В периодической печати возможны основанные на документах статьи и сообщения, обзоры и публикации документов. В телевидении и на радио документы используются для теле- и радиопередач, в тематических программах, информациях, хрониках, интервью, репортажах, готовящихся сотрудниками архива совместно с работниками радио и телевидения.

К информационным мероприятиям относятся встречи с общественностью, экскурсии в архив, презентации, Дни открытых дверей, лекции, доклады, устные журналы, читательские конференции, занятия для студентов и школьников. На них могут проходить выступления архивных работников, знакомящих общественность с архивными документами, показ документов, ознакомление с работой архивов. Особое внимание уделяется проведению занятий со студентами и школьниками. Они имеют тематический характер, проходят в форме лекций, семинаров, практических и факультативных занятий.

Выдача дел и документов во временное пользование производится на основании акта выдачи, исходным документом которого является письменный запрос организации, нуждающейся в подлиннике документа. Выдача производится не более чем на 3 месяца. Она регистрируется в книге выдачи дел. Выдаваемые дела должны быть полностью оформлены, иметь листы использования. На их место, на время отсутствия, помещается карта-заместитель дела. При выдаче и приеме дел в архивохранилище проверяется их состав и физическое состояние. При обнаружении дефектов составляется дефектный акт, а их виновники привлекаются к ответственности.

Самым распространенным видом использования документов является их публикация. Выделяются научные, научно-популярные, учебные издания. Все они основываются на научных принципах подготовки документов к изданию, но отличаются спецификой отбора, источников, приемов передачи текста документа, составом научно-справочного аппарата. В соответствии с составом публикуемых документов издания могут быть пофондовыми, тематическими, видовыми. Публикации могут быть в корпусе, серии, сборнике, в виде альбома, буклета, плаката, могут быть публикации в периодических и продолжающихся изданиях.

Существуют следующие этапы подготовки публикации:

- выявление и отбор документов;

- выбор и передача текста документа;

- археографическое оформление документа;

- составление НСА;

- формирование макета публикации.

Подбор документов определяется темой, типом, видом издания.

Отбор документов проводится на основе принципов историзма, научной объективности, методов источниковедческого анализа документов.

Источниковедческий анализ предполагает установление подлинности, места, времени, условий создания, внешних особенностей, авторства, достоверности, политической направленности, полноты, представительности, научной значимости, новизны информации, степени сохранности, способа воспроизведения текста документов.

Документальная публикация состоит из предисловия, включающего историческую и археографическую части, текстов документов, примечаний, указателей, содержания с перечнем публикуемых документов.

При публикации могут применяться хронологический, тематический, географический, авторский, номинальный признаки систематизации или их сочетания.

Систематизация документов закрепляется их общей порядковой нумерацией.

Каждый документ сопровождается редакционным заголовком и археографической легендой.

В редакционном заголовке указываются порядковый номер документа в публикации, его разновидность, автор, адресат, краткое содержание, дата, место создания, делопроизводственный номер.

В археографической легенде сообщаются поисковые данные (шифр) документа, его подлинность, язык, способ воспроизведения, внешние особенности, в случае необходимости – сведения о более полной его публикации.