Роль государственных архивов в современном обществе

Многие события человеческой жизни можно узнать благодаря сохранившимся архивным материалам. Архивы – это помещения, оснащенные специальным оборудованием для хранения документов или фото и киноматериалов. Если необходим какой-либо документ, то обратившись в соответствующий архив, можно получить копию этого документа или просто ознакомиться с его содержанием, сделав нужные выписки. Так, опираясь на архивные документы, возможно узнать историю любой страны. Причем не только в бумажном виде, но и просмотреть фото и кинодокументы. Государство может потерять богатство, казну, как это часто бывает в истории. Но все это со временем можно восполнить и восстановить. Но невозможно восстановить потерянные архивные материалы. Поэтому архив – это бесценный источник, где хранятся уникальные материалы общественно-политической деятельности выдающихся людей и факты исторических событий. В этом заключается значимость архива как источника научного познания и социально-философского осмысления исторических событий, достижения материальной и духовной культуры, преемственность связей поколений у каждого народа и социального прогресса общественной жизни.

Архивы и сохраняемые ими архивные документы – неотъемлемая и важнейшая часть культурной памяти общества, культурного наследия человечества. Архивные документы – бесценное хранилище информации о прошлом для настоящего и будущего: они хранят ответы на многие вопросы историков и современников – даже на те, что еще не были им заданы исследователями. Одной из отличительных черт общественного сознания и научной культуры нашего времени, связанных с попытками осмыслить использовать опыт прошлого в практической деятельности, является интерес к архивам и ретроспективной документации. Формат информационного общества не препятствует сохранению традиционных функций архива, он вполне позволяет их соблюдать при соответствующем участии человека. Поэтому если человек будет идентифицировать себя не только лишь через функцию пользователя, но и как личность, как живое начало культуры, то архив будет ему необходим и в традиционном своем виде. В этом случае архив может выступать не только как объект человеческой деятельности по самоидентификации, но и как инструмент.

Архивное хранение с древнейших времен было одной из задач государственного управления. Сколько-нибудь устойчивая государственность не могла существовать без письменности и документа как основы управления и права. Государственный аппарат для своего нормального функционирования должен был обладать особым механизмом, где бы текущая документная информация могла быть сохранена. Потребности государственного аппарата вызвали к жизни первые архивы, а государство стало заниматься организацией хранения и использования документов. Возникали и частные архивы, которые служили главным образом правовым обоснованием при регулировании взаимоотношений с государством или при посредстве государства. Понятие «архивное дело» можно трактовать как отрасль деятельности общества (государства), которая охватывает научные, правовые и практические аспекты хранения и организации использования документов. Архивоведение как научная дисциплина возникла сравнительно недавно на стыке исторической науки и государственно-правовой практики, частью которой было архивное дело. Впервые мысль о том, что архивоведение представляет собой отдельную научную дисциплину, была высказана известным историком Ш. Ланглуа в статье «Наука об архивах», вышедшей в «Международном журнале архивов, музеев и библиотек» (1895). Теоретические и методические принципы архивоведения как науки были сформулированы голландскими архивистами С. Мюллером, Й. Фейтом и Р. Фруином в «Руководстве к приведению в порядок и описанию архивов» (1898). Архивоведение представляет собой комплексную научную дисциплину, которая разрабатывает теоретические, правовые и методические вопросы архивного дела и объединяет несколько специальных дисциплин: теорию, методику архивного дела, историю и организацию архивного дела, архивное право, научную организацию труда в архиве и др.

Значение архивов для общества и государства трудно переоценить хотя бы потому, что вряд ли найдется человек ни разу в жизни не обратившийся к услугам архивистов. В архивах накоплены ценнейшая информация по истории нашей страны, официальные документы, того или иного события, периода в развитии государства. Уровень развития архивного дела влияет на процесс исторического познания, это, в свою очередь, обеспечивает повышение общественного сознания и способствует самоидентификации современного социума.

В последние годы роль и значение архивов в общественной жизни изменились. Значительно увеличился интерес к ретроспективной документной информации. Возрастает интерес к истории отечества, родного села, своего рода, к событиям прошлого. Поэтому одним из ведущих направлений деятельности является использование документов архива. События только тогда выступают во всей многогранности, когда мы располагаем сведениями различных источников, они помогают воссоздать более полную картину прошедших событий. И задача историков-архивистов не только собрать все возможные документы, связанные с богатой историей страны, но и воспитать в людях уважение к нашей общей истории, уважение к материальным свидетельствам прошедших эпох, к документам, которые им сопутствовали.

Архив – это научное учреждение, выполняющее задачу формирования долговременной социальной памяти общества.

Архивы играют важную роль в формировании информационного общества, в то же время  составляя существенную и незаменимую часть историко-культурного наследия страны. Предоставляя доступ к официальной информации, архивы содействуют решению задач социально-экономического развития, способствуют развитию гражданского общества и эффективному государственному управлению.

Развитие информационного общества в корне изменяет условия развития архивного дела: требуется трансформация отдельных направлений научно-практической деятельности архивных учреждений, развития соответствующих положений архивоведения, согласование теоретических и практических составляющих научно-информационной деятельности архивов, формирования собственной документально-информационной инфраструктуры и информационной поддержки процессов государственной, социальной сфер общества, науки и культуры.

Состояние существующего информационного обеспечения архивного дела требует переосмысления методов, моделей и механизмов его применения в современных условиях.

Архивы – это бесспорно ценный информационный ресурс, играющий в информационном обществе немаловажную роль, поэтому обеспечение доступа к этой информации в настоящее время является важной составляющей программ построения в ДНР информационного общества.

Главный недостаток классического метода доступа к документам архива – необходимость физически посещать архивы, где хранятся интересующие исследователя документы. Эта практика останется главной только в тех неразвитых в информационном отношении странах, где архивные документы не переводятся в электронный вид и к ним не представляется удаленный доступ, и где будущих исследователей не приучают со студенческой скамьи активно использовать ИТ-технологии в своей работе.

Классические методы работы не позволяют использовать для первичной обработки архивных материалов контекстный поиск информации, затрудняют объединение материалов, хранящихся в различных учреждениях. При работе в традиционном стиле чрезвычайно трудоёмким оказывается анализ и выделение нужных сведений из массовых источников, что очень сильно ограничивает, например, применение математических методов исследований исторических источников. Более того, судя по публикациям в СМИ, в научных изданиям и в интернете, сейчас даже представители исторической элиты, имеющие допуск к самым ценным и уникальным материалам, всё активнее используют современные технологии, позволяющие не просто в десятки раз повысить производительность труда, но и делающие возможными исследования, провести которые с использованием традиционных технологий было нереально.

Информационное общество предполагает, что большинство информационных ресурсов должны быть доступны оперативно, преимущественно в режиме он-лайн доступа. Необходимы мощные средства для поиска нужных материалов и возможность повторного использования информации.

Ведущие страны мира сейчас идут по пути раскрытия и облегчения доступа к своим архивам. Для информационного общества характерно то, что информация становится ценным сырьём и продуктом, становится товаром, и государства надеются, что, открывая доступ к этой «руде», они будут способствовать как решению определенных идеологических задач, так и росту экономической активности.

Ряд стран пошли на то, что архивные ресурсы оперативно раскрываются для свободного повторного использования. Отдача, в таком случае, получается не от платы за предоставляемую информацию, а от активизации деловой деятельности, сопровождаемой увеличением сбора налогов, и благодаря созданию новых рабочих мест.

Информационные технологии оказывают на архивы колоссальное трансформирующее влияние. Здесь можно выделить несколько ключевых направлений:

1. Перевод в электронный вид и раскрытие научно-справочного аппарата (НСА) архивов. Это приводит к тому, что частично техническая работа по первичному поиску информации в архивах перекладывается на самих исследователей. Более свободный доступ к НСА приводит к тому, что в архивы приходит больше людей. Это также способствует дальнейшему росту интереса к генеалогическим исследованиям, а значит, и к архивам.

2. Перевод документов в электронный вид часто кардинально меняет ценность архивных материалов. Даже малоценные документы в электронном виде, при наличии мощной машины поиска, приобретают совершенно иные качества. В качестве примера можно привести: материалы переписей населения, которые на бумажных носителях являются документами временного срока хранения; газеты в электронном виде, с возможностью полнотекстового поиска - совершенно другой ресурс, чем неудобные для работы годовые подшивки.

3. Предоставление широкой общественности доступа к редким и уникальным архивным документам. Появляется возможность объединять материала из разных архивов и коллекций, разбросанных по всему миру. В итоге из труднодоступного ресурса архивы превращаются для государства, бизнеса и граждан в ценный актив.

Одной из проблем, которую необходимо будет решать на этом пути, проблема утраты архивами контроля над «своей» информацией. Как правило, архивы достаточно болезненно переживают этот процесс; встает также вопрос и о том, что доходы от использования архивной информации получают третьи лица, а не архивы. Нужно искать такие схемы финансирования деятельности архивов, которые бы, наоборот, стимулировали освоение архивами современных технологий и предоставление доступа к своим фондам.

Общество сейчас быстро переходит на использование электронных документов. Передавать эти документы в архивы так же, как и бумажные, через 20-30 лет – немыслимое дело, на этом пути неизбежны колоссальные бессмысленные затраты и утрата документов. Электронные документы должны поступать на архивное хранение гораздо раньше, возможно, даже до того, как они перестанут активно использоваться в деловой деятельности. При архивации электронных документов возникает один важный эффект - пользователи ждут от архивов оперативного предоставления информации. С другой стороны, в архивы могут начать поступать «свежие» документы, к которым также необходим быстрый доступ. На повестке дня уже стоит вопрос о подключении архивов к системе оказания государственных услуг.

Необходимо также задуматься о формировании архивных фондов, так, чтобы они адекватно отражали все стороны жизни государства и общества. Под контролем государства сейчас находится значительно меньшая часть создаваемых в стране документов, чем это было, например, в Советском Союзе. Так, коммерческие структуры неохотно «записываются» в источники комплектования, а в итоге экономическая история страны за последние десятилетия отражена в архивах далеко не лучшим образом.

Наши западные коллеги ещё в 80-е годы прошлого века поставили вопрос о том, что в архивах должно откладываться всё, что интересно для общества в целом, а не только то, что отражает деятельность государственной машины. Во всем мире архивы переосмысливают свое место в обществе - идёт пересмотр решаемых ими задач, принципов определения ценности документов и работы по комплектованию фондов, решаются правовые вопросы, налаживается взаимодействие с коммерческими организациями, взаимодействие архивов с делопроизводством.

Можно перечислить несколько крупных блоков проблем, которые стоят сейчас перед архивами, - и от того, как эти проблемы будут решены, зависит судьба всей архивной отрасли:

- необходимо более четко определить место архивов в современном обществе, и, в том числе, ответить на вопрос о том, какие задачи они решают в информационном обществе, помимо традиционного обеспечения сохранности исторической памяти страны;

- не меньшего внимания требуют правовые вопросы, связанные с ведением архивного дела в современных условиях. Это и совершенствование архивного законодательства, обеспечение эффективного доступа к архивной информации, воздействие архивистов на делопроизводство;

- новая политика в области экспертизы ценности и классификации документов требует совершенствования и пересмотра традиционных подходов. В первую очередь речь идёт о Перечнях документов с указанием сроков хранения, поскольку сейчас Перечни не отражают и половины существующих видов документов. Способы разработки, актуализации и использования Перечней уже не соответствуют потребностям нашего времени. Необходимо, в частности, подумать о применении при их составлении функционального подхода, опирающегося на те деловые функции, которые выполняет организация и её подразделения;

- нужно определиться с принципами обеспечения сохранности электронных документов, и подготовить соответствующие рекомендации. Наши зарубежные коллеги считают, что сохранить «в работающем состоянии» оригиналы электронных документов в длительной перспективе невозможно. Упор делается не на сохранение любой ценой оригиналов, а на сохранение, по сути дела, заверенных копий. Решать этот вопрос нужно на уровне законодательства;

- никуда не исчезают и проблемы с бумажными документами, при этом интерес общества к ним постепенно угасает, что может привести к серьезным утратам исторического наследия страны;

- нельзя забывать и о бедственном экономическом положении многих архивов. Наметился порочный круг: с одной стороны, нехватка денег и ресурсов приводит к тому, что архивная отрасль не может оперативно перейти на новые технологии; с другой – неспособность архивов эффективно решать насущные задачи приводит к тому, что им не выделяют денег и ресурсов. Ярким проявлением этой проблемы стало решение о фактическом выведении архивов из системы межведомственного электронного взаимодействия, что в долгосрочной перспективе для них очень плохо;

- нужно возрождать архивную науку, которая должна давать ответы на эти и многие другие вопросы. Наше архивоведение застряло где-то в середине прошлого века, и даже не пытается оттуда выбраться; острейшие вопросы сегодняшнего дня старательно обходятся стороной. Отсутствие же сильной архивной науки, в свою очередь, не позволяет «выбивать» финансирование для отрасли;

- с момента возникновения коммерческих архивов не стало единства в профессиональном сообществе, которое разделилось на архивистов государственных архивов и архивистов коммерческих организаций. Если первые продолжали обеспечивать сохранность, в основном, документов постоянного срока хранения, то вторым пришлось осваивать новые направления деятельности в современных условиях – обеспечение защиты интересов своих коммерческих организаций, включая не только обеспечение сохранности необходимых документов, но своевременное уничтожение документов с истекшими сроками хранения.

В результате в настоящее время многие специалисты государственных архивов не лучшим образом относятся к своим коллегам из коммерческих структур, которые, по их мнению, хранят не имеющую исторической ценности «времянку» - но при этом куда лучше зарабатывают. Такое разделение существенно ослабляет профессию, и его необходимо преодолевать.