Теоретическая часть. Приказы по личному составу.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор (контракт), докладная записка руководителя структурного подразделения, служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.

 

Ведение трудовых книжек работников.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника. Трудовые книжки ведутся на всех работников, проработавших свыше пяти дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на нештатных работников при условии, если они подлежат государственному и социальному страхованию. При оформлении на работу по совместительству, по трудовому соглашению, по договору подряда трудовая книжка не предъявляется.

 

Формирование и ведение личных дел.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу, а впоследствии – все основные документы, возникающие в период трудовой деятельности работника на предприятии.

 

Состав документов, помещающих в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник. Документы располагаются в следующем порядке: внутренняя опись документов дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании; копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством); характеристики или рекомендательные письма; заявление о приеме на работу или трудовой контракт; копия приказа о назначении на должность. Личные дела имеют длительный срок хранения.

 

Ведение личных карточек.

На всех рабочих и служащих, принятых на постоянную, временную или сезонную работу, заводятся личные карточки, необходимые для анализа состава и учета движения кадров. Заполняются после подписания руководителем организации приказа о приеме на работу. Личная карточка заполняется работником кадровой службы в одном экземпляре, от руки или на пишущей машинке. Все записи формулируются полностью без сокращений. Основанием для записей являются соответствующие документы.

 

Практическая часть

Задание 1.В чем заключается социальное значение кадровой документации?

Современное управление документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно. Необходимость строгой регламентации полного состава и правил оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока.

В основе информационно-документационной системы с учетом ее особого правового значения лежат Конституция РФ и законодательные акты, которые устанавливают принципы и формы взаимоотношений граждан с учреждениями, организациями и предприятиями, работодателей и работников, диктуют порядок документирования этих взаимоотношений.

Основным законодательным актом является Трудовой кодекс Российской Федерации. Большую роль в регулировании различных отношений граждан с учреждениями и фирмами играют Закон "Об информации, информатизации и защите информации", Закон "О персональных данных", Гражданский кодекс РФ, информационное, налоговое, пенсионное законодательство и т.п. Здесь же следует отметить нормативно-правовые документы, регулирующие трудовые правоотношения в специфических отраслях экономики, - уставы и положения о дисциплине (на железнодорожном транспорте, в пароходствах и др.). Нормативно-правовая документация издается различными ветвями власти, органами субъектов Федерации, детализирует и регламентирует единообразную практику применения норм права, например: Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих и общеотраслевых профессий рабочих, Единая тарифная сетка для служащих государственных организаций и т.д.

Формирование информационной части кадровых документов и их формы основывается на Общероссийских классификаторах (ОК) технико-экономической и социальной информации и унифицированных системах документации (УСД).

 

Задание 2.Назовите основные унифицированные формы по учету кадров.

Прежде всего, это унифицированные формы по учету кадров, перечисленные в п. 1.1 данного постановления:

· № Т-1 «Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу»;

· № Т-1а «Приказ (распоряжение) о приеме работников на работу»;

· № Т-2 «Личная карточка работника»;

· № Т-2ГС (МС) «Личная карточка государственного (муниципального) служащего»;

· № Т-3 «Штатное расписание»;

· № Т-4 «Учетная карточка научного, научно-педагогического работника»;

· № Т-5 «Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу»;

· № Т-5а «Приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу»;

· № Т-6 «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику»;

· № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам»;

· № Т-7 «График отпусков»;

· № Т-8 «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

· № Т-8а «Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работниками (увольнении)»;

· № Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;

· № Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;

· № Т-10 «Командировочное удостоверение»;

· № Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении»;

· № Т-11 «Приказ (распоряжение) о поощрении работника»;

· № Т-11а «Приказ (распоряжение) о поощрении работников».

Унифицированные формы по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда, утвержденные пунктом 1.2. Постановления Госкомстата:

· № Т-12 «Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда»;

· № Т-13 «Табель учета рабочего времени»;

· № Т-49 «Расчетно-платежная ведомость»;

· № Т-51 «Расчетная ведомость»;

· № Т-53 «Платежная ведомость»;

· № Т-53а «Журнал регистрации платежных ведомостей»;

· № Т-54 «Лицевой счет»;

· № Т-54а «Лицевой счет (свт)»;

· № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику»;

· № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)»;

· № Т-73 «Акт о приеме работ; выполненных по срочному трудовому договору; заключенному на время выполнения определенной работы».

Задание 3.Приведите определение трудового договора. Раскройте содержание трудового договора. Назовите его реквизиты.

Трудовой договор – это соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, предусмотренные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами и данным соглашением, своевременно и в полном объёме выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется лично выполнять определённую этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя (статья 56 ТК Российской Федерации).

Сторонами трудового договора являются работник и работодатель, причём обе стороны свободны и равноправны в выборе другой стороны трудового договора.

Согласно статье 57 ТК Российской Федерации в трудовом договоре указываются следующие сведения:

- фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя – физического лица), заключивших трудовой договор;

- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица, заключивших трудовой договор;

- сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя – физического лица;

- идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);

- сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделён соответствующими полномочиями;

- место и дата заключения трудового договора.

 

Условия трудового договора можно разделить на две группы:

1) обязательные (необходимые) – условия, по которым стороны должны, в соответствии с трудовым законодательством, достичь соглашения;

2) дополнительные (факультативные) – условия, которые устанавливаются в трудовом договоре по инициативе либо работника, либо работодателя.

 

Обязательнымидля включения в трудовой договор являются следующие условия:

- место работы (с указанием структурного подразделения);

- трудовая функция (работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работы);

- дата начала работы, а в случае когда заключается срочный трудовой договор,- также срок его действия и обстоятельства, послужившие основанием для его заключения в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации;

- условия оплаты труда (в т.ч. размер тарифной ставки или оклада, доплаты, надбавки, поощрительные выплаты);

- режим рабочего времени и времени отдыха (если у данного работника он отличается от общих правил, действующих у данного работодателя);

- компенсации за тяжелую и работу с вредными и опасными условиями труда, если работник принимается на работу в соответствующих условиях, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте;

- условия, определяющие в необходимых случаях характер работы;

- условие об обязательном социальном страховании работника в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

В трудовом договоре также могут предусматриваться дополнительные условия, в частности об испытании; о неразглашении охраняемой законом тайны; об обязанности работника отработать после обучения не менее установленного договором срока, если обучение проводилось за счет средств работодателя; об улучшении социально-бытовых условий работника и его семьи и т.д.

По соглашению сторон в трудовой договор могут включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством, однако их невключение в трудовой договор не может рассматриваться как отказ от реализации прав или исполнения обязанностей.

В зависимости от сроков действия, трудовые договоры могут заключаться:

1) на неопределённый срок;

2) на определённый срок не более пяти лет (срочный трудовой договор).

 

Срочный трудовой договор может заключаться в двух случаях:

1) когда трудовые отношения не могут быть установлены на неопределённый срок с учётом характера предстоящей работы или условий её выполнения;

2) по соглашению сторон без учёта характера предстоящей работы или условий её выполнения.

 

Общий перечень оснований для заключения срочных трудовых договоров может быть подразделен как минимум на три основные группы, обусловленные:

1) особенностями личности (правового положения) работника или работодателя;

2) ограниченностью во времени, в силу определенных обстоятельств, трудовой деятельности, для которой привлекается работник;

3) местом применения труда работника.

Задание 4.Каков порядок оформления трудовой книжки? Какие данные работника указываются в трудовой книжке?

Трудовая книжка — это основной документ о трудо­вой деятельности граждан. Прием на постоянную работу без трудовой книжки не разрешается.

На лиц, поступающих на работу впервые, заводится трудовая книжка не позднее недельного срока начала их работы. Первое заполнение книжки должно происходить в присутствии работника на основании представленных документов: паспорта, справки о последнем занятии, до­кументов об образовании (профессии, специальности).

На титульный лист трудовой книжки вносят сведения о работнике:

- фамилия, имя и отчество (указывают полностью, без сокращений);

- дата рождения (указывают на основании паспорта или свидетельства о рождении. Она содержит число, ме­сяц и год. Например: 21 февраля 1965г.;

- сведения об образовании (среднее, среднее специ­альное, высшее) и сведения о профессии, специальности (указываются на основании аттестата, диплома, удостове­рения, сертификата). Запись о незаконченном образовании (среднем, высшем) делают на основании студенческого билета, зачетной книжки, справки учебного заведения и т.п.

На этом же листе, после указания даты заполнения трудовой книжки, работник личной подписью заверяет правильность внесенной информации. Титульный лист подписывает должностное лицо, выдавшее трудовую книжку, на ней ставится печать организации.

На следующих страницах трудовой книжки указыва­ются сведения о работе. Начинают запись с наименования организации, оформленного в виде заголовка, написанного от руки или проставленного с помощью специального штампа. Затем заполняются гра­фы таблицы:

графа № 1 — номер записи;

графа № 2 — дата (число, месяц, год начала действия приказа по личному составу);

графа № 3 — сведения о приеме на работу, о перево­дах на другую работу, об увольнении (с указанием при­чин и со ссылкой на статью, пункт закона);

графа № 4 — на основании чего внесена запись (документ, его дата и номер).

При приеме на работув графе № 3 указывают само действие (ПРИНЯТ, ПРИНЯТА), наименование структур­ного подразделения, наименование должности (профес­сию, разряд). Например, «Принята на должность препо­давателя профиля «Бухгалтерский учет».

В дальнейшем при любых изменениях (например, при повышении разряда, изменении названия должности и др.) это должно быть внесено в трудовую книжку ра­ботника.

При переводе работника на другую работу в трудовой книжке делают новую запись, где в графе № 3 указыва­ют: само действие (ПЕРЕВЕДЕН, ПЕРЕВЕДЕНА), наиме­нование структурного подразделения, наименование должности. Например, «Переведен на должность зам. ди­ректора»

При увольнении с работы, делая запись в трудовой книжке, необходимо указать причину увольнения и сде­лать ссылку на статью, пункт закона. Например, «Уволена по собственному желанию, ТК РФ». При увольнении по инициативе работника в связи с болезнью, инвалидностью, уходом на пенсию по старости, с зачислением в высшее или среднее специальное учебное заведение либо в аспирантуру и по другим причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении в трудовую книжку вносится с указанием этих причин.

Задание 5. Каковы правила оформления приказов по личному составу?

Приказ по личному составу фиксирует сведения о кадрах:

— прием на работу;

— перемещение по работе;

— увольнение с работы;

— установление должностных окладов;

— отпуска;

—- командировки;

— изменение фамилии;

— поощрения;

— взыскания и т. д.

Приказы по личному составу являются основанием для внесения соответствующих записей в другие документы (трудовые книжки, личные карточки, финансовые документы). Особенности приказа по личному составу.

Оформление приказа не имеет четких указаний ГОСТа, поэтому возможны варианты составления этого документа, которые оговариваются в инструкции по организации работы с документами.

Номер (индекс) пишут с буквой «к», что значит приказ по кадрам. Констатирующей части в приказе может не быть.

Распорядительные пункты оформляют в следующей последовательности:

— прием на работу;

— перевод или перемещение по работе;

— установление разрядов;

— установление категорий рабочим и служащим;

— возложение временного исполнения обязанностей;

— предоставление отпусков;

— установление неполного рабочего дня;

— изменение фамилии;

— увольнение с работы;

— прекращение работы в связи со смертью.

Каждый пункт приказа обосновывается наличием другого документа (заявления сотрудника, докладной записки, распоряжения и т. д.). В пункте приказа следует указывать: при приеме на работу — на какую должность, в какое подразделение, с какой оплатой, с какого числа, вид работы (постоянная с испытательным сроком, со стажировкой, временная на срок, по совместительству), особые условия работы (с принятием материальной ответственности, с сокращенным или неполным рабочим днем и т. д.).

При переводе сотрудника на другую работу в приказе указывают:

— вид и причину перевода;

— устанавливаемый оклад;

— длительность, в случае временного перевода;

— в качестве основания приводят заявление работника о переводе на другую работу;

— при переводе на вышестоящую должность указывают на представление руководителя структурного подразделения.

При поощрении работника в качестве основания к приказу делают ссылку на представление руководителя структурного подразделения, а при наложении взыскания — на докладную записку руководителя структурного подразделения.

При увольнении работника в приказе указывают причину увольнения со ссылкой на конкретную статью КЗоТа и дату увольнения. Как основание к приказу (пункту) дают ссылку на заявление работника об увольнении. При увольнении по инициативе администрации приводят ссылку на докладную записку руководителя подразделения.

Фамилии, имена и отчества пишут полностью.

Благодарности и взыскания оформляют отдельными приказами.

К тексту приказа по личному составу предъявляют особые требования: формулировки должны быть четкими, точными, так как они отражают трудовые права работников.

Приказы по личному составу готовят отделы кадров или должностные лица, которым поручено вести документы по кадрам, если нет отдела кадров.

Особенности оформления и действия приказов:

— приказы оформляют на бланках формата А4;

— нумеруют приказы в течение календарного года;

— приказы визирует юрист, заместитель директора по кадрам.

Начальник ОК или работник, ответственный за ведение кадровой документации, должен ознакомить каждого сотрудника с приказом. Сотрудник ставит свою визу «С приказом ознакомлен», подпись и дату ознакомления.

Приказы вступают в силу с момента их подписания. Но иногда в приказах есть пункты, где указаны сроки вступления его в силу.

Например, приказ подписан 27 сентября, а назначение сотрудника на должность произведено 4 октября.

Срок хранения приказов 75 лет (прил. 23).