Эффективность стратегии управления выставкой

 

Оценка эффективности проекта, в соответствии с предварительно поставленными целями, основывается на двух типах критериев:

Количественные критерии: количество посетителей, количество контактов (учитываются имеющиеся или новые клиенты), количество договоров о продаже, подписанных во время выставки, количество информационных материалов, переданных посетителям.

Качественные критерии: их сложнее оценить, поскольку сюда входит полученная в ходе общения с посетителями информация, качество этого общения, интерес посетителя к представленным мероприятиям и услугам, их мнение о проекте и представленной информации, собранная информация о конкурентах и новые каналы распространения или потенциальные новые деловые партнеры.

Участие в выставках имеет экономический и неэкономический эффект, которые необходимо учитывать при оценке эффективности участия.

Методы оценки неэкономического (психографического) эффекта:

·   Исследование (например, опросы посетителей и персонала).

·   Анализ статданных о посетителях.

·   Анализ материалов, вышедших в СМИ.

·   Оценка контактов с посетителями-специалистами.

Методы оценки экономического эффекта:

·   Анализ бюджета (сопоставление расходов и доходов).

·   Объем продаж.

·   Количество посетителей.

·   Анализ основных показателей.

·   Затраты на 1 квадратный метр (= общие затраты / площадь стенда).

·   Затраты на 1 посетителя (= общие затраты / количество посетителей стенда).

·   Затраты на 1 контакт с посетителем-специалистом (= общие затраты / количество контактов с посетителями-специалистами).

·   Продолжительность пребывания посетителя на стенде (=общее время переговоров / количество переговоров).

·   Критическое количество контактов (= общие расходы / стоимость контакта на 1 представителя службы продаж).

·   Количество использованных приглашений (= количество разосланных приглашений / количество посетителей с приглашениями).

Данную оценку возможно провести только после проведения выставки, сейчас можно провести предварительную оценку проекта.

В 2012 году планируется привлечь не менее 130 участников и 35 тыс. гостей-посетителей.

 

Бюджет выставки

Мероприятие	Стоимость, тыс. руб.
Формирование экспозиции	Затраты на оборудование и материалы-1500 тыс. руб.
Коммуникационные мероприятия	Рекламная кампания и продвижение-7500 тыс. руб.
Организационные мероприятия	Ориентировочно-3500 тыс. руб.
Официальные и презентационные мероприятия	4500 тыс. руб.
Оплата труда персонала	3600 тыс. руб.
Итого	21600 тыс. руб.

 

Для того, чтобы выставка прошла успешно необходимо привлекать средства спонсоров в течение всего периода подготовки к выставке.

Чтобы рассчитать срок окупаемости проектных мероприятий, необходимо рассчитать ЧДД.

Рассчитаем величину дисконта за 1 месяц по следующей формуле (1)

=(√ (1+d/100) - 1)*100%, (1)

 

В данной формуле:

d_k - пересчитанный дисконт;.

d - исходный дисконт, % годовых (в нашем случае 20%); Для денежного потока для собственного капитала применяется ставка дисконта, равная требуемой собственником ставке отдачи на вложенный капитал, требуемая отдача принята на уровне 20%; Пересчитанный дисконт равен 44%.

ЧДД рассчитаны в таблице 9 (данный данные уже были рассчитаны с помощью разработанной программы в Excel), ожидаемые доходы от участников составят (130*27,8)=3614 тыс. руб. 27,8 - это средняя стоимость участия в выставке, включающая регистрационный взнос, аренду площади и денника.

Ожидаемые доходы от привлечения посетителей составят (30000*700)=21000 тыс. руб. 700 рублей - средняя стоимость билета на посетителя на весь период выставки.

 

Расчет ЧДД

Год	2012	2012	2012	2012	2012	2012	2012
Месяц	март	апр.	май	июнь	июль	авг.	сент.
Дисконтир. доход	0,00	0,00	0,00.	0,00	27,38.	27,38	504,65.
Дисконтир. расход	11,69	11,69	11,69	79,87	79,87 р	79,54 р.	102,27
ЧДД	-11,69	-11,69.	-11,69	-79,87	-52,49	-52,17	402,38

 

Рассчитаем ИД проекта

Сумма дисконтированного дохода за период =559,41 т. р.

Сумма дисконтированного расхода=376,62 т.р.

ИД=559,41 /376,62 =1,48 ≥0, значит проект эффективен.

Формула расчёта простого срока окупаемости (точки окупаемости) определяется как отношение суммы инвестиций в проект к средним чистым поступлениям за единичный интервал планирования:

 

PP = Σi / (Σp / N), (2)

 

или, в приведённом виде,

 

PP = Σi x N / Σp, (3)

 

где Σi - сумма инвестиций в проект
Σp - сумма чистых поступлений от проекта (чистый денежный поток)
N - количество интервалов планирования.

 

PP = Σi / CFpi, (4)

где Σi - сумма инвестиций в проект
CFpi - поступления за интервал планирования (денежный поток).

Рассчитаем точку окупаемости проекта:

Стоимость инвестиций в проект Σi = 21600 т.р.

Поступления за интервал планирования CFpi = 24613 т. р.

Тогда срок окупаемости составит:

PP = Σi / CFpi =0,8 года, 10,5 месяцев.

По итогам третьей главы основные выводы следующие:

·   для совершенствования управления проектом выставки разработана стратегия, цель, задачи, миссия проекта, составлен план и определены критерии эффективности проекта.

·   совершенствование стратегии управления проектом выставки Эквифорум позволит провести ее в 2013 и последующих годах на новом, качественно высоком уровне и противостоять конкурентам, которые активно участвуют в аналогичной выставочной деятельности.

·   проект признан прибыльным и окупаемым за период подготовки к выставке при условии привлечения достаточного числа посетителей, гостей и спонсорских средств.

Опираясь на теоретическую основу стратегического управления проектами и подробно рассмотрев неудачный опыт уже проведенных выставок за 2011 и 2012 гг., можно расставить акценты на тех недочётах, которые были допущены. С учётом проведенного анализа можно сказать, что не были использованы основные инструменты стратегического управления, что привело к необходимости разработки ряда мероприятий. Составлен план мероприятий в соответствии с анализом внешней и внутренней среды, затем выбрана комбинированная стратегия проекта (стратегия дифференциации и совершенствования деятельности). Разработанная миссия и вытекающие из неё цели и задачи послужат в дальнейшем ориентиром при планировании дальнейших выставок и реализации новых проектов с привлечениям потенциально заинтересованных аудиторий.

Выставки прошли в 2011 и в 2012 году. Выставка 2011 года была неудачной по следующим причинам:

·   Не определена миссия и цель проекта.

·   Не проведен анализ внешней и внутренней среды.

·   Не разработана стратегия.

·   Не составлен план реализации проекта.

Для того чтобы выставка 2013 года прошла удачно было предпринято:

·   скорректирован кадровый состав;

·   изменена политика продвижения;

·   выбрано удачное время проведения;

·   изменена ценовая политика;

·   разнообразие выставки показательными выступлениями, мастер-классами и мероприятиями для детей в большем объеме, чем в 2011 году;

·   скорректированы программы для конной отрасли.

Поэтому есть все возможности вывести ОАО «Московский конный завод №1» на новый уровень в индустрии коневодства, а именно на международный уровень и в этом ему поможет выставка Эквифорум.