Учет кассовых операций и денежных документов

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде налич­ных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставлен­ных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая орга­низация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установлен­ной форме. Прием наличных денег организациями при осуществлении рас­четов с населением производится с обязательным применением кон­трольно-кассовых машин.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, который не­сет полную материальную ответственность за сохранность принятых ценностей. В кассе можно хранить небольшие денежные суммы в пре­делах усыновленного банком лимита для оплаты мелких хозяйствен­ных расходов, выдачи авансов на командировки и других небольших платежей. Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение трех рабочих дней в период выплаты заработной пла­ты работникам организации, пособий по временной нетрудоспособ­ности и премий.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регистров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассовый ордер (форма № KO-2), Журнал регистрации приходных и расходных кассовых орде­ров (форма № КО-3), Кассовая книга (форма № КО-4), Книга учета принятых и вы­данных кассиром денежных средств (форма № КО-5).

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приход­ными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записы­вают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные орде­ра подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные – руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется раз­решительная подпись руководителя организации, подпись руководи­теля на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособ­ности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты по­собий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в) в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скре. пить надпись своей подписью;

г) записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № __».

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы состав­ляют один общий расходный кассовый ордер.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронуме­рована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руково­дителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кас­сир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выво­дит остаток денег в кассе на следующий день.

В условиях автоматизированного ведения кассовой книги долж­на проводиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступле­ние денежных средств в кассу, а в кредит - выбытие денежных средств из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:

– 1 «Касса организации»;

– 2 «Операционная касса»;

– 3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 1 «Касса организации» учитывают денежные сред­ства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с инос­транной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обо­собленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 2 «Операционная касса» учитывают наличие и дви­жение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эк­сплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот суб­счет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 3 «Денежные документы» учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиа­билеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

Находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие де­нежные документы учитывают на субсчете 3 «Денежные документы» счета 50 «Касса» в сумме фактических затрат на их приобретение.

Учет поступления и выбытия денежных документов оформляют приходными и расходными кассовыми ордерами. Данные кассовых ордеров кассир записывает в книгу движения денежных документов, являющуюся регистром аналитического учета денежных документов. Аналитический учет денежных документов ведут по их видам. Один-два раза в месяц кассир составляет в кассовой книге отчет по посту­пившим и выбывшим документам.