Этап 2. Сбор значений по счетам учета денежных средств

Следующим шагом является организация сбора системой значений по счетам учета денежных средств (50-м счетам) на начало операционного дня, а именно:

балансов банковских счетов и кассы на начало операционного дня (конец предыдущего банковского дня);

денежного выражения расчетных векселей;

денежных средств в пути (по расчетам между компаниями группы).

На уровне бизнес-единиц (филиалов) компании эту информацию имеет смысл обновлять после каждого сеанса связи с системой «банк – клиент» либо через протоколы связи, если существует web-версия этой системы. Формат отчета об остатке денежных средств представлен в табл. 4.

Формат отчета об остатке расчетных векселей (в том числе векселей банков) также может быть сформирован на уровне бизнес-единиц (филиалов) компании, но в этом случае, к сожалению, информацию придется вводить вручную. На уровне центрального казначейства данная информация может быть консолидирована путем копирования данных в установленном формате с серверов компаний группы на сервер головной компании.

Для обеспечения своевременного занесения информации в систему следует разработать регламент ежедневного обновления форм оперативной отчетности, а также наладить систему контроля исполнения положений регламента в срок. Кроме того, один – три раза в месяц следует проверять корректность предоставляемой информации, сверяя ее с банковскими выписками и выпиской из журнала учета векселей.

По факту разнесения выписки и сопоставления полученных и списанных денежных средств с соответствующими данными об элементах кредиторской задолженности к оплате и дебиторской задолженности к получению формируется отчет о запланированных, но не исполненных в срок обязательствах по дебиторской и кредиторской задолженностям.

Этап 3. Создание системы операционного финансового планирования

После организации сбора значений по счетам денежных средств формируется платежный календарь, то есть система операционного финансового планирования. В упрощенном варианте она состоит из двух частей:

1. Календарь очередности платежей и поступлений (кредиторской и дебиторской задолженностей к погашению), запланированный по датам в рамках учетного периода (обычно это календарный месяц) (см. табл. 5). Этот календарь может заполняться вручную специалистами казначейства на основании входящих первичных документов. Для того чтобы данные в этот отчет попадали автома – тически, необходимо иметь ERP-систему, учитывающую все текущие и вновь регистрируемые договоры купли-продажи товаров и услуг компании, в соответствии с условиями которых (поставка продукции и услуги, предоплата полная или частичная) данные о платежах попадают в график. В этом случае единственным источником ввода информации об условиях платежа в систему является департамент компании, инициировавший договор.

2. Консолидированный платежный календарь по видам деятельности и датам (см. табл. 6, перечень статей отчета о движении денежных средств максимально укрупнен). Консолидированный платежный календарь по видам деятельности и датам составляется автоматически на основании календаря очередности платежей. Код статьи управленческого отчета о движении денежных средств (прямой метод) связывает операционные планы по движению денежных средств с утвержденным бюджетом на плановый период.

В рамках консолидированного календаря казначейство получает доступ к информации об объемах платежей по той или иной статье, необходимости внешнего финансирования для обеспечения ликвидности платежного календаря, а также о необходимости краткосрочных финансовых инвестиций или целесообразности погашения части внешнего долга.