Створення презентації в PowerPoint

PowerPoint — це графічний пакет підготовки презентацій і слайд-фільмів. Він надає користувачеві все необхідне — потужні функції роботи з текстом, включаючи малювання контуру тексту, засоби для малювання, побудова діаграм, широкий набір стандартних ілюстрацій і т. ін.

Презентація — це набір слайдів і спецефектів, що супроводжують їх показ на екрані, розподільний матеріал, а також конспект і план доповіді, що зберігаються в одному файлі, створеному за допомогою PowerPoint.

Слайд — це окремий кадр презентації, що може містити в собі заголовок, текст, графіку, діаграми і т. д. Створені засобами PowerPoint слайди можна роздрукувати на чорно-білому або кольоровому принтері, або за допомогою спеціальних агентств виготовити 3 5-міліметрові слайди на фотоплівці.

Розподільний матеріал — це роздруковані в компактному вигляді слайди презентації: два, чотири або шість слайдів на одній сторінці.

Конспект доповіді — у процесі роботи над презентацією в PowerPoint можна одержати конспект доповіді, при друкуванні якого на кожній сторінці буде виведене зменшене зображення слайда й текст, що пояснює його зміст.

Структура презентації — це документ, що містить тільки заголовки слайдів, а також основний текст без графічних зображень і спеціального оформлення.

Терміни й визначення, що використовуються в PowerPoint

Шаблон — це презентація, формат і схема кольорів якої можуть використовуватися для підготовки інших презентацій. PowerPoint поставляється більш ніж зі 100 професійно оформленими шаблонами, які ви можете використовувати для підготовки ваших власних презентацій.

Вихідна презентація PowerPoint — це презентація PowerPoint, що використовується як шаблон за умовчанням. З цією презентацією ви працюватимете, коли виберете перемикач «Порожня презентація» у

діалоговому вікні «Нова презентація». Шаблон презентації за умовчанням зберігається у файлі default.ppt у каталозі, де встановлений PowerPoint.

Майстер. У пакеті PowerPoint є майстри для кожного ключового компонента ваших презентацій: слайд-майстер, майстер структури презентації, майстер розподільного матеріалу й майстер приміток. Малюнки й текст, які ви розмістите ні цих майстрах, будуть автоматично з'являтися на кожному новому слайді й сторінках приміток презентації.

Слайд-майстер — слайд, що містить форматовані рамки фіксації для заголовка, текстів й інших фонових малюнків, які ви хочете мати на слайдах. Якщо ви зробите які-небудь зміни на слайд-майстрі, то вони будуть автоматично застосовані до всіх слайдів, що настроєні за слайд-майстром.

Схема кольорів — основа з восьми кольорів, які ви можете застосовувати Я слайдах, сторінках приміток і розподільному матеріалі. Схема кольорів складається з кольору фону, кольору ліній, тексту і шести додаткових кольорів. Баланс цих кольорів поліпшує сприйняття слайдів.

Інші кольори — кольори, що відсутні в основній схемі кольорів, які ви можете використовувати зі спеціальною метою.

Об'єкт — текст, лінії, форми, які ви створюєте за допомогою інструментів роботи з текстом і малювання геометричних фігур, а також будь-які картинки, котрі ви імпортуєте з інших додатків.

Атрибут — властивість об'єкта, яку ви можете використовувати для маніпулювання об'єктом, використовуючи інструменти й команди PowerPoint (лінійзаливка, тінь, колір і форма).

Форма — цей атрибут мають об'єкти, які ви створюєте, використовуючи інструменти роботи з текстом або «Автоформи». Об'єкти, створені за допомогою інструментів малювання (ліній, дуг і довільних фігур), не мають форми як атрибута. Контур — видима лінія по краях об'єкта.

Рамка фіксації — рамка, що з'являється на слайді при роботі з текстом для того, як ви почнете вводити текст. Кожна така рамка оточена лінією з точок. Використовуючи елементи управління цих рамок, ви можете змінити

їхній розміри переміщати текст у слайді, змінювати шрифт і колір тексту усередині рамою можливо також змінювати положення самого тексту відносно до цієї рамки.

Абзац — це текст, введений між двома натисканнями клавіші Enter. Коли ви робите вирівнювання тексту і додаєте символи бюлетеня, дія застосовується до абзацу.

Інструмент «Текст» — ви можете ввести текст у будь-якому місці слайда, використовуючи інструмент введення тексту панелі інструментів «Малювання». Текст, який ви вводите, використовуючи цей інструмент, не виводиться на екран у режимі роботи зі структурою презентації.

Організація робочого місця

Робоче місце - зона професійної діяльності одного або кількох виконавців, оснащене необхідним обладнанням для виконання посадових обов’язків.

Інтер’єр службового приміщення слід добре обміркувати бо він впливає на ефективність роботи будь-якого працівника. Фірма може скористатися послугами дизайнера.

При плануванні потрібно використовувати наступні рекомендації:

§ столи розміщують перпендикулярно вікну, щоб світло падало зліва;

§ прилади опалення розміщують на відстані 120-150 см від робочого місця для зменшення несприятливого впливу променевого тепла;

§ столи співробітників, які в процесі роботи контактують розміщують суміжно, щоб не підводячись можна було передавати будь-що;

§ ширина проходу між столами і обладнанням в кімнаті:
для однієї людини – 50-55 см
для двох осіб – 65-75 см
для трьох осіб – 95-100 см;

§ відстань від робочого місця до стіни не більше 120 см, до шафи не більше 160 см;

§ робоче місце співробітників, які повинні відвідувати інші підрозділи або контактувати з співробітниками інших служб розміщують недалеко від входу в приміщення.

Згідно з діючими нормами площа службових приміщень встановлюється
4 м² на одну особу.

Комплект меблів для обладнання кабінету:

§ письмові столи (звичайні, спеціалізовані);

§ допоміжні столи і тумби для зберігання довідкових матеріалів, картотеки тощо;

§ крісла, стільці підйомно-поворотні;

§ приставки для зберігання документів;

§ шафи звичайного типу і спеціальні.

Простір, який займає робоче місце, поділяється на кілька зон досяжності.

Зона досяжності – простір, в межах якого, не переміщуючись можна виконати необхідні роботи.

Нормальна зона обмежується уявною дугою, яка окреслюється кінцями пальців рук з центром обертання в ліктьовому суглобі при вільно опущеному плечі.

Максимальна зона обмежується уявною дугою, яка окреслюється кінцями пальців вільно-вистягнутих рук з центром обертання в плечовому суглобі.

Необхідно підтримувати заведений порядок розташування документів та інших матеріалів у ящиках столу, шафах, сейфах. Дотримання звичного порядку не тільки полегшить працю, зробить багато операцій автоматичними, зекономить час, а й буде перешкоджати „зникненню” документів, які у недостатньо зібраних працівників потрапляють у папки з іншими документами.

Особливе значення надається обладнанню офісу оргтехнікою. Сучасні робочі місця неможливі без персонального комп’ютера, що включає монітор, системний блок, „мишку”, клавіатуру. Їх зручно розташовувати на спеціальному столі-приставці. Комп’ютер повинен мати відповідне програмне забезпечення. Для підбору необхідної інформації комп’ютер може мати доступ в Інтернет.

Також на робочому місці працівника на окремій приставці розміщаються телефон чи міні-АТС. У допоміжній зоні можна розташувати стіл з факсом.

На столі секретаря повинні бути лише предмети, необхідні для оперативної роботи, крім того повинна бути настільна лампа, календар-щоденник, настільний органайзер з ручками, олівцями та інше канцелярське приладдя, блокнот для записів.

Для зберігання документів з грифом обмеження доступу, печаток і штампів використовують сейфи. Відкривається сейф лише в разі потреби взяти з нього чи покласти туди документи. Після роботи працівник, відповідальний за документи обмеженого користування, повинен закрити сейф, опечатати його, а прийшовши на роботу, перевірити відтиск печатки.

Кольорове забарвлення службових приміщень

Відповідно до вимог технічної естетики вибір забарвлення службових приміщень повинен проводитися з урахуванням особливостей клімату, умов праці та характеру освітлення приміщення.

Конкретні кольори мають відповідати функціям приміщення. Приміщення з високою температурою доцільно фарбувати в холодні тони, а для приміщень з нижчою температурою більше пасують теплі тони. З допомогою кольору можна також підкреслити особливості приміщення. Наприклад, світлий колір зорово збільшує маленьку кімнату, темний – зменшує. Використовуючи різноманітні кольори, не слід також забувати і про те, що кольори мають на людину великий емоційний вплив. Загальновідомо, що темні кольори присипляють, а яскраві збуджують. Уміле використання кольорів – добрий засіб підвищення працездатності.

Освітлення робочих приміщень

Правильне освітлення робочих приміщень і місць сприяє збільшенню ефективності праці, попереджує зорову і загальну втому, викликає відповідний настрій і самопочуття.

Для забезпечення розсіяного освітлення при малій яскравості світильників рекомендується застосовувати люмінесцентні лампи.

Приміщення служб документації повинні мати природне освітлення. Деякі приміщення (архів, телетайпна, копіювльно-множильні бюро) не потребують природного освітлення. В них можна користуватися штучним освітленням.

Світло має падати на робочі поверхні столів і засобів оргтехніки з лівого боку або спереду, засліплюючий ефект не допускається. Засліплення відбитим світлом можна уникнути завдяки правильному вибору кольорового оформлення приміщень.

Шум у службових приміщеннях

Рівень постійних шумів, що проникають до службових приміщень, визначається відповідно до діючих норм, але не більше 40 дБ.

При доборі обладнання керуються рівнем шуму, вказаним у технічних характеристиках апаратури. Якщо рівень шуму обладнання перевищує допустимий, а винести шумне обладнання неможливо, джерело шуму звукоізолюють, покриваючи стіни, стелю та підлогу акустичними звукопоглинаючими матеріалами.

Поряд з робочим місцем можуть бути встановлені акустичні перегородки. Висота перегородки має бути на 15-20 см вище рівня голови сидячої людини. Такі перегородки дають змогу знизити рівень шуму до 2-3 дБ у межах низьких частот та до 6 дБ у межах високих частот. Для захисту від зовнішнього шуму використовують беруші, які знижують сприйняття зовнішніх шумів на 50%.

Температурний режим у службових приміщеннях

Згідно з діючими нормами температура в службових приміщеннях повинна бути в межах 18-20⁰С. Відносна вологість повітря в зимовий період
45-50%, у літній 50-55%.

Поліпшенню складу повітря і зниженню нервово-психологічної та зорової втоми працівників сприяє розміщення у службових приміщеннях квітів. Вони не повинні займати проходи, закривати віконні пройоми й освітлювачі.

Оптимальні кліматичні умови в службовому приміщенні забезпечують хорошу працездатність. Висока температура в приміщенні сприяє сонливості, втомі, знижує працездатність.

У холодному приміщенні розсіюється увага, що особливо шкідливо для людей, зайнятих розумовою працею.

Висновок

Нна сучасному етапі робота з документами, які становлять комерційну таємницю відіграє значну роль у діяльності управлінських органів будь-якого підприємства. Конфіденційне діловодство поширюється на документи, які містять у собі відомості, що складають комерційну і службову таємницю. Комерційна таємниця прямо пов'язана з комерційною діяльністю, є необхідною умовою її існування.

Таким чином, комерційна і службова таємниця є свого роду збірним поняттям, що включає різні носії з відповідною інформацією, і захист цих видів таємниці в підсумку зводиться до захисту її носіїв.

Типи матеріальних об'єктів як носіїв інформації різні. Ними можуть бути магнітні й оптичні диски, фото-, кіно-, відео- і аудіоплівки, різні види промислової продукції, технологічні процеси й ін. Але найбільш масовим типом є носії на паперовій основі. Інформація в них фіксується рукописним, машинописним, електронним, типографським способами у формі тексту, креслення, схеми, рисунка, формули, графіка, карти і т. п. У цих носіях інформація відображається у вигляді символів і образів.

Документи, що містять інформацію, яка складає комерційну і службову таємницю, прийнято називати конфіденційними, а процеси їхнього виготовлення й організацію роботи з ними - конфіденційним діловодством.

Організація і технологія конфіденційного діловодства не регламентовані державними нормативними актами. Їх повинен визначати власник конфіденційних документів, з огляду на специфіку діяльності підприємства. Однак при цьому йому необхідно керуватися визначеними нормами і правилами роботи з конфіденційними документами, що забезпечують потрібний рівень функціонування підприємства, збереженість документів і конфіденційність інформації, що міститься в них.

Розвиток ринкових економічних відносин в Україні поряд із позитивними здобутками супроводжується і певними негативними явищами. Особливу занепокоєність викликає збільшення кількості злочинів у сфері господарської діяльності, оскільки вони не лише гальмують позитивні тенденції, а й завдають істотної шкоди державі, суб'єктам відносин у сфері господарювання та окремим громадянам.

Велику небезпеку представляє собою поява нових форм злочинної діяльності, які раніше не були відомі. З ними поки що досить складно вести ефективну боротьбу як з точки зору кримінального переслідування, так і застосування організаційно-управлінських і кримінологічних заходів з метою їх попередження. До таких злочинних посягань слід віднести незаконне збирання, використання та розголошення відомостей, що складають комерційну таємницю.

Література

1. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять / С… Кулешов (розроб.). - Офіц. вид - К.: Держспоживстандарт України, 2005. - ІV, 32 с.

2. Беспянська Г.В. Діловодство: навч. посібник для дистанційного навчання / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». Інститут дистанційного навчання. - К.: Університет «Україна», 2007. - 480c.

3. Головань С.М. Загальне діловодство та ведення документів, що містять конфіденційну інформацію з грифом «Для службового користування»: Навч.-метод. посібник / Національний авіаційний ун-т. - К.: НАУ, 2003. - 91 с.

4. Гордієнко К.Д. Діловодство в роботі секретаря: практичний посібник. - 3-тє вид., змінене та доп. - К.: КНТ, 2009. - 304c.

5. Діденко А.Н. Сучасне діловодство: Навч. посіб. для уч. проф.-техн. закл. освіти. - 4.вид. - К.: Либідь, 2004. - 384 с.

6. Діловодство: зб. інструкцій / Є.К. Пашутинський (упоряд.). - 2-ге вид., зм. - К.: КНТ, 2009. - 593 с.

7. Козоріз В.П., Лапицька Н.І. Загальне і кадрове діловодство: Навч. посіб. / Міжрегіональна академія управління персоналом. - К.: МАУП, 2002. - 164 с.

8. Комова М.В. Діловодство: Навч. посіб. для студ. ВНЗ / Національний ун-т «Львівська політехніка». - Л.: Тріада плюс, 2006. - 217 с.

9. Кузнецова Т.В., Кунченко-Харченко В. І. Документи і діловодство: Учбовий посібник. - Черкаси, 2005. - 118 с.

10. Лоза О.В. Діловодство та документування управлінської діяльності: Навч. посібник / Українська академія держ. управління при Президентові України. Дніпропетровський філіал. - К., 2003. - 67 с.

11. Ломачинська І.М., Лоскутова С.А. Спеціальне діловодство: Навч. посіб. для дистанц. навч.:В 2 ч. / Відкритий міжнародний ун-т розвитку людини «Україна». Інститут дистанційного навчання / Т.Г. Горбаченко (наук. ред.). - К.: Університет «Україна», 2006. - 415 с.

12. Пашутинський Є.К. Діловодство кадрової служби. - К.: КНТ, 2004. - 272 с.

13. Погребна Л. Діловодство, яким воно повинно бути. - 2-е вид., переробл. і доп. - Х.: Фактор, 2008. - 416c.

14. Рогожин М.Ю. Документы делового общения. - М.: Русская Деловая Литература, 1999. - 204 с.

15. Рурак К.П. Організація діловодства / Кіцманський держ. аграрний технікум. - Чернівці, 2004. - 367 с.

16. Свердан М.Р. Основи діловодства: Навч. посіб. / Буковинський держ. фінансово-економічний ін-т. - Чернівці: Рута, 2004. - 184 с.

17. Северин Л.І., Дудатьєва В.М., Пустовіт Т.М. Основи діловодства: навч. посіб. для студ. усіх спец., які отримують робочу кваліфікацію «Оператор комп'ютерного набору» / Вінницький національний технічний ун-т. - Вінниця: ВНТУ, 2008. - 122 с.

18. Собчук В.С. Основи загального діловодства: навч. посібник / Волинський національний ун- т ім. Лесі Українки. Лабораторія науково-технічних експертиз та археологічних досліджень історії Волині; ТзОВ «Стир-агробуд». - Луцьк: Волинська обласна друкарня, 2008. - 180 с.

19. Тітенко Л.А. Діловодство з використанням комп'ютерної техніки: Навч.-метод. посібник для самост. вивчення дисципліни / Київський національний економічний ун-т ім. Вадима Гетьмана - К.: КНЕУ, 2006. - 192 с.