Формування документів у справи

Документи, що містять конфіденційну інформацію, після їх виконання формують у справи. Порядок їх формування передбачений номенклатурою справ відкритого діловодства. При цьому до номенклатури включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали та документи з відповідними грифами. Документи, що містять конфіденційну інформацію, залежно від виробничої та інформаційної потреби дозволяється формувати у справи окремо або разом з несекретними документами з одного і того самого питання.

Якщо в установі створюється значна кількість однакових видів до­кументів (наказів, інструкцій, планів тощо) з грифом обмеженого доступу, то доцільно передбачити їх формування в окремі справи. При цьому в графі номенклатури справ «Індекс справи» до номера справи з документами, що містять конфіденційну інформацію, додається відповідна позначка.

У разі долучення документа з грифом обмеженого доступу до справи з документами, що не мають такого грифа, на справі ставиться відповідна позначка, наприклад ДСК, а до номенклатури справ вносяться відповідні зміни.

Якщо у процесі діяльності установи створюється незначна кількість документів, що містять конфіденційну інформацію, номенклатурою справ може бути передбачено запровадження однієї справи із заголовком Документи з грифом «Для службового користування» або Документи з грифом «Комерційна таємниця». Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється позначка ЕК.

Після закінчення діловодного року справу з конфіденційними до­кументами поаркушно переглядають члени ЕК та у разі потреби приймають рішення про переформування справи. Документи постійного зберігання формують в окрему справу, якій надають заголовок і додатково включають до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.

Якщо у справі з грифом обмеженого доступу містяться лише документи тимчасового зберігання, її можна не переформовувати. Строк зберігання такої справи встановлюється відповідно до найбільшого строку зберігання документів, що містяться у справі. При цьому у графі номенклатури справ «Строк зберігання» закреслюють позначку ЕК і зазначають уточнений строк зберігання.

Справи, в яких нагромаджуються окремі документи, що містять конфіденційну інформацію, належать до категорії обмеженого розпо­всюдження і використання. На обкладинках і титульних аркушах цих справ також проставляється гриф обмеженого доступу, а до номенклатури справ вносяться відповідні уточнення.

Справи з документами, що містять конфіденційну інформацію, повинні

мати внутрішні описи.

Отримання дозволу на доступ до конфіденційних документів

Та користування ними

Доступ до конфіденційних документів здійснюється лише на основі письмового дозволу керівника установи.

Дозвіл на доступ до конфіденційних документів оформлюється у вигляді:

• резолюції керівника на документі;

• завдання (вказівки) про виконання документа та прізвища виконавця в змісті розпорядчих документів (наказ, розпорядження);

• письмового дозволу на видачу документів (для архівних справ).

Доступ до конфіденційних документів, що надійшли до установи, здійснюється на підставі резолюції керівника на самому документі або на супровідному листі. Із супровідного листа резолюція переноситься на документ і засвідчується підписом особи, відповідальної за облік, обробку та зберігання конфіденційних документів із зазначенням дати.

Доступ виконавців до документів, що містять конфіденційну інформацію, здійснюється відповідно до затвердженого списку посадових осіб, які мають право працювати з такими документами. Зміни до цих списків, пов'язані з розширенням або обмеженням кола осіб, що допускаються до документів, вносяться з письмового дозволу керівника на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів.

Виконавець документа (якщо він продовжує працювати з тими ж питаннями, що порушені у документі) і особи, які візували та підписували документ, допускаються до нього без спеціального дозволу.

У разі відсутності виконавця (відрядження, відпустка, хвороба) його документами мають право користуватися керівник структурного підрозділу, в якому він працює, або за письмовим дозволом останнього — інші працівники того ж підрозділу, яким доручено виконання документа. Із сейфа документи за відсутності виконавця вилучаються в установленому порядку комісією зі складанням акта.

Не дозволяється використовувати відомості, що містяться в конфі­денційних документах, у відкритих виступах чи опубліковувати в ЗМІ, експонувати такі документи на відкритих виставках, демонструвати на стендах, вітринах тощо.

Порядок користування документами, що містять комерційну таємницю, визначається інструкцією щодо роботи з такими документами в установі.

Знімати копії, а також робити витяги з документів, що мають гриф обмеженого доступу, можна тільки з дозволу керівника установи чи структурного підрозділу.

Копіювати документи з грифом обмеженого доступу, що отримані від інших установ, можна лише з дозволу установ — авторів цих документів.

Видавати справи з грифом обмеженого доступу з архіву чи відомчих бібліотек закритого типу можна:

• працівникам своєї установи за списком, затвердженим керівником установи (структурного підрозділу) або за його письмовим дозволом;

• працівникам інших установ — за їх письмовим зверненням і на підставі письмового дозволу керівника установи (структурного підрозділу).

Справи та видання з грифом обмеженого доступу видаються виконавцям і приймаються від них під підпис у журналі обліку конфіденційних справ і

видань (Додаток 3).