Понятие, функции и задачи закупочной деятельности

 

Закупочная работа является основой коммерческой деятельности в торговле. С неё по существу начинается коммерческая работа. Чтобы продать товар покупателю (потребителю) и получить прибыль необходимо располагать (владеть) товаром.

Исходя из основной функции товарного обращения, можно сделать вывод, что коммерческая работа в торговле начинается с закупки товаров с целью последующей их продажи.

По своей экономической природе закупки представляют собой оптовый или мелкооптовый товарооборот, осуществляемый торговыми предприятиями (юридическими лицами) или частными лицами с целью последующей перепродажи закупленных товаров.

Правильно организованные оптовые закупки дают возможность сформировать необходимый торговый ассортимент товаров для снабжения населения или розничной торговой сети, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, обеспечивают эффективную работу торгового предприятия.

Приведенное ниже определение рассматривает закупочную деятельность с точки зрения ее целей, а именно, как "получение материалов требуемого качества в требуемом количестве из требуемого источника, доставляемых в требуемое место и по требуемой цене".

В более широком смысле закупочная деятельность - это процесс, выполняемый организационной единицей, которая в качестве функций отвечает за получение материалов требуемого качества в требуемом количестве в требуемое время и по требуемой цене, и за управление поставщиками, тем самым внося свой вклад в конкурентное преимущество предприятия и реализацию корпоративной стратегии.

Закупки - это процесс получения необходимого по качеству и количеству сырья в нужное время в нужном месте от надежного поставщика с хорошим сервисом и по выгодной цене.

Хотелось бы отметить, что закупочная деятельность более широкое понятие, чем закупки.

ООО "Тигр - Логистик", как и любое оптовое торговое предприятие, имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение товаров.

Процесс приобретения материальных ресурсов (товаров) в государственном секторе обычно называют снабжением, в оптово-розничной торговле - закупками. Часто этот же процесс определяют как "логистика на входе" или "внутренняя логистика".

Стандартное определение общих целей функции закупок таково, что предприятие должно получать необходимое по качеству и количеству сырье в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по свои обязательствам, с хорошим сервисом и по выгодной цене.

В соответствии с этим можно выделить следующие функции закупочной деятельности, исполняемые ООО "ТИГр - Логистик":

. Необходимость обеспечения непрерывных поставок товаров/услуг, необходимых для работы предприятия. Дефицит товара может привести к остановке работы предприятия и соответственно к большим накладным расходам, росту эксплуатационных затрат в связи с постоянными расходами и неспособностью удовлетворять требования клиентов к срокам доставки товара. Отдел закупки ООО "ТИГр - Логистик" при использовании различных бизнес - инструментов, знает и планирует поставки именной той марки сокосодержащей продукции, которая не будет создавать застоя на складах, является самой реализуемой и образует заметную валовую прибыль.

. Сведение расходов, связанных с запасами, к минимуму. Одним из путей обеспечения непрерывного потока материальных ресурсов и готовой продукции является создание и хранение крупных запасов этих ресурсов и продукции. Запасы предполагают использование капитала, который нельзя еще куда-либо инвестировать. Ежегодно стоимость текущего запаса может составлять 20-50 % общей стоимости активов.

Как уже выше отмечено, ООО "ТИГр - Логистик" при решении вопроса о создании крупных запасов какой-либо профильной группы товаров. Всегда изучает динамику прошлых продаж и учитывает сезонность товара. На практике по данным на 1 полугодие, товарный запас ООО "ТИГр - Логистик" составляет менее 15% от активов.

. Поиск компетентных и надежных поставщиков. Успех зависит от способности находить поставщиков и развивать отношения с ними, анализировать их возможности, выбирать соответствующего поставщика, а затем работать с ним, постоянно совершенствуя совместную деятельность.

При работе с поставщиками, ООО "Тигр - Логистик", выбирает производителей и крупных дистрибьюторов соковой продукции по следующим условиям:

Узнаваемость торговой марки

Цена единицы товара на выходе конечному потребителю (для того, чтобы оставаться конкурентоспособным предприятием);

Качество товара;

Внешнее оформление товара;

Широта ассортимента;

Предоставление бонус-линий за объемы продаж.

При начале работы с поставщиком товара с низкой узнаваемостью (введением новой товарной марки на рынок) или низким качеством продукта, ООО "Тигр - Логистик" требует от поставщика 20-23% оплаты маркетинговых услуг, право окончить маркетинговые исследования в любое время и обязанность возврата товара за счет и силами поставщика.

4. Соблюдение принципа "цена-качество" в процессе закупочной деятельности. Деятельность по закупке предполагает использование большого объема оборотных средств, поэтому необходимы товары и услуги с наименьшей общей стоимостью с сохранением должного уровня качества, количества, условий доставки и сервиса.

. Повышение конкурентоспособности. Компания будет конкурентоспособной, если сможет контролировать все расходы, связанные с закупками, и временные параметры с тем, чтобы избежать неприбыльной деятельности, либо деятельности, требующей дополнительного времени и т.д. Для этого необходима оптимизация размеров затрат, изменения в программе распределения, внедрение достижений технического прогресса и т.п.

. Достижение эффективного сотрудничества с другими функциональными подразделениями ООО "Тигр - Логистик". Отдел закупа ООО "Тигр - Логистик" при своей работе учитывает мнение торгового отдела, т.к. именно им предстоит далее реализовывать закупленный товар, взаимодействует с экономическим отделом - для определения выгодности и прогнозирования ожидаемой прибыли, а также с бухгалтерией и складским комплексом - для определения соответствия свободного складского пространства и объема закупа товара. При возникновении разногласий по качеству товара, ООО "ТИГр - Логистик" обращается к компетентным государственным органам - ФБУ "Государственный региональный центр стандартизации, метрологии и испытаний в Кировской области".

. Снижение административных расходов. Если деятельность по закупкам нерациональна, административные расходы отдела закупок будут слишком высокими.

Обозначенный круг вопросов закупочной деятельности определяет состав решаемых в данной функциональной области задач и характер выполняемых работ.

Задачи и работы, относящиеся к закупочной деятельности ООО "Тигр - Логистик":

. Определение потребности в материальных ресурсах. В процессе определения потребности в материальных ресурсах необходимо идентифицировать внутрифирменных потребителей материальных ресурсов. Затем выполнять расчет потребности в материальных ресурсах. Далее разрабатываются планы-графики и спецификации на каждую позицию номенклатуры и/или номенклатурные группы.

. Исследование рынка закупок. Исследование рынка закупок начинают с анализа поведения рынка крупных поставщиков (иногда даже импортеров), крупных дистрибьюторов и производителей соковой продукции. Далее следует предварительная оценка всех возможных источников закупаемых материальных ресурсов, а также анализ рисков, связанных с выходом на конкретный рынок.

. Выбор поставщиков. Включает поиск информации о поставщиках, создание банка данных о поставщиках, поиск оптимального поставщика, оценку результатов работы с выбранными поставщиками.

. Осуществление закупок. Реализация данной функции начинается с проведения переговоров с поставщиком/производителем/дистрибьютором, которые должны завершиться оформлением договорных отношений, т.е. заключением контракта.

Осуществление закупок товара на ООО "ТИГр - Логистик" включает в себя:

выбор метода закупок - наиболее часто используемый метод - "Закупки по мере необходимости" (далее по тексту будет разъяснение);

разработку условий поставки и оплаты - для каждого поставщика/производителя они индивидуальны. Множество условий и выявленные мною своеобразия условий поставки также найдут в этой работе своё место;

организацию транспортировки товара - это не менее важный этап закупки товаров, т.к. не возможно получать прибыль не имея товара по факту. При этом составляются графики поставки, осуществляется экспедирование, возможно, организуются таможенные процедуры;

завершаются закупки организацией приемного контроля.

. Контроль поставок. Одной из самых значимых задач контроля поставок является контроль поставки, т.е. учет количества рекламаций и брака. Контроль поставок включает в себя также отслеживание сроков поставки (количество ранних поставок или опозданий), отслеживание сроков оформления заказа, сроков транспортировки, а также контроль состояния запасов материальных ресурсов.

. Подготовка бюджета закупок. Отдел закупа ООО "ТИГр - Логистик" совместно с экономическим и бухгалтерским отделами проводят экономические расчеты, так как необходимо точно знать, во что обходятся те или иные работы и решения. При этом определяют следующие виды затрат:

затраты на транспортировку, экспедирование и страхование;

затраты на грузопереработку;

затраты по контролю за соблюдением условий договора поставки;

затраты на приемку и проверку материальных ресурсов;

затраты на поиск информации о потенциальных поставщиках.

. Координация и системная взаимосвязь закупок со сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками. Это специфическая задача закупочной деятельности, решается посредством организации закупок со сбытом, а также тесных связей с поставщиками в области планирования.

Выявление и исполнение коллективом ООО "ТИГр - Логистик" задач, целей и функций закупочной деятельности позволяет более точно и правильно организовать и спланировать снабжение на предприятии.