Назначение и классификация документов

 

Факт совершения хозяйственной операции подтверждается первичным учетным документом, имеющим юридическую силу, который составляется ответственным исполнителем совместно с другими участниками операции.

Первичный учетный документ - документ, подтверждающий факт совершения хозяйственной операции, составленный в момент ее совершения или непосредственно после ее совершения и предназначенный для отражения результата хозяйственной операции на счетах бухгалтерского учета

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по типовым формам, утвержденным Министерством финансов Республики Беларусь, по формам, утвержденным республиканскими органами государственного управления, подчиненными Совету Министров Республики Беларусь, осуществляющими методологическое руководство бухгалтерским учетом и отчетностью организаций соответствующих отраслей экономики. При отсутствии утвержденных типовых форм (форм) или недостатке содержащейся в них информации организация принимает к учету самостоятельно разработанные и утвержденные первичные учетные документы, которые должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование, номер документа, дату и место его составления;

- содержание и основание совершения хозяйственной операции, ее измерение и оценку в натуральных, количественных и денежных показателях;

- должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, их фамилии, инициалы и личные подписи.

В зависимости от характера хозяйственных операций и системы обработки данных в первичные учетные документы могут включаться дополнительные реквизиты.

Стандартная форма типового документа имеет три части:

- заго­ловочную;

- содержательную;

- оформляющую.

Заголовочная часть документа содержит общие для документа реквизиты:

- наименование объекта (предприятия);

- код документа по ОКУД;

- наименование и номер документа;

- дату со­ставления;

- другие реквизиты-признаки (например, в материаль­ном требовании -склад-отправи­тель, склад-получатель).

Содержательная часть документа отражает рекви­зиты, характеризующие хозяйственную операцию. Как правило, эта часть строится в виде многострочной таблицы, в графах кото­рой располагаются:

- реквизиты-признаки;

- количественно-стоимо­стные реквизиты показателей, т.е. учетных объектов в зависимости от хозяйственной операции.

Например, многострочное требова­ние содержит код и наименование материала, код и наименование единицы измерения, количество затребованного и отпущенного материала, цену, сумму. В строках указываются значения этих рек­визитов по каждому материалу, занесенному в документ.

Оформляющая часть документа содержит:

- подписи юридических лиц, отвечающих за разрешение хозяйственной операции;

- правильность составления документа.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, должен быть согласован с главным бухгалтером и утвержден руководителем организации.

Документы, которыми оформляются хозяйственные операции, связанные с поступлением или выплатой денежных средств, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, - непосредственно после ее совершения.

Лица, составившие и подписавшие первичные учетные документы, обеспечивают своевременное и качественное оформление этих документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

В первичных учетных документах стирание записей и неоговоренные исправления не допускаются. Неправильные записи в первичных учетных документах исправляются путем их зачеркивания и надписи правильных. Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается.

Первичные учетные документы, составленные на иных языках (кроме русского и белорусского), должны иметь подстрочный перевод на русский или белорусский язык.

Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. Если первичные учетные документы составляются на машинных носителях информации, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию государственных органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Республики Беларусь, суда и прокуратуры.

Программы кодирования, идентификации и машинной обработки данных первичных учетных документов на машинных носителях информации должны храниться в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов на бумажных носителях, и обладать системой защиты.

 

 

						распорядительные
						оправдательные
			по назначению
					бухгалтерского оформления
						комбинированные
			по последовательности составления			первичные
					сводные
						разовые
Виды документов			по количеству отражаемых операций
				накопительные
					внутренние
		По месту составления
					внешние
						заполняемые вручную
			по способу заполнения
					составленные с помощью технических средств
						унифицированные
			по области применения
						специализированные

 

Рис. 4.1. Классификация документов

 

Бухгалтерские документы классифицируются по следующим критериям: по назначению, последовательности составления, количеству отражаемых операций, по месту составления, области применения, по способу заполнения (рис. 4.1).

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оп­равдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные. Распо­рядительными называются документы, которые содержат распоряже­ние, указание на совершение хозяйственной операции. Они разрешают произвести операцию, но не могут служить основанием для отражения операций в учете. Например, приказ, распоряжение о проведе­нии инвентаризации. Оправдательными (исполнительными) называют­ся документы, подтверждающие факт совершения хозяйственной опе­рации и служат основанием для отражения хозяйственной операции в учете. К ним относятся акты приема-передачи основных средств,, товарные и товарно-транспортные накладные на отпуск товаров, отчеты материально ответственных лиц и др. Документы бухгалтерс­кою оформления составляются в бухгалтерии организации в основном для подготовки распорядительных и оправдательных документов и от­ражения их в бухгалтерском учете. Например, ведомости распределения общепроизводственных и общехозяйственных расходов, коммерческих расходов, начисления и распределения амортизационных расходов. Ком­бинированными называются документы, которые сочетают функции рас­порядительных и оправдательных, оправдательных и бухгалтерского оформления. Такими документами являются: расходный кассовый ор­дер в первой части содержит распоряжение о выдаче денег, а во второй оформляется выдача денег, что подтверждается подписями получателя и кассира, авансовый отчет содержит перечень произведенных расходов со ссылкой на подтверждающие их документы, а также указание на ка­кие счета необходимо их отнести.

По последовательности составления документы бывают первичными и сводны­ми. Первичные составляются на каждую отдельную операцию в момент ее совершения, а если это невозможно, то непосредственно после ее со­вершения. Формы первичных документов разрабатываются и утверж­даются государственными органами. Типовые формы первичных учет­ных документов содержатся в альбомах унифицированных форм пер­вичной учетной документации. Сводные документы оформляются на основании первичных учетных документов. К таким документам относятсяавансовый отчет об израсходовании суммы, ра­нее полученной под отчет.

По количеству отражаемых операций первичные документы подраз­деляются на разовые и накопительные. Разовые применяются для отраже­ния одной или нескольких одновременно совершаемых операций. Напри­мер, приходные и расходные кассовые ордера, счета-фактуры, платежные поручения. Накопительные документы используют для оформления одно­родных хозяйственных операций по мере их совершения за определенное время (недели, декады месяца). К ним относятся месячные лимитно-заборные карты, наряды на сдельную работу. В конце каждого периода в них подводятся итоги по соответствующим показателям.

По месту составления документы подразделяются на внутренние и внешние. Внутренние составляются в организации для отражения внут­ренних операций. К ним относятся: расчетно-платежная ведомость, тре­бование-накладная, приходные и расходные кассовые ордера. Внешние документы составляются за пределами данной организации и поступают в оформленном виде. Это выписки банка, счета-фактуры, товарно-транспортные накладные.

По способу заполнения документы подразделяют на составляемые вручную и при помощи технических средств.

По области применения документы бывают типовыми (унифицированными) и специализированными.

Типовые применяются во всех отраслях экономики республики, а специализированные — в отдельных отраслях (путевые листы строительных машин, в сельском хозяйстве — карточка учета на­доя молока и др.). Большинство документов типовые.

Для оформления многочисленных хозяйственных операций, со­вершаемых в организациях, выписывается большое число доку­ментов, обработка которых требует больших затрат труда бухгал­терских работников.

Осуществление единого методологического руководства учетом и отчетностью в нашей республике обеспечивает возможность ус­тановления единообразных (унифицированных) форм документов.

Унификация документов — это разработка единых форм доку­ментов для учета однородных операций в различных организациях.

Создание унифицированных документов, облегчает их составле­ние, разработку типовых проектов автоматизации учета, позволяет централизовать изготовление специальных бланков документов. Банковские и кассовые документы являются унифицированными.

Отражение хозяйственных операций в учетных регистрах яв­ляется вторым этапом учетных работ.

Учетные регистры — это специальные таблицы (бланки) для отражения в них хозяйственных операций, зафиксированных в пер­вичных документах. Они предназначены для систематизации и накоп­ления информации, принятых к учету первичных документов в денеж­ном и (или) количественном выражении. Таблицы могут быть представлены в виде книг, ведомостей (листов), карточек, машинограмм.

Регистры предназначены для накапливания, группировки и си­стематизации по счетам однородных хозяйственных операций, со­держащихся в документах, служат целям контроля, управления и анализа финансово-хозяйственной деятельности организаций и ис­пользуются для составления установленных форм отчетности. Поэтому они должны содержать название, период (начало и окон­чание) регистрации хозяйственных операций, фамилии, инициалы и подписи лиц, ответственных за их ведение.

Первичные документы поступают в бухгалтерию, где проверяются. Проверка документов состоит из формальной, арифметической и по существу. При формальной проверке выясняют, выписан ли документ на бланках установленной формы, все ли реквизиты указаны и заполнены, есть ли подписи должностных лl1ц, участвующих в совершении опера­ции и оформлении документа, нет ли в нем подчисток, помарок и неого­воренных исправлений.

Арифметическая проверка документов состоит в проверке правиль­ности арифметических расчетов, результатов таксировки, а также пр а­вильности отражения количественных показателей.

Проверка документов по существу состоит в установлении законности и экономической целесообразности зафиксированной в документе хозяй­ственной операции и соответствия их действующему законодательству.

После проверки документы подвергаются приемке и бухгалтерской обработке. Правильность отражения хозяйственных операций в доку­ментах, их проверку и прием подтверждает подписью бухгалтер в копии реестра на сдачу документов или в копии отчета.

Проверенные и принятые документы подвергаются бухгалтерской об­работке (группировке, таксировке и контировке). Группировка – это подборка документов в однородные по содержанию группы (кассовые документы, документы по учету производственных запасов. Таксировка - перевод натуральных показа­телей в денежные и подсчет сумм. Контировка заключается в записи на документе корреспондирующих счетов по данной хозяйственной опера­ции. После записи и отражения в бухгалтерских регистрах производит­ся их гашение. Денежные документы гасят штампом «получено» или «оп­лачено», другие документы - путем их перечеркивания.

После бухгалтерской обработки документы передают на хранение в архив. Они переплетаются в папки, на обложке указывают наименова­ние организации, название и порядковый номер, год, месяц и количество листов. При передаче документов в архив и при их уничтожении состав­ляются акты, которые хранятся в архиве. Порядок, сроки хранения доку­ментов в архиве устанавливаются в соответствии с законом Республики Беларусь от 6.10.1994 г. «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь». Руководитель организации несет ответствен­ность за организацию хранения первичных учетных документов, регист­ров бухгалтерского учета и отчетности.