Этап №3. Настройка базового календаря

Прежде чем вводить в проект исходную информацию, следует сделать некоторые изменения в базовом календаре, который Microsoft Project использует по умолчанию.

Выберите команду меню Сервис > Параметры. На экране появится диалог Параметры, Щелкните мышью на ярлычке Календарь, чтобы перейти на нужную вкладку (Рис.5.)

Рис.5.Параметры проекта

Убедитесь, что в открывающемся списке День начала недели установлено Понедельник.

Финансовый год должен начинаться с января.

Рабочий день должен начинаться в 9:00 и заканчиваться в 18:00.

Убедитесь, что в поле со счетчиком Часов в дне установлено 8, а в поле Часов в неде­лю установлено 40.

Нажмите кнопку По умолчанию. Это позволит использовать установленные параметры календаря в текущем и во всех вновь создаваемых проектах.

Закройте диалог нажатием кнопки ОК.

 

Теперь мы должны указать программе нерабочие, праздничные и сокращенные предпраздничные дни, чтобы график выполнения работ автоматически создавался с учетом таких дней.

Выберите команду меню Сервис > Изменение рабочего времени. На экране появится диалог Изменить рабочее время (рис. 6).

Рис.6. Изменение рабочего времени

Для решения поставленной задачи можно было бы отредактировать указанный в открывающемся списке Для: Стандартный календарь проекта. Но мы поступим иначе, создав новый календарь.

Нажмите кнопку Создать в диалоге Изменение рабочего времени. На экране появится диалог Создание нового базового календаря (рис. 7).

Рис. 7. Создание базового календаря

В поле ввода Название запишите название нового календаря Календарь 1.

Закройте диалог Создание базового календаря с помощью кнопки ОК. Произойдет возврат к диалогу Изменение рабочего времени, в поле открывающегося списка Для отобразится название нового календаря: Календарь 1.

В новом календаре отметим день 31 декабря 2008 года как нерабочий.

Используя полосу прокрутки, установите на календаре месяц декабрь 2008 года.

Установите указатель мыши на ячейке 31 календаря.

Нажмите и удерживайте нажатой левую кнопку мыши. Ячейка будет выделена рамкой.

Установите переключатель Нерабочее время в правой части. Выделенная ячейка окрасится темным цветом.

Щелкните мышью на календаре в любом месте за пределами ячейки 31. Выделение будет снято. Ячейка будет окрашена серым цветом как нерабочие дни, а дата 31 будет выделена полужирным начертанием и подчеркнута как исключения. Условные обозначения Легенда вы можете видеть в левой части диалога.

Предпраздничный день 30 декабря должен быть сокращенным.

Щелкните мышью на ячейке с датой 30 декабря, чтобы выделить ее.

Установите переключатель Нестандартное рабочее время. Ячейка 30 будет выделена темным цветом.

В полях ввода С, До введите рабочее время в предпразд­ничный день: 9:00 -12:00,13:00 -17:00, которое учитывает обеденный перерыв.

Щелкните мышью за пределами ячейки 30, чтобы снять выделение. Указанная ячейка будет выделена наклонной штриховкой, характеризующей сокращенный рабочий день

Рис.8. Изменение рабочего времени

Самостоятельно установите в календаре другие праздничные и сокращенные предпраздничные рабочие дни и нажмите ОК. Установленные параметры будут запомнены.

 

При создании нового проекта в диалоге «Информация о проекте для «Проект2»» мы не изменяли установленный по умолчанию календарь Стандартный. Теперь же, когда у нас есть новый календарь, следует подключить его к нашему проекту для того, чтобы Microsoft Project составлял график работ, основываясь на нем.

Выберите команду меню Проект > Информация о проекте. В открывающемся списке Календарь выберите созданный нами Календарь 1. Закройте диалог ОК, созданный календарь будет подключен к проекту.

Теперь следует выделить на панели диаграммы Гантта праздничный день 31 декабря, чтобы отобразить его как нерабочий день. Для этого выполните следующие шаги.

Щелкните правой кнопкой мыши на панели диаграммы. На экране появится контекстное меню.

Выберите команду контекстного меню Нерабочее время. На экране появится диалог Шкала времени с открытой вкладкой Нерабочее время (рис. 9).

В открывающемся списке Календарь выберите Календарь 1 Календарь проекта.

Рис.9. Шкала времени проекта

Закройте диалог ОК. На панели диаграммы серыми вертикальными полосами отобразится нерабочий праздничный день 31 декабря.

Прежде чем продолжать создание проекта, его следует сохранить. Сохраните его в файле с названием «Мой первый проект» в папке «Мои документы». Итак, мы выполнили все подготовительные операции по созданию нового проекта и настройке базового календаря.

Этап №4. Ввод работ проекта

Теперь можно приступить к вводу работ.

Щелкните мышью на ячейке первой строки поля Название задачи таблицы. Ячейка будет выделена рамкой.

Введите с клавиатуры название первой работы - Разработка содержания.

Как только вы начнете ввод, будет активизирована Строка ввода в которой отобразится вводимая в ячейку информация. В левой части этой панели появятся две кнопки. Левая - - используется для отказа от введенной информации, а правая - - для завершения ввода информации. Далее мы также будем использовать слово «зафиксировать» для обозначения окончания ввода информации в ячейки таблицы.

Нажмите клавишу TAB чтобы закончить ввод текста и переместить прямоугольник выделения в поле Длительность. В этом поле отобразится продолжительность работы, равная 1 дню, устанавливаемая Microsoft Project по умолчанию для каждого вида работ.

Как только любая ячейка в поле Длительность выделяется, в ней появляется счетчик , с помощью которого можно изменить продолжительность работы.

Используя кнопку счетчика, установите длительность введенной работы 5 дней. Обратите внимание, что эта длительность отобразится в Строке ввода.

Нажмите кнопку в Строке ввода, чтобы зафиксировать введенную длительность.

Теперь увеличим ширину левой панели диаграммы Гантта переместив ее правую границу, чтобы видеть соседние поля.

Установите указатель мыши на вертикальной полосе, разделяющей панели таблицы. Указатель примет форму .

Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.

Переместите указатель мыши вправо так, чтобы видимая часть таблицы увеличилась примерно вдвое.

Отпустите левую кнопку мыши. Ширина таблицы увеличится.

Справа от поля Длительность вы теперь видите два поля - Начало и Конец, в которых отображаются даты начала (Вторник, 18 ноября 2008 года) и окончания (Понедельник, 24 ноября 2008 года) указанного нами вида работ

Как видите, на основании введенной продолжительности работы Разработка содержания – 7 календарных дней (5 рабочих и+ 2 выходных) - Microsoft Project вычислил календарную дату окончания этого вида работ.

На панели диаграммы в правой части рабочего окна появилась синяя горизонтальная полоска диаграммы с общей длиной 7 календарных дней.

Если же необходимо выполнять работу и в выходные дни, то ее длительность нужно указать несколько иначе. Чтобы увидеть как, мы сначала скопируем работу Разработка содержания в буфер обмена, а затем вставим ее во второй строке таблицы.

Щелкните мышью на ячейке с названием работы Разработка содержания в поле Название работы, чтобы выделить ее. Скопируйте в буфер обмена и вставьте в следующую строку

Нажмите TAB, введите с клавиатуры длительность 5 ад (календарных дней), которая обозначает, что работа должна продолжаться 5 календарных, а не рабочих дней, и нажмите клавишу . Введенное значение длительности будет зафиксировано.

Теперь в поле Конец во второй строке указывается более ранняя дата окончания этого вида работ, а на диаграмме справа горизонтальная полоска-работа имеет длину ровно 5 дней:

Продолжительность работы в поле Длительность можно вводить в различных единицах: в днях- 3д; в часах- 5ч; в астрономических днях – 4 ад. Можно изменить дату начала любого вида работы.

Щелкните мышью на поле Начало во второй строке, чтобы выделить соответствующую ячейку. У правого ее края появится кнопка открывающегося списка .

Нажмите кнопку . На экране появится календарь Ноябрь 2008 (рис. 10)

Рис.10 Календарь ноября

Щелчком мыши выберите 21 Ноября. Календарь закроется. Выбранная дата 21.11.08 Начало, а горизонтальная полоска-работа на панели диаграммы сместится вправо так, что ее левый край будет находиться на отметке 21 ноября.

Изменить дату начала работы можно также, перемещая полоску-работу на панели диаграммы. Посмотрим, как это делается.

Установите указатель мыши на нижней синей горизонтальной полоске-работе на панели диаграммы. Указатель примет форму .

Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно работы с указанием начальной и конечной даты этой работы.

Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь вправо. Вы увидите, что по мере перемещения в информационном окне изменяются даты начала и конца работы.

Добейтесь такого положения полоски, чтобы работа начиналась, например, во вторник 19 ноября.

Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно работы исчезнет. Положение полоски-работы зафиксируется. Новая дата начала работы отобразится в поле Начало таблицы диаграммы Гантта.

Подобным же образом можно изменить длительность любой работы.

Установите указатель мыши на правом крае нижней полоски-работы на панели диаграммы. Указатель примет форму .

Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. На экране появится информационное окно работы Задача в котором теперь указаны дата ее окончания и длительность.

Не отпуская левую кнопку мыши, перемещайте мышь вправо. При этом по мере перемещения в информационном окне работы будут изменяться дата окончания работы и ее длительность.

Добейтесь такого положения правого края полоски, чтобы длитель­ность работы составила приблизительно 7 ад (7 календарных дней).

Отпустите левую кнопку мыши. Информационное окно закроется. Размер полоски-работы зафиксируется в соответствии с новой длительностью. Измененная длительность отобразится в поле Длительность таблицы, а новая дата окончания работы - в поле Конец.

Таким образом, Microsoft Project предоставляет разнообразные возможности для установки начальной и конечной дат каждого вида работ и их продолжительности.

Любую работу в случае необходимости можно удалить.

Щелкните мышью на поле Название задачи во второй строке, чтобы выделить копию работы Разработка содержания.

Нажмите клавишу <Delete>. Копия работы будет удалена из таблицы, а ее полоска - с диаграммы.

Самостоятельно введите в таблицу остальные виды работ и их длительности, взяв необходимые данные из таблицы 1.

На диаграмме Гантта можно создавать так называемые контрольные точки, которые отражают промежуточные итоги проекта. Контрольная точка - это работа нулевой длительности.

Создадим на диаграмме контрольную точку Начало проекта.

Щелкните мышью на первой строке Разработка содержания, чтобы выделить соответствующую ячейку.

Выберите команду меню Вставка» Новая задача. В таблице будет вставлена пустая первая строка.

Во вставленной первой строке поля введите: Начало проекта.

Нажмите клавишу <Enter> или TAB, чтобы закончить ввод и переместить выделе­ние в поле Длительность.

В поле Длительность установите продолжительность работы 0 дней и нажмите клавишу <Enter>. На панели диаграммы в первой строке появится контрольная точка в виде черного ромбика с датой начала работ 18.11 (18 ноября).

Самостоятельно создайте вторую контрольную точку Окончание проекта в конце списка работ.

Заполненная таблица и диаграмма будут выглядеть примерно как на рис. 12.

Сохраните изменения в проекте.

Рис. 12. Заполненная таблица работ