Основные функциональные возможности ИТ работы с текстовыми документами

Технология создания и преобразования текстового документа с помощью текстовых редакторов сводится к следующим процедурам:

• Ввод текста. Может осуществляться либо набором текста с клавиатуры, либо сканированием текста, либо распознаванием надиктованного пользователем текста. Для каждого способа компьютер должен иметь соответствующие технические и программные средства.
• Редактирование введенного текста. Следующим этапом, как правило, является этап редактирования: исправление ошибок, внесение изменений в набранный текст, удаление или замена символов, слов, фраз, вставка, перемещение, замена или удаление строк и фрагментов текста и т.д.
• Форматирование документа. В современных текстовых редакторах используются два типа оформления текстов: это форматирование выделенных фрагментов текста с помощью команд меню и оформление с применением стилей. К форматированию относятся такие процедуры, как выравнивание строк текста (по правой или левой границе, по центру, по обеим границам), изменение границ абзаца, изменение шрифтового оформления, обрамление заливка и т.д. Стиль — это описание оформления текста, которое именуется и запоминается в памяти. Каждый стиль имеет имя и инструкцию форматирования, в соответствии с которой оформляется фрагмент текста.
• Оформление документа иллюстрациями. Эта процедура позволяет вставить в текст рисунки, схемы, таблицы, графики
• Оформление страниц документа. На этом этапе для страниц документа устанавливаются размеры полей, вставляются сноски, оформляются колонтитулы, вставляются номера страниц.
• Создания оглавления. Данная процедура позволяет автоматически сформировать оглавление, включив в него заголовки указанных уровней и номера страниц.
• Сохранение документа. Для обеспечения возможности неоднократного обращения к документу его необходимо сохранить на магнитном носителе в виде файла.
• Печать документа.

Помимо вышеперечисленных возможностей текстовые редакторы могут иметь еще некоторые процедуры, обеспечивающие удобство работы с электронными документами. Так, например, редактор Microsoft Word позволяет:

1. Использовать объекты, созданные другими приложениями. При этом используется OLE-технология (связь и внедрение объектов), которая дает возможность эффективного обмена данными, разработанными в различных программах и имеющими различный формат, возможность объединить их в составной документ, не заставляя пользователя заниматься преобразованием форматов. В основе OLE-технологии лежит идея документо-ориентированной работы. Суть этой идеи заключается в том, что пользователь при работе с документом сосредоточивает свое внимание только на материалах документа, а за взаимодействие между данными и приложениями, обрабатывающими эти данные, отвечает операционная система

При установлении связи между объектами данные физически продолжают находиться в программе, где они создавались. Наиболее часто в документах используют таблицы (созданные в Excel), рисунки, диаграммы, организационные диаграммы (созданные MS Organization Chart), формулы (созданные в редакторе Microsoft Equation) и др. При этом можно установить связь с объектом (используя флажок Связь с файлом) — такие объекты называются связанными. В составном документе хранится не сам объект, а только ссылка на другой документ с объектом, обеспечивающая визуальное представление объекта при работе. Связывание не увеличивает размер разрабатываемого документа. При необходимости можно будет корректировать данные в источнике. При любом изменении данных этого файла автоматически обновляется связанный объект.

Можно не устанавливать связь, а использовать внедренные объекты. Внедренный объект хранится непосредственно в составном документе вместе с информацией о приложении-источнике. Редактирование таких объектов происходит непосредственно из среды текстового редактора, при этом автоматически запускается та программа, которая умеет его редактировать.

Принципиальное отличие связанных и внедренных документов состоит в следующем:

o связанные объекты могут одновременно использоваться в разных приложениях;

o использование связи с объектом не увеличивает размер исходного текстового документа;

o внедренные объекты теряют связь с источником и существуют независимо от него.

2. Создавать электронные формы (шаблоны) документов. При создании нового документа Word всегда опирается на шаблон. Шаблон можно считать своего рода пустым документом с заданными свойствами, который "накладывается" на создаваемый документ, или на основе которого строится новый документ. Шаблоны используются для упрощения подготовки документов определенного типа (счета, заказы, планы, деловые письма, факсы и т.д.). Шаблоны позволяют придать документам единый формат и вид.

Чтобы создать шаблон, нужно выполнить команду Файл/Создать/Шаблон. Далее создается бланк (шаблон) документа, назначаются стили, параметры страниц, вставляются различные реквизиты (наименования, адреса, телефоны), рисунки (эмблемы), рамки, параметры печати. Далее полученный шаблон сохраняется в файл на диске командой Файл/Сохранить как..., при этом указывается только имя, а расширение .dot файлу шаблона добавится автоматически. Новый шаблон сохраняется в папке MSOffice\Шаблоны.

На основе созданного шаблона можно подготовить новый документ командой Файл/Создать. На вкладке Общие выбирается нужный шаблон, который попадет на эту вкладку автоматически после его создания. После загрузки текста шаблона его можно изменять, дополнять и сохранять полученный документ как обычный документ Word.

Шаблоны используются для создания электронных форм. Электронными формами называются документы, содержащие элементы управления (текстовые поля, переключатели, флажки, поля списка и т.п.), позволяющие работать с документами в интерактивном режиме. Электронные формы сохраняются как шаблоны. На их основе создаются электронные документы, заполняемые пользователем, которые сохраняются как обычные текстовые файлы.

Существуют различные виды форм. Одни из них заполняются на компьютере (экранные формы), другие распечатываются и затем заполняются на бумаге. Экранные формы могут передаваться по электронной почте или компьютерным сетям. Для помощи пользователям в формы могут быть вставлены подсказки. Многие формы, например контракты, состоят в основном из текста с включенными в него полями формы, в которые вводятся необходимые данные. В других формах используются сетки-таблицы, которые делают форму более привлекательной и легкой в использовании. Последовательность работы с такими формами следующая.

Создается текст формы и вставляются поля формы в нужные места документа. Поля форм бывают разных типов:

o текстовое поле — это специально выделенное пустое пространство, куда пользователь может вводить текст. Причем вводить в такое поле можно Обычный текст (символы, числа или пробелы), Числа (при этом программа будет следить за тем, чтобы пользователь вводил цифры, а не буквы), Даты, Текущую дату/Текущее время (эти поля не могут быть изменены) или Формулы. Для текстовых полей можно ограничить количество вводимых символов;

o поле-флажок — предназначенное для отметки флажком выбранных элементов текста-списка;

o поле со списком — поле с открывающимся списком, из которого пользователь будет выбирать нужный вариант.

Для настройки параметров полянужно установить указатель мыши на поле и дважды нажать кнопку мыши. После создания формы рекомендуется защитить форму, чтобы разрешить ввод данных только в поле формы. Шаблон сохраняется.

Для заполнения экранной формы ее загружают в оперативную память с помощью команды Файл/Создать. При этом выбирается нужный шаблон формы и устанавливается переключатель Документ. Форма заполняется, т.е. вводятся данные во все поля формы.

3. Работать со структурно-сложными документами. Для удобства работы с большими документами их структурируют на главы разделы, параграфы и т.д. Каждая структурная часть имеет заголовок определенного иерархического уровня — Заголовок 1, Заголовок 2 и т.д. Для работы со структурными частями используется Режим структуры (команда Вид/Структура). В этом режиме структурные единицы документа можно перемещать в пределах одного уровня, изменять их уровень иерархии (повышать или понижать). В режиме структуры удобно просматривать и изменять структуру больших документов, планировать структуру новых документов, создавать оглавления и др.

Кроме того, отдельные структурные части документов можно сохранять в виде файлов. При этом формируется главный документ, в состав которого будут входить вложенные документы. Причем один и тот же документ может входить в разные главные документы.

4. Производить "слияние" основного документа, содержащего постоянную информацию, и источника переменной информации. Создание основного документа сводится к размещению в нем некоторой постоянной информации, одинаковой для многих документов, и переменной информации. Такая ситуация возникает тогда, когда требуется напечатать несколько документов, незначительно отличающихся друг от друга. Для создания таких серийных документов и используют средство, называемое слиянием. Принцип слияния заключается в следующем: готовятся два документа — файл с основным документом, который содержит общую для всех документов часть и помещается в каждый экземпляр документа, и файл источника данных, который включает информацию, различную в каждом отдельном экземпляре, например, фамилия, адрес, телефон и т.д. Источником переменной информации может быть таблица текстового редактора, электронная таблица, база данных реляционного типа.

Для этого в основной документ на первом этапе вставляются специальные поля, вместо которых на этапе слияния будут подставлены конкретные значения. Тип поля задает вид и ограничения для вводимой информации.

Системы машинного перевода

К технологиям подготовки текстовых документов можно отнести и системы машинного перевода. Российскими разработчиками созданы четыре поколения программ-переводчиков.

Компания "Промт", начиная с 1991 года, представила на рынке несколько пакетов программ-переводчиков первого поколения. Пакет ProMT (Programming Machine Translating) версии 3.0, работавший под MS DOS, был ориентирован на перевод специальной документации по программному обеспечению и не имел возможностей пополнения и корректировки словаря. В 1992 г. появился пакет Stylus, в состав которого была включена программа-утилита для корректировки словаря в соответствующей предметной области. В 1993 г. был создан пакет Stylus for Windows 2.0, который стал первой в мире программой перевода, работающей в среде Windows 3.1.

Следующее поколение программ-переводчиков позволяет организовывать передачу данных из редакторов, предусматривает возможность сохранения элементов форматирования, допускает синхронную прокрутку исходного текста и перевода, сохранения промежуточных результатов перевода. Был значительно расширен словарный запас за счет появления больших словарей, дополняемых, при необходимости, специализированными словарями или словарем конкретного пользователя

Четвертое поколение программ-переводчиков, в частности, программа РгоМТ-98, состоит из трех компонентов в единой оболочке (переводчик, приложение для обработки большого количества документов и браузер с синхронным переводом HTML-страниц). В основе программ четвертого поколения лежит новая технология HTML-to-HTML, которая позволяет сохранять формат переводимых Web-страниц и двигаться по переведенным ссылкам. Появляется возможность повышения качества перевода за счет подключения дополнительных словарей, а также используется система перевода запросов при общении через популярные серверы.

На рынке программных продуктов машинного перевода появились новые пакеты, которые работают под Windows и позволяют осуществлять русско-английский и англо-русский перевод.

Так, например, в пакете "Pragmatica" машинный перевод осуществляется с использованием словаря общего назначения на более чем 100 тысяч слов и восьми специализированных словарей в среднем по 40-50 тыс. слов: шести тематических англо-русских словарей (космическая отрасль, машиностроение, медицина, политехника, атомная энергетика, бизнес) и двух тематических русско-английских словарей (авиация и бизнес). Предусмотрена возможность проверки русской и английской орфографии, подборки синонимов, пополнения словарей. Работу с пакетом значительно упрощает режим "активной мыши", при котором пользователь видит в специальном окне перевод слова, отмеченного значком мыши. "Pragmatica" имеет возможность стыковки с текстовым процессором MS Word. Взаимодействие пакета с MS Word происходит через диалоговые окна форматов Word, что позволяет организовать работу переводчика в соответствии с привычными командами текстового процессора.