Элементы информационных технологий управления

Информационные технологии должны отвечать требованиям функционального, иерархического и объемного соответствия. Функциональное соответствие проявляется в том, что информационные технологии должны строиться с учетом решаемых системой управления задачи и и отражать принятое в системе управления распределение функций управления. Иерархическое соответствие означает, что структура информационных технологий должна отражать иерархическое построение системы управления, распределение задач по уровням иерархии, а также состав, объем и особенности информации на каждом уровне управления. В свою очередь объемное соответствие предполагает сбалансированность пропускной способности каждого функционального звена информационной системы и того объема информации, который необходим и достаточен для осуществления функций управления, возложенных на соответствующие организационные звенья системы управления.

Для информационных технологий в качестве предмета и продукта труда выступает информация. Все операции над информацией осуществляет специальная рабочая сила – управленческий персонал. Информационные технологии включают в себя средства труда – совокупность инструментов, с помощью которых реализуются информационные процессы (технические, программные, лингвистические и иные средства).

Структурно информационные технологии состоят из следующих основных элементов: технического, математического, программного, информационного, кадрового, организационного и эргономического обеспечения. Техническое обеспечение – это комплекс технических средств сбора, передачи, накопления, хранения, и обработки и выдачи информации, обеспечивающих реализацию всей совокупности информационных технологий объекта. В составе технических (аппаратных) средств организационная техника (оргтехника); вычислительная техника; средства передачи информации; средства презентационной техники. Сюда относится также совокупность документов, отражающих построение и правила эксплуатации технических средств – техническая документация, нормативные, инструктивные, методические и руководящие материалы.

В общем случае математическое обеспечение – это совокупность используемых экономико-математических методов, моделей и алгоритмов преобразования информации. Речь идет, в частности, о моделировании процессов управления, алгоритмах решения типовых задач управления, методах оптимизации принятия решений. Сюда относятся методы математического программирования, математической статистики, теории массового обслуживания, теории игр, многокритериальной оптимизации и др. В составе математического обеспечения также техническая документация, содержащая обоснование и описание используемых математических методов, моделей и алгоритмов, а также соответствующие тесты и контрольные примеры.

В специализированных автоматизированных системах под математическим обеспечением понимают при этом совокупность программного и информационного обеспечения, которое записывается в микросхемы постоянного запоминающего устройства (ПЗУ) и может быть изменено лишь путем замены ПЗУ или его перепрограммирования с помощью специального оборудования.

Программное обеспечение включает в себя совокупность программ, реализующих функции всей совокупности информационных технологий объекта управления и поддерживающих устойчивую работу комплекса технических средств. В составе программного обеспечения различные виды общесистемного и прикладных программ, а также инструктивные, методические материалы и рекомендации по их применению.

Информационное обеспечение включает в себя следующие основные элементы: единую систему показателей; информационные потоки; систему классификации и кодирования информации; унифицированную систему документации; а также содержательную информацию и метаинформацию. Информация присутствует в информационных технологиях в виде входных, промежуточных и выходных данных (результатах решения информационных задач), а также в виде информационных массивов на машинных и печатных носителях. В состав информационного обеспечения входят соответствующие технические описания, нормативно-методические материалы по подготовке и оформлению документальных материалов и по практическому использованию указанных элементов.

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, используемых для реализации совокупности информационных технологий объекта. Это средства взаимодействия пользователя с компьютером, языки манипулирования данными, средства формализации поисковых запросов, языковые средства автоматизации проектирования информационных технологий, словари и т.д. К лингвистическому обеспечению относятся также документы методического и инструктивного характера по их использованию.

Кадровое обеспечение охватывает специалистов по организации управления объектами различных классов, постановщиков задач управления, экспертов по вычислительным методам, проектировщиков автоматизированных информационных технологий, программистов, инженеров, специализирующихся на разработке и обслуживании технических средств, операторов ЭВМ, операторов подготовки данных и т.д. Управленческий персонал, реализующий и использующий информационные технологии в своей деятельности, может быть разбит на две группы:

- неспециализированные пользователи информационных ресурсов (т.е. руководители, специалисты и служащие организации, независимо от их специальности);

- специализированные пользователи информационных ресурсов (управленческий персонал, занимающийся организацией работы с информацией на предприятии).

Неспециализированные пользователи – это та часть управленческого персонала, которой информационная система нужна для решения своих собственных прикладных задач. Персонал, относящийся к специализированным пользователям, целесообразно рассматривать в соответствии с определенной иерархией. Расположение этой группы сверху вниз может быть представлено в следующем виде: директор по информационным технологиям, мастер-инженер, системный инженер, системный администратор, системный оператор. Системный оператор – это специалист, занятый решением конкретных задач и текущих проблем, связанных с работоспособностью закрепленных за ним компьютеров. Его специальность не предполагает стратегического развития компьютерного парка предприятия.

В зарубежных компаниях, где новейшие информационные технологии стали обыденным делом, человек, отвечающий за информатизацию, обычно находится на самом верху иерархической пирамиды и называется такой специалист CIO (Chief Information Office). Зачастую он занимает пост вице-президента или одного из директоров и является нередко вторым человеком в компании. В его обязанности входит не только организация работы информационных систем, но и принятие решения и внедрении таких систем. Он должен разбираться во всем многообразии информационных технологий, а также понимать, каким образом их можно применить к бизнесу компании и какую можно извлечь из этого выгоду.

Организационное (организационно-методическое) обеспечение – совокупность документов, отражающих функции, права и обязанности персонала в рамках единого технологического процесса (информационной технологии) в соответствии с его назначением в управлении, а также особенности организационной структуры управления в условиях автоматизации. В составе организационного обеспечения: содержательное описание задач управления; инструктивные и методические материалы по организации работы управленческого и технического персонала; технологические правила по обработке данных; контрольные примеры и тесты для проверки работоспособности отдельных информационных технологий и всей совокупности взаимосвязанных технологий, а также их описание.

Эргономическое обеспечение – совокупность средств и методов, направленных на оптимизацию предметного содержания, орудий, условий и процессов труда, связанного с использованием информационных технологий, повышение привлекательности такого труда и удовлетворенности им. Указанные средства и методы базируются на достижениях психологии, физиологии и гигиены труда, а также социологии антропологии и инженерных наук. Эргономическое обеспечение призвано решать следующие взаимосвязанные задачи: сохранение здоровья, развитие и совершенствование человека, повышение производительности труда, обеспечение его безошибочности и качества, а также достижение быстрейшего освоения технологий и естественности их применения.

Выбор состава информационных технологий определяется следующими основными факторами: сферой деятельности субъекта управления, областью деятельности организации (предприятия, учреждения); уровнем управления, компетенцией субъекта управления; масштабами деятельности субъекта управления, размером организации; географическим расположением, характером размещения подразделений и филиалов организации, наличием представительств за рубежом; традиционно используемыми источниками информации; требованиями по качеству информации, используемой для принятия решений; особенностями сложившейся системы управления, традициями в этой области, используемой моделью управления организацией; тенденциями развития области деятельности организации.

Указанные факторы оказывают влияние, прежде всего, на следующие аспекты формируемых информационных технологий: объемы накапливаемой, хранимой и обрабатываемой информации, режим ее обновления и актуализации; состав решаемых с помощью информационных технологий задач (справочные, тематические, информационно-логические, статистические и т.д.); состав используемых математических методов и моделей; состав и конфигурацию технических средств создаваемой информационной системы, в частности на необходимость реализации удаленных и локальных коммуникаций; состав и особенности организации автоматизированных рабочих мест; применяемые средства и методы защиты информации.

Важнейшее влияние на формирование, содержание и результаты использования информационных технологий оказывают и другие группы факторов: характеристики кадров, осуществляющих и контролирующих информационные процессы; особенности и качество методик сбора и анализа данных (точность и т.д.); наличие и стремление использовать некоторые недобросовестными работниками сведений, полученных из конфиденциальных источников, либо незаконным путем; субъективизм оценки (прочтения) информации; вероятность появления дезинформации;

Так, весьма тяжелые последствия для качества принимаемых управленческих решений на всех уровнях могут иметь низкая квалификация (неспособность, неумение осуществлять проверку и сопоставление данных), служебная невнимательность и незаинтересованность в качестве выполняемой работы, субъективизм, идеологическая ангажированность лиц, участвующих в информационном процессе. Речь идет, прежде всего, о кадрах, занятых сбором сведений.

Уровень принимаемых решений находится в прямой зависимости от особенностей и качества методик сбора и анализа данных (конкретные социологические исследования, социальные эксперименты, вероятностно-статистические процедуры, анкетирование и т.д.). От этих факторов зависит также возможность семантической унификации сведений, экономия времени на их получение

Субъективизм оценки (прочтения) и отбора информации действует преимущественно на этапах оценки и отбора данных. Речь идет о наличии стереотипов, традиций, предрассудков, иногда даже неосознаваемых стандартах мышления, неких неписаных законов, сложившихся в аппарате управления, в рамках конкретной организации и в самом обществе. Так, в бывшем СССР любая информация, отражающая особенности функционирования «рыночной экономики», подавалась исключительно под критическим углом зрения. В противоположность этому на нынешнем этапе реформирования российского общества позитивные сведения, касающиеся плановой экономики, «тоталитарной» системы отбрасываются, замалчиваются и извращаются. Нередки случаи, когда менеджмент организации доводит до своего первого руководителя лишь так называемую позитивную информацию, свидетельствующую об успехах, скрывая негативную – о неудачах либо о неблагоприятных тенденциях. По некоторым свидетельствам именно такая ситуация сложилась в печально известном ЮКОСе[24].

Одним из наиболее сложных факторов использования информационных технологий в современном мире являются дезинформация, фальсификация сведений, информационные и информационно-психологические войны, информационный террор. Отсечение ложных данных, направленной информации, тенденциозных оценок, ангажированных мнений и суждений, специальным образом препарированной и искаженной информации оберегает аппарат управления от негативных последствий ошибочных решений.

Укажем на следующие основные тенденции развития информационных технологий управления:

- изменение качественных характеристик информационного продукта, который все больше превращается в гибрид между результатом расчетно-аналитической работы и специфической услугой, предоставляемой индивидуальному пользователю персонального компьютера;

- параллельное взаимодействие технических устройств обработки данных, совмещение всех типов информации (текста, графики, цифр, звуков) с ориентацией на их одновременное восприятие человеком посредством органов чувств;

- ликвидация промежуточных звеньев на пути от источника информации к ее потребителю (так, становится возможным непосредственное общение автора и читателя, продавца и покупателя, ученых между собой, преподавателя и обучающегося, специалистов через электронную почту, систему видеоконференций и т.д.);

- глобализация технологий в результате использования спутниковой связи и сети «Интернет», вследствие чего люди могут общаться между собой и с общей базой данных, находясь в любой точке планеты;

- конвергенция – стирание различий между сферами материального производства и информационного бизнеса, диверсификация деятельности фирм, взаимопроникновение сферы информационных технологий и различных отраслей промышленности, финансового сектора и сферы услуг.

2.5. Методология проектирования автоматизированных информационных технологий управления

Залогом эффективного использования информационных технологий является качество их проектирования. Основными принципами проектирования информационных технологий (иначе говоря, принципов создания автоматизированных информационных систем различного назначения) являются: системность, развитие, совместимость, стандартизация и унификация. Системность предполагает, что проектируемая система информационных технологий и каждый ее элемент рассматриваются на макро- и микроуровнях. На макроуровне проектируемая система (ее элемент) изучается как часть системы более высокого порядка. Особое значение имеют сложившиеся информационные, технологические и иные связи изучаемой системы (элемента). На микроуровне исследуется внутренняя структура системы (элемента), функциональные характеристики ее структурных элементов, а также имеющиеся связи с другими системами и внешней средой.

Принцип развития состоит в том, что информационная технология (автоматизированная система) создается с учетом ее будущего развития и совершенствования – изменения состава решаемых управленческих и иных задач и функций, появления новых задач и функций, направлений и участков работы. Помимо этого, предусматривается, что по мере развития вычислительной техники, по мере углубления представлений субъекта управления и проектировщиков об управляемом объекте сама автоматизированная система должна наращивать вычислительные мощности, повышать качество расчетов и уровень сервиса, развивать информационную базу.

Принцип совместимости означает, что создаваемая информационная технология (автоматизированная система) должна вписываться в уже существующие контуры управления, работать совместно с другими системами различного уровня, сочетаться с иными уже существующими информационными технологиями в организации, реализовывать информационное взаимодействие с автоматизированными системами партнеров и вышестоящих организаций, предусматривать возможность использования уже накопленной информационной базы в рамках ранее существовавшей информационной технологии.

Принцип стандартизации и унификации заключается в том, что при проектирования и создании информационных технологий должны использоваться преимущественно стандартные, типовые проектные решения, а также типовые, унифицированные и стандартизированные элементы и блоки. Ускоряет процесс проектирования, позволяет избежать различного рода случайных ошибок, сконцентрировать внимание разработчиков на главных, сущностных вопросов, отражающих специфику создаваемой системы (не отвлекаясь на решение второстепенных, уже успешно разрешенных при создании иных, подобных систем).

Принцип эффективности предполагает достижение оптимального соотношения между затратами на создание и внедрение информационной технологии (автоматизированной системы) с одной стороны, и целевым и экономическим эффектом от ее использования – с другой. Создание информационной технологии, которая не будет способствовать повышению качества управления, не будет давать экономического эффекта, смысла не имеет.

Более частный характер носят другие принципы, используемые при проектировании информационных технологий: первого руководителя, новых задач, формализации, концептуальной общности, непротиворечивости и полноты, независимости данных, доступа конечного пользователя. Принцип первого руководителя означает, с одной стороны, что общее руководство и ответственность за создание и эффективность будущей информационной технологии берет на себя первый руководитель организации, а с другой - что лица, возглавляющее группу разработчиков и организующее работы по проектированию автоматизированной системы, непосредственно подчиняется первому руководителю организации.

Принцип новых задач состоит в том, что проектируемые информационные технологии должны давать возможность субъекту управления решать задачи, которые ранее, в рамках традиционной системы управления, с использованием традиционных информационных систем, не могли быть решены в силу их большой размерности или по иным причинам.

Указанных принципов создания и использования информационных технологий (автоматизированных систем) необходимо придерживаться на протяжении всего их жизненного цикла.

Жизненный цикл информационной технологии (автоматизированной системы) охватывает следующие основные стадии их использования: предпроектную, проектную, внедрение и функционирование (эксплуатационную). Определяющим образом на длительность жизненного цикла влияет первая из указанных стадий. В рамках каждой из стадий для практических целей выделяют этапы (фазы).

Предпроектная стадия включает в себя два этапа. Этап 1 – предварительная постановка задачи. Сбор материалов для проектирования – исследование системы управления, оценка ее особенностей, анализ информационной потребности пользователей, разработка первоначального варианта концепции системы, формирование основных требований, предъявляемых к информационным технологиям.

Этап 2 – анализ полученных материалов, формирование документации, необходимой для начала проектных работ – технико-экономического обоснования и технического задания на проектирование системы.

Проектирование (2 стадия). Этап 1 – техническое проектирование – предполагает разработку основных проектных решений по всем аспектам функционирования будущей системы, создание и описание важнейших компонентов системы. В их числе постановка информационных задач, разработка информационной базы системы, в частности, системы документов и словарей. Результаты проектирования отражаются в Техническом проекте создаваемой системы.

Этап 2 – рабочее проектирование. На этом этапе осуществляется разработка программного обеспечения, корректировка структуры баз данных, установка технических средств. Важным аспектом работы является подготовка подробного инструктивного и методического материала. Результаты этого этапа оформляются в виде Рабочего проекта создаваемой системы. При необходимости (в частности, в целях сокращения сроков разработки) технический и рабочий проекты могут объединяться в рамках одного документа – Техно-рабочего проекта создаваемой системы.

Внедрение системы в эксплуатацию (3 стадия). Этап 1 - подготовка системы к внедрению – включает в себя установку и ввод в эксплуатацию полного набора технических средств, первоначальную загрузку баз данных, опытную эксплуатацию программных средств, обучение персонала работе в условиях использования автоматизированной системы и, в частности, с новыми информационными технологиями.

Этап 2 – проведение опытной эксплуатации системы (опытных испытаний) - охватывает проведение опытных испытаний всех компонентов системы перед ее передачей в постоянную (промышленную) эксплуатацию. При необходимости может быть скорректированы отдельные проектные решения и соответствующая документация.

Этап 3 – сдача системы в постоянную эксплуатацию. Формируется приемная комиссия из представителей разработчика и заказчика, осуществляется проверка функционирования системы в штатном режиме, при чрезвычайных обстоятельствах, оформляются Акты приемки системы в постоянную эксплуатацию, а при необходимости – дефектная ведомость, т.е. перечень недостатков, выявленных в процессе приемки, которые необходимо устранить проектировщику в течение начального периода постоянной эксплуатации.

Постоянная эксплуатация (промышленная эксплуатация) (4 стадия). Система управления функционирует с использованием созданных информационных технологий (иначе говоря, в условиях автоматизированной системы). Проектировщик обычно осуществляет авторское сопровождение и развитие внедренного проекта.

Приближенное представление о составе информационных технологий, используемых для решения распространенных управленческих проблем дает Таблица 2.

Таблица 2 [25]

 

N пп	Управленческая проблема	Информационные технологии (автоматизированные системы), используемые для решения проблемы
	Затрудненность процесса принятия решения
	Нечеткость определения прав и обязанностей	Системы правовой информации Системы сетевого планирования и управления (СПУ)
	Затруднения в процессах согласования решений	Корпоративная сеть Электронный офис
	Затруднения в процессах принятия коллективных решений	Корпоративная сеть
	Неправильные и неэффек-тивные решения
	Непонимание общей задачи организации	Унификация документации Системы сетевого моделирования Автоматизированные системы управления
	Непонимание взаимосвязи задач	Системы сетевого планирования и управления (СПУ) Автоматизированные системы управления
	Непонимание исполнителями своей роли	Системы сетевого планирования и управления (СПУ) Автоматизированные системы управления
	Незнание методов принятия решения	Автоматизированные системы управления
	Противоречивость решений, принимаемых в разных подразделениях	Унификация документации Системы правовой информации
	Трудности в осуществлении многовариантных расчетов	Интегрированные системы обработки данных Системы, реализующие математические методы и модели
	Неоптимальность решений	Автоматизированные системы управления Системы сетевого моделирования[26] Экспертные системы
	Нехватка ресурсов рабочего времени
	Недостаточное использование рабочего времени	Организационная техника Электронный офис
	Перегрузки в работе с документацией	Компьютерный редактор текста Электронная почта Электронный офис Оптимизация информационных потоков Программы генерации отчетов
	Перегрузка вычислительными работами	Унификация документации Автоматизированное рабочее место специалиста Системы, реализующие математические методы и модели
	Недостаточность коммуникации
	Несвоевременность поступления информации	Современные средства связи Электронная почта
	Недостаточность информации обратной связи	Системы контроля исполнения Интегрированные системы обработки данных
	Дефицит информации
	Неполнота информации	Унификация документации Автоматизированные системы управления
	Неоправданно большие трудозатраты на поиск информации	Унификация документации Документальные информационные системы Фактографические информационные системы
	Неясность адресации информации	Оптимизация информационных потоков Самообучающиеся системы (накопление метаинформации)

 

Представление о важнейших направлениях исследований в области информационных технологий дает фрагмент «Перечня приоритетных направлений фундаментальных исследований» (утвержден Российской академией наук в 1998 году). (Указанный перечень не совпадает с классификацией наук или с главами из учебников физики, химии и т.д.). Во фрагмент включены позиции, в той или иной мере имеющие значение с позиций дисциплины «Информационные технологии в управлении».

… … …

Технические науки.

… … …

Информатика

2.2.1. Разработка научных основ информатики, информационно-вычислительных систем и сетей; системный анализ.

2.2.2. Математическое моделирование, методы вычислительной и прикладной математики и их применение к фундаментальным исследованиям в различных областях знаний.

2.2.3. Фундаментальные проблемы построения систем автоматизации, математические методы исследования сложных управляющих систем и процессов.

2.2.4. Проблемы искусственного интеллекта, распознавание образов, принятие решений и экспертные системы.

2.2.5. Теория информации и управления, информационные процессы в системах и сетях, биоинформатика.

2.2.6. Параллельные вычисления, системы массового параллелизма, программное обеспечение.

2.2.7. Интегрированные информационно-телекоммуникационные системы и сети.

2.2.8. Архитектура, системные решения и программное обеспечение информационно-вычислительных комплексов новых поколений.

2.2.9. Нейроинформатика и оптико-нейронные системы обработки информации.

2.2.10. Микроэлектроника, наноэлектроника и твердотельная электроника как база развития информатики.