Вопрос 2: изучить положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве 1911 Г. И записать основные положения рационализации делопроизводства.

Ответ:

Наиболее четко направления и способы совершенствования рационализации делопроизводства сформированы в "Положении о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве", изданном в 1911 г. Положение представляет собой типовую инструкцию по делопроизводству, разработанную военным ведомством для сети подведомственных военных учреждений разных уровней. Оно содержит рекомендации по составлению и оформлению документов, определяет порядок работы с ними, вводит в делопроизводство ряд прогрессивных технологий по передаче документов (телеграммы, телефонограммы), по их копированию и тиражированию.

Виды служебных бумаг.

1. Для служебной переписки чинов военного ведомства устанавливаются три нормальных вида служебных бумаг: рапорт, предписание и сношение. Кроме того, в определенных случаях: а) подается всеподданейшее прошение; б) допускаются: официальные письма, отправка подлинных бумаг взамен надписей при собственноручных пометках, надписи и записки.

Официальные письма допускаются
1) для чинов главных, окружных и равных им по значению штабов и управлений, состоящих для поручений, числящихся в запасе, адъютантов при начальниках и вообще лиц, не имеющих определенного круга служебной переписки, и для строевых начальников, пользующихся правами начальника дивизии и выше, для переписки с лицами равными и высшими по вопросам, которым не желательно придавать строго официального значения, и с подчиненными в тех случаях, когда по характеру вопроса не желательно давать предписания;
2) для всех военнослужащих при переписке с должностными лицами тех ведомств, в которых переписка такими письмами допускается и для ответа на письма, полученные от лиц, означенных в пун. 1-ом, если ответ рапортом или сношением неудобен.

Переписка ведется с определенным должностным лицом, а не со штабом, учреждением, частью и т.п., при чем бумага адресуется всегда по названию штабной должности в зависимости от того, кто в данное время эту должность исполняет или кто подписал ту бумагу, на которую отвечают (форма № 11). Исключение из этого правила составляет: а) переписка с учреждениями других министерств; б) переписка главных окружных и равных им по значению штабов и управлений, где допускаются, кроме личных, еще и бумаги как исходящие от имени, так и адресованные на имя означенных штабов и управлений.

Прием, движение, хранение и пересылки служебных бумаг

50. Все пакеты в телеграммы, поступающие в штабы, управления и канцелярии, по мере получения, принимаются дежурным писарем и записываются в установленную для этого книгу дежурного писаря.

52. Принимая корреспонденции, адъютант проверяет по книге дежурного писаря число и № пакетов. Затем он все пакеты, адресованные начальству части, вскрывает и по прочтении бумаги помечает на ней и в книге в какую часть канцелярии она должна поступить и отдает для записания во входящий журнал. Остальную служебную корреспонденцию он передает тем лицам, которым она адресована.

53. Вносящий бумаги в журнал на каждой из них ставит № по порядку занесения их в журнал, число и месяц их получения, причем предпочтительно употреблять для этого штамп. В журнал он заносит каждую бумагу отдельной статьей, прописывает краткое содержание бумаги, а если на бумаге краткое содержание написано, то переписывает его дословно и отмечает в журнале, в какую часть канцелярии они подлежат передаче.

54. По занесении в журнал бумаг, таковые в тот же день передаются по принадлежности заведывающим частями делопроизводства под личные их расписки в самом журнале.
55. По получении из журнала бумаг и после подбора всех справок, в назначенное время производится доклад начальнику части. Конверты с официальными письмами и с подписями "секретно" и "в собственные руки" представляются начальнику части или лицу, временно исполняющему его должность, нераспечатанными.

57. В штабах и управлениях порядок вскрытия пакетов, внесения бумаг во входящий журнал, распределение их по отделениям и частям и доклада по ним устанавливается начальником штаба или управления применительно к настоящему положению. В главном и окружных, штабах и управлениях, делящихся на отделения, бумаги, поступившие в отделение вписываются в настольный реестр, при чем, если отделение делится на столы, то по каждому столу отдельно.

59. Исполненной бумага считается тогда, когда возбужденный ею вопрос разрешен окончательно и об этом, в случаях, когда это нужно, послано соответствующее уведомление. Исполнение бумаги и в какое дело она поступила отмечается во входящем журнале и в настольном реестре.

60. Исполненная бумага подшивается сообразно со своим содержанием или к уже имеющемуся соответствующему делу, или образует начало нового дела. Каждое дело должно иметь обложку... На каждом деле выставляется №, под которым оно занесено в опись, и прописывается его название. Бумаги подшиваются к делу в хронологическом порядке. Дела, повторяющиеся из года в год, нумеруются всегда одним и тем же номером.

61. Всем делам ведется годовая опись в двух экземплярах, из коих один передается вместе с делами в архив, а другой хранится у лиц, ведающих делопроизводством, и, по сдаче в архив с распиской заведывающего архивом в принятии дел, подшивается к описям предшествующих годов.

62. Секретным делам ведется особая опись. На обложке этих дел подписывается "секретно"...

63. Всякая исходящая бумага заносится особою статьей в исходящий журнал. На бумаге проставляется нумер, под которым она занесена в журнал.

64. С исходящих бумаг оставляются при делах или автоматические копии или черновые, скрепленные лицами, заведывающими делопроизводством.
Когда бумаги готовы к отправке, ведущий журнал обязан вписать их в разсыльную книгу, обозначив на ней месяц и число отправления, №№ пакетов и кому таковые адресованы.
Отделение III

Архив

74. Оконченные дела и книги, по описи сдаются для хранения в архив раз в год к сроку, назначенному командиром части или начальником штаба, управления, учреждения или заведения и ежегодно объявляемому в приказе.

75. Дела и книги хранятся в архиве по разрядам, а в каждом разряде – по каждому году отдельно, в хронологическом порядке, и в каждом году отдельно, по каждому отделению или части. Дела за каждый год помещаются в одну или несколько картонок или связок. На картонках или связках должны быть ярлыки с обозначением какой части, какого года и за какими №№ эти дела. Если в архиве имеются дела различных частей, то они хранятся по каждой отдельной части особо. Секретные дела и книги хранятся отдельно от остальных.

77. Дела и книги принимаются в архив на хранение по описям, подписанным лицами, заведывающими делопроизводством.
Секретные дела и книги сдаются особо по отдельной описи. Описи эти служат основанием для составления общих описей архива; последние составляются по разрядам и годам. Архивная и сдаточная описи подлежат вечному хранению.
По истечению срока хранения, дела и книги уничтожаются заведующим архивом по особым правилам. Список уничтоженных дел и книг объявляется в приказе по части, штабу, управлению, учреждению или заведению и согласно этого приказа таковые исключаются из описей.

Для справок дела и книги (кроме секретных и III разряда) выдаются из архива с разрешения лица, им заведывающего, по записке лица, требующего дело или книгу, а дела и книги секретные и III разряда – не иначе, как с разрешения начальника штаба, управления или части, сделанного в виде резолюции на записке, которой требуется дело или книга.

 

Источник:

Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве

1911 г. [электронный ресурс] // режим доступа: http://pandia.ru/text/77/500/76921.php.

 

Список использованная литературы:

Положение о письмоводстве и делопроизводстве в военном ведомстве

1911 г. [электронный ресурс] // режим доступа: http://pandia.ru/text/77/500/76921.php.

Вопрос 3: Изучить системы специальной документации в учреждениях России XVI-начала XX в.

Ответ:

Появление систем документации в России было связано с рождением и становлением централизованного государства, усложнением аппарата управления. Существовавшая на первых порах единая система документации постепенно, по мере углубления специализации и дифференциации управления утрачивала свою целостность. От нее отпочковывались и в зависимости от функциональной и отраслевой направленности превращались в самостоятельные те системы документации, которые обслуживали отдельные функции или отрасли государства.

В числе первых выделилась система общего делопроизводства. Она стала складываться уже в XVI в. одновременно с процессом становления центральных органов управления — приказов и местных учреждений российского государства. В дальнейшем начали выделяться системы документации, предназначенные для реализации отдельных функций управления.

В дореволюционной России сложилась система дипломатической документации. Ее подсистемами были: документирование договорных отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции, протоколы и т.п.); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчеты, дневники, записки, обзоры прессы и др.).

Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. К этой системе относились такие виды документов, как именные списки, ведомости, табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы, ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и др.

В XVI—XVII вв. возникла система бухгалтерского учета, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и другими документами, а впоследствии пополнившаяся более сложными видами документов, включавшими счета, приходно-расходные книги и т.д. Тогда же появляется система статистического учета, включавшая писцовые книги (содержали описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В XVIII в. к ним добавляется статистическая отчетность, а начиная со второй половины XIX в., — материалы первой всероссийской переписи населения, переписи населения крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы земской статистики. В дореволюционной России сложились системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, предприятий. Во второй половине XIX в. начала складываться система коммерческой документации — контракты, соглашения, акции, облигации и т.п.

Список использованной литературы:

1) Голикова Н.Б. Кисляева Л. Г. Система государственного управления XVIII века. // Очерки русской культуры XVII века. - М.: Изд. МГУ, 1987 - Ч.2. - 275 с.
Ерошкин Н.П. История государственных учреждений дореволюционной России. - М.: Высшая школа, 1983. - 190 с.

2) Ильюшенко М. П. История делопроизводства в дореволюционной России. - М.: РГГУ, 2007. - 252 с.
Кудряев В.А. Организация работы с документами. - М.:ИНФРА-М, 2009. - 575 с.

3) Я.З. Лившиц, В.А. Цикулин. Учебное пособие: История делопроизводства СССР, Москва 1974 г.